3.5.1 Quy mô và sơ đồ tổ chức:
- Tổng số lao động trong công ty đến cuối tháng 6 năm 2011 là 160 người - Trình độ đại học và trên đại học: 55 người, chiếm 34.37%
- Cao đẳng và Trung cấp: 75 người, chiếm 46.88 %
- Phổ thông và dưới phổ thông: 30 người, chiếm 18.75 %
Ban điều hành khu vực Châu Á - Thái Bình Dương Ban điều hành khu vực Châu Á - Thái Bình Dương Giám đốc khu vực Châu Á - Thái Bình Dương Giám đốc khu vực Châu Á - Thái Bình Dương Giám đốc điều hành Schaeffler Việt Nam Giám đốc điều hành Schaeffler Việt Nam Giám đốc bán hàng Giám đốc bán hàng Giám đốc nhà máy Giám đốc nhà máy Bộ phận sản xuất Bộ phận
sản xuất Bộ phận kế hoạchBộ phận kế hoạch Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận nhân sự Bộ phận nhân sự Bộ phận IT và an toàn Bộ phận IT và an toàn Bộ phận Logistics Bộ phận Logistics Bộ phận chất lượng Bộ phận chất lượng Chăm sóc khách hàng Chăm sóc khách hàng Giám sát RIBB Giám sát RIBB Giám sát TRB Giám sát TRB Quản lý bảo trì Quản lý bảo trì Kỹ thuật sản xuất Kỹ thuật sản xuất Cải tiến sản xuất Cải tiến sản xuất
Hình 3-2: Sơ đồ cấu trúc tổ chức công ty 3.5.2 Chức năng của các vị trí
Chức năng của các vị trí, bộ phận trong sơ đồ cấu trúc được cho trong bảng dưới đây.
Vị trí Chức năng
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH SCHAEFFLER VIỆT NAM
- Là người trực tiếp quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo qui định của pháp luật.
- Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch hằng năm của công ty.
- Giám sát các hoạt động của cán bộ quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp.
- Chỉ đạo, xây dựng tổ chức các kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính, nhân sự và an toàn lao động.
- Nhận báo cáo từ phía các trưởng bộ phận; xem xét và đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Định kỳ báo cáo với giám đốc khu vực Châu Á – Thái
Bình Dương về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
- Ngoài ra, giám đốc điều hành Schaeffler Việt Nam còn đảm nhận vị trí điều hành và quản lý nhà máy tại khu công nghiệp AMATA, Đồng Nai, Việt Nam.
NHÂN SỰ - Tư vấn cho ban giám đốc về chiến lược phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
- Đảm bảo tuyển dụng nhân sự phù hợp với yêu cầu của các bộ phận và giám đốc.
- Thường xuyên thực hiện, tổ chức các chương trình đào tạo, huấn luyện nhân viên.
- Xây dựng cơ cấu lương, thưởng và các chính sách phúc lợi phù hợp với qui định của nhà nước và của công ty, kích thích tinh thần làm việc của người lao động.
- Thực hiện công tác chấm công, tính lương, nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.
- Thường xuyên theo dõi và tổ chức các hoạt động vui chơi, nghỉ dưỡng cho người lao động nhằm dung hòa mối quan hệ trong công ty.
- Chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân viên và các nghiệp vụ nhân sự khác.
KẾ TOÁN - Chịu trách nhiệm về các chi phí liên quan đến tiền lương, tiền thưởng và các chi phí khác phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Báo cáo các loại thuế của doanh nghiệp cho các cơ quan, chính quyền địa phương.
- Đảm nhận công tác quản lý nguồn vốn và thu hồi các khoản nợ của khách hàng.
- Báo cáo định kỳ và giải trình trước giám đốc tại Việt Nam và người điều hành chức năng khu vực Châu Á – Thái Bình Dương về việc sử dụng tài chính của doanh nghiệp hiện tại cũng như kế hoạch tài chính tương lai.
- Vai trò vô cùng quan trọng của bộ phận kế toán tại công ty là phải luôn đảm bảo nguồn tiền mặt được lưu thông.
IT VÀ AN TOÀN
IT - Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan tới hệ thống truyền thông, lưu trữ và an ninh dữ liệu của doanh nghiệp. - Thực hiện huấn luyện đào tạo các nghiệp vụ thông tin
cho nhân viên doanh nghiệp.
- Tư vấn cho ban giám đốc về các hệ thống để tối ưu cho công việc quản lý, điều hành doanh nghiệp.
