2.2.2.1. Khâu quản lý thu mua
Tất cả các nguyên vật liệu của Nhà máy đều được mua ngoài, nhằm phục vụ quá trình sản xuất và quản lý. Tổ trưởng tổ thu mua nguyên vật liệu của phòng Kế hoạch – Kinh doanh chịu trách nhiệm thu mua nguyên vật liệu. Phòng Kế hoạch – Kinh doanh căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phòng Kỹ thuật – Sản xuất để tiến hành lập kế hoạch – thu mua – cấp phát nguyên vật liệu. Do đó, phòng này đảm nhiệm nhiệm vụ tìm nguồn, tổ chức vận chuyển nguyên vật liệu về kho, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục.
2.2.2.2. Khâu bảo quản
Công tác bảo quản nguyên vật liệu tại Nhà máy do Phòng Kỹ thuật – Sản xuất chịu trách nhiệm. Các nguyên vật liệu tại Nhà máy được bảo quản kỹ lưỡng, đậu nành hạt luôn được cất trữ ở nhiệt độ trên 270C, độ ẩm không quá 80%. Tại kho lưu trữ đậu nành có các hệ thống đèn chiếu sáng nhằm gia tăng nhiệt độ và ổn định nhiệt độ trong mức cho phép.
Đối với dịch mè đen được bảo quản trong môi trường lạnh, nhằm góp phần kéo dài thời gian sử dụng của dịch này. Các loại acid, bazo, muối dùng cho sản xuất được
bảo quản ở nơi thoáng mát, cất trữ trong các thùng nhựa nhằm chống lại sự ăn mòn hóa học.
2.2.2.3. Bảo đảm nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh
a) Về mặt kịp thời
Do sự biến động của nguyên vật liệu theo mùa vụ nên việc lưu trữ nguyên vật liệu tại Nhà máy được xem trọng. Các nguyên vật liệu của Nhà máy được thu mua cách xa Nhà máy, trong khi đó Nhà máy lại chủ yếu thu mua qua các thương lái nên có phần bị động trong công tác thu mua nguyên vật liệu. Do đó, Nhà máy phải xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng cho kỳ kế hoạch một cách chính xác trong một giới hạn sai sót cho phép.
Bảng 2.5: Tình hình dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu quý 4/2010
Nguyên vật liệu Tồn đầu kỳ (Đồng) Nhập trong kỳ (Đồng) Xuất trong kỳ (Đồng) Tồn cuối kỳ (Đồng) 1. Nguyên vật liệu chính 18.298.900 209.305.000 184.601.800 43.002.100 Đậu nành hạt 11.687.900 135.820.000 121.634.800 25.873.100 Đường RS 4.051.000 61.015.000 53.592.000 11.474.000 Dịch mè đen 2.560.000 12.470.000 9.375.000 5.655.000 2. Nguyên vật liệu phụ 11.165.100 24.203.000 20.521.100 14.847.000
3. Nhiên liệu (dầu FO) 1.064.000 7.080.000 6.099.200 2.044.800
4. Nguyên vật liệu khác 98.623.700 424.501.500 390.408.852 132.716.348
Tổng cộng 129.151.700 665.089.500 601.630.952 192.610.248
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Nhìn vào bảng trên cho ta thấy đậu nành hạt chưa có sự chuẩn bị sẵn để đáp ứng nhanh khi cần sản xuất. Giá trị đậu nành hạt chiếm tỷ trọng gần 66% trong giá trị nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, tồn đầu kỳ của đậu nành hạt chỉ 11.687.900 đồng nhưng xuất trong kỳ là 121.634.800 đồng đậu nành hạt tương ứng với lượng dự trữ là 9,61%. Do đó trong kỳ Nhà máy phải nhập một lượng đậu nành là 135.820.000 đồng tương ứng với mức nhập là 111,66% lượng tiêu dùng cho sản xuất, cuối kỳ lượng giá trị đậu nành tồn kho còn lại là 43.002.100 đồng.
