7. Kết cấu của đề tài
2.3. Thực trạng kiểm sốt nội bộ các khoản chi tại Phịng Tài chính Kế
hoạch huyện Vân Canh, tỉnh Bình Định
2.3.1. Hình thức cấp phát các khoản chi tại Phịng Tài chính - Kế hoạch huyện Vân Canh, tỉnh Bình Định
Phƣơng thức cấp phát tài chính từ NSNN là cách thức thực hiện phân phối vốn NSNN cho các đơn vị thụ hƣởng theo quy định của pháp luật. Trên cơ sở nguồn kinh phí đã đƣợc phân bổ, kế hoạch sử dụng ngân sách đã đƣợc xây dựng và thơng qua theo trình tự, thủ tục theo luật định, đơn vị sử dụng NSNN ra quyết định chi, yêu cầu cơ quan Kho bạc Nhà nƣớc chuyển giao kinh phí.
Hiện nay, ở nƣớc ta việc cấp phát ngân sách đƣợc thực hiện theo hai phƣơng thức chủ yếu là phƣơng thức cấp phát theo dự tốn kinh phí và phƣơng thức cấp phát theo lệnh chi tiền. Ngồi ra, các chủ thể có liên quan đến NSNN cịn có thể đƣợc cấp phát theo phƣơng thức cấp phát trực tiếp, phƣơng thức cấp phát kinh phí ủy quyền và cấp phát gán thu bù chi, cấp phát ghi thu, ghi chi.
Để thực hiện cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN theo các phƣơng thức thanh tốn trên đây, pháp luật quy định hai hình thức thanh tốn là hình thức cấp tạm ứng và hình thức cấp phát thanh tốn là chủ yếu. Cấp tạm ứng là việc NSNN sẽ ứng trƣớc một số tiền cho đối tƣợng có nhu cầu sử dụng ngân sách khi đối tƣợng này chƣa có đủ điều kiện để nhận chính xác số tiền phục vụ cho hoạt động xin tạm ứng. Trong trƣờng hợp đơn vị sử dụng ngân sách có nhu cầu thực tế, đơn vị này sẽ phát hành “Giấy rút dự toán ngân sách (tạm
ứng)” cùng với bộ chứng từ có liên quan đến khoản xin tạm ứng gửi đến KBNN. Mức tạm ứng tùy thuộc vào tính chất, tiến độ thực hiện từng khoản chi nhƣng không quá tổng số kinh phí đã đƣợc phân bổ theo lệnh chi tiền. KBNN sau khi kiểm tra hồ sơ hợp lệ sẽ tiến hành tạm ứng. Đối với cấp phát kinh phí dƣới hình thức thanh tốn, khi đảm bảo đủ điều kiện để đƣợc thanh toán từ NSNN, đơn vị sử dụng ngân sách lập giấy đề nghị rút kinh phí cùng với các chứng từ phù hợp gửi Kho bạc đề nghị thanh tốn. Các hình thức cấp phát đều phải thực hiện thông qua hệ thống KBNN.
Trong các phƣơng thức cấp phát, Thủ trƣởng đơn vị sử dụng ngân sách chịu trách nhiệm cá nhân về quyết định sử dụng NSNN của mình. Đồng thời, KBNN cũng có trách nhiệm trong việc quản lý thanh toán các khoản NSNN đƣợc cấp phát.
* Phương thức cấp phát theo dự tốn kinh phí.
