Việc thực hiện công tác thanh quyết tán nguyên vật liệu được tiến hành bởi sự phối hợp giữa phân xưởng sản xuất sữa – cán bộ quản lý kho – kế toán vật tư và tài sản cố định. Quản lý kho vật tư đối chiếu các số liệu của phòng ban Kỹ thuật – Sản xuất và Kế toán vật tư – Tài sản cố định.. Đây cũng là cơ sở để hạch toán chi phí nguyên vật liệu tính giá thành của sản phẩm sau này.
Bộ phận quản lý phân xưởng của Nhà máy thường xuyên theo dõi tình hình cung ứng vật tư vào sản xuất. Qua đó, bộ phận này có thể rút ngắn khoảng thời gian đối chiếu số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu giữa bộ phận phân xưởng và quản lý vật tư. Để giúp cho việc quản lý thêm phần chặc chẽ, bộ phận này tiến hành đối chiếu các sổ sách chứng từ và lượng nguyên vật liệu mỗi tháng ít nhất một lần. Sau đó, các số liệu này được tập hợp lại để cuối kỳ báo cáo lên cấp trên, nhằm tạo sự thống nhất và chuẩn hóa giữa các bảng kiểm kê nguyên vật liệu.
Đối với công nhân trực tiếp sử dụng nguyên vật liệu, tiến hành phân công trách nhiệm và nhiệm vụ. Các bộ phận quản lý hướng dẫn họ thực hiện công tác cung ứng nguyên vật liệu để đảm bảo theo đúng tình tự cũng như cách hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy.
Cơ sở để tiến hành quyết toán vật tư các sản phẩm tại Nhà máy được dựa trên: - Định mức tiêu hao: nguyên, nhiên liệu do một đơn vị sản phẩm mà xí nghiệp đã ban hành trong kỳ trước.
- Căn cứ vào tình hình sản xuất thực tế của xí nghiệp, bao gồm tình trạng máy móc thiết bị, vật tư đưa vào sản xuất.
Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu chi tiết tại Nhà máy theo phương pháp ghi thẻ song song:
Hình 2.10: Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Tại kho nguyên vật liệu của Nhà máy, Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng.
Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập – xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó.
Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với Kế toán vật tư – Tài sản cố định.
Tại phòng kế toán, Kế toán tiến hành mở sổ chi tiết nguyên vật liệu ghi chép sự biến động của tình hình nhập – xuất – tồn theo từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày sau khi nhận được các chứng từ nhập – xuất kho nguyên vật liệu do thủ kho nộp, kế toán tiến hành kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại nguyên vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu với
THẺ KHO
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
PHIẾU XUẤT KHO
PHIẾU NHẬP KHO
BẢNG KÊ NHẬP - XUẤT - TỒN
SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng Ghi chú:
thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng kiểm kê nguyên vật liệu.