- Báo cáo các vấn đề liên quan đến hệ thống thông tin kỹ thuật tại Việt Nam cho giám đốc điều hành chức năng khu vực Châu Á – Thái Bình Dương.
AN TOÀN - Đảm bảo hệ thống tiêu chuẩn về an toàn sức khỏe môi trường của nhà máy phù hợp với tiêu chuẩn của qui định nhà nước và của tập đoàn.
- Thường xuyên kiểm tra tình trạng môi trường làm việc của nhân viên và công nhân, tình trạng rác thải công nghiệp từ dây chuyền sản xuất của nhà máy.
- Đảm bảo việc thực hiện theo các tiêu chuẩn an toàn sức khỏe môi trường theo qui định đã đề ra; cung cấp bảo hộ lao động, trang thiết bị an toàn khi làm việc cho nhân viên.
- Tư vấn các vấn đề an toàn sức khỏe môi trường cho ban giám đốc.
- Báo cáo định kỳ về tình hình an toàn sức khỏe môi trường của doanh nghiệp cho giám đốc điều hành chức năng
khu vực Châu Á – Thái Bình Dương.
CHẤT LƯỢNG - Kiểm tra và đảm bảo sản phẩm xuất xưởng khỏi nhà
máy đạt tiêu chuẩn của tập đoàn.
- Giải quyết các khiếu nại xử lý các sự cố về lỗi chất lượng sản phẩm; tư vấn và đưa ra các giải pháp tối ưu nhất cho khách hàng trong việc bảo quản sản phẩm.
- Quản lý hệ thống tài liệu trong doanh nghiệp theo tiêu chuẩn của tập đoàn.
- Giám sát, đào tạo nhân viên trực tiếp sản xuất về các qui trình, tiêu chuẩn sản xuất sản phẩm.
- Thiết lập/vận hành các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, hoạt động của doanh nghiệp theo tiêu chuẩn của tập đoàn (Fit For Quality).
KẾ HOẠCH - Tiếp nhận các đơn hàng từ khách hàng đối với các đơn hàng nước ngoài và nhận các đơn hàng từ bộ phận chăm sóc khách hàng đối với các khách hàng trong nước.
- Cân đối việc dự trữ sản phẩm, nguyên vật liệu, vật liệu phụ trợ và hàng hóa khác trong doanh nghiệp.
- Lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu và vật liệu phụ trợ cho qui trình sản xuất, kế hoạch mua nguyên vật liệu, kế hoạch vận chuyển hàng hóa và lịch giao hàng cho khách hàng.
- Thường xuyên theo dõi các đơn hàng, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tại các bộ phận để nhanh chóng cập nhật và chỉnh sửa kế hoạch cho phù hợp với lịch giao hàng thương lượng với khách hàng.
MUA HÀNG
MUA HÀNG - Đảm bảo quá trình sản xuất vận hành liên tục với nguồn nguyên liệu, vật liệu phụ trợ để dây chuyền sản xuất luôn được đáp ứng khi có nhu cầu.
- Tiến hành mua hàng theo kế hoạch và nhận các yêu cầu mua hàng khác phát sinh từ các bộ phận.
- Quản lý và đánh giá nhà cung ứng theo các tiêu chuẩn của tập đoàn.
- Thường xuyên theo dõi đơn hàng và đưa ra các khiếu nại về sản phẩm cho nhà cung cấp.
chuẩn cho các mặt hàng mang tính kỹ thuật cao.
LOGISTICS - Chịu trách nhiệm liên quan đến các vấn đề về vận chuyển, kho bãi. Đảm bảo nguyên liệu, hàng hóa mua về và sản phẩm chuyển đi đến đúng nơi và đúng lúc theo yêu cầu của trưởng bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất.
- Quản lý, giám sát các kho lưu trữ hàng hóa trong và ngoài doanh nghiệp.
- Thực hiện khai báo hải quan cho các lô hàng nhập, xuất trong công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch cho các chi phí kho vận phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kết hợp với bộ phận bán hàng trong việc giao nhận hàng hóa trực tiếp từ nước ngoài cho các nhà phân phối. - Kiểm soát việc nhập và xuất nguyên liệu, chi tiết thiết bị
sử dụng cho nhà máy.
- Quản lý và lưu trữ thành phẩm.
SẢN XUẤT GIÁM SÁT SẢN XUẤT
- Giám sát việc sản xuất từng loại sản phẩm dựa trên dây chuyền sản xuất và các hoạt động của quá trình sản xuất. - Kết hợp với các vị trí chức năng có liên quan trong việc
quản lý chất lượng sản phẩm trên dây chuyền. - Đảm bảo năng suất sản phẩm theo tháng, năm.
