- Công việc kế toán đ-ợc thực hịên theo một ch-ơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đ-ợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế
toán chi tiết
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc và
mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nh-ng phải in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
- Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán đ-ợc thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nh-ng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức kế toán máy
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng cuối năm Đối chiếu kiểm tra
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán Máy vi tính Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
Ch-ơng 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH mtv
th-ơng mại dịch vụ và phát triển Hoàng anh 2.1: Đặc điểm chung của công ty
2.1.1: Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH một thành viên th-ơng mại dịch vụ và phát triển Hoàng Anh. th-ơng mại dịch vụ và phát triển Hoàng Anh.
Tên công ty: Công ty TNHH một thành viên th-ơng mại dịch vụ và phát triển Hoàng Anh
Trụ sở : Số 84 Phúc Tân – Ph-ờng Phúc Tân – Hoàn Kiếm – Hà Nội Mã số thuế: 0102955658
Số ĐKKD: 0104004181
Ng-ời đại diện của công ty là ông: Phạm Viết Hoàng.
Công ty TNHH MTV th-ơng mại dịch vụ và phát triển Hoàng Anh đ-ợc sở kế hoạch và đầu t- thành phố Hà Nội cấp giấy phép đăng ký kinh doanh
Vốn điều lệ: 2.800.000.000
Ngày bắt đầu hoạt động : 2/10/2006.
2.1.2: Chức năng nhiệm vụ của công ty.
2.1.2.1: Chức năng của công ty.
Công ty TNHH một thành viên th-ơng mại dịch vụ và phát triển Hoàng Anh là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính và vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Cùng với sự hỗ trợ đắc lực của phòng kế toán, bộ phận quản lý đã trực tiếp chỉ đạo cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Theo nguyên tắc “Kinh doanh là đáp ứng đủ và đúng với nhu cầu cua ng-ời tiêu dùng, luôn luôn lấy chữ tín làm đầu. Khách hàng là trung tâm và luôn phải tạo điều kiện thuận lợi nhất để thoả mãn nhu cầu của họ” . Công ty
không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình, tăng sự cạnh tranh trên thị tr-ờng.
Hiện nay, đời sống của đại đa số nhân dân ngày càng đ-ợc cải thiện nên nhu cầu đòi hỏi ng-ời tiêu dùng ngày càng cao và có nhiều doanh nghiệp cùng khối t- nhân cạnh tranh mạnh mẽ trên thị tr-ờng do vậy Công ty luôn thay đổi các hình thức kinh doanh, tìm kiếm nguồn hàng để có thể tiêu thụ sản phẩm của mình nhanh hơn, giúp cho việc sử dụng vốn có hiệu quả hơn.
Công ty TNHH một thành viên th-ơng mại dịch vụ và phát triển Hoàng Anh là một công ty th-ơng mại chức năng chủ yếu của Công ty là kinh doanh quần áo may sẵn và các sản phẩm dệt may.
Trong nền kinh tế thị tr-ờng nhiều biến động nh- hiện nay, tuân theo quy luật mạnh đ-ợc yếu thua nên Công ty cũng gặp không ít khó khăn. Tuy nhiên trong những năm gần đây hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty vẫn luôn đ-ợc duy trì ổn định. Điều này đ-ợc chứng minh qua bảng số liệu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong một số năm gần đây:
Bảng khái quát tình hình kinh doanh của công ty năm 2008 – 2010
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Chênh lệch Tuyệt đối ( %) 1.Tổngdoanh thu 13.500.000.000 15.860.000.000 17.532.400.000 4.032.400.000 3 30 2.Tổng chi phí 12.300.000.000 14.105.000.000 15.168.400.000 2.868.400.000 3.Tổng lợi nhuận tr-ớc thuế 1.200.000.000 1.755.000.000 2.364.000.000 1.164.000.000 4.Tổng số nộp ngân sách 300.000.000 438.750.000 591.000.000 291.000.000 5.Thu nhập bình quân đầu ng-ời
2.800.000 3.600.000 4.500.000 1.700.000
Qua bảng số liệu trên chúng ta thấy: Công ty chỉ trong một thời gian ngắn đã có sự chuyển biến v-ợt bậc cả về chất và l-ợng. Tổng doanh thu của công ty không ngừng tăng lên ,tổng doanh thu năm 2010 tăng 4.032.400.000 đồng tăng 30% so với năm 2008. Điều này cho ta thấy công ty đã sử dụng ph-ơng thức kinh doanh hiệu quả, mở rộng thị tr-ờng tiêu thụ, có mối quan hệ giao tiếp tốt với khách hàng…đặc biệt thu nhập bình quân đầu ng-ời tăng rõ rệt. Sự phát triển của công ty đã mang lại nguồn tích luỹ lớn cho nguồn vốn kinh doanh , thu nhập của ng-ời lao động tăng lên làm cho đời sống của ng-ời lao động đ-ợc cải thiện. Điều này sẽ là động lực thúc đẩy cán bộ công nhân viên tích cực lao động sáng tạo, góp phần xây dựng công ty ngày một phát triển.
* Một số thuận lợi và khó khăn mà Công ty gặp phải :
- Ban đầu khi mới thành lập, Công ty gặp phải không ít khó khăn nh-: thiếu vốn đầu t-, các chính sách của Nhà n-ớc thì hạn hẹp, kinh nghiệm quản lý còn ch-a nhiều, bạn hàng ít làm cho số l-ợng hàng bán ra và doanh thu đạt đ-ợc còn ch-a cao.
- Lãnh đạo công ty cùng với cán bộ công nhân viên trong công ty đã không ngừng nỗ lực trong việc mở rộng thị tr-ờng tiêu thụ cho hàng hoá, nâng cao nghiệp vụ, kinh nghiệm quản lý của bản thân, b-ớc đầu công ty đã đạt đựơc một số kết quả đáng mừng. Cùng với sự phát triển của thời gian, cho tới nay quy mô hoạt động của Công ty không ngừng đ-ợc mở rộng, nguồn vốn đ-ợc đ-a vào đầu t- cũng đ-ợc mở rộng hơn, lợi nhuận ngày càng tăng lên, đời sống cán bộ công nhân viên không ngừng cải thiện.
2.1.2.2: Nhiệm vụ:
- Tổ chức tốt công tác mua bán hàng hoá
- Tổ chức mạng l-ới bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở sản xuất kinh doanh, các đơn vị khác và các cá nhân trong n-ớc.
- Tổ chức tốt công tác bảo quản hàng hoá, đảm bảo l-u thông hàng hoá th-ờng xuyên, liên tục và ổn định trên thị tr-ờng.
- Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu t- mở rộng kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà n-ớc qua việc nộp ngân sách hàng năm.
- Tuân thủ chính sách quản lý kinh tế Nhà n-ớc
2.1.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại công ty
2.1.3.1: Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty.
Công ty TNHH một thành viên th-ơng mại dịch vụ và phát triển Hoàng Anh là pháp nhân theo pháp luật Việt Nam đ-ợc sở kế hoạch và đầu t- Hà Nội cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, thực hiện chế độ kế toán độc lập, sử dụng con dấu riêng, mở tài khoản tại ngân hàng theo đúng quy định của pháp luật, hoạt động theo điều lệ của công ty TNHH một thành viên và luật doanh nghiệp.
Với cơ chế thị tr-ờng thời kỳ đổi mới, với chức năng và nhiệm vụ đã đặt ra, để nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý t-ơng đối phù hợp với trình độ và năng lực của các nhà quản lý và lao động đ-ợc sắp xếp hợp lý đúng trình độ và chức năng của từng ng-ời trong công ty.
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH một thành viên th-ơng mại dịch vụ và phát triển Hoàng Anh đ-ợc tổ chức theo sơ đồ sau:
* Chức năng,quyền hạn và nhiệm vụ của từng phòng ban.
Giám đốc công ty: Là ng-ời lãnh đạo cao nhất trong mọi hoạt động của công ty,điều hành mọi hoạt động của công ty, xác định ph-ơng h-ớng kinh doanh trên cơ sở phân tích nhu cầu thị tr-ờng, ra các quyết định cuối cùng và là ng-ời đại diện cho mọi quyền lợi nghĩa vụ của công ty tr-ớc cơ quan pháp luật và cơ quan quản lý nhà n-ớc.
Phó giám đốc: : Tham gia cùng giám đốc định h-ớng chiến l-ợc phát triển kinh doanh của công ty. Là ng-ời chỉ đạo kế hoạch tiêu thụ từng kỳ và xem xét nhu cầu khách hàng. Mặt khác phó giám đốc còn có nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu việc tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các dịch vụ bán hàng, giới thiệu sản phẩm, công nghệ sản phẩm. Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán Cửa hàng 1 Cửa hàng 2 Giám đốc
Khi giám đốc vắng mặt thì phó giám đốc kinh doanh có quyền thay mặt giám đốc giải quyết các công việc của Công ty.
Các phòng ban chức năng khác:
Phòng tổ chức hành chính: Là phòng quan trọng của công ty có nhiệm vụ chính về các tổ chức nhân sự, tổ chức lao động, bố trí ông nhân viên trong công y ở những vị trí công việc một cách hợp lý sao cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả. Tổ chức lao động, tiền l-ơng, tiền công, khen th-ởng, kỷ luật và các chính sách chế độ với ng-ời lao động chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên. Phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch để tìm kiếm thị tr-ờng đầu vào và đầu ra, hỗ trợ cùng giám đốc ký kết các hợp đồng.Tổ chức triển khai mọi hoạt động kinh doanh của công ty,là cầu nối giữa khách hàng và công ty,khai thác tìm kiếm mở rộng thị tr-ờng. Xây dựng chiến l-ợc kinh doanh dài hạn và ngắn hạn cho công ty trình ban giám đốc ký duyệt phê chuẩn . Xúc tiến mọi mặt công tác để ký đ-ợc hợp đồng với khách hàng . Tiếp thu ý kiến phản ánhvà giải quyết mọi khiếu nại của khách hàng. Định kỳ báo cáo với ban giám đốc tình hình khiếu nại và mức độ thoả mãn khách hàng và tình hình bán hàng .Thực hiện ch-ơng trình quảng cáo ,xúc tíên th-ơng mại ,tham gia các hội chợ và các hoạt động để tạo dựng hình ảnh của công ty trên thị tr-ờng. Th-ờng xuyên báo cáo trình duyệt giám đốc và xúc tiến các dự án kinh doanh khả thi.
Phòng kế toán:
+ Có trách nhiệm quản lý theo dõi toàn bộ nguồn vốn mang lại hiệu quả. + Tham m-u cho giám đốc về những ph-ơng án sử dụng vốn.
+ theo dõi đ-ợc tình hình nhập, xuất kho hàng hoá hàng ngày
+ Thực hiện và quản lý mọi sổ sách và tài chính chế độ kế toán của công ty theo quy định của pháp luật.
+ H-ớng dẫn việc lập và kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán trong tất cả các khâu các bộ phận của công ty.
+ Lập trình, ký chuyển nộp và l-u giữ các báo cáo kế toán, báo cáo thuế, hồ sơ nộp BHXH,BHYT,KPCĐ, BHTN theo quy định của pháp luật.
+ Quản lý các nguồn vốn :Vốn điều lệ, vốn bổ sung, vốn vay, quỹ khấu hao, vốn trong công ty , nợ phải thu,phải trả ….
+ Tổ chức việc kế toán và quyết toán thuế hàng năm.
+ Kiểm tra cuối cùng và ký vào các chứng từ báo cáo kế toán, các bảng l-ơng, th-ởng, báo cáo thuế hàng tháng, quyết toán thuế hàng năm và kết quả kiểm toán tr-ớc khi trình giám đốc ký duyệt.
+ Quản lý sử dụng chứng từ và các phần mềm kế toán trong công ty Các cửa hàng: Bán các sản phẩm của công ty
Mọi hoạt động trong Công ty đều có sự nhất quán từ trên xuống d-ới các bộ phận hoạt động độc lập nh-ng có mối liên hệ mật thiết với các bộ phận khác tạo thành một hệ thống.
Nhìn chung với đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhờ sự lãnh đạo sáng suốt của Ban lãnh đạo đã giúp cho Công ty kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao trong hoạt động của mình, luôn hoàn thành các nghĩa vụ và quyền lợi với ngân sách nhà n-ớc, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên.
Với tổ chức bộ máy quản lý ổn định và chặt chẽ: Với một giám đốc, 2 phó giám đốc và các phòng ban nh-: Phòng Kế toán, phòng kinh doanh, phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch và hệ thống cửa hàng.... đã giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển và củng cố đ-ợc lòng tin của khách hàng, tạo chỗ đứng vững chắc cho công ty trên thị tr-ờng tr-ớc các đối thủ cạnh tranh
2.1.3.2: Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty.
Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức, kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu thập xử lý các thông tin kế toán ban đầu, cung cấp thông tin về tình hình tài chính đầy đủ kịp thời, chính xác, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động SXKD để từ đó tìm ra các biên pháp, định h-ớng đúng đắn với đ-ờng lối phát triển của công ty.
- Kế toán tr-ởng:
Là ng-ời đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của công ty. Tổ chức điều hành bộ máy kế toán nên có những trách nhiệm sau:
+ Ký duyệt tất cả các nghiệp vụ hạch toán trong ngày của công ty.Hàng ngày kiểm tra đôn đốc công việc của từng kế toán.
+ Đối chiếu kiểm tra số liệu báo cáo do kế toán tổng hợp lập.Nắm bắt thông tin kế toán, cung cấp số liệu cho ban giám đốc nếu có yêu cầu. Phân tích đ-a ra các t- vấn cần thiết cho ban giám đốc về tình hình tài chính của công ty, đề xuất các
Kế toán tr-ởng Thủ quỹ Kế toán hàng tồn kho Kế toán tổng hợp Kế toán các cửa hàng Kế toán thanh toán
giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí, tăng c-ờng hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong công ty.
+ Cập nhật các chế độ kế toán mới, các chế độ liên quan phổ biến cho nhân viên trong văn phòng,giúp các nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ nếu thấy cần thiết.
+ Giúp giám đốc công ty chấp hành các chính sách chế độ lao động tiền l-ơng, tín dụng và các chính sách về tài chính, chịu trách nhiệm tr-ớc giám đốc và nhà n-ớc các thông tin kinh tế. Theo dõi tổng hợp số phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại công ty.
- Thủ quỹ:
+ Quản lý quỹ, quản lý thu chi, lập báo cáo quỹ .
+ Theo dõi toàn bộ tình hình thanh toán phát sinh tại công ty, giúp giám đốc trong công tác bảo đảm quay vòng và thu lời vốn của công ty. Tổ chức thu thập thông tin một cách chính xác cho lãnh đạo , kiểm tra tình hình ngân sách.
- Kế toán tổng hợp: Tập hợp số liệu của các nhân viên kế toán khác, lên nhật ký chung, lên bảng cân đối kế toán vào cuối kỳ hạch toán, lập báo cáo định kỳ. Theo dõi tiền gửi, tiền vay, huy động vốn, theo dõi tạm ứng, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, lập bảng kê thuế hàng tháng.
- Kế toán hàng tồn kho: Chịu sự quản lí, phân công, phân nhiệm của kế toán tr-ởng, kế toán tổng hợp. Có nhiêm vụ phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình