PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
1.2. Tổng quan vềkếtoán và phần mềm kếtoán
1.2.1. Khái niệm kếtốn
Hiện nay có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau vềkếtốn, vì vậy mà có rất nhiều khái niệm khác nhau vềkếtốn. Sau đây là một sốkhái niệm vềkếtoán:
Kếtoán là một hệthống của những phương pháp, hướng dẫn chúng ta thu thập, kiểm tra, xửlý các thông tin và truyền đạt các thơng tin đó dưới hình thức giá trị, hiện vật, thời gian lao động để đưa ra các quyết định hợp lý. Là quá trình xácđịnh, ghi chép, tổng hợp và báo cáo các thông tin kinh tếcho những người ra quyết định.
Theo Phịng cơng nghiệp và thương mại Việt Nam đã nêu rõ “Kếtoán là nghệ thuật thu nhận, xửlý và cung cấp thơng tin vềtồn bộtài sản, và sựvận động của tài sản (hay là tồn bộthơng tin vềtài sản và các hoạt động kinh tếtài chính) trong doanh nghiệp, nhằm cung cấp những thơng tin hữu ích cho việc ra các quyết định vềkinh tế– xã hội, và đánh giá hiệu quảcủa các hoạt động trong doanh nghiệp.”
Theo bộLuật số: 88/2015/QH13: “Kếtoán là việc thu thập, xửlý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”.
Liên đồn kếtốn quốc tế(IFAC) thì cho rằng: “Kếtốn là nghệthuật ghi chép, phân loại tổng hợp theo một cách riêng có bằng những khoản tiền các nghiệp vụ, và các sựkiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính, và trình bày kết quảcủa nó”.
Nhìn chung kếtốn có thể được hiểu là một q trình thống nhất trong việc ghi chép, kiểm tra, xửlý các con số, hiện tượng kinh tếtốn của một chủthểkinh tếnhất định nào đó nhằm lưu trữ, cung cấp thơng tin vềtình hình hoạt động tài chính của chủ thểkinh tế đó.
1.2.2. Khái niệm phần mềm kếtoán
Theo trang web http://vi.wikipedia.org/ : Phần mềm kếtoán là một hệthống được tổchức dưới dạng chương trình máy tính. Khi thực hiện phần mềm mang lại các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo quy định hiện hành của kếtoán doanh nghiệp.
Phần mềm kếtoán là mộtứng dụng hệthống thông tin quan trọng đểdoanh nghiệp hiểu rõ tình hình cảtrong và ngồi của doanh nghiệp đó, đo lường mức độhiệu quảcủa hoạt động kinh doanh sản xuất và điều hành liên doanh thành cơng với các tập đồn lớn.
1.2.2.1. Các chức năng của phần mềm kếtoán
Phân hệ nhập xuất
+ Theo dõi q trình nhập xuất của hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu được sử dụng trong nội bộdoanh nghiệp: chuyển kho, sửdụng nội bộ, dùng cho sản xuất, phiếu nhập xuất khác không tạo ra doanh thu.
+ Quản lý, theo dõi phiếu nhập kho hàng bán bịtrảlại và phiếu xuất trảhàng nhà cung cấp.
+ Lập chứng từhóa đơn cho loại hình dịch vụ: dịch vụmua vào hay cungứng dịch vụcho khách hàng như: dịch vụtư vấn thiết kế, xây lắp cơng trình, dịch vụvận chuyển...
+ Cập nhật thời hạn công nợcho từng khách hàng.
+ Tìm kiếm chứng từtheo nhiều tiêu chí: ngày khởi tạo chứng từ, ngày hóa đơn, đối tượng pháp nhân, tài khoản nợ, tài khoản có, sốhóa đơn. Tạo lập bảng kê theo nhu cầu quản lý.
+ Báo cáo hàng hóa:
- Theo dõi thẻkho chi tiết của từng vật tư– hàng hóa trong kỳbáo cáo. - Theo dõi sổchi tiết vật liệu, cơng cụ, hàng hóa tại thời điểm.
- Quản lý tình hình nhập xuất tồn của từng loại hàng hóa.
- Báo cáo tổng hợp vật tư-hàng hóa theo từng kho, nhóm hàng… + Báo cáo doanh thu:
- Báo cáo tổng hợp doanh thu theo nhiều tiêu thức khác nhau trong kỳ: Tổng hợp doanh thu theo mặt hàng, doanh thu theo mặt hàng khách hàng, doanh thu lãi/lỗ theo mặt hàng/vụviệc, doanh thu lũy kếtheo mặt hàng, tổng hợp doanh thu theo khách hàng, doanh thu lũy kếtheo khách hàng.
Phân hệ thu chi
Phân hệnày cho phép quản lý toàn bộsốliệu liên quan đến thu chi tiền mặt, tiền gửi. Theo dõi dòng ngân quỹ(tiền mặt, tiền gửi) tức thời giúp lãnhđạo xác định chính xác tồn quỹcuối ngày.
- Lập các phiếu thu, chi tiền mặt; tiền gửi; chứng từhoànứng. - Theo dõi thu chi, sốdư tức thời của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Bảng kê các chứng từthu chi trong ngày.
- Quản lý các hoạt động thu, chi theo từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp đến từng hóa đơn hay hợp đồng.
- Sổchi tiết, sổquỹtiền mặt, tiền gửi.
Phân hệ công nợ
Tập hợp tất cảcác phát sinh công nợmua hàng, bán hàng, công nợnội bộtừcác phân hệnhập xuất, thu chi, tổng hợp đểlên báo cáo chi tiết công nợ, bảng tổng hợp công nợtươngứng.
- Theo dõi các khoản công nợphát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp: công nợphải thu, công nợphải trả, thanh tốn hồnứng của nhân viên, các khoản công nợ khác cho từng đối tượng pháp nhân, từng chứng từphát sinh công nợ.
- Báo cáo chi tiết/tổng hợp cơng nợtheo từng hóa đơn hay hợp đồng. - Lập biên bản đối chiếu công nợphải thu, phải trả.
- Kiểm soát cơng nợq hạn thanh tốn hay vượt hạn mức tín dụng cho phép đối với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.
Tựtạo và in hóa đơn
- Khởi tạo sốhóa đơn, mẫu hóa đơn, thơng tin doanh nghiệp in gắn kèm trên hóa đơn. - Quản lý hóa đơn: đã lập, chưa lập, đã in, in bản sao, hủy...
- Phân quyền người có trách nhiệm in hóa đơn, quản lý chặt chẽcác thơng tin người khởi tạo ban đầu, lần sửa cuối cùng ngày giờ điều chỉnh, có mã vạch chống giả, kiểm tra hóa đơn giả.
- Tự động truy xuất thơng tin hóa đơn vào phiếu xuất kho và ngược lại khi lập hóa đơn. - Cho phép in theo nhiều mẫu hóa đơn, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ...
mang đặc thù riêng của từng doanh nghiệp.
- Cho phép gộp nhiều phiếu xuất khác nhau in trên một hóa đơn, in theo từng mặt hàng, nhóm, tổng các mặt hàng và in kèm bảng kê, in theo đơn vịtính chuẩn hoặc đơn vịtính quy đổi...
- Cho phép chọn nhiều chế độnhư: xem trước khi in, in thử, in chính thức...
Kếtốn vốn bằng tiền
Phân hệnày cho phép quản lý toàn bộsốliệu liên quan đến thu chi tiền mặt, tiền gửi. Theo dõi dòng ngân quỹ(tiền mặt, tiền gửi) tức thời giúp lãnh đạo xác định chính xác tồn quỹcuối ngày hoặc cơng nợcủa khách hàng, nhà cungứng mà không cần phải qua các thao tác tính tốn, kết chuyển dữliệu.
Phân hệtài sản cố định
- Cho phép theo dõi hồsơtài sản cố định (TSCĐ), công cụdụng cụ(CCDC), tình hình khấu hao, phân bổtrong kỳ. Chương trình sẽtự động thực hiện khấu hao, phân bổtheo công thức đã được khai báo.
- Lập hồsơ theo dõi TSCĐ, CCDC tại phịng ban, cơng trình …
- Khai báo phương pháp tính khấu hao TSCĐ, bút tốn phân bổCCDC cho từng loại.
- Theo dõi nguyên giá, mức khấu hao, khấu hao lũy kếvà giá trịcịn lại của từng tài sản, CCDC, chi phí trảtrước.
- Tự động trích khấu hao/ phân bổ định kỳvào từng bộphận. - Lập và in thẻTSCĐ, CCDC.
- Báo cáo chi tiết/tổng hợp tình hình tăng, giảm, khấu hao TSCĐ, CCDC, chi phí trảtrước.
- Cho phép cập nhật các chứng từtổng hợp cuối kỳnhư bút toán kết chuyển, bút toán điều chỉnh phân bổsốliệu. Đồng thời, in báo cáo cuối kỳ.
- Tạo lập chứng từkếtốn khác ngồi chứng từthu chi, nhập xuất. - Cập nhật chứng từphát sinh tài khoản ngoài bảng.
- Tập hợp các bút toán từcác phân hệkhác. Tạo bút tốn kết chuyển tự động cuối kỳ. - Khóa, mởdữliệu theo thời gian. Lập sổchi tiết tài khoản, sổchi phí sản xuất kinh
doanh.
- Tập hợp chứng từphát sinh theo vụviệc, hợp đồng, khoản mục… - Lập báo cáo tổng hợp chi phí phát sinh từng cơng trình.
- In bảng kê khai thuếgiá trịgia tăng đầu vào, đầu ra theo quy định. - Lập và in báo cáo tài chính theo quy định của Bộtài chính.
Phân hệhệthống
- Tạo dữliệu làm việc, khai báo các tham sốchung, tùy chọn sửdụng theo nhu cầu. - Khai báo bộdanh mục sửdụng thống nhất cho tồn chương trình.
- Khai báo người sửdụng, phân quyền chi tiết đến từng chức năng tùy thuộc vào công việc được giao: xem, thêm, sửa và xóa dữliệu…
- Hội nhập dữliệu vào phần mềm từfile excel, Access. - Làm tròn sốtiền lẻ.
- Cập nhật sốdư ban đầu.
- Tạo dữliệu và năm làm việc mới.
1.2.2.2. Sựcần thiết của phần mềm kếtoán đối với các doanh nghiệp
Hiện nay, nền kinh tế ứng dụng khoa học công nghệ, kỹthuật thông tin mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp kinh doanh trong mọi lĩnh vực. Vì vậy mà việc sửdụng các phần mềm kếtốn được xây dựng trên nền tảngứng dụng cơng nghệlà rất cần thiết cho các doanh nghiệp với những lợi ích mà nó mang lại. Sau đây là những lợi ích mà phần mềm kếtoán mang lại:
Dễdàng sửdụng:Hầu hết các phần mềm kếtoán hiện nay đều được thiết kếvới
những giao diện đơn giản, dễsửdụng, có hệthống các phím tắt giúp thực hiện các thao tác nhanh, chính xác và hiệu quả. Hệthống chức năng được bốtrí rõ ràng, đơn
giản, thống nhất, giúp người sửdụng dễdàng thực hiện. Phần lớn người dùng chỉbỏ thời gian cho các công đoạn lúc đầu đểcài đặt chương trình và nhập dữliệu kếtốn. Tuy nhiên, cơng việc này khơng mấy khó khăn vì ngày nay các cơng ty chuyên cung cấp phần mềm kếtốn đều hỗtrợcho khách hàng của mình thực hiện các cơng đoạn trên. Sau khi cài đặt xong chương trình, các doanh nghiệp chỉcần điều chỉnh đểphù hợp với lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mình. Các phần mềm kếtốn hiện nay đều có chức năng lưu trữvà bảo trì dữliệu, theo dõi cơng nợ, thanh toán cho nhà cung cấp và quản lý bảng lương nhân viên một cách nhanh chóng nhất giúp cho nhân viên kế toán sửdụng một cách đơn giản và thuận tiện hơn.
Giúp rút ngắn thời gian làm việc:Nếu như trước đây, kếtoán thiếu thốn rất nhiều
thời gian đểhồn thành cơng việc, và phải làm thủcơng, địi hỏi cơng ty phải có nhiều nhân sựvà những nhân sựnày phải có trình độchun mơn, am hiểu cao vềcác kiến thức, nghiệp vụkếtốn. Thì hiện nay với việc sửdụng phần mềm kếtoán sẽgiúp cho nhân viên kếtoán rút ngắn được thời gian làm việc rất nhiều. Công việc của họcần làm là chỉcần nhập sốliệu đầu vào và chờmáy tính xửlý đểin ra kết quả. Ngồi ra phần mềm kếtoán ra đời được thiết kếphù hợp với quy định của pháp luật, thuế… hiện hành và luôn cập nhật các quyết định, thơng tư mới nhất của Bộ tài chính. Tổng Cục Thuế… sẽgiúp cho các doanh nghiệp luôn kinh doanh tuân thủ đúng với luật pháp.
Mang đến tính chính xác:Phần mềm kếtốn hiện nay được cài tự động hóa
hồn tồn các cơngđoạn lưu trữ, tính tốn, tìm kiếm và kết xuất báo cáo giúp đơn giản hóa các cơng đoạn trong nghiệp vụkếtốn, đồng thời giúp tăng tính chính xác cho các phép tính của các cơng ty, doanh nghiệp, bởi khảnăng nhanh nhạy của thiết bịmáy tính ln tốt hơn bộóc con người rất nhiều. Ngồi ra, nó cịn giúp nhân viên kếtốn giải quyết tất cảcác phép tính phức tạp với những sốliệu lớn một cách chính xác mà nhân viên kếtốn khơng cần bỏthời gian ra đểtính tốn như với việc quản lý, tính tốn sốliệu trong sổsách trước đây. Có rất ít trường hợp phát sinh lỗi khi tính tốn bằng phần mềm, nếu có thì chỉcó thểlà do việc nhập liệu đầu vào bịnhầm lẫn. Việc sửdụng phần mềm kếtoán giúp cho các doanh nghiệp cải thiện được chất lượng số sách kếtốn của mình.