Cũng theo bảng trên cho ta thấy tình hình nhập đường RS tại Nhà máy từ Nhà máy Đường Quảng Phú. Giá trị đường RS chiếm tỷ trọng trên 29% trong giá trị nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, tồn đầu kỳ của đường RS chỉ 4.051.000 đồng nhưng xuất trong kỳ là 53.592.000 đồng đường RS tương ứng với lượng dự trữ là
7,56%. Do đó trong kỳ Nhà máy phải nhập một lượng đường RS là 61.015.000 đồng tương ứng với mức nhập là 113,85% lượng tiêu dùng cho sản xuất, cuối kỳ lượng giá trị đường RS tồn kho còn lại là 11.474.000 đồng. Một trong những nguyên nhân mà Nhà máy nhập một lượng đường lớn và mức dự trữ tồn kho nhỏ là do nguồn đường nhập gần cạnh Nhà máy, có tính ổn định.
Dịch mè đen tại Nhà máy chiếm tỷ trọng nhỏ(chiếm khoảng 5%) trong tổng giá trị nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Tồn đầu kỳ của dịch mè đen là 2.560.000 đồng nhưng xuất trong kỳ là 9.375.000 đồng dịch mè đen tương ứng với lượng dự trữ là 27,30%. Do đó trong kỳ Nhà máy phải nhập một lượng dịch mè đen là 12.470.000 đồng tương ứng với mức nhập là 133,01% lượng tiêu dùng cho sản xuất, cuối kỳ lượng giá trị dịch mè đen tồn kho còn lại là 5.655.000 đồng. Nguyên nhân chính mà Nhà máy dự trữ mức tồn kho lớn là do nguồn nguyên liệu phải nhập từ nước ngoài (Hàn Quốc), tính ổn định không cao và giảm thiểu khả năng rủi ro khi dịch mè đen chưa nhập về kịp thời.
Nguyên vật liệu phụ dùng cho sản xuất chiếm tỷ trọng 3,41%, tương đối nhỏ trong tổng giá trị nguyên vật liệu dùng cho sản xuất. Nguyên vật liệu phụ tại Nhà máy được thu mua chủ yếu trong tỉnh Quảng Ngãi, nguồn cung cấp dồi dào. Lượng dự trữ các nguyên vật liệu phụ đầu kỳ là 11.165.100 đồng, lượng nguyên vật liệu phụ xuất trong kỳ là 20.521.100 đồng tương ứng với mức dự trữ là 54,41%. Do đó trong kỳ Nhà máy phải nhập một lượng nguyên vật liệu phụ là 24.203.000 đồng tương ứng với mức nhập là 117,94% lượng tiêu dùng cho sản xuất, cuối kỳ lượng nguyên vật liệu tồn kho còn lại là 14.847.000 đồng. Qua đó cho ta thấy Nhà máy cho ta thấy Nhà máy chủ động hơn trong việc thu mua nguyên vật liệu phụ này, các nguyên vật liệu phụ của Nhà máy có nhiều loại nhưng chiếm giá trị nhỏ nên để hưởng được khuyến mãi thì mua với số lượng lớn dự trữ cho kỳ kinh doanh sau.
Nhiên liệu tiêu dùng cho sản xuất chiếm tỷ trọng 1,01%, rất đối nhỏ trong tổng giá trị nguyên vật liệu dùng cho sản xuất. Tồn đầu kỳ của nhiên liệu chỉ 1.064.000 đồng nhưng xuất trong kỳ là 6.099.200 đồng nhiên liệu tương ứng với lượng dự trữ là 17,44%. Do đó trong kỳ Nhà máy phải nhập một lượng đường RS là 7.080.000 đồng tương ứng với mức nhập là 116,08% lượng tiêu dùng cho sản xuất, cuối kỳ lượng giá trị nhiên liệu tồn kho còn lại là 2.044.800 đồng.
