7. Kết cấu của đề tài
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CHI CỤC KIỂM DỊCH THỰC VẬT VÙNG IV
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán của Chi cục
Bộ máy kế tốn của Chi cục gồm có: Kế tốn trƣởng, Kế toán thu, chi và Thủ quỹ.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Chi cục Kiểm dịch thực vật Vùng IV
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả) Trong đó:
- Kế tốn trƣởng:
+ Quản lý hoạt động của bộ phận kế tốn: Kế tốn trƣởng là ngƣời có quyền hạn cao trong bộ phận kế toán, cũng là ngƣời chịu trách nhiệm khi xảy ra vấn đề liên quan đến tài chính của cơ quan. Kế tốn trƣởng quản lý, đào tạo và đảm bảo hiệu suất làm việc của các kế toán viên trong cùng bộ phận. Ngồi ra cịn phải đảm nhận những hoạt động khác nhƣ giao dịch với ngân hàng, áp dụng công nghệ, kỹ thuật.
+ Đảm bảo tính hợp pháp trong sổ sách kế tốn: Kế tốn trƣởng đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hợp pháp đối với các số liệu lƣu lại trong sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính, bảng cân đối kế tốn.
việc quyết toán kỹ càng để luôn sẵn sàng khi quản lý cấp trên yêu cầu quyết toán bất cứ thời điểm nào trong năm. Việc giám sát quy trình quyết tốn cũng sẽ giúp kế tốn trƣởng dễ dàng nắm bắt đƣợc tình hình tài chính của cơ quan.
+ Lập báo cáo tài chính hàng năm. - Kế tốn thu, chi:
+ Theo dõi tình hình thu phí KDTV hàng ngày: Thu phí KDTV, xuất Biên lai điện tử cho khách hàng; Kiểm tra và cập nhật chính xác số liệu từ việc thu phí KDTV tại đơn vị; Lập bảng kê tổng hợp số thu phí hàng ngày, lập phiếu thu vào sổ, chuyển phiếu thu cho thủ quỹ vào sổ.
+ Lập báo cáo số thu phí KDTV hàng tháng, quý, năm theo biểu mẫu quy định và trình kế tốn trƣởng phê duyệt.
+ Theo dõi tình hình phát sinh các khoản chi trong đơn vị, lập báo cáo tình hình chi trong tháng.
+ Phân loại, lƣu giữ và bảo quản các hồ sơ, chứng từ kế toán.
+ Phối hợp cùng kế toán trƣởng sắp xếp, lƣu trữ chứng từ, sổ sách kế toán. + Điều chỉnh các số liệu hạch tốn cho chính xác khi đƣợc kế tốn nội bộ yêu cầu.
+ Khi có cơ quan thuế thanh tra kiểm tra, kế toán phải phối hợp với kế toán trƣởng chuẩn bị hồ sơ, chứng từ.
+ Làm báo cáo công việc đột xuất khi đƣợc yêu cầu. - Thủ quỹ:
+ Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt ; quản lý chìa khố két sắt an tồn. + Thực hiện kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trƣớc khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ.
+ Nhận tiền thu phí từ kế tốn thu nhập quỹ hàng ngày.
+ Thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán thu. + Lƣu trữ chứng từ thu chi tiền.
+ Kiểm tra phiếu thu, phiếu chi, ký xác nhận, giao các liên, tạm ứng, … + Định kỳ một tháng hai lần đi nộp tiền phí KDTV vào kho bạc theo chứng từ kế toán thu giao [13].