Đây là phƣơng thức để cấp phát kinh phí thƣờng xun cho các đơn vị dự tốn NSNN - vốn là những đối tƣợng thƣờng xuyên sử dụng kinh phí từ NSNN để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao. Các đối tƣợng này bao gồm: Các cơ quan hành chính nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp hoạt động dƣới hình thức thu đủ, chi đủ hoặc gán thu bù chi, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp đƣợc nhà nƣớc đảm bảo kinh phí. Nhƣ vậy, cấp phát theo dự tốn kinh phí là phƣơng thức áp dụng đối với các khoản chi mà cơ quan tài chính khơng trực tiếp cấp phát. Trong đó, dự tốn kinh phí đƣợc hiểu là khả năng tối đa mà đơn vị thụ hƣởng có thể nhận từ NSNN để đáp ứng nhu cầu chi tiêu thƣờng xun của mình. Kinh phí sử dụng thực tế của những đối tƣợng thụ hƣởng không đƣợc phép vƣợt quá giới hạn đã đƣợc phân bổ chi tiết theo từng hạng, mục, tháng, quý đƣợc gọi là hạn mức cấp phát. Theo phƣơng thức này, định kỳ hàng tháng, hàng quý, cơ quan tài chính cấp hạn mức kinh phí vốn cho các cơ quan, đơn vị thụ hƣởng từ NSNN. Nếu phát sinh nhu cầu cần thiết, cấp bách, đơn vị sử dụng ngân sách có thể u cầu kinh phí vƣợt hơn dự tốn kinh phí
quý cho đơn vị nhƣng khơng đƣợc vƣợt q dự tốn tổng thể.
Quyết định chi của đơn vị sử dụng ngân sách có hình thức là “Giấy rút dự toán ngân sách nhà nƣớc”. Khi có nhu cầu thực tế, căn cứ vào hạn mức của từng hạn, mục chi, hạn mức chi định kỳ từng tháng, quý, đại diện hợp pháp của đơn vị sử dụng ngân sách phát hành “Giấy rút dự toán ngân sách nhà nƣớc” cùng các chứng từ hợp pháp yêu cầu kho bạc quản lý tài khoản thanh toán. Kho bạc sẽ thực hiện chi trả theo đúng mục chi thực tế sau khi đã kiểm tra điều kiện theo quy định.
Phƣơng thức này đƣợc áp dụng rộng rãi do các đơn vị dự tốn NSNN sử dụng kinh phí từ NSNN để đáp ứng các yêu cầu thƣờng xuyên của đơn vị mình. Phƣơng thức này cũng tạo điều kiện cho KBNN chủ động kiểm soát chi NSNN, chủ động sử dụng nguồn kinh phí với hiệu suất cao. Đồng thời, KBNN cũng chịu trách nhiệm rất lớn khi thực hiện cấp phát kinh phí theo dự tốn. Cơ quan tài chính chỉ có trách nhiệm đơn đốc, thơng báo chính thức dự tốn kinh phí trong kỳ áp dụng cho đơn vị sử dụng NSNN. Ngoài ra, các đơn vị sử dụng kinh phí theo phƣơng thức cấp phát theo dự tốn sẽ bị chi phối về tính chủ động trong q trình sử dụng kinh phí. Bên cạnh đó, những đơn vị này cịn có thể phát sinh hành vi tiêu cực nhƣ tận hƣởng tối đa dự tốn đã đƣợc phân bổ, khơng tuân thủ nguyên tắc tăng cƣờng thu, tiết kiệm chi.
* Phương thức cấp phát theo lệnh chi tiền.
Đây là phƣơng thức đƣợc áp dụng đối với những khoản chi do cơ quan tài chính cấp phát trực tiếp cho đơn vị sử dụng ngân sách. Phƣơng thức này chỉ đƣợc áp dụng đối với những chủ thể khơng có quan hệ thƣờng xun với NSNN chẳng hạn nhƣ các doanh nghiệp, các tổ chức KT-XH, Chi bảo đảm hoạt động đối với cơ quan Đảng Cộng sản Việt Nam… Ngồi ra những khoản chi mang tính chất đặc thù phát sinh từng lần chẳng hạn nhƣ các khoản giao dịch của Chính phủ với các tổ chức, cá nhân nƣớc ngồi trong mối quan hệ vay nợ, viện trợ, Chi hỗ trợ các địa phƣơng khác và chi hỗ trợ các cơ quan,
đơn vị của cấp trên theo quy định tại điểm a, b và điểm c khoản 9 Điều 9 Luật NSNN năm 2015.
Lệnh chi tiền là quyết định do cơ quan tài chính phát hành đến Kho bạc Nhà nƣớc yêu cầu Kho bạc chi trả, thanh toán một số tiền cho đơn vị sử dụng NSNN theo đúng nội dung của lệnh chi. Nhận đƣợc lệnh chi tiền hợp lệ, căn cứ vào yêu cầu của cơ quan tài chính thể hiện trong lệnh chi tiền, Kho bạc sẽ tiến hành xuất quỹ thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo hình thức: Cấp tạm ứng hoặc cấp thanh toán. Khi nhận đƣợc kinh phí, cho dù dƣới hình thức tạm ứng hay thanh tốn, đơn vị thụ hƣởng ngân sách có tồn quyền sử dụng nguồn kinh phí đã đƣợc chuyển giao một cách chủ động. Theo hình thức cấp phát này P.TC-KH là đơn vị trực tiếp kiểm soát chi và chịu trách nhiệm về các khoản chi này.
Ngoài hai phƣơng thức cấp phát chủ yếu là cấp phát kinh phí theo dự tốn và theo lệnh chi tiền, NSNN có thể đƣợc cấp phát theo một số hình thức khác nhƣ:
- Hình thức cấp phát ghi thu, ghi chi: Đây là phƣơng thức thu, chi tại chỗ, tại một thời điểm nhất định và giao cho đơn vị trực tiếp thực hiện, sau đó sẽ có báo cáo quyết tốn với NSNN.
- Hình thức cấp phát kinh phí ủy quyền: Hình thức này áp dụng chủ yếu khi cơ quan quản lý cấp trên ủy quyền cho cơ quan quản lý cấp dƣới thực hiện nhiệm vụ thuộc chức năng của mình. Do vậy, kinh phí phải đƣợc chuyển từ ngân sách cấp trên xuống cho ngân sách cấp dƣới để thực hiện nhiệm vụ chi thay cho ngân sách cấp trên. Sau khi thực hiện xong, ngân sách cấp dƣới có trách nhiệm quyết tốn lại với ngân sách cấp trên.
- Hình thức gán thu bù chi: Hình thức này đƣợc áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu nhằm khuyến khích cơ chế hạch tốn kinh tế, giảm bớt gánh nặng cho NSNN. Các đơn vị phải tự tạo nguồn thu để đảm bảo chi tiêu, NSNN chỉ cấp phần chênh lệch thiếu. Trƣờng hợp hạch toán phát sinh nguồn
chênh lệch thừa, đơn vị phải nộp phần này vào NSNN.
2.3.2. Tình hình thực hiện các khoản chi tại Phịng Tài chính - Kế hoạch huyện Vân Canh, tỉnh Bình Định
* KSNB các khoản chi tại P.TC-KH huyện Vân Canh. a) KSNB chi ĐTPT
Sơ đồ 2.2: Kiểm soát nội bộ chi đầu tư phát triển
( Nguồn: P.TC-KH huyện Vân Canh)
Bƣớc 1: KSNB nội dung chi
Nhằm đảm bảo vốn ĐTPT đƣợc xây dựng Kế hoạch ĐTPT đúng đối tƣợng, đúng mục đích và đúng địa chỉ đầu tƣ đã đƣợc xác định trong dự toán ngân sách hàng năm theo quy định trong Luật NSNN năm 2015 và Luật Đầu tƣ công, gồm các nội dung sau:
Một là, KSNB quá trình lập Kế hoạch ĐTPT;
Hai là, KSNB quá trình tổ chức thực hiện Kế hoạch ĐTPT; Ba là, đánh giá tình hình thực hiện Kế hoạch ĐTPT.
Bƣớc 2: KSNB quy trình, thủ tục và phƣơng pháp chi ĐTPT
* KSNB quá trình lập Kế hoạch chi ĐTPT.
- Chủ đầu tƣ gửi cho P.TC-KH báo cáo đánh giá kết quả tiến độ thực hiện Kế hoạch ĐTPT năm trƣớc và đề xuất Kế hoạch ĐTPT năm sau trƣớc
Bƣớc 1: Kiểm soát nội bộ nội dung chi
Bƣớc 2: Kiểm sốt nội bộ quy trình, thủ tục và phƣơng pháp chi đầu tƣ phát triển
Bƣớc 3: Kiểm sốt nội bộ q trình quyết tốn nguồn vốn đầu tƣ, cơng trình
ngày 31/10 năm kế hoạch.
- P.TC-KH tổng hợp nhu cầu chi ĐTPT vào dự toán chi ngân sách năm toàn huyện tham mƣu UBND huyện lập báo cáo đánh giá kết quả tiến độ thực hiện Kế hoạch ĐTPT năm trƣớc.
- P.TC-KH tham mƣu UBND huyện báo cáo và tờ trình đề xuất Kế hoạch ĐTPT năm sau để xem xét phân bổ nguồn vốn ĐTPT cho huyện.
- Bảo vệ số liệu xây dựng Kế hoạch ĐTPT làm cơ sở để Sở Tài chính trình HĐND tỉnh ban hành Nghị quyết, UBND tỉnh ban hành Quyết định giao chỉ tiêu pháp lệnh dự toán chi ĐTPT từ ngân sách.
- Sau khi dự toán chi NSNN đƣợc UBND tỉnh và Sở Tài chính giao, P.TC-KH tham mƣu UBND huyện lập tờ trình trình HĐND huyện ban hành Nghị quyết làm cơ sở cho UBND huyện ký Quyết định phân bổ vốn đầu tƣ cho từng dự án.
- Trên cơ sở đó P.TC-KH huyện thông báo Kế hoạch vốn đầu tƣ cho các chủ đầu tƣ đồng thời nhập dự tốn các dự án đã đƣợc bố trí vốn vào hệ thống TABMIS, bên cạnh đó gửi KBNN huyện để làm căn cứ kiểm soát, giải ngân thanh toán vốn cho các dự án trong năm sau.
* Kiểm sốt q trình tổ chức thực hiện Kế hoạch đầu tƣ phát triển. - Chủ đầu tƣ phải hoàn tất thủ tục tài liệu cơ sở của dự án để lập Kế hoạch ĐTPT trƣớc ngày 31/10; Tài liệu hồ sơ của dự án gồm: Quyết định phê duyệt chủ trƣơng đầu tƣ; Quyết định phê duyệt Dự tốn chi phí cho cơng tác chuẩn bị đầu tƣ hoặc chuẩn bị thực hiện dự án; Quyết định phê duyệt dự án đầu tƣ, Quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật bản vẽ thi công, báo cáo kinh tế kỹ thuật và tổng mức đầu tƣ của cơng trình, dự án phải đƣợc UBND huyện phê duyệt trƣớc ngày 31/10 năm trƣớc đó.
- P.TC-KH thẩm định Kế hoạch đấu thầu của chủ đầu tƣ lập, tại Phòng sẽ tổ chức thẩm định Kế hoạch đấu thầu và tham mƣu UBND huyện ban hành Quyết định phê duyệt Kế hoạch đấu thầu.
- Khi đƣợc UBND huyện phê duyệt Kế hoạch đấu thầu, chủ đầu tƣ thực hiện các bƣớc sau: Lập hồ sơ mời thầu, thuê đơn vị tƣ vấn thẩm định hồ sơ mời thầu để làm cơ sở đăng Kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu trên trang thông tin đấu thầu để mời các đơn vị tham gia đấu thầu thi công, tƣ vấn giám sát… tham gia dự thầu và bán hồ sơ mời thầu, tổ chức đóng thầu, mở thầu, chấm thầu, thuê đơn vị tƣ vấn thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu, thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu, tiến hành thƣơng thảo hợp đồng và lập hợp đồng với các đơn vị trúng thầu thi công, tƣ vấn giám sát kỹ thuật, kiểm định chất lƣợng… thơng báo ngày khởi cơng cơng trình.
- Khi hồn thành bàn giao cơng trình, hạng mục cơng trình chủ đầu tƣ cùng đơn vị thi công, thiết kế, tƣ vấn giám sát lập biên bản biên bản nghiệm thu, và phiếu giá cơng trình làm cơ sở cho kế toán chủ đầu tƣ lập giấy rút vốn thanh tốn khối lƣợng hồn thành và thanh lý hợp đồng.
- Gửi hồ sơ cho bộ phận kiểm soát chi tại KBNN huyện để kiểm soát chi và giải ngân cho đơn vị thụ hƣởng (với chƣơng, loại, khoản, tiểu mục theo mục lục ngân sách)
Bƣớc 3: KSNB q trình quyết tốn nguồn vốn đầu tƣ, cơng trình
XDCB hoàn thành.
- Chủ đầu tƣ lập báo cáo quyết toán vốn đầu tƣ khi công trình đƣợc nghiệm thu bàn giao đƣa vào sử dụng gửi P.TC-KH để thẩm tra quyết toán. Vốn đầu tƣ đƣợc quyết tốn là tồn bộ chi phí hợp pháp đã đƣợc thực hiện trong q trình đầu tƣ đến khi hồn thành dự án, cơng trình.
Khi lập báo cáo quyết toán vốn, chủ đầu tƣ phải xác định đầy đủ, chính xác, phân định rõ nguồn vốn đầu tƣ; chi phí đầu tƣ đƣợc phép khơng tính vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tƣ dự án; giá trị tài sản cố định hình thành qua đầu tƣ dự án; đồng thời phải bảo đảm đúng nội dung, thời gian lập, nộp P.TC-KH để thẩm tra.
trình ĐTPT hồn thành và tham mƣu UBND huyện ban hành Quyết định phê duyệt quyết tốn cơng trình theo quy định.
b) KSNB chi thƣờng xuyên
Sơ đồ 2.3: Kiểm soát nội bộ chi thường xuyên
( Nguồn: P.TC-KH huyện Vân Canh)
Để kiểm soát nội dung chi thƣờng xuyên trên địa bàn huyện P.TC-KH cần phải thực hiện kiểm soát các nội dung sau: Kiểm soát quá trình lập dự tốn, thực hiện dự tốn, đánh giá tình hình thực hiện dự tốn chi thƣờng xuyên.
Bƣớc 1: KSNB quá trình lập dự tốn chi thƣờng xun.
- UBND huyện giao cho P.TC-KH chủ trì phối hợp với các xã, thị trấn các phịng ban liên quan kiểm tra, tính ra số ƣớc thực hiện chi thƣờng xuyên ngân sách cho năm kế hoạch, làm cơ sở để xây dựng dự toán chi thƣờng xuyên năm sau, trình Ban thƣờng vụ Huyện ủy và các thành viên UBND huyện để đóng góp ý kiến, sau khi thống nhất số liệu P.TC-KH tham mƣu UBND huyện lập dự toán chi thƣờng xuyên gửi Sở Tài chính.
- Sở Tài chính sẽ tổ chức buổi thảo luận dự toán của huyện làm cơ sở tham mƣu UBND tỉnh ban hành Quyết định giao chỉ tiêu dự toán.
- Sau khi đƣợc UBND tỉnh và Sở Tài chính giao dự tốn, P.TC-KH tham mƣu UBND huyện để trình HĐND huyện ban hành Nghị quyết và
Bƣớc 1: Kiểm sốt nội bộ q trình lập dự tốn chi thƣờng xuyên Bƣớc 2: Kiểm soát nội bộ trong thực
hiện dự toán chi thƣờng xuyên
Bƣớc 3: Kiểm sốt nội bộ q trình quyết tốn chi thƣờng xun
UBND huyện ban hành Quyết định phân bổ dự toán chi thƣờng xuyên cho UBND các xã, thị trấn và đơn vị.
- Sau khi có Quyết định giao dự toán chi thƣờng xuyên của UBND huyện P.TC-KH phát hành thơng báo dự tốn chi thƣờng xun đến UBND các xã, thị trấn và đơn vị nêu trên để làm cơ sở tổ chức thực hiện dự toán chi