2. Kế tốn vốn bằng tiền
3.1.2. Biện pháp 2: Áp dụng phần mềm kế tốn máy
a. Lý do đưa ra biện pháp
- Hiện nay phịng kế tốn của cơng ty đãđược trang bị máy vi tính nh ưng việc quản lý số liệu cũng nh ư tính tốn và lưu trữ dữ liệu được thực hiện trên Microsoft Excel, phần mềm này vẫn chưa mang lại hiệu quả tốt cho cơng ty.
- Hiện nay cĩ rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế tốn và cho thấy được sự hiệu quả thiết thực của nĩ nh ư:
+ Ít tốn thời gian: Một trong những khía cạnh tốt nhất khi sử dụng phần mềm kế tốn là sẽ khơng phải tốn quá nhiều thời gian giống nh ư khi sử dụng các bảng tính Excel. Kế tốn là một quá trình liên quan đến chi tiết. Nĩ liên quan đến các quy định, luật lệ, thuế và nhiều tính tốn phức tạp khác. Phần mềm kế tốn đãđược thiết kế phù hợp với quy định, luật lệ, thuế… hiện hành sẽ giúp doanh nghiệp luơn tuân
thủ với luật pháp. Hơn nữa, nĩ cĩ thể giải quyết tất cả các phép tính phức tạp. Điều doanh nghiệp cần làm là nhập liệu và in ra kết quả.
+ Chính xác: tính tốn các số liệu rắc rối làm mất nhiều thời gian và cĩ thể dẫn đến những sai sĩt nhưng khi sử dụng phần mền thì sự sai sĩt này được giảm thiểu bởi những sai sĩt chỉ xảy ra khi nhập sai dữ liệu đầu vào.
+ Dễ sử dụng: các phần mềm kế tốn đều cĩ h ướng dẫn sử dụng, khi c ài đặt các nhân viên kế tốn sẽ được huấn luyện để sử dụng phần mềm, do vậy việc sử dụng phần mềm kế tốn rất hữu ích mỗi khi thực hiện các cơng việc kế tốn m à khơng mất thời gian.
+ Các báo cáo, bảng lương, thuế: Một trong những điểm quan trọng khi sử dụng phần mềm kế tốn là khả năng tạo các bản báo cáo bất kỳ theo ý muốn của doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất, thay vì phải tính lương bảo hiểm…kế tốn cĩ thể tính sai nhưng khi dùng phần mềm sẽ tự động tính l ương, bảo hiểm, các báo cáo thuế, thay vì vì sử dụngExcel mất nhiều thời gian và cơng sức.
b. Nội dung phương pháp
Hiện nay trên thị trường cĩ bán rất nhiều các phần mềm kế tốn, cơng ty tham khảo các chuyên gia và chọn một phần mềm phù hợp với những yêu cầu về tiêu chuẩn và điều kiện về phần mềm do Bộ t ài chính quy định cũng như phù hợp với hình thức kế tốn và yêu cầu quản lý của cơng ty.
c. Hiệu quả mang lại
Sử dụng phần mềm kế tốn giúp cho cơng ty cải thiện được hiệu năng làm việc, việc tập hợp tổ chức xử lý một khối l ượng thơng tin với tốc độ nhanh phục vụ nhu cầu thơng tin cho nhà quản lý bất cứ lúc nào. Đảm bảo nộp các báo cáo đúng hạn và nhanh nhất khi cần, ngoài ra khi sử dụng các phần mềm kế tốn các nhân viên kế tốn sẽ giảm được phần nào khối lượng cơng việc. Giảm chi phí, tiết kiệm thời gian cho cơng ty.