Nhiệm vụ của quản trị chất lợng là xây dựng hệ thống đảm bảo chất lợng trong các doanh nghiệp. Trong đó:
+ Nhiệm vụ đầu tiên: Xác định cho đợc yêu cầu chất lợng phải đạt tới ở từng giai đoạn nhất định. Tức là phải xác định đợc sự thống nhất giữa thoả mãn nhu cầu thị tr- ờng với những điều kiện môi trờng kinh doanh cụ thể.
+ Nhiệm vụ thứ hai là: Duy trì chất lợng sản phẩm bao gồm toàn bộ những biện pháp nhằm bảo đảm những tiêu chuẩn đã đợc quy định trong hệ thống.
+ Nhiệm vụ thứ ba: Cải tiến chất lợng sản phẩm. Nhiệm vụ này bao gồm quá trình tìm kiếm, phát hiện, đa ra tiêu chuẩn mới cao hơn hoặc đáp ứng tốt hơn những đòi hỏi của khách hàng. Trên cơ sở đánh giá, liên tục cải tiến những quy định, tiêu chuẩn cũ để hoàn thiện lại, tiêu chuẩn hoá tiếp. Khi đó chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp không ngừng đợc nâng cao.
+ Nhiệm vụ thứ t là: Quản trị chất lợng phải đợc thực hiện ở mọi cấp, mọi khâu, mọi quá trình. Nó vừa có ý nghĩa chiến lợc vừa mang tính tác nghiệp.
ở cấp cao nhất của doanh nghiệp thực hiện quản trị chiến lợc chất lợng. Cấp phân xởng và các bộ phận thực hiện quản trị tác nghiệp chất lợng. Tất cả các bộ phận, các cấp đều có trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn và lợi ích trong quản trị chất lợng của doanh nghiệp.
1.4.2. Những yêu cầu chủ yếu trong quản trị chất lợng.
Quản trị chất lợng là một lĩnh vực quản trị có những đặc thù riêng, nó đòi hỏi phải thực hiện những yêu cầu chủ yếu sau:
- Chất lợng phải thực sự trở thành mục tiêu hàng đầu có vai trò trung tâm trong hoạt động của các doanh nghiệp. Trớc hết, cần có sự cam kết, quyết tâm thực hiện của mọi thành viên trong doanh nghiệp đặc biệt là sự cam kết của giám đốc.
- Thứ hai phải coi chất lợng là nhận thức của khách hàng. Mức độ thoả mãn nhu cầu của khách hàng chính là mức độ chất lợng đạt đợc. Khách hàng là ngời đánh giá, xác định mức độ chất lợng đạt đợc chứ không phải các nhà quản lý hay ngời sản xuất.
A P D C P A C D
- Tập trung vào yếu tố con ngời, con ngời là nhấn tố cơ bản có ý nghĩa quyết định đến việc tạo ra và nâng cao chất lợng sản phẩm, dịch vụ. Tất cả mọi thành viên từ giám đốc, các cán bộ quản lý cho đến ngời lao động đều phải xác định đợc vai trò và trách nhiệm trong việc đảm bảo và nâng cao chất lợng sản phẩm. Bên cạnh đó, cần nâng cao về nhận thức, tinh thần trách nhiệm, đào tạo tay nghề cho cán bộ, công nhân sản xuất.
- Đảm bảo tính đồng bộ và toàn diện. Công tác quản trị chất lợng phải là kết quả của một hệ thống các giải pháp mang tính đồng bộ. Có nghĩa là phải có sự phối hợp nhịp nhàng đầy trách nhiệm giữa các khâu, các bộ phận vì mục tiêu chất lợng. Tạo ra sự quyết tâm, nhất quán và thống nhất trong phơng hóng chiến lợc cũng nh phơng châm hoạt động trong Ban giám đốc.
- Các doanh nghiệp cũng cần thiết sử dụng vòng tròn chất lợng và các công cụ thống kê trong quản trị chất lợng.
- Quản trị chất lợng đợc thực hiện bằng hành động cho nên cần văn bản hoá các hoạt động có liên quan đến chất lợng.
-
1.4.3. Các chức năng cơ bản của quản trị chất lợng.
Quản trị chất lợng đợc thực hiện liên tục thông qua triển khai vòng tròn Deming ( PDCA ).
