2. Kế tốn vốn bằng tiền
2.5.2.4. Các trường hợp giảm tiền
Kế tốn giảm tiền gửi ngân hàng do trả nợ vay ngân hàng.
Khi cơng ty phải thanh tốn khoản nợ với ngân hàng mà trong tài khoản tiền gửi tại ngân hàng cĩ đủ số dư thì cơng ty cĩ thể sử dụng để thanh tốn với ngân hàng, khi đĩ theo các hư ớng dẫn của ngân hàng cơng ty sẽ lam theo các thủ tục để chuyển tiền gửi ngân hàng của mình trả nợ vay ngân hàng.
a. Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Uỷ nhiệm chi – Ngân hàng - Hợp đồng vay – Ngân hàng - Phiếu hạch tốn – Ngân hàng
- Sổ chi tiết và sổ cái TK 112, 311 – S02c1-DNN - Chứng từ ghi sổ- S02a-DNN.
b. Quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn giảm tiền gửi ngân hàng do trả nợ vay ngân hàng
Giải thích:
Kế tốn thanh tốn căn cứ vào hợp đồng vay lập ủy nhiệm chi, trích tài khoản của cơng ty tại ngân h àng để trả nợ vay, ủy nhiệm chi đ ược lập thành 2 liên và chuyển sang cho kế tốn tr ưởng, giám đốc.
Kế tốn trưởng và giám đốc ký duyệt và đĩng dấu vàoủy nhiệm chi. ủy nhiệm chi được kế tốn thanh tốn chuyển ra ngân hàng. Ngân hàng căn c ứ vào ủy nhiệm chi để trích số tiền trên tài khoản của cơng ty theo nội dung ủy nhiệm chi sau đĩ ngân hàng chuyển lại cho cơng ty 1 liên của ủy nhiệm chi kèm phiếu hạch tốn.
Kế tốn thanh tốn Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Bắt đầu HĐ vay vốn Lập ủy nhiệm chi HĐ vay vốn ủy nhiệm chi 1
ủy nhiệm chi 2 N
Kiểm tra, ký
duyệt
ủy nhiệm chi 1 ủy nhiệm chi
2
ủy nhiệm chi 2
Nhập DL, ghi SCT SCT 112 Phiếu hạch tốn ủy nhiệm chi
2 1 1 Kiểm tra, ghi CTGS và SC SC 112, 311 CTGS Phiếu hạch tốn ủy nhiệm chi
2 N Kết thúc Ngân hàng Phiếu hạch tốn
LƯU ĐỒ KẾ TỐN GIẢM TIỀN GỬI NGÂN HÀNG DO TRẢ NỢ VAY
Kế tốn thanh tốn căn cứ vào phiếu hạch tốn và ủy nhiệm chi nhận được nhập dữ liệu vào máy, ghi sổ chi tiết các tài khoản 112, 311, sau đĩ chuyển chứng từ sang cho kế tốn tổng hợp.
1121 3111
50.000.000
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào bộ chứng từ nhận được sẽ kiểm tra nhập dữ liệu vào máy, ghi chứng từ ghi sổ sau đĩ số liệu đ ược tổng hợp ghi vào sổ cái của các tài khoản 112, 311 đồng thời l ưu lại bộ chứng tư, kết thúc nghiệp vụ.
c. Nghiệp vụ minh họa
- Căn cứ vào phiếu hạch tốn số 0130 ngày 28/04/2011 trả nợ vay: Nợ TK 3111 50.000.000
Cĩ TK 1121 50.000.000
- Căn cứ vào phiếu hạch tốn số 0151 ngày 12/04/2010 trả nợ vay ngân hàng: Nợ TK 3111 123.376.172
Cĩ TK 1121 123.376.172
- Căn cứ vào phiếu hạch tốn số 23 ngày 10/05/2010 trả nợ vay ngân hàng: Nợ TK 3111 29.000.000
Cĩ TK 1121 29.000.000
d. Sơ đồ chữ T
f. Nhận xét
Trong nghiệp vụ trả nợ vay ngân hàng bằng tiền gửi ngân hàng, việc lập chứng từ và luân chuyển chứng từ đãđược làm theo các hướng dẫn của ngân hàng và cơng ty đã làm theođúng các quy định và chế độ kế tốn, phân cơng nhiệm vụ của các bộ phận hợp lý đảm bảo theo đúng nhu cầu quản lý.
Kế tốn giảm tiền gửi ngân hàng do trả nợ nhà cung cấp
Khi cơng mua hàng của nhà cung cấp mà hai bên thỏa thuận thanh tốn qua ngân hàng, khi đến hạn thanh tốn cơng ty sẽ yêu cầu ngân hàng trích tài khoản của mình để chuyển vào tài khoản của nhà cung cấp, khi nhận được chứng từ của ngân hàng và nhà cung cấp báo đã nhận được tiền thì lúc này kế tốn sẽ tiến hành hạch tốn nghiệp vụ.
a. Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Hĩa đơn bán hàng của nhà cung cấp -Ủy nhiệm chi – Ngân hàng
- giấy báo Nợ- Ngân hàng
- Sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 112, 331 – S02s1-DNN - Chứng từ ghi sổ- S02a-DNN.
b. Quy trình luân chuyển chuyển chứng từ kế tốn giảm tiền gửi ngân hàng do trả nợ nhà cung cấp
Giải thích:
Kế tốn thanh tốn căn cứ vào hĩa đơn bán hàng c ủa nhà cung cấp tiến hành lập ủy nhiệm chi chuyển sang cho kế tốn tr ưởng, giám đốc.
