2. Kế tốn vốn bằng tiền
2.2. Tổ chức kế tốn tại cơng ty TNHH Sambo Ise
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn Sơ Đồ 2.2: TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHỊNG KẾ TỐN Kế tốn trưởng Kếtốn thanh tốn, kế tốn vật tư Kế tốn tiền lương Kế tốn tổng hợp Thủ quỹ
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận phịng kế tốn
Kế tốn trưởng:
Là người tổ chức, điều hành tồn bộ hệ thống kế tốn, đơn đốc, kiểm tra, giám sát các cơng việc kế tốn, tham mưu cho giám đốc về các chính sách tài chính kế tốn của cơng ty. Ký duyệt các tài liệu kế tốn, báo các và chịu trách nhiệm trước lãnhđạo cơng ty và cơ quan nhà nước về số liệu kế tốn của cơng ty.
Giải quyết các vấn đề về nghiệp vụ kế tốn, thuyết minh các số liệu cho giám đốc hay cơ quan chức năng khi cĩ yêu cầu, tổ chức phổ biến h ướng dẫn thi hành kịp thời các cơ chế, thể lệ tổ chức kế tốn do nh à nước quy định. Đồng thời l à người lập các quyết tốn thuế của cơng ty.
Kế tốn tổnghợp:
Thực hiện việc tổng hợp số liệu kế tốn, vào sổ tổng hợp, lập các báo cáo kế tốn, đồng thời làm cơng tác kế tốn tài sản cố định.
Định kỳ hàng tháng (quý) kế tốn tổng hợp nhận các chứng từ, sổ chỉ tiết rồi tiến hành kiểm tra và tổng hợp lên các sổ tổng hợp, lập các báo cáo, bảng kê theo yêu cầu của ban quản lý khi cĩ yêu cầu, cuối kỳ tiến hành lập báo cáo tài chính.
Theo dõi, quản lý tài sản cố định của cơng ty, lập và phân bổ khấu hao của từng tài sản theo quy định. Báo cáo, kiến nghị với ban quản lý về sự thay đổi tài sản cố định của cơng ty. Đồng thời thực hiện các cơng việc theo yêu cầu của kế tốn trưởng và giám đốc.
Kế tốnthanh tốn:
Là người theo dõi về các khoản thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, ghi sổ chi tiết tài khoản tiền gửi Ngân hàng, lập các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt cũng nh ư các chứng từ liên quan đến Ngân hàng. Theođịnh kỳ hoặc hàng ngày, làm các báo cáo theo yêu cầu của kế tốn trưởng hay giám đốc.
Đồng thời theo dõi vật tư, nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ từ quá trình nhập khẩu, mua về nhập kho đến xuất kho sử dụng để sản xuất, gia cơng và xuất khẩu, từ đĩ vào các sổ chi tiết liên quan.
Thủ quỹ:
Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt ra vào quỹ của cơng ty, căn cứ vào các chứng từ thu chi và các chứng từ liên quan để theo dõi quỹ tiền mặt, đến cuối ngày hoặc khi cĩ yêu cầu thì lập báo cáo quỹ. Đồng thời l à người làm việc trong phịng kinh doanh của cơng ty.
Kế tốntiền lương:
Dựa vào các bảng chấm cơng và các chứng từ kèm theo từ phân xưởng và các bộ phận chuyển lên tiến hành lập bảng tính và phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương theo yêu c ầu của kế tốn trưởng và ban giám đốc.
2.2.2. Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
Cơng ty TNHH Sambo Ise tổ chức cơng tác kế tốn theo mơ hình kế tốn tập trung. Theo mơ hình này t hì tồn bộ chứng từ kế tốn sẽ đ ược tập trung tại phịng kế tốn, tại đây việc phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định khoản và ghi sổ kế tốn sẽ được thực hiện bởi các phần hành kế tốn theo sự chỉ đạo của kế tốn trưởng.
2.3. Hình thức kế tốn tại cơng ty
Cơng ty TNHH Sambo Ise thực hiện cơng tác kế tốn theo các chế độ chuẩn mực kế tốn Việt Nam, luơn thực hiện các cơng việc kế tốn theo các thơng t ư hướng dẫn, quyết định của Bộ Tài chính và thực hiện theo đúng pháp luật Việt Nam.
2.3.1. Sơ đồ tổ chức sổ kế tốn
Hiện nay, cơng ty đang thực hiện hình thức kế tốn thủ cơng và thực hiện trên máy vi tính theo hình thức chứng từ ghi sổ. Cơng ty sử dụng Excel kế tốn để nhập và tính tốn số liệu kế tốn sau khi đã kiểm tra và phân loại chứng từ, sau đĩ các d ữ liệu được nhập váo máy tính, lên các sổ, thẻ kế tốn sau đĩ máy tính sẽ tính tốn và cho ra kết quả.
Sơ Đồ 2.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN TẠI CƠNG TY
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu. kiểm tra:
Sổ quỹ Bảng kê CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế tốn
2.3.2. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hàng ngày hoặc hàng tuần kế tốn căn cứ vào các chứng từ kế tốn đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, kế tốn tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính ghi lên các sổ, thẻ kế tốn chi tiết và tổng hợp của các tài khoản, căn cứ vào các chứng từ kế tốn của từng phần hành kế tốn, các kế tốn viên nhập vào máy tính dữ liệu sẽ được phản ánh vào sổ chi tiết của các tài khoản.Sau đĩ sốliệu trên chứng từ ghi sổ được tính tốn và được chuyểnvào các sổ cáicủa các tài khoản tương ứng
Hàng tháng hoặc định kỳ, kế tốn tiến hành kiểm tra và lập các báo cáo theo yêu cầu của kế tốn trưởng và giám đốc, đồng thời kế tốn đối chiếu số tiền phát sinh giữa sổ kế tốn chi tiết với các sổ cái và chứng từ ghi sổ. Cuối năm tiến hành khĩa sổ tính ra tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Cĩ của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu của sổ cái và các sổ chi tiết dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính. Sau khi đối chiếu tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Cĩ trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên chứng từ ghi sổ, tổng số d ư Nợ và dư Cĩ của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau từ đĩ lên báo cáo tài chính chính thức. Các báo cáo tài chính được lập trên máy tính và in ra.
2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại cơng tyTNHH Sambo Ise. TNHH Sambo Ise.
- Đặc điểm kinh doanh: cơng ty TNHH Sambo Ise cĩ hoạt động chính là sản xuất, gia cơng hàng xuất khẩu, khách hàng chủ yếu là khách hàng nước ngoài, do vậy địi hỏi việc quản lý việc thu tiền hàng rất quan trọng vì cĩ thể xảy ra các rủi ro, cơng ty cĩ rất nhiều các khoản thu chi phát sinh với số tiền nhỏ, nếu khơng theo dõi và quản lý chặt chẽ cĩ thể dẫn đến những sai sĩt và gian lận.
- Trình độ nhân viên: con người là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của một cơng việc, cũng nh ư vậy đội ngũ kế tốn giỏi và cĩ kinh nghiệm sẽ là điều kiện quyết định tính chất linh hoạt, kịp thời, cung cấp đầy đủ thơng tin cho nh à quản lý. Tại cơng ty hiện nay các nhân viên kế tốn là những người cĩ năng lực và
kinh nghiệm. Các nhiệm vụ phịng kế tốn được phân cơng cho từng ng ười và cĩ sự tham khảo, hỗ trợ lẫn nhau của các nhân viên tạo điều kiện cho cơng việc được hồn thành tốt hơn. Tuy vậy khối lượng cơng việc của từng nhân viên khá nhiều và với sự kiêm nhiệm nhiều cơng việc dễ gây ra áp lực trong cơng việc, làm giảm năng suất lao động.
- Trang thiết bị phục vụ cho cơng tác kế tốn: cơng việc kế tốn hoàn thành tốt là nhờ vào hệ thống trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cơng tác kế tốn, chủ yếu là hệ thống máy vi tính. Tại cơng ty hệ thống máy tính t uy đã đáp ứng được việc thực hiện các cơng việc kế tốn nhưng do hệ thống máy tính của cơng ty đã cũ và việc thực hiện tính tốn vẫn sử dụng trên Excel cho nên việc tính tốn vào thời điểm cuối kỳ hoặc cuối tháng gây ra sự chậm trễ.