Theo phơng pháp này, cán bộ quản lý thiết lập vòng tròn Deming và kết thúc mỗi quá trình thực hiện có thể ghi ra thành văn bản trong nội bộ doanh nghiệp, sau đó phải xét lại những tiêu chuẩn đã thực hiện đợc ở trên và áp dụng vòng tròn mới. Quá trình này đợc thực hiện lặp đi lặp lại thành một vòng tuần hoàn liên tục, nhờ đó làm cho chất lợng sản phẩm trong các doanh nghiệp không ngừng đợc hoàn thiện, cải tiến và đổi mới.
1.4.3.1. Chức năng hoạch định chất lợng ( P - Plan ).
Đây là chức năng quan trọng nhất và cũng là giai đoạn đầu tiên của quản trị chất l- ợng. Hoạch định chất lợng chính xác, đầy đủ sẽ giúp định hóng tốt các hoạt động tiếp theo bởi tất cả chúng đều phụ thuộc vào kế hoạch. Nếu kế hoạch ban đầu đợc xác định tốt thì sẽ cần ít các hoạt động phải điều chỉnh và các hoạt động sẽ đợc điều khiển một cách có hiệu quả hơn. Đó là lý do tại sao hoạch định chất lợng đợc coi là chức năng quan trọng nhất cần u tiên hàng đầu hiện nay. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là xem nhẹ các hoạt động khác.
Hoạch định chất lợng là hoạt động xác định mục tiêu các phơng tiện nguồn lực và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu chất lợng sản phẩm. Hoạch định chất lợng cho phép xác định mục tiêu, phơng hớng phát triển chất lợng chung cho toàn công ty theo một hớng thống nhất. Tạo điều kiện khai thác và sử dụng có hiệu quả hơn các nguồn lực và tiềm năng trong dài hạn, góp phần giảm chi phí cho chất lợng, nâng cao khả năng cạnh tranh, giúp các doanh nghiệp chủ động thâm nhập và mở rộng thị trờng đặc biệt là thị trờng thế giới. Hoạch định chất lợng còn tạo ra sự chuyển biến căn bản về phơng pháp quản trị chất lợng sản phẩm của các doanh nghiệp.
Nội dung chủ yếu của hoạch định chất lợng bao gồm:
+ Xây dựng chơng trình, chiến lợc, chính sách chất lợng và kế hoạch hoá chất l- ợng.
+ Xác định vai trò của chất lợng trong chiến lợc sản xuất. Cách tiếp cận đợc sử dụng trong quá trình sản xuất và tác nghiệp, cần bổ sung các chiến lợc tổng quát của doanh nghiệp.
+ Xác định những yêu cầu chất lợng phải đạt tới ở từng giai đoạn nhất định, tức là phải xác định đợc sự thống nhất giữa thoả mãn nhu cầu thị trờng với những điều kiện môi trờng kinh doanh cụ thể nhất định với chi phí tối u.
+ Đề ra phơng hớng, kế hoạch cụ thể để thực hiện đợc những mục tiêu chất lợng đề ra.
+ Cuối cùng là xác định kết quả dài hạn của những biện pháp thực hiện.
Khi hoàn thành các kế hoạch chất lợng cần phải cân đối tính toán các nguồn lực nh : lao động, nguyên vật liệu và nguồn tài chính cần thiết để thực hiện những mục tiêu, kế hoạch đề ra. Dự tính trớc và đa chúng vào thành một bộ phận không thể tách rời trong kế hoạch sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Ngoài các nguồn lực vật chất cần thiết cũng cần vạch ra những lịch trình về thời gian và phát hiện, xác định những phơng pháp, biện pháp có tính khả thi trong những điều kiện giới hạn hiện có về các nguồn lực để đảm bảo tính hiện thực và hợp lý của các kế hoạch.
1.4.3.2. Chức năng tổ chức thực hiện ( D - Do ).
Tổ chức thực hiện có ý nghĩa quyết định đến việc biến các ý tởng ở khâu hoạch định thành hiện thực. Thực chất đây là quá trình triển khai thực hiện các chính sách, chiến lợc và kế hoạch chất lợng thông qua các hoạt động, những kỹ thuật, những ph- ơng tiện, phơng pháp cụ thể nhằm đảm bảo chất lợng sản phẩm theo đúng những yêu cầu kế hoạch đặt ra. Để làm tốt chức năng này, những bớc sau đây cần đợc tiến hành theo trật tự nhằm đảm bảo các kế hoạch sẽ đợc điều khiển một cách hợp lý:
+ Tạo sự nhận thức một cách đầy đủ về mục tiêu chất lợng và sự cần thiết, lợi ích của việc thực hiện các mục tiêu đó đối với những ngời có trách nhiệm.
+ Giải thích cho mọi ngời biết rõ, chính xác những nhiệm vụ kế hoạch chất lợng cụ thể, cần thiết phải thực hiện cho từng giai đoạn.