Nguyên vật liệu khác cấu thành nên sản phẩm của Nhà máy chiếm tỷ trọng lớn lên đến 65% tổng giá trị nguyên vật liệu dùng cho sản xuất. Tồn đầu kỳ của nguyên vật liệu khác là 98.623.700 đồng nhưng xuất trong kỳ là 390.408.852 đồng nguyên vật liệu khác tương ứng với lượng dự trữ là 25,26%. Do đó trong kỳ Nhà máy phải nhập một lượng dịch mè đen là 424.501.500 đồng tương ứng với mức nhập là 108,73% lượng tiêu dùng cho sản xuất, cuối kỳ lượng giá trị dịch mè đen tồn kho còn lại là 132.716.348 đồng.
b) Về tính đồng bộ
Để sản xuất sản xuất nên một đơn vị sản phẩm sữa đậu nành cần nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khác các nguyên vật liệu này không thể thay thế bằng các loại nguyên vật liệu khác được, một sự thay đổi về thành phần, tỷ lệ nguyên vật liệu sẽ làm cho thực thể sản phẩm khác rất nhiều đặc biệt là đối với ngành hàng nước giải khát cụ thể là sữa đậu nành. Chính vì thế, mà việc thu mua và cung ứng nguyên vật liệu phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất kinh doanh của Nhà máy.
Bảng 2.6: Tình hình chất lượng nguyên vật liệu tại kho của Nhà máy quý 4/2010
ĐVT: Đồng
Thực tế trong kho Đảm bảo chất lượng +/- %
1. Nguyên vật liệu chính 227.603.900 225.544.312 -2.059.588 99,10
Đậu nành hạt 147.507.900 145.634.550 -1.873.350 98,73
Đường RS 65.066.000 64.929.361 -136.639 99,79
Dịch mè đen 15.030.000 14.980.401 -49.599 99,67
2. Nguyên vật liệu phụ 35.368.100 34.505.118 -862.982 97,56
3. Nhiên liệu (dầu FO) 8.144.000 8.143.186 -814 99,99
4. Nguyên vật liệu khác 523.125.200 506.019.006 -17.106.194 96,73
Tổng cộng 794.241.200 774.211.622 -20.029.578 97,48
Nguyên vật liệu
Tỷ lệ Lượng nguyên vật liệu
(Nguồn: Phòng Kỹ thuật – Sản xuất)
Nhìn vào bảng số liệu trên cho ta thấy chất lượng nguyên vật liệu dùng sản xuất sản phẩm sữa đậu nành tại Nhà máy không có sự đồng bộ. Giá trị nguyên vật liệu chính thực tế trong kho là 227.603.900 đồng nhưng số lượng nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cho sản xuất thì chỉ có 225.544.312 đồng, giảm 2.059.588 đồng tương ứng
với chỉ tiêu chất lượng là 99,10% so với lượng thực tế trong kho. Trong đó, giá trị đậu nành hạt tồn kho dùng cho sản xuất là 227.603.900 đồng nhưng chất lượng đảm bảo cho sản xuất chỉ có 225.544.312 đồng giảm 1.873.350 đồng tương ứng với chỉ tiêu chất lượng là 98,73%.
Giá trị đường RS tồn kho dùng cho sản xuất là 65.066.000 đồng nhưng chất lượng đảm bảo cho sản xuất là 64.929.361 đồng giảm 136.639 đồng tương ứng với chỉ tiêu chất lượng là 99,79%. Riêng đối với dịch mè đen thì giá trị tồn kho dùng cho sản xuất là 15.030.000 đồng nhưng chất lượng đảm bảo cho sản xuất chỉ có 14.980.401 đồng giảm 49.599 đồng tương ứng với chỉ tiêu chất lượng là 99,67%. Qua 3 loại nguyên vật liệu chính trên cho ta thấy đậu nành hạt có giá trị chất lượng thấp nhất. Một trong những nguyên nhân chính là do tình hình dự trữ bảo quản đậu nành hạt rất khó, đậu nành dễ bị nẩy mầm, giảm phẩm chất nhất là trong mùa mưa khi mà độ ẩm trong không khí cao. Do đó, Nhà máy cần chú trọng vấn đề bảo quản đặc biệt khi cơ sở sản xuất của Nhà máy đặt tại Quảng Ngãi, một trong những vùng đất thuộc Duyên Hải miền Trung chịu nhiều sự tác động bất lợi của thiên nhiên.