- Yêu cầu quản lý và cung cấp thơng tin của ban quản lý: Việc tổ chức, quản lý và theo dõi các cơng việc kế tốn trong đơn vị trước hết là nhằm mục đích cung cấp thơng tin cho ban lãnh đạo cơng ty để họ cĩ thể biết đ ược tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh ư kết quả lãi lỗ trong kỳ, từ đĩ kịp thời cĩ kế hoạch sản xuất cũng như cĩ biện pháp thích hợp nhằm quản lý nguồn vốn tối ưu hơn. Tại cơng ty thì việc cung cấp thơng tin cho ban lãnhđạo được cung cấp khá đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu của nhà quản lý nhưng việc cung cấp thơng tin ở cơng ty nhiều khi vẫn cịn thụ động.
2.5. Thực trạng cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại cơng ty TNHH Sambo Ise2.5.1. Kế tốn tiền mặt tại quỹ 2.5.1. Kế tốn tiền mặt tại quỹ
2.5.1.1. Khái quát chung
Cơng ty sử dụng một loại tiền mặt tại cơng ty l à đồng Việt Nam (VND), các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền mặt tại cơn g ty đa số là đồng Việt Nam cịn ngoại tệ (USD) rất ít phát sinh.
Cơng ty mở sổ chi tiết tiền mặt để ghi chép hàng ngày, liên tục theo các trình tự phát sinh các khoản thu chi tiền mặt ra vào quỹ và hàng ngày lập các báo cáo quỹ tính ra số tồn tại thời điểm cuối ngày.
2.5.1.2. Tài khoản sử dụng
TK 111– Tiền mặt
TK 1111– Tiền mặt Việt Nam
2.5.1.3. Các trường hợp tăng tiền
Kế tốn tăng tiền mặt do bán hàng thu tiền ngay
Bán hàng thu tiền ngay trong cơng ty xảy ra khi cơng ty bán hàng tồn kho (sản phẩm cơng ty đã sản xuất nhưng khơng được xuất khẩu) cho các doanh nghiệp trong nước và các doanh nghiệp này chấp thuận trả tiền mặt ngay khi giao hàng, các nhân viên phịng kinh doanh làm trách nhiệm bán hàng và kế tốn thanh tốn sẽ tiến hành lập hĩa đơn và thu tiền hàng của khách hàng.
a. Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Hĩa đơn giá trị gia tăng – 01GTKT-3LL - Phiếu thu – 01TT
- Số chi tiết TK111, 511
- Sổ cái TK 511, 111, 333 - S02c1-DNN
- Chứng từ ghi sổ, sổ quỹ. – S05a-DNN, S02a-DNN
b. Quy trình luân chuyên chứngtừ kế tốn tăng tiền mặt do bán hàng thu tiền ngay
Giải thích:
Sau khi bán hàng căn c ứ vào hĩa đơn bán hàng cho khách hàng k ế tốn thanh tốn tiến hành lập phiếu thu làm 3 liên và chuyển 3 liên phiếu thu kèm hĩa đơn bán hàng sang cho thủ quỹ.
Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ nhận được tiến hành nhận tiền và ký duyệt phiếu thu. Phiếu thu sau khi ký duyệt sẽ giao cho khách hàng 1 liên, 1 liên thủ quỹ lưu lại sau khi vào sổ quỹ và chuyển 1 liên cịn lại và các chứng từ cịn lại cho kế tốn thanh tốn.
Kế tốn thanh tốn căn cứ vào các chứng từ nhận được tiến hành nhập dữ liệu vào máy, ghi sổ chi tiết các tài khoản 111, 511 và chuyển lại bộ chứng từ sang cho kế tốn tổng hợp.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào bộ chứng từ kiểm tra rồi ghi vào chứng từ ghi sổ sau đĩ số liệu được tập hợp rồi ghi vào các sổ cái tài khoản 511, 111, 333. Bộ chứng từ sau cùng được lưu tại đây, kết thúc lưu đồ.
