- Đánh giá hiệu quả của công tác hoạch định và điều độ sản xuất hiện tại. - Xác định các chỉ số KPIs cần cải tiến.
- Xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến các chỉ số cần cải tiến. - Đưa ra được các giải pháp nhằm nâng cao các chỉ số cần cải tiến.
5.1.2 Mô hình nghiên cứu sơ bộ
Mục tiêu chính của nghiên cứu tìm hiểu các chỉ số KPIs cần cải tiến và đề ra các giải pháp để cải thiện hiệu quả hoạt động của quy trình hoạch định sản xuất . Cơ sở lý thuyết được áp dụng là mô hình 12 bước của David Parmenter, mô hình thẻ điểm cân bằng của Kaplan và Norton.
5.1.3 Hiệu chỉnh mô hình nghiên cứu sơ bộ
Từ mô hình nghiên cứu sơ bộ, tác giả sẽ tiến hành đánh giá sự phù hợp và mức độ quan trọng của các chỉ số đo lường hiệu suất chính yếu thông qua bước 12 trong mô hình 12 bước của David Parmenter: Điều chỉnh các chỉ số hiệu suất chính yếu sao cho phù hợp với tổ chức và mô hình Thẻ điểm cân bằng của Kaplan và Norton, đã được David Parmenter phát triển lên thành 6 viễn cảnh.
Sau khi hiệu chỉnh mô hình nghiên cứu sơ bộ, ta có mô hình nghiên cứu chính thức như sau:
Hình 5-1: Mô hình nghiên cứu chính thức
Thiết kế bảng câu hỏi và khảo sát
Mục tiêu đề tài
Thu thập thông tin
Các chỉ số KPIs đang áp dụng cho hoạt động sản xuất sản phẩm TRB
Thông qua phỏng vấn sâu, phỏng vấn nhóm và động não nhóm xác định chỉ số KPIs cần quan tâm khi nghiên cứu
Phân tích hiện trạng thông qua chỉ số KPIs
Đánh giá hiệu quả hoạt động Xác định chỉ số KPIs cần cải tiến Xác định các nguyên nhân tác động Phỏng vấn và thảo luận nhóm để đề xuất giải pháp Kết luận và kiến nghị
Thu thập thông tin
- Thông tin thứ cấp: Thông tin về quy trình hoạch định, điều độ sản xuất, các chỉ số KPIs đang được áp dụng cho hoạt động đánh giá hiệu quả sản xuất sản phẩm TRB tại nhà máy.
- Thông tin sơ cấp: Thu thập từ bảng câu hỏi, thảo luận nhóm và phỏng vấn sâu với các nhân viên và cấp quản lý liên quan đến quy trình.
5.1.4 Thiết kế bảng câu hỏi
Câu hỏi được thiết kế để đo thu thập ý kiến của nhân viên và cấp quản lý có liên quan về hiệu quả của công tác hoạch định và lập lịch sản xuất hiện tại, về mức độ sẵn sàng của quy trình, về mức độ quan trọng của các chỉ số KPIs đang được áp dụng.
- Khảo sát hiệu quả của công tác hoạch định, điều độ sản xuất hiện tại: nhằm xem xét hiệu quả thực hiện và kiểm soát của các chỉ số KPIs đang được sử dụng tại các bộ phận có liên quan.
- Mức độ sẵn sàng của quy trình sản xuất: giúp xác định quy trình hoạch định và điều độ sản xuất hiện tại có đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra ổn định và luôn sẵn sàng đáp ứng khi có đơn đặt hàng của khách hàng.
- Mức độ linh hoạt của quy trình hoạch định sản xuất: tìm hiểu về mức độ linh hoạt của quy trình nhằm đánh giá quy trình hiện tại có khả năng ứng phó với những thay đổi, có khả năng điều chỉnh hợp lý khi có vấn đề xảy ra hay có khả năng đáp ứng những yêu cầu thay đổi của khách hàng hay không.
- Mức độ quan trọng: các chỉ số KPIs được xây dựng theo từng bộ phận, vì vậy khi thiết lập và kiểm soát hiệu quả hoạt động của quy trình hoạch định, điều độ sản xuất cần xác định mức độ quan trọng của mỗi chỉ số để lựa chọn cho việc thiết kế và tập trung đánh giá vào những chỉ số này.