Cũng dựa vào bảng trên ta thấy, nguyên vật liệu phụ tại Nhà máy giá trị không lớn lắm nhưng được thu mua từ các đơn vị trong tỉnh Quảng Ngãi nên chất lượng không được đồng bộ. Giá trị nguyên vật liệu phụ tồn kho dùng cho sản xuất sản phẩm là 35.368.100 đồng nhưng lượng giá trị nguyên vật liệu phụ đảm bảo chất lượng cho sản xuất sản phẩm chỉ là 34.505.118 đồng giảm 862.982 đồng tương ứng với chỉ tiêu chất lượng là 97,56%.
Đối với dầu FO, giá trị tồn kho dùng cho sản xuất sản phẩm là 8.144.000 đồng nhưng lượng giá trị dầu FO đảm bảo chất lượng cho sản xuất sản phẩm chỉ là 8.143.186 đồng giảm 814 đồng tương ứng với chỉ tiêu chất lượng là 99,99%.
Riêng đối với nguyên vật liệu khác dùng cho sản xuất sản phẩm tại Nhà máy chiếm tỷ trọng lớn, nhưng với nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, với nhiều đặc tính lý hóa khác nên việc vận chuyển và bảo quản cũng gây khó khăn không nhỏ cho Nhà máy. Giá trị tồn đầu kỳ của nguyên vật liệu khác là 523.125.200 đồng nhưng lượng giá trị đảm bảo chất lượng cho sản xuất sản phẩm chỉ đạt 506.019.006 đồng giảm 17.106.194 đồng tương ứng với mức giảm là 96,73%.
Qua bốn loại nguyên vật liệu trên, để sản xuất nên sản phẩm Nhà máy đã phải tốn 20.029.578 đồng do sự không đồng bộ dẫn đến sai lệch trong chất lượng đầu vào
để tạo nên khối lượng sữa thành phẩm ở cuối kỳ của năm 2010. Nhà máy cần làm rõ các nguyên nhân, từ đó tìm cách khắc phục những tồn tại này để giảm được định mức tiêu hao nguyên vật liêu tiến tới hạ được giá thành của sản phẩm sữa nhưng vẫn giữ được chất lượng sữa đậu nành.
c) Tính an toàn cho sản xuất
Để đánh giá mức độ đảm bảo an toàn của nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, chúng ta cần phảixác định hệ số đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất:
Lượng NVL dự trữ ĐK + Lượng NVL nhập TK
Hệ số đảm bảo
NVL cho SX = Lượng NVL dùng trong kỳ
Nhìn chung các nguyên vật liệu của Nhà máy chủ yếu thu mua từ các doanh nghiệp có uy tín, riêng đậu nành hạt phải mua có tính chất thu gom theo mùa vụ nên có sự biến động rõ rệt:
Bảng 2.7: Tình hình nhập xuất nguyên vật liệu của Nhà máy
ĐVT: Kg
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
Nguyên vật liệu
2009 2010 2009 2010 2009 2010 2009 2010
Đậu nành hạt 145 110 46.205 58.860 40.152 55.156 110 184
Dịch mè đen 51 45 4.150 5.500 3.094 4.251 45 75
(Nguồn: Phòng Kế hoạch – Kinh doanh)
Qua bảng trên cho ta thấy tình hình sử dụng nguyên vật liệu đậu nành có sự chênh lệch đáng kể, do đó hệ số đảm bảo cũng thay đổi:
- Đối với năm 2009:
145 + 46.205
Hệ số đảm bảo
NVL năm 2009 = 40.152 = 1,15
- Đối với năm 2010:
110 + 58.860
Hệ số đảm bảo
NVL năm 2010 = 55.156 = 1,07
Từ kết quả trên cho ta thấy hệ số đảm bảo nguyên vật liệu đậu nành năm 2010 có chiều hướng giảm, giảm 0,08 đơn vị so với năm 2009. Do đó, Nhà máy cần chú ý đến công tác thu mua, bảo quản nguyên vật liệu. Nếu tình trạng này kéo dài rất có thể ảnh hưởng không tốt tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy, đặc biệt là trong
những năm gần đây sản lượng tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy có xu hướng tăng lên vượt trội.
Dịch mè đen chịu sự tác động của các yếu tố nước ngoài khi mà tỷ giá ngày càng tăng cao, các chi phí như vận chuyển, giá xăng dầu tăng 13,5%,... trong năm 2010 cũng tác động mạnh giá cả của dịch mè đen. Để thấy sự tác động đó ta tiến hành phân tích hệ số đảm bảo nguyên vật liệu dịch mè đen:
- Đối với năm 2009:
51 + 4.150
Hệ số đảm bảo
NVL năm 2009 = 3.094 = 1,36
- Đối với năm 2010:
45 + 5.500
Hệ số đảm bảo
NVL năm 2010 = 4.251 = 1.30
Từ kết quả thu được cho ta thấy, hệ số đảm bảo nguyên vật liệu mè đen cũng có sự suy giảm. Năm 2009, hệ số đảm bảo là 1,36, nhưng sang năm 2010 giảm chỉ còn 1,30 tức giảm đi 0,03 đơn vị. Nhà máy cũng cần chú ý đến điều này để quá trình sản xuất không bị gián đoạn.
2.2.2.4. Công tác xây dựng và thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại Nhà máy có ý nghĩa hết sức quan trọng. Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu một cách khoa học hợp lý sẽ giúp cho lượng lưu kho không làm ứ đọng vốn, mặt khác sẽ thích ứng với những biến động bất thường trong công tác thu mua nguyên vật liệu. Nhà máy đã xây dựng một hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và định mức hao phí nhân công trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm sữa đậu nành.
Công tác xây dựng và thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu do phòng ban Kỹ thuật – Sản xuất theo dõi và thực hiện. Đầu năm 2010 định mức tiêu hao nguyên vật liệu đậu nành hạt giảm 5,07%, đường RS giảm 17,52%, hộp giấy giảm 4,55%. Nguyên nhân là do Nhà máy đã chọn lựa đúng nguồn nguyên liệu có chất lượng, dây chuyền công nghệ và quy trình có nhiều cải tiến, việc bố trí sản xuất đã hợp lý hơn. Nhà máy xác định lượng vật tư cần dùng theo kế hoạch qua công thức:
Vij = (Qj + Hj) × aịj
Trong đó:
Hj : Số lượng sản phẩm hỏng cho phép, với Hj = (T × Qj)/100.
T : Tỷ lệ sản phẩm hỏng theo định mức.
aịj : Định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phẩm j.
Với việc xác định lượng vật tư cần dùng, Nhà máy tính được lượng vật tư cần phải mua ở kỳ kế hoạch phục vụ cho việc sản xuất và kinh doanh như sau:
V Cần mua = Vij n j i 1 ,
+ Tồn kho đầu kỳ – Tồn kho cuối kỳ
Bảng 2.8: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu quý 4/2010 cho Fami hộp
BẢNG ĐỊNH MỨC NVL QUÝ IV NĂM 2004
Từ ngày 01/10/2010 Đến ngày 31/12/2010
Số lượng NVL chính và NVL phụ dùng để sản xuất ra 10.000.000 lít sữa đậu nành Fami hộp: ĐVT: 1.000 đồng Kế hoạch Thực tế +/- % 1 Đậu nành hạt 63.089 885.896 883.246 -2.649,74 -0,30