3.1.1 . Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán TSCĐ
Nền sản xuất xã hội luôn có sự vận động và phát triển không ngừng, do sự tác động của lực lượng sản xuấtvà quan hệ sản xuất. Cùng với sự vận động này, cơ chế quản lý cũng phải thường xuyên đổi mới để phù hợp, tạo đà cho nền sản xuất xã hội phát triển hơn nữa. Ơ nước ta, Đảng và nhà nước đã tiến hành công cuộc cải cách cơ chế quản lý kinh tế ngay sau khi thực hiện chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường nhiều thành phần.
Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống công cụ quản lý Nhà nước trong việc chỉ đạo, định hướng các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường. Thực hiện chuyển đổi cơ chế kinh tế, nhà nước cho phép các doanh nghiệp chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh trong khuôn khổ pháp luật, chính sự thay đổi công tác hạch toán kế toán. Cùng với sự thay đổi về quản lý kinh tế, tất yếu hạch toán kế toán cũng phải chịu sự chi phối cân đối để trở nên hoàn thiện hơn, đáp ứng với nhu cầu của sự tăng trưởng, phát triển của cả nền kinh tế.
Kế toán TSCĐ là một phần hành quan trọng của công tác kế toán trong các doanh nghiệp nói chung, cũng như trong các doanh nghiệp thương mại nói riêng. Vì thế việc tổ chức nâng cao, hoàn thiện kế toán TSCĐ cũng chính là tổ chức cao hoàn thiện công tác hạch toán kế toán. Hạch toán tốt TSCĐ sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác, đồng bộ các thông tin, số liệu cho công tác hoạch định, dự trù, xây dựng các kế hoạch đầu tư, mua sắm TSCĐ của doanh nghiệp.
Về mặt thông tin kinh tế, bất kỳ một nhà quản lý nào khi phân tích, lựa chọn đưa ra quyết định quản lý cũng cần phải dựa trên cơ sở khoa học là các thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp. Để đảm bảo công việc cung cấp thông tin nhanh nhất, hiệu quả nhất cho việc ra quyết định, công tác hạch toán kế toán TSCĐ phải được hoàn thiện bắt đầu từ khâu chứng từ, sổ sách cũng như phải làm sao cho công việc ghi chép thật đơn giản, dễ hiểu mà vẫn phù hợp với các yêu cầu về kế toán do Nhà nước ban hành, qui định.
Hiện nay trên thực tế, công tác hạch toán kế toán TSCĐ ở các doanh nghiệp vẫn còn khá sơ sài, thiếu rõ ràng minh bạch mà vẫn không hề đơn giản. Vì vậy các doanh nghiệp tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình cần phải có các biện pháp quản lý, hạch toán theo hướng đơn giản, kín kẽ, đảm bảo đúng chế độ quy định.
Việc cải cách chế độ kế toán của nước ta theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 đã dáp ứng yêu cầu quản lý hạch toán kế toán trong tình hình mới và phù hợp chuẩn mực, thông lệ kế toán quốc tế. Do điều kiện kinh tế nước ta phát triển sau nên chúng ta đã tận dụng được những kinh nghiệm của các nước đi trước và sự giúp đỡ của các chuyên gia nước ngoài trong việc xây dựng một chế độ kế toán mới, phù hợp hơn.Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng vào thực tế từng doanh nghiệp sẽ nảy sinh những sai lệch, thiếu sót, những điểm chưa phù hợp. Hơn nữa, cùng với sự phát triển đi lên của nền kinh tế xu hướng mở cửa và hội nhập nền kinh tế quốc gia với nền kinh tế khu vực và nền kinh tế thế giới đã đặt không ít các bài toán khó cho các nhà quản lý, những người làm chính sách, xậy dựng luật pháp. Vấn đề đặt ra là phải làm sao để chế độ kế toán Việt Nam, trong đó có chế độ kế toán TSCĐ vừa bắt kịp với nhịp độ phát triển của cơ sở hạ tầng kinh tế xã hội trong nước, vừa chặt chẽ, linh hoạt thông thoáng hơn để thu hút các nhà đầu tư nước ngoài đầu tư vào sản xuất kinh doanh tại Việt Nam mà vẫn đảm bảo định hướng xã hội chũ nghĩa cho sự phát triển tăng trưởng của cả nền kinh tế, cũng như của mỗi doanh nghiệp.