c. Nghiệp vụ minh họa
-Căn cứ vào phiếu thu số 172 ngày 04/11 thu bán hàng tồn cho Nguyễn Song Ngọc Quân:
Nợ TK 1111 40.950.000
Cĩ TK 5112 39.000.000 Cĩ TK 3331 1.950.000
-Căn cứ vào phiếu thu 102 ngày 17/06 thu bán hàng tồn: Nợ TK 1111 5.623.200
Cĩ TK 5112 5.112.000 Cĩ TK 3331 511.200
-Căn cứ vào phiếu thu số131 ngày 26/07 thu bán hàng tồn cho Trạng Nguyên: Nợ TK 1111 28.040.100
Cĩ TK 5112 25.491.000 Cĩ TK 3331 2.549.100
d. Sơ đồ chữ T
e. Chứng từ minh họa (trang bên) f. Nhận xét
Việc lập, sử dụng, lưu trữ chứng từ, tài khoản, trình tự ghi sổ của cơng ty trong nghiệp vụ trên là phù hợp với chế độ kế tốn, đáp ứng được nhu cầu quản lý của cơng ty. Việc phân cơng chức năng và nhiệm vụ của các kế tốn viên trong nghiệp vụ trên là hợp lý. 3331 5112 39.000.000 1111 1.950.000 40.950.000
Kế tốn tăng tiền mặt do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
Khi cơng ty cĩ nhu cầu sử dụng tiền mặt mà quỹ tiền mặt của cơng ty khơng đủ, mà cơng ty cĩ nhu cầu sử dụng khoản tiền gửi tại ngân hàng mà cơng ty cĩ, khi đĩ cơng ty sẽ tiến hành rút tiền trong tài khoản ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt.
a. Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Séc rút tiền – Ngân hàng - Phiếu thu – 01TT
- Giấy báo Nợ- Ngân hàng
- Sổ chi tiết và sổ cái TK 111, 112– S02c1-DNN - Chứng từ ghi sổ- S02a-DNN
- Sổ quỹ. – S05a-DNN
b. Quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt.
Giải thích:
Khi cĩ nhu cầu rút tiền gửi ngân hàng về thì kế tốn thanh tốn sẽ tiến hành viết séc theo mẫu của ngân hàng thành 2 liên rồi chuyển sang cho kế tốn tr ưởng và giám đốc ký duyệt.
Kế tốn trưởng và giám đốc ký và đĩng dấu lên séc, sau đĩ kế tốn thanh tốn cĩ nhiệm vụ mang ra ngân hàng rút tiền.
Sau khi rút tiền ngân hàng sẽ đưa tiền mặt kèm theo giấy báo nợ và 1 liên của séc lại cho kế tốn thanh tốn. Căn cứ vào séc và giấy báo nợ kế tốn thanh tốn sẽ tiến hành viết phiếu thu, chuyển tiền và phiếu thu sang cho thủ quỹ.
Thủ quỹ nhận tiền và ký lên phiếu thu, ghi sổ quỹ, giữ lại 1 liên của phiếu thu và chuyển sang phiếu thu cịn lại cho kế tốn thanh tốn.
Kế tốn thanh tốn tiến hành nhập dữ liệu vào máy, ghi lên các sổ chi tiết tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, chuyển lại phiếu thu cho kế tốn tổng hợp sau khi lưu lại GBN và séc.
Kế tốn tổng hợp kiểm tra và nhập dữ liệu vào máy ghi lên chứng từ ghi sổ, sau đĩ số liệu được tổng hợp và ghi lên các sổ cái của tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Bộ chứng từ được lưu lại và kếtthúc quy trình.
Kế tốn thanh tốn Kế tốn trưởng Giám đốc Thủ quỹ Kế tốn tổng hợp Bắt đầu Viết séc Séc 1 Séc 2 Ký duyệt Séc 1 Séc 2 Séc 2 Giấy báo nợ Lập phiếu thu Giấy báo nợ Séc 2 SCT 111, 112 Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 Nhận và ký vào phiếu thu 1 1 Sổ quỹ Phiếu thu 2 Kiểm tra, ghi CTGS và SC Sổ cái 111, 112 Phiếu thu 1 CTGS N Kết thúc Phiếu thu 1 Phiếu thu 1 N Ngân hàng Nhập DL vào máy N Giấy báo nợ Séc 2 Giấy báo nợ Séc 2
1121 1111
1.030.000.000
c. Nghiệp vụ minh họa
- Căn cứ vào phiếu thu số 215 ngày 29/12/2009 định khoản: Nợ TK 1111 10.000.000
Cĩ TK 1121 10.000.000
- Căn cứ vào phiếu thu số 02 ngày 11/01/2010 định khoản: Nợ TK 1111 1.020.000.000
Cĩ TK 1121 1.020.000.000
- Căn cứ vào phiếu thu số 141 ngày 10/08/2010 định khoản: Nợ TK 1111 950.000.000
Cĩ TK 1121 950.000.000
d. Sơ đồ chữ T
e. Chứng từ minh họa (trang bên) f. Nhận xét
Trong nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt của cơng ty, việc lập, sử dụng, lưu trữ chứng từ, sổ sách c ủa cơng ty là hợp lý và phù hợp với các quy