+ Tổ chức những chơng trình đào tạo và giáo dục, cung cấp những kiến thức kinh nghiệm cần thiết đối với việc thực hiện kế hoạch.
+ Cung cấp đầy đủ các nguồn lực ở những nơi, những lúc cần thiết, có những ph- ơng tiện kỹ thuật để kiểm soát chất lợng.
1.4.3.3. Chức năng kiểm tra, kiểm soát ( C - Check ).
Để đảm bảo các mục tiêu chất lợng dự kiến đợc thực hiện theo đúng yêu cầu kế hoạch đặt ra trong quá trình tổ chức thực hiện, cần tiến hành các hoạt động kiểm tra kiểm soát chất lợng. Đó là hoạt động theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những khuyết tật của sản phẩm. Mục đích của kiểm tra là tìm kiếm, phát hiện những nguyên nhân gây ra khuyết tật của sản phẩm và sự biến thiên của quá trình để có những biện pháp ngăn chặn kịp thời.
Những nhiệm vụ chủ yếu của kiểm tra, kiểm soát chất lợng là:
+ Theo dõi tình hình thực hiện, tổ chức thu thập thông tin và các dữ kiện cần thiết về chất lợng thực hiện.
+ Đánh giá tình hình thực hiện chất lợng và xác định mức độ chất lợng đạt đợc trong thực tế của doanh nghiệp.
+ So sánh chất lợng thực tế với kế hoạch để phát hiện các sai lệch và đánh giá các sai lệch đó trên các phơng tiện kinh tế - kỹ thuật và xã hội.
+ Phân tích các thông tin nhằm tìm kiếm và phát hiện các nguyên nhân dẫn đến việc thực hiện đi chệch so với kế hoạch đặt ra.
Khi thực hiện kiểm tra các kết quả thực hiện kế hoạch cần đánh giá hai vấn đề cơ bản:
• Mức độ tuân thủ nghiêm túc kế hoạch đã vạch ra.
+ Quá trình có đảm bảo đúng thủ tục, yêu cầu và kỷ luật không. + Các giai đoạn có đợc tôn trọng hay bỏ sót.
+ Các tiêu chuẩn có đợc duy trì và cải tiến không.
• Tính chính xác, đầy đủ và khả thi của bản thân kế hoạch.
Nếu mục tiêu không đạt đợc có nghĩa là một trong hai hoặc cả hai điều kiện trên không đợc thoả mãn. Cần thiết phải xác định rõ nguyên nhân để đa ra những hoạt động điều chỉnh khác nhau cho thích hợp.
Có nhiều phơng pháp để kiểm tra chất lợng sản phẩm nh: phơng pháp thử nghiệm, phơng pháp trực quan, phơng pháp thống kê, phơng pháp chọn mẫu, phơng pháp thống kê, phơng pháp dùng thử...
1.4.3.4. Chức năng điều chỉnh và cải tiến (A - Action ).
Hoạt động điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp đợc phối hợp đồng bộ, khắc phục các tồn tại và có khả năng thực hiện đợc những tiêu chuẩn chất lợng đề ra đồng thời cũng là hoạt động đa chất lợng sản phẩm thích ứng với tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách giữa những mong muốn của khách hàng và thực tế chất lợng đạt đợc, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.
Các bớc công việc chủ yếu của chức năng điều chỉnh và cải tiến là:
+ Xác định những đòi hỏi cụ thể về cải tiến chất lợng từ đó xây dựng các dự án cải tiến chất lợng.
+ Cung cấp các nguồn lực cần thiết nh tài chính, kỹ thuật, lao động.
+ Động viên, đào tạo và khuyến khích các quá trình thực hiện dự án cải tạo chất lợng.
Khi các chỉ tiêu không đạt đợc, cần phải phân tích tình hình nhằm xác định xem vấn đề thuộc về kế hoạch hay việc thực hiện kế hoạch để tìm ra nguyên nhân sai sót từ đó tiến hành các hoạt động điều chỉnh. Sửa lại những phế phẩm và phát hiện những sai sót trong thực hiện bằng việc làm thêm giờ đều là những hoạt động nhằm khắc phục hậu quả chứ không phải xoá bỏ nguyên nhân. Để phòng tránh các phế phẩm, ngay từ đầu phải tìm và loại bỏ những nguyên nhân từ khi chúng còn ở dạng tiềm tàng.