3.1.2. Các nguyên tắc của việc hoàn thiện kế toán TSCĐ
Hoàn thiện việc thay đổi, sửa đổi và bổ sung để công việc cần thực hiện được tiến hành một cách tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn. Việc hoàn thiện công tác công tác hạch toán kế toán TSCĐ nói riêng, cũng như việc hoàn thiện các phần hành kế toán nói chung, là việc hoàn thiện những công việc nhất định, theo những chuẩn mực nhất định. Các nguyên tắc hoàn thiện kế toán TSCĐ cũng tuân theo những nguyên tắc của việc hoàn thiện kế toán nói chung, bao gồm các nội dung sau:
- Phải dựa trên các yêu cầu, các chuẩn mực, chế độ đã ban hành của Bộ tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện hạch toán kế toán.
- Thực hiện đúng các quy định về biểu mẫu kế toán,, tài khoản sử dụng.
- Phù hợp với yêu cầu thực tế sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể để có thể rút ngắn, thay dổi công tác kế toán sao cho hiệu quả, đồng thời không làm trái quy định chung.
- Đảm bảo tính kinh tế và tính hiệu quả của công tác kế toán.
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán TSCĐ tại công ty thương mại dịch vụ tràng thi. dịch vụ tràng thi.
* Hạch toán ban đầu.
Theo chế độ kế toán hiện hành, mọi TSCĐ trong doanh nhgiệp đều phải có bộ hồ sơ theo dõi riêng. Bộ hồ sơ này gồm có: “ Biên bản giao nhậ TSCĐ”, hợp đồng hay hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan. Mục đích của việc lập “biên bản giao nhận TSCĐ” là nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm. được cấp trên phát, được biếu tặng, viện trợ, nhận góp vốn kinh doanh, hay thuê ngoài…đưa vào vào sử dụng tại doanh nghiệp, hoặc TSCĐ đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, hợp đồng liên doanh.
“ Biên bản giao nhận TSCĐ” là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ, thẻ TSCĐ và các sổ kế toán khác có liên quan. Do đó, nhất thiết công ty phải lập các biên bản giao nhận khi có một TSCĐ mới được đưa vào sử dụng hoặc điều cho đơn vị khác… Công ty phải lập hội đồng giao nhận gồm: Đại diện bên giao, bên nhận và một số ứng viên khác.
Sau khi bàn giao xong TSCĐ, các thành viên bên giao, bên nhận cùng ký vào biên bản giao nhận. Biên bản bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản, sau đó chuyển cho phòng tài chính kế toán để ghi sổ kế toán và lưu giữ.
Tương tự, đối với TSCĐ loại xây dựng kèm theo bảng quyết toán cũng phải có biên bản giao nhận TSCĐ giữa bên chủ thầu và bên nhận thầu…
Đơn vị: ...
Mẫu số 01 - TSCĐ
Bộ phận: ... (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài Chính)
Biên bản giao nhận TSCĐ
Ngày ... tháng ... năm ...
Số:... Nợ:... Có:...
Căn cứ quyết định số: ...ngày ... tháng ... năm... của... về việc bàn giao TSCĐ.
Bàn giao nhận TSCĐ gồm:
- Ông/Bà ...chức vụ ...Đại diện bên giao - Ông/Bà ... chức vụ ...Đại diện bên nhận - Ông/Bà ...chức vụ ...Đại diện.
Địa điểm giao nhận TSCĐ: ... Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:
T hiệu, quy cách (cấp hạng TSCĐ) hiệ u TS CĐ sản xuất (XD) m sản xuất m đưa vào sử dụn g suất (diện tích thiết kế) Giá mua hoặc giá thành sản xuất Cước phí vận chuyển Chi phí chạy thử Nguy ên giá TSC Đ lệ hao mòn % liệu kỹ thuậ t kèm theo A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 E Cộng x x x x Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ,
phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị
A B C 1 2
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Người giao
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Về hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty.
Hình thức sổ nhật ký chứng từ mà hiện nay công ty đang áp dụng, ngoài ưu điểm là chặt chẽ, chính xác, dễ phát hiện sai sót thì ngày càng phát sinh nhiều nhược điểm, khiếm khuyết cần phải được khắc phục và hoàn thiện. Với quy mô kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng, nghiệp vụ phát sinh nhiều đa dạng, phức tạp thì hình thức sổ kế toán
này sẽ khiến cho công việc kế toán quá tải. Khả năng đưa kế toán máy vào công tác hạch toán sẽ có hiệu quả không cao.
Trong tương lai, để có thể đưa tin học vào phục vụ công tác kế toán, làm cho máy tính trở thành công cụ trợ giúp đắc lực cho các kế toán viên, thiết nghĩ công ty nên chuyển đổi từ việc vận dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ sang hình thức sổ nhật ký chung, hay hình thức chứng từ ghi sổ, những hình thức sổ kế toