ISO 9000: 2000.
Nhu cầu của khách hàng luôn thay đổi theo không gian và thời gian nên đòi hỏi chất lợng sản phẩm dịch vụ ngày một hoàn thiện hơn. Do đó, doanh nghiệp luôn luôn phải nắm bắt nhu cầu của khách hàng và thoả mãn nhu cầu đó một cách tốt nhất với chi phí kinh tế hợp lý nhất. Việc đo mức độ thoả mãn của khách hàng về chất lợng sản phẩm là rất khó khăn và khó thực hiện một cách trực tiếp. Tuy nhiên, có thể đánh giá gián tiếp sự thoả mãn, hài lòng của khách hàng thông qua: số lợng khách hàng mua lặp lại , niềm tự hào về danh tiếng khi mua, sử dụng một nhãn hiệu sản phẩm... Khách hàng đánh giá về chất lợng của sản phẩm thông qua việc đánh giá hệ thống QLCL mà doanh nghiệp áp dụng cũng nh cam kết mà tổ chức đa ra. Nh vậy, việc áp dụng hệ thống QLCL tiên tiến, không ngừng cải tiến và hoàn thiện hệ thống chất lợng để thoả mãn ngày một tốt hơn nhu cầu khách hàng là một tất yếu khách quan cho mọi doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trờng.
Mặt khác sự cải tiến không ngừng hệ thống QLCL là đòi hỏi của bản thân từng doanh nghiệp, luôn luôn cải tiến không ngừng hệ thống chất lợng đem lại những lợi ích:
+ Tiết kiệm đợc chi phí và nguồn lực, hạ giá thành sản phẩm do giảm tỷ lệ sai hỏng, sản phẩm không phù hợp.
+ Nâng cao một bớc trình độ quản lý, ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp làm cho mọi ngời trong doanh nghiệp gắn kết với nhau, ngày càng gắn bó với công việc đợc giao, gắn bó với doanh nghiệp thông qua việc thoả mãn trong lao động.
Việc ban hành bộ tiêu chuẩn mới ISO 9000: 2000 là một yêu cầu khách quan do sự đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng, do trình độ phát triển của quản trị chất l- ợng. Nắm bắt đợc điều đó, Ban giám đốc công ty cổ phần may Lê Trực có thể coi đây là một cách thức và cũng là cơ hội nâng cao trình độ quản lý chất lợng phiên bản ISO 9000: 2000 thay cho phiên bản ISO 9000: 1994 để kịp nâng cao từng bớc chất lợng sản phẩm, tăng năng lực cạnh tranh của hàng Việt Nam trên thị trờng trong nớc và quốc tế.
Các giải pháp thực hiện:
* Xây dựng và thực hiện tiến trình chuyển đổi.
Để thực hiện chuyển đổi thành công hệ thống đảm bảo chất lợng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 1994 sang hệ thống đảm bảo chất lợng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 thì trớc tiên công ty phải đa ra một lịch trình và các bớc thực hiện cụ thể. Các bớc công ty cần tiến hành đợc thể hiện theo biểu đồ 3.4.
Toàn bộ tiến trình chuyển đổi bắt đầu từ cam kết của lãnh đạo đến đánh giá cấp chứng chỉ hệ thống đảm bảo chất lợng theo ISO 9001: 2000 sẽ đợc thực hiện trong vòng một năm với các bớc thực hiện cụ thể:
- Cam kết của lãnh đạo: Có thể nói lãnh đạo trong QLCL là một yêu cầu quan
trọng, yêu cầu thứ 5 trong 8 yêu cầu của hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001: 2000 là bớc triển khai đầu tiên. Nếu lãnh đạo của công ty không nhận thức, không thấu hiểu đúng đắn về chất lợng thì sẽ không thể có quyết định, hớng đi đúng đắn cũng nh ngời lao động sẽ không ý thức đợc sự cần thiết phải tạo ra chất lợng.
Cam kết của lãnh đạo
Tiến hành đào tạo cập nhật ISO 9000 : 2000
Từng bước sửa đổi hệ thống văn bản Vận hành thử hệ thống văn bản mới Vận hành QMS mới Đánh giá phân tích dữ liệu bằng công thức thống kê Đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001 : 2000
Mặt khác, lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm và có cam kết đối với các chính sách, mục tiêu về chất lợng thì bản thân việc đó sẽ tạo ra một sự đề cập rộng lớn, vợt ra ngoài những thủ tục đã đợc chấp nhận, những chức năng đảm bảo chất lợng, đồng thời nó sẽ tạo ra sự tự chịu trách nhiệm tác động lẫn nhau trong mọi hoạt động của doanh nghiệp từ nghiên cứu thị trờng đến cung cấp sản phẩm dịch vụ.
Để làm tốt chức năng và thể hiện đợc vai trò của mình đối với công tác QLCL lãnh đạo của công ty cần:
+ Cam kết và lôi cuốn mọi ngời cùng tham gia vào công tác QLCL.
+ Tạo điều kiện về nguồn nhân lực cho việc phát triển có hiệu quả và hiệu lực hệ thống chất lợng.
+ Thiết lập tầm nhìn chính sách và mục tiêu chất lợng gắn với mục tiêu của công ty. + Dẫn dắt công ty đi theo phơng hớng đã định, tạo sự trung thực giữa mọi ngời với nhau.
+ Tạo môi trờng khuyến khích sự lôi cuốn và phát triển con ngời.
- Tiến hành đào tạo cập nhập ISO 9000: 2000 : Một khi đã có sự cam kết về chính
sách cải tiến hệ thống chất lợng thì đào tạo huấn luyện là một yếu tố hết sức quan trọng để thực hiện cải tiến hệ thống chất lợng. Chơng trình về đào tạo cập nhập đ- ợc đề cập cụ thể ở giải pháp thứ 2.
- Từng bớc sửa đổi hệ thống văn bản : Sau khi tiến hành đào tạo cập nhật những
kiến thức về quản lý chất lợng và hệ thống chất lợng theo tinh thần của bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 công ty cần tiến hành sửa đổi văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn mới.
Việc thay đổi đầu tiên chính là sổ tay chất lợng bởi vì sổ tay chất lợng bao
quát toàn bộ hệ thống quản lý mà công ty xây dựng và áp dụng. Hơn nữa nó còn bao gồm cả những cam kết của lãnh đạo, chính sách và mục tiêu chất lợng. Công việc tiếp theo là sửa đổi các qui trình : công ty có thể rút xuống 10 qui trình so với 17 qui trình hiện nay. Những bản biểu và hớng dẫn công việc cũng cần sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn mới.
Toàn bộ quá trình sửa đổi hệ thống văn bản cần đợc tiến hành trong vòng từ 4 đến 6 tháng.
- Vận hành thử hệ thống văn bản mới : Việc sửa đổi hệ thống văn bản đi liền với
việc vận hành thử hệ thống văn bản này. Mục đích của việc sửa đổi đi liền với việc vận hành thử là để tìm ra những điều bất hợp lý khi tiến hành xây dựng, sửa đổi để từ đó điều chỉnh cho phù hợp. Tránh lãng phí thời gian và quyền lực không cần thiết.
Hàng tuần công ty cần tổ chức các buổi đánh giá tính thực thi và hiệu lực của (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
văn bản mới, thông qua đó để đánh giá tiến bộ thực hiện việc đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn mới. Phát hiện và xử lý những điều bất cập để chỉnh lý bổ sung kịp thời.
- Vận hành QMS (Quality Maragerment Systems) mới : Sau khi thực hiện sửa từng
phần các qui trình thủ tục theo tiêu chuẩn mới thì tiến hành đánh giá hệ thống QLCL mới để xem xét sự thống nhất, nhất quán giữa các qui trình thủ tục.
Khi tiến hành công việc ở bớc này, công ty cần tiến hành đánh giá nội bộ.
Công ty có thể mời chuyên gia BVQI tham gia để việc đánh giá mang tính khách quan và có thể yêu cầu chuyên gia ghi nhận các kết quả đánh giá.
- Đánh giá chất lợng phân tích dữ liệu bằng công thức thống kê : Trong bộ tiêu
chuẩn ISO 9000: 2000 công cụ thống kê vẫn đợc coi trọng, nó là cơ sở hoạt động cải tiến liên tục hệ thống chất lợng thông qua việc phân tích các kết quả của việc triển khai thực hiện của doanh nghiệp so với mục tiêu, cam kết mà tổ chức đa ra.