- Báo cáo với giám đốc về tình hình sản xuất tại nhà máy.
KỸ THUẬT SẢN XUẤT
- Quản lý máy móc sản xuất, bản vẽ kỹ thuật của nhà máy.
- Thiết kế các công cụ, dụng cụ và hướng dẫn vận hành máy.
- Đưa ra các phương thức cải tiến qui trình hoạt động của máy móc, thiết bị nhằm tăng năng suất.
- Lập kế hoặc sơ đồ nhà xưởng cho công tác lắp ráp dây chuyền mới.
- Liên hệ chặt chẽ với đội ngũ chuyên gia từ tập đoàn để chuyển giao công nghệ mới.
QUẢN LÝ - Thực hiện công tác bảo trì cho các thiết bị sản xuất tại nhà máy.
BẢO TRÌ - Lập kế hoạch các thiết bị phụ trợ cho máy máy, đảm bảo máy luôn có thiết bị thay thế đúng lúc.
- Quản lí và giám sát các nhà thầu phụ khi thi công các công trình tại doanh nghiệp.
- Đảm các cơ sở hạ tầng (điện, nước, nhà xưởng, đường ống, cống rãnh,..) hoạt động tốt.
- Liên hệ chặt chẽ với đội ngũ chuyên gia từ tập đoàn để chuyển giao công nghệ mới.
CẢI TIẾN SẢN XUẤT
(MOVE)
- Nghiên cứu và đưa ra các giải pháp tối ưu cho việc bố trí mặt bằng và di chuyển dòng nguyên vật liệu tại nhà máy. - Tăng hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp với mức chi
phí hợp lí nhất.
- Đảm bảo chương trình 5S (sàn lọc – sắp xếp – sẵn sàng – sạch sẽ – săn sóc) luôn được duy trì và thực hiện trong doanh nghiệp.
- Báo cáo định kỳ cho giám đốc nhà máy và tập đoàn.
Bảng 3-1: Mô tả chức năng của các vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức 3.6 SẢN PHẨM – THỊ TRƯỜNG – ĐỐI THỦ CẠNH TRANH
- Hiện nay nhà máy Schaeffler đang sản xuất hai dòng sản phẩm chính là TRB – vòng bi côn (hay ổ bi côn) và RIBB – bạc đạn gối. Riêng với dòng sản phẩm RIBB, dây chuyền được sử dụng để sản xuất ra ba loại sản phẩm là UCFxxx, UCFLxxx, UCPxxx. (Xem phụ lục 1).
- Sản phẩm TRB có khả năng chịu tải cao, bao gồm vòng trong, vòng ngoài, ở giữa là các con lăn được bố trí trên các trục (hay còn gọi là rế). Khả năng ứng dụng của TRB rất rộng, chủ yếu được sử dụng như vành đai băng tải, để giữ các vật nặng xuyên tâm và trong các ngành công nghiệp.
- Sản phẩm RIBB có thiết kế đa dạng, ứng dụng trong nhiều trong các thiết bị chuyên dụng như: băng tải, băng chuyền và chuyển hướng bằng con lăn,…
- Thị trường xuất khẩu là thị trường quan trọng chủ yếu góp phần gia tăng lợi nhuận cho Schaeffler Việt Nam. Các sản phẩm của công ty thường được xuất khẩu sang các thị trường Đức, Singapore, Brazil và Thái Lan.
- Trong việc nhận định đối thủ cạnh tranh trên thị trường, tập đoàn Schaeffler cũng như công ty TNHH Schaeffler Việt Nam đã xác định tập đoàn SKF và tập đoàn NSK cùng với các chi nhánh của mình tại các thị trường kinh doanh của Schaeffler chính là hai đối thủ cạnh tranh trên thị trường sản xuất và cung cấp vòng bi bạc đạn hiện nay.
- Đối với khách hàng trong nước, bộ phận bán hàng sẽ giao dịch và nhận các đơn hàng rồi gửi cho bộ phận kế hoạch. Đối với khách hàng nước ngoài, nhóm chăm sóc khách hàng (Customer Service) của bộ phận kế hoạch sẽ trực tiếp giao dịch và nhận đơn hàng.
- Tiếp đến, bộ phận kế hoạch sẽ thống kê và tổng hợp các đơn hàng. Sau khi xem xét tình trạng và năng lực sản xuất của nhà máy cũng như lượng nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho, bộ phận kế hoạch sẽ tiến hành lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân công nhân sự, kế hoạch mua nguyên vật liệu, kế hoạch vận chuyển hàng hóa và nguyên vật liệu,… và gửi cho các bộ phận có liên quan.
- Bộ phận sản xuất và các nhóm trưởng của các đội sản xuất tiến hành sản xuất theo kế hoạch sản xuất và kế hoạch đi ca đã nhận. Thành phẩm được sản xuất sau khi được đóng gói và kiểm tra sẽ được lưu kho và chờ vận chuyển.
- Cán bộ Logistics sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa và nguyên vật liệu theo kế hoạch nhận được từ bộ phận kế hoạch.
- Ngoài ra để các hoạt động của nhà máy được vận hành trôi chảy còn có sự tham gia hỗ trợ của nhiều phòng ban khác của doanh nghiệp như: bộ phận mua hàng, bộ phận nhân sự, bộ phận chất lượng, bộ phận IT và an toàn,…
Hình 3-3: Sơ đồ hoạt động của công ty TNHH Schaeffler Việt Nam * KẾT LUẬN CHƯƠNG:
Nguyên vật liệu đầu vào
Quản lý tồn kho
Giao hàng Sản xuất
Kỹ Thuật Bảo Trì Dụng cụ phục vụ sản xuất
Sản xuất Logistics
Quản lý điều hành và tài chính
Tính toán Lập kế hoạch sản xuất Chăm sóc khách hàng Bộ phận kế hoạch Chăm sóc khách hàng Hỗ trợ hoạt động Nhân sự - Hành chánh IT – HSE
Hỗ trợ trực tiếp hoạt động sản xuất
Chất lượng Mua hàng K há ch h àn g B án h àn g K há ch hà ng B án hà ng
Như vậy, tác giả đã giới thiệu một cách tổng quát về doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức cũng như quy trình hoạt động tại đây. Trong chương tiếp theo, tác giả sẽ đi vào nội dung chính của đề tài.
Một số công việc được thực hiện và trình bày trong chương bốn là tiến hành phân tích thực trạng tại doanh nghiệp ; thiết lập và đánh giá các chỉ số KPIs cho quy trình hoạch định sản xuất tại công ty TNHH Schaeffler Việt Nam.
CHƯƠNG 4:
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG HOẠCH ĐỊNH VÀ ĐIỀU ĐỘ SẢN XUẤT SẢN PHẨM TRB TẠI CÔNG TY TNHH
SCHAEFFLER VIỆT NAM
Trong chương này, tác giả sẽ trình bày các nội dung sau:
- Tình hình sản xuất và lập kế hoạch sản xuất sản phẩm tại công ty TNHH Schaeffler Việt Nam
- Phân tích tổng quát hiện trạng hoạch định sản xuất, điều độ đơn hàng.
- Thiết lập và đo lường các chỉ số KPIs cho công tác hoạch định, điều độ sản xuất sản phẩm TRB.
- Sử dụng các công cụ thống kê để phân tích các chỉ số KPIs và xác định nguyên nhân của những công đoạn chưa hiệu quả.
4.1 TÌNH HÌNH SẢN XUẤT VÀ LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH SCHAEFFLER VIỆT NAM
4.1.1 Tình hình hoạt động sản xuất sản phẩm
Hiện nay, công ty đang sản xuất kinh doanh hai dòng sản phẩm chính là TRB và RIBB. Trong đó, sản phẩm RIBB mới được sản xuất kể từ tháng 3 năm nay. Dưới đây là bảng báo cáo về tổng sản lượng sản xuất hai dòng sản phẩm này từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2011.
Bảng 4-1 : Báo cáo về tổng sản lượng sản xuất từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2011
(Trích từ Bộ Phận Kế Hoạch)
Trên là bảng tổng hợp dữ liệu sản lượng sản xuất các sản phẩm TRB và RIBB từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2011. Dựa vào bảng dữ liệu trên, ta có thể thấy rằng, sản phẩm RIBB mới được bắt đầu sản xuất từ tháng 4/2011 đến nay. Và sản phẩm sản xuất chính yếu hiện nay của doanh nghiệp vẫn là dòng sản phẩm TRB chiếm trên 90% sản lượng sản xuất. Vì vậy, việc lựa chọn TRB làm sản phẩm để tiến hành đánh giá hiệu quả của quy trình hoạch định là phù hợp.
4.1.2 Tình hình hoạch định sản xuất sản phẩm TRB
Trước khi đi vào đánh giá các công tác hiệu quả của quy trình hoạch định sản xuất sản phẩm TRB tại công ty TNHH Schaeffler Việt Nam, ta cần xem xét một cách tổng