Đối tượng được khảo sát là những nhân viên và cấp quản lý có liên quan đến hoạt động hoạch định và điều độ sản xuất sản phẩm TRB gồm 18 người:
5.2 KẾT QUẢ KHẢO SÁT
5.2.1 Khảo sát về hiệu quả của công tác hoạch định, điều độ sản xuất hiện tại
Dưới đây là bảng kết quả của hoạt động khảo sát mà tác giả đã thực hiện:
Anh/chị vui lòng cho biết ý kiến về các nhận định sau: TỔNG ĐIỂM Câu 1: Mục tiêu sản xuất được đề ra phù hợp với tình hình thực tế sản xuất
tại doanh nghiệp 75
Câu 2: Hoạt động sản xuất luôn theo kịp kế hoạch giao hàng đã đề xuất với
khách hàng. 50
Câu 3: Sản phẩm được giao luôn đạt chất lượng theo yêu cầu khách hàng. 76
Câu 4: Các yếu tố sản xuất luôn sẵn sàng tại từng công đoạn khi cần thiết
(chưa xét đến vấn đề nguyên vật liệu và WIP) 65
Câu 5: Hoạt động duy trì và quản lý hàng tồn kho hỗ trợ tốt cho hoạt động
sản xuất. 51
Bảng 5-2: Tổng hợp dữ liệu khảo sát về hiệu quả của công tác hoạch định và điều độ
sản xuất
Câu 1: Với tổng điểm 75 cho thấy các nhân viên đều đồng ý với mục tiêu sản xuất
được đề ra phù hợp với thực tế sản xuất tại doanh nghiệp. Lý giải cho điều này vì hiện tại mục tiêu sản xuất của doanh nghiệp được thiết lập dựa trên năng lực sản xuất của nhà máy và các đơn hàng nhận được từ các khách hàng nội bộ chiếm trên 90% sản lượng đặt hàng của doanh nghiệp.
Câu 2: Với tổng điểm là 50 cho thấy đa số các ý kiến đều cho rằng công tác sản
xuất theo đuổi lịch giao hàng hiện nay chưa được hiệu quả. Theo các cán bộ được
Bộ phận Số lượng khảo sát Trình độ đại học Trình độ cao đẳng
Sản xuất 5 3 2 Chất lượng 3 3 Bảo trì – kỹ thuật 3 3 Kế hoạch 5 5 Kho 2 1 1 Tổng 18 15 3
khảo sát, hoạt động giao hàng cần được quan tâm nhiều nhất để theo đuổi mục tiêu giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng, đúng chất lượng cho khách hàng.
Phỏng vấn sâu các nhân viên có liên quan về vấn đề này tác giả thu được thông tin như sau: do khách hàng chính của công ty là cùng tập đoàn nên có thể nói công ty hầu như chưa nhận bất kỳ lời phàn nàn nào từ các khách hàng này về chất lượng giao hàng. Thế nên, mặc dù quan tâm rất nhiều đến việc gia tăng sự thỏa mãn của khách hàng nhất là các khách hàng nội bộ, ngoài các cuộc thăm dò, khảo sát nội bộ hằng năm, công ty vẫn chưa thiết lập bất kỳ chỉ số cụ thể nào để theo dõi, đo lường nhằm hỗ trợ cho công tác đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng. Tính tới thời điểm phân tích, công ty chưa tự kiểm soát và nhận thấy được hiệu quả đáp ứng, chất lượng phục vụ các đơn hàng của khách hàng.
Thêm vào đó thông qua việc phân tích thời gian giao hàng trong chương 4, tác giả thấy rằng quả thật công tác giao hàng hiện nay của công ty chưa được hiệu quả và hoàn toàn chưa đáp ứng được mục tiêu đưa ra là 100% giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng cho các khách hàng nội bộ.
Các ý kiến đề xuất cũng khuyến khích thiết lập các chỉ số có tác dụng đo lường và kiểm soát hiệu quả của công tác giao hàng như chỉ số về thời gian giao hàng và chất
lượng hàng được giao.
Câu 3: Với tổng điểm là 76 cho thấy, các ý kiến đều đồng ý rằng hàng hóa cung
ứng cho khách hàng luôn đảm bảo chất lượng. Sau khi thảo luận với các nhân viên, tác giả nhận thấy, nguyên nhân là do công ty đã thiết lập được hệ thống các chỉ số KPIs đo lường, kiểm soát chặt chẽ các lãng phí liên quan đến lỗi sản phẩm như: tỷ lệ sản phẩm lỗi, tỷ lệ sản phẩm làm lại,... Bộ phận chất lượng chịu trách nhiệm chính về kiểm soát số lượng sản phẩm lỗi dựa trên báo cáo sản phẩm lỗi hằng ngày. Tỷ lệ sản phẩm lỗi này được thống kê và theo dõi hằng tháng. Nếu vượt quá chỉ tiêu, bộ phận chất lượng, kỹ thuật, sản xuất sẽ kết hợp với nhau để phân tích nguyên nhân và tìm phương án giải quyết. Hiệu quả của hệ thống KPIs kiểm soát chất lượng sản phẩm được thể hiện rõ khi tác giả nghiên cứu tổng tỷ lệ sản phẩm lỗi không vượt quá định mức mục tiêu như đã phân tích ở chương 4.
Câu 4: Với tổng điểm 65 cho thấy, đa số các ý kiến nhận định rằng các yếu tố sản
xuất luôn được chuẩn bị sẵn sàng cho từng công đoạn khi cần thiết. Tuy nhiên, phần lớn các nhân viên được khảo sát cho rằng trong các yếu tố sản xuất, yếu tố về thiết bị
kỹ thuật cần được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo máy móc luôn sẵn sàng khi cần
sản xuất. Nguyên nhân là do máy móc quá cũ và thường xuyên bị hư hỏng dễ gây đình trệ sản xuất dẫn đến là sản xuất không kịp tiến độ.
Câu 5: Với tổng điểm 51 cho thấy hầu hết nhân viên cho rằng hoạt động quản lý
tồn kho tại doanh nghiệp chưa hiệu quả. Sau khi thảo luận và phỏng vấn trực tiếp, các nhân viên đều đồng ý với chính sách nỗ lực duy trì mức tồn kho bằng không nhằm giảm lãng phí tại doanh nghiệp. Nhưng nhược điểm lớn nhất của chính sách này là khi có vấn đề về sản xuất hay nguyên vật liệu đặt hàng về không kịp, bộ phận sản xuất sẽ phải chờ và tạm dừng sản xuất sản phẩm đó để lắp đặt và chạy mã sản phẩm mới. Điều này làm giảm sự liên tục trong quá trình sản xuất. Như vậy các cấp lãnh đạo cần cân nhắc đến việc hiệu chỉnh và gia tăng kiểm soát về mức tồn kho để đảm bảo việc sản xuất được hoạt động trôi chảy.
Thêm vào đó các nhân viên khảo sát đều nhận định rằng, hiệu quả quản lý các danh mục và số lượng hàng tồn chưa tốt là do hệ thống thông tin chưa đủ mạnh để thực hiện kiểm soát một cách tốt nhất các hoạt động tồn kho nói riêng và các hoạt động khác nói chung.
Kết luận: Thông qua kết quả của bảng khảo sát, hoạt động thảo luận và phỏng vấn sâu với các cán bộ quản lý bao gồm: anh Nguyễn Mạnh Bảo – Giám đốc bộ phận sản xuất, chị Nguyễn Phúc An – Giám sát bộ phận kế hoạch, anh Phan Đỗ Bảo Thái – Giám sát bộ phận chất lượng, anh Huỳnh Văn Bảo – Trưởng bộ phận bảo trì và kỹ thuật, tác giả đã xác định hai vấn đề cần được giải quyết hiện nay là: vấn đề về giao hàng và vấn đề về máy móc, thiết bị.
5.2.2 Khảo sát về mức độ sẵn sàng của quy trình sản xuất:
Dưới đây là bảng kết quả của hoạt động khảo sát mà tác giả đã thực hiện:
Anh/chị vui lòng cho biết ý kiến về các nhận định sau: TỔNG ĐIỂM Câu 1: Máy móc hư là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến giao
hàng không đúng hẹn và giảm chất lượng đầu ra. 69
Câu 2: Máy móc dừng do hỏng hóc và vấn đề kỹ thuật là thường xuyên. 62
Câu 3: Máy móc, thiết bị thường xuyên gặp sự cố là do vấn đề bảo trì không
hiệu quả. 65
Câu 4: Máy móc, thiết bị thường xuyên gặp sự cố là do người trực tiếp vận
hành máy. 40
Câu 5: Máy móc, thiết bị thường xuyên gặp sự cố là do máy quá cũ 76
Câu 6: Vấn đề trên các chuyền sản xuất được kiểm soát và giải quyết một
cách nhanh chóng và hiệu quả 60
Câu 7: Nguyên vật liệu về không đúng lịch là một trong những nguyên nhân
chính dẫn đến giao hàng không đúng hẹn 71
Câu 8: Chất lượng nguyên vật liệu mua về là một trong những nguyên nhân
chính làm giảm chất lượng sản phẩm và gia tăng lượng sản phẩm lỗi 55
Bảng 5-3: Tổng hợp dữ liệu khảo sát về mức độ sẵn sàng của quy trình sản xuất Câu 1, 2: Kết quả khảo sát cho thấy, phần lớn các ý kiến khảo sát đều đồng ý với
nhận định máy móc thường xuyên bị hư hỏng là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến giao hàng không đúng hẹn và giảm chất lượng đầu ra. Như đã phân tích ở chương 4, nhìn chung hiệu quả sử dụng thiết bị của các dây chuyền sản xuất chính tại nhà máy chưa đạt được chỉ tiêu đề ra là do dừng máy để sửa chữa, bảo trì quá lâu, làm giảm sản lượng đầu ra của nhà máy.
Câu 3, 4, 5: Kết quả khảo sát cho thấy nguyên nhân hỏng máy là do bảo trì chưa
hiệu quả và do máy móc quá cũ. Có thể thấy rằng, đa số nhân viên đều cho rằng ngoài nguyên nhân khách quan là máy quá cũ, thì hoạt động bảo trì chưa hiệu quả là nguyên nhân chính yếu nhất làm tăng số lần hỏng máy.
Câu 6: Kết quả khảo sát cho thấy, nhân viên đồng ý với nhận định vấn đề trên các
chuyền sản xuất được kiểm soát và giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều đó thể hiện rằng, sự phối phợp hoạt động giữa bộ phận sản xuất và các bộ phận khác đặc biệt là bộ phận kỹ thuật – bảo trì đang thực hiện khá tốt. Công tác bảo trì, sửa chữa được tiến hành ngay lập tức khi có vấn đề về máy móc, kỹ thuật. Tuy nhiên việc bảo trì, sửa chữa vẫn còn thụ động, chỉ thực hiện khi có sự cố xảy ra, và chưa tiến hành nghiên cứu để tiên đoán và chủ động hơn đối với các sự cố có thể xảy ra.
Câu 7, 8: Các ý kiến đồng ý rằng yếu tố nguyên vật liệu là một trong những
nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách hàng về giao hàng và chất lượng sản phẩm.
5.2.3 Khảo sát về mức độ linh hoạt của quy trình hoạch định, điều độ sản xuất
Dưới đây là bảng kết quả của hoạt động khảo sát mà tác giả đã thực hiện:
Anh/chị vui lòng cho biết ý kiến về các nhận định sau: TỔNG
ĐIỂM
Câu 1: Kế hoạch sản xuất và lịch sản xuất được cập nhật và điều chỉnh hàng
ngày phù hợp với tình hình sản xuất thực tế. 67
Câu 2: Năng suất sản xuất của quy trình sản xuất đáp ứng được sự thay đổi
của kế hoạch sản xuất 71
Câu 3: Số lượng sản phẩm lỗi được kiểm soát hàng ngày. 70
Câu 4: Dễ dàng điều chỉnh và thay đổi sản phẩm sản xuất và đáp ứng tốt nhất
Bảng 5-4: Tổng hợp dữ liệu khảo sát về mức độ linh hoạt của quy trình hoạch định và
điều độ sản xuất
Câu 1: Tổng điểm 67 cho thấy, các ý kiến đều đồng ý nhận định kế hoạch sản xuất và
lịch sản xuất thường xuyên được theo dõi và được cập nhật hàng ngày phù hợp với tình hình sản xuất thực tế tại các dây chuyền sản xuất. Các kế hoạch sẽ được thiết lập và thay đổi dựa vào năng lực sản xuất, mức độ tồn kho trong kho và trên các dây chuyền hiện tại, đồng thời còn phụ thuộc kế hoạch đặt hàng của khách hàng và kế hoạch cung cấp hàng của nhà cung ứng.
Câu 2: Tổng điểm 71 cho thấy, các ý kiến đồng ý với nhận định năng lực sản xuất của
nhà máy đáp ứng được sự thay đổi của kế hoạch sản xuất. Qua quá trình phỏng vấn và theo dõi các dữ liệu về hoạt động sản xuất của nhà máy, tác giả nhận thấy rằng, hiện nay một số dây chuyền sản xuất như BDF chỉ sử dụng tới 60% so với khả năng sản xuất thiết kế của chúng. Vì vậy, lượng sản phẩm sản xuất thực tế sẽ thấp hơn so với lượng sản phẩm có thể sản xuất được, làm giảm năng lực phục vụ khách hàng và khả năng cạnh tranh của công ty.
Câu 3: Tổng điểm 70 cho thấy, đa số các nhân viên đồng ý với hiệu quả hoạt động của
việc kiểm soát chất lượng sản phẩm được theo dõi và cập nhật hàng ngày.
Câu 4: Tổng điểm 61 cho thấy, các nhân viên đồng ý với nhận định năng lực điều
chình sản xuất bao gồm điều chỉnh về sản phẩm sản xuất, dây chuyền sản xuất, máy móc thiết bị,...hiện nay đã hỗ trợ tốt trong việc đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng.
5.2.4 Khảo sát về mức độ quan trọng của các chỉ số
Sau khi phân tích các khảo sát và thu thập thông tin từ các buổi phỏng vấn thảo luận với các quản lý có liên quan, tác giả đã tiến hành xác định các nhóm chỉ số KPIs cần được quan tâm trong việc thiết lập và kiểm soát quy trình hoạch định sản xuất.