Hiện tại công ty mới sử dụng 2 công cụ thống kê đơn giản là sơ đồ nhân quả
và biểu đồ pareto. Việc sử dụng 2 công cụ này mới chỉ ra đợc tỷ lệ sai hỏng, sản phẩm không phù hợp. Nó cha đa ra đợc chi phí mà công ty phải bỏ ra để khắc phục sai hỏng và sản phẩm không phù hợp.
- Đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001: 2000 : Khi công việc đợc tiến hành trôi chảy,
ra những điểm cha phù hợp, công ty có thể yêu cầu cơ quan t vấn tiến hành đánh giá sơ bộ để tìm ra những điểm lu ý, không phù hợp để sửa đổi khắc phục sau đó công ty mời tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý chất lợng BVQI tiến hành đánh giá chính thức để công nhận và cấp chứng chỉ ISO 9001: 2000 cho công ty.
* Giảm bớt chi phí cho quá trình chuyển đổi.
Việc chuyển đổi này sẽ không tốn nhiều chi phí nh việc xây dựng hệ thống chất l- ợng theo ISO 9002: 1994 ban đầu. Để quá trình chuyển đổi đạt hiệu quả cao với chi phí thấp là điều không phải dễ dàng đối với công ty.
- Vấn đề lựa chọn tổ chức t vấn : Việc lựa chọn tổ chức t vấn cho doanh nghiệp
trong việc thực hiện ISO 9000 có vai trò rất quan trọng. Doanh nghiệp nên chọn tổ chức có đầy đủ uy tín, năng lực và kinh nghiệm với chi phí hợp lý, giúp doanh nghiệp tránh lãng phí thời gian, tiền của và các nguồn lực khác không cần thiết.
Nhng đối với việc chuyển đổi này, công ty không nhất thiết phải nhờ t vấn
giúp. Bởi vì dù sao về cơ bản công ty cũng đã hiểu rõ về bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 1994 và việc triển khai xây dựng, áp dụng trong doanh nghiệp mình phải tiến hành nh thế nào cho phù hợp và đạt hiệu quả cao. Điều quan trọng là công ty phải nắm đợc những thay đổi cơ bản của bộ tiêu chuẩn mới so với bộ tiêu chuẩn cũ: những cải tiến, những yêu cầu đòi hỏi cao hơn mà doanh nghiệp phải đáp ứng. Nếu chuyển đổi mà thuê t vấn từ đầu cho đến cuối thực sự rất tốn kém, công ty
chỉ nên nhờ đến tổ chức t vấn nếu trong quá trình chuyển đổi công ty gặp phải những khó khăn, vớng mắc mà tự mình không thể giải quyết đợc.
- Vấn đề lựa chọn tổ chức chứng nhận : Đối với công ty cổ phần may Lê Trực thì
đây là giai đoạn thuận lợi nhất cho công ty tiến hành chuyển đổi, công ty cần có định hớng ngay để có thể xin chứng nhận ISO 9001: 2000 khi mà chứng chỉ cũ hết hiệu lực.
Để giảm chi phí, công ty có thể thoả thuận với BVQI – Tổ chức chứng nhận
9000: 1994 có thể thực hiện đánh giá sơ bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và tổ chức đào tạo về việc chuyển đổi ngay tại công ty. Công ty nên có hành động khắc phục ngay sau lần đánh giá sơ bộ để việc đánh giá chính thức theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đợc công nhận.
Hoạt động này giúp cho công ty tránh khỏi những sai lầm trong quá trình tiếp cận bộ tiêu chuẩn mới và có thể trực tiếp áp dụng ngay cho hệ thống quản lý chất lợng của công ty, từ đó giảm những chi phí tốn kém không cần thiết trong quá trình chuyển đổi.
* Xây dựng nhóm chất l ợng .
- Cơ sở hình thành nhóm chất lợng trong công ty :
+ Nhóm chất lợng đợc lập ra để thực hiện các hoạt động quản lý chất lợng trên tinh thần tự nguyện và tự quản. Họ thờng xuyên gặp gỡ để thảo luận, trao đổi một chủ đề có ảnh hởng đến công việc hoặc nơi làm việc của họ nhằm mục đích hoàn thiện chất lợng công việc cũng nh cải thiện môi trờng làm việc.
+ Nhóm chất lợng đa ra nhiều lợi thế cho công ty trong việc huy động sức mạnh tổng hợp, tài năng và trí tuệ của mọi ngời nhằm mục tiêu nâng cao chất l- ợng. Đó là tạo nên sự cộng hởng làm tăng năng suất, cải tiến chất lợng sản phẩm. Việc đa ra quyết định tập thể đúng đắng hơn tạo điều kiện cho việc khuyến khích thi đua giữa cá nhân, sự trao đổi giữa các cá nhân trong nhóm hoặc giữa các nhóm với nhau sẽ góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, lành mạnh trong toàn công ty...
+ Công ty cổ phần may Lê Trực có nhiều điều kiện để xây dựng nhóm chất lợng bởi vì khâu tổ chức, quản lý, văn hoá, phong cách, và mối quan hệ giữa các cá nhân trong công ty rất tốt.
Trong giai đoạn thực hiện chuyển đổi hiện nay việc xây dựng và duy trì nhóm chất lợng có tác dụng:
• Đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến những kiến thức về bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Hình thành thói quen làm việc tìm hiểu nguyên nhân, thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục hệ thống chất lợng.
• Tạo ra mối quan hệ giữa các cá nhân và giữa các nhóm trong cùng công ty với mục tiêu chung là thực hiện chuyển đổi thành công hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn mới.
- Số lợng, tổ chức và mục tiêu hoạt động:
+ Số lợng nhóm chất lợng cần xây dựng và duy trì từ 25-30 nhóm trong đó các phân xởng sản xuất có thể từ 10-15 nhóm còn lại là các đơn vị khác.
+ Tổ chức nhóm chất lợng:
Mỗi nhóm chất lợng có từ 3 đến 10 ngời trong đó cần chỉ ra một nhóm trởng. Lãnh đạo trong công ty chọn ra bộ phận th ký nhóm chất lợng, tại đây các ý t- ởng, ý kiến đề xuất của các nhóm, các thành viên trong nhóm đợc ghi nhận để chuyển tới lãnh đạo.
+ Mục tiêu hoạt động:
Thờng xuyên gặp gỡ, trao đổi về các chủ đề có liên quan đến việc giải quyết công việc mà từng cá nhân tự mình không thể giải quyết đợc.
Phát huy sức mạnh của tập thể trong việc cải thiện điều kiện làm việc, tăng năng suất lao động.
Tăng cờng điều tra, kiểm soát chất lợng sản phẩm, công việc thực hiện. Học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, kiến thức giữa các thành viên của nhóm.
Ngoài ra, công ty nên phối hợp với tổ chức công đoàn trong việc xây dựng các nhóm chất lợng. Đây cũng chính là thực hiện phơng pháp tổ chức cho đoàn viên, công nhân viên chức lao động (CNVCLĐ) hoạt động tạo thêm sự đoàn kết nhất trí cao trong nội bộ tổ chức công đoàn và trong công ty. Tổ chức công đoàn sẽ thay mặt Ban lãnh đạo
và Ban giám đốc công ty phổ biến sâu rộng cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong công ty hiểu đợc tầm quan trọng của chất lợng sản phẩm và nhiệm vụ của các nhà quản trị chất lợng. Bên cạnh đó, công đoàn còn tạo sức thu hút, lôi kéo CNVCLĐ tham gia vào các hoạt động tích cực cho công ty: đề ra và thực hiện các biện pháp xây dựng các nhóm chất lợng nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm, các phơng hớng phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, đa ra các sáng kiến cải tiến kỹ thuật hợp lý hoá sản xuất, các biện pháp tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh... đồng thời còn giải quyết những khúc mắc về tiền lơng, tiền thởng, phụ cấp l- ơng, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, định mức lao động, an toàn vệ sinh lao động bảo vệ quyền lợi chính đáng cho ngời lao động.