Khi cần thiết có thể điều chỉnh mục tiêu chất lợng. Thực chất, đó là quá trình cải tiến chất lợng cho phù hợp với điều kiện và môi trờng kinh doanh mới của doanh nghiệp. Quá trình cải tiến thực hiện theo các hớng chủ yếu sau:
+ Thay đổi quá trình nhằm giảm khuyết tật. + Thực hiện công nghệ mới.
+ Phát triển sản phẩm mới, đa dạng hoá sản phẩm.
Yêu cầu đặt ra với cải tiến chất lợng là tiến hành cải tiến đặc điểm sản phẩm, đặc điểm quá trình nhằm giảm những sai sót, trục trặc trong thực hiện và giảm tỷ lệ khuyết tật của sản phẩm.
1.4.4. Nội dung của quản trị chất lợng trong các doanh nghiệp.
Quản trị chất lợng sản phẩm là một hoạt động sâu rộng bao trùm từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng thông qua công tác kiểm tra.
1.4.4.1. Quản trị chất lợng trong khâu thiết kế.
Đây là phân hệ đầu tiên trong quản trị chất lợng. Những thông số kinh tế - kỹ thuật thiết kế đã đợc phê chuẩn là tiêu chuẩn chất lợng quan trọng mà sản phẩm sản xuất ra phải tuân thủ. Chất lợng thiết kế sẽ tác động trực tiếp đến chất lợng của mỗi một sản phẩm. Để thực hiện tốt khâu này cần thực hiện những nhiệm vụ quan trọng sau:
- Tập hợp, tổ chức phối hợp giữa các nhà thống kê, các nhà quản trị Marketing, tài chính, cung ứng để thiết kế sản phẩm. Chuyển hoá những đặc điểm nhu cầu của khách hàng thành đặc điểm của sản phẩm. Thiết kế là quá trình nhằm đảm bảo thực hiện những đặc điểm sản phẩm đã đợc xác định để thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Kết quả của thiết kế là các quá trình, đặc điểm sản phẩm, các bản sơ đồ thiết kế và lợi ích của sản phẩm đó.
- Đa ra các phơng án khác nhau về đặc điểm sản phẩm có thể đáp ứng đợc các nhu cầu của khách hàng. Đặc điểm của sản phẩm có thể lấy từ sản phẩm cũ hay cải tiến những đặc điểm cũ cho thích ứng với đòi hỏi mới hay từ nghiên cứu thiết kế ra những đặc điểm hoàn toàn mới.
- Thử nghiệm và kiểm tra các phơng án nhằm chọn ra phơng án tối u.
- Quyết định những đặc điểm sản phẩm đã lựa chọn. Các đặc điểm của sản phẩm thiết kế phải đáp ứng những yêu cầu sau:
+ Thích ứng với khả năng. + Đảm bảo tính cạnh tranh. + Tối thiểu hoá chi phí.
- Những chỉ tiêu chủ yếu cần kiểm tra là : + Trình độ chất lợng sản phẩm.
+ Chỉ tiêu tổng hợp về tài liệu thiết kế, công nghệ và chất lợng chế thử.
+ Hệ số khuyết tật của sản phẩm chế thử, chất lợng các biện pháp điều chỉnh. + Hệ số chất lợng của thiết bị, công nghệ cho sản xuất hàng loạt.
1.4.4.2. Quản trị chất lợng trong khâu cung ứng.
Mục tiêu của quản trị chất lợng trong khâu cung ứng nhằm đáp ứng đúng chủng loại, số lợng, thời gian, địa điểm và các đặc tính kinh tế - kỹ thuật cần thiết của nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục với chi phí thấp nhất.
Quản trị chất lợng trong khâu cung ứng gồm các nội dung sau:
- Lựa chọn ngời cung ứng có đủ khả năng đáp ứng những đòi hỏi về chất lợng vật t nguyên liệu.
- Tạo lập hệ thống thông tin phản hồi chặt chẽ, thờng xuyên, cập nhật. - Thoả thuận về việc đảm bảo chất lợng vật t cung ứng.
- Thoả thuận về phơng pháp kiểm tra, xác minh. - Xác định các phơng án giao nhận.
- Xác định rõ ràng, đầy đủ và thống nhất các điều khoản trong giải quyết những trục trặc, khiếm khuyết.
1.4.4.3. Quản trị chất lợng trong khâu sản xuất.
Mục đích của quản trị chất lợng trong sản xuất là khai thác, huy động có hiệu quả các quá trình, công nghệ, thiết bị và con ngời đã lựa chọn để sản xuất sản phẩm có chất lợng phù hợp với tiêu chuẩn thiết kế. Để thực hiện mục tiêu trên có hiệu quả,