Kế tốn trưởng và giám đốc ký duyệt và đĩng dấu lên ủy nhiệm chi, sau đĩ ủy nhiệm chi được mang ra ngân hàng, ngân hàng thực hiện theo lệnh của ủy nhiệm chi sau đĩ chuyển về cho cơng ty một liên của ủy nhiệm chi.
Kế tốn thanh tốn căn cứ ủy nhiệm chi tiến hành nhập dữ liệu vào máy ghi sổ chi tiết các tài khoản 112, 331 sau đĩ chuyển lại bộ chứng từ sang cho kế tốn tổng hợp.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào các chứng từ nhận được tiến hành nhập dữ liệu vào máy ghi chứng từ ghi sổ, sau đĩ số liệu đ ược tổng hợp và ghi lên sổ cái của các tài khoản 112, 331. Ghi xong bộ chứng từ đ ược lưu lại, kết thúc nghiệp vụ.
c. Nghiệp vụ minh họa
-Căncứ vàoủy nhiệm chi số 001 ngày 12/11/2010 định khoản: Nợ TK 331 17.800.000 Cĩ TK 1121 17.800.000 - Phí dịch vụ ngân hàng hạch tốn: Nợ TK 6427 10.000 Nợ TK 133 1.000 Cĩ TK 1121 11.000
LƯU ĐỒ KẾ TỐN GIẢM TIỀN GỬI NGÂN HÀNG DO TRẢ NỢ NHÀ CUNG CẤP
-Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 8 ngày 15/01/2010 thanh tốn tiền dầu Diesel – Xăng Dầu Phú Khánh:
Nợ TK 331 127.720.000 Cĩ TK 1121 127.720.000
d. Sơ đồ chữ T
e. Chứng từ minh họa
Kế tốn giảm tiền gửi ngân hàng do khoản chi phí khác
Khi phát sinh các khoản chi phí mà sử dụng tiền gửi ngân h àng như chi tạm ứng, chuyển khoản nộp kinh phí cơng đo àn…căn cứ vào các chứng từ ban đầu liên quan cơng ty sẽ yều cầu ngân hàng trích tài khoản của mình để đáp thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ.
a. Chứng từ, sổ sách sử dụng
-Ủy nhiệm chi – Ngân hàng - Các chứng từ liên quan
- Giấy báo nợ hoặc phiếu hạch tốn (cĩ thể cĩ) – Ngân hàng
- Sổ chi tiết sổ cái của các tài khoản 112 và tài khoản liên quan– S02s1-DNN - Chứng từ ghi sổ- S02a-DNN. 1121 331 17.800.00 6427 133 10.000 1.000
b. Quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn giảm tiền gửi ngân hàng khác
LƯU ĐỒ KẾ TỐN GIẢM TIỀN GỬI NGÂN HÀNG KHÁC
Giải thích:
Với các nội dung như chuyển tiền nộp kinh phí cơng đoàn, chi tạm ứng…kế tốn thanh tốn căn c ứ vào các chứng từ ban đầu liên quan (như căn cứ vào phiếu báo giá để tạm ứng, bảng tính kinh phí cơng đo àn để nộp kinh phí cơng đo àn) để lập ủy nhiệm chi, sau đĩ chuyển sang cho kế tốn tr ưởng, giám đốc ký duyệt.
Kế tốn trưởng và giám đốc xem xét ký duyệt ủy nhiệm chi, sau đĩ ủy nhiệm chi được chuyển ra ngân hàng. Ngân hàng căn c ứ vàoủy nhiệm chi, thực hiện theo ủy nhiệm chi và chuyển lại chocơng ty 1ủy nhiệm chi.
Kế tốn thanh tốn căn cứ vào ủy nhiệm chi nhập dữ liệu vào máy ghi sổ chi tiết các tài khoản 112 và các tài khoản liên quan sau đĩ chuyển lại bộ chứng từ cho kế tốn tổng hợp.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vàoủy nhiệm chi tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính ghi chứng từ ghi sổ sau đĩ số liệu đ ược tổng hợp và ghi lên sổ cái, kêt thúc nghiệp vụ ủy nhiệm chi được lưu cùng với các chứng từ cĩ liên quan.
c. Nghiệp vụ minh họa
-Căn cứ vàoủy nhiệm chi 0014 ngày 22/04/2011 chi tạm ứng chị Liễu: Nợ TK 141 15.757.100
Nợ TK 6427 10.000 Nợ TK 133 1.000
Cĩ TK 1121 15.768.100
-Căn cứ ủy nhiệm chi số 0100 ngày 24/12/2010 nộp kinh phí cơng đoàn: Nợ TK 3382 6.500.000
Cĩ TK 1121 6.500.000
- Căn cứ vàoủy nhiệm chi số 3 ngày 26/05/2010 nộp phạt chậm thuế GTGT: Nợ TK 811 103.286
Cĩ TK 1121 103.286
d. Sơ đồ chữ T
e. Chứng từ minh họa (trang bên)
15.757.100 10.000 1.000 141 6427 133 1121
f. Nhận xét
Với các khoản chi khác sử dụng tiền gửi ngân h àng, cơng ty đã làm đúng các quy trình lập, sử dụng và lưu trữ chứng từ, việc luân chuyển chứng từ và việc phân cơng nhiệm vụ của các kế tốn đã đáp ứng được nhu cầu quản lý của cơng ty và thực hiện theo đúng chế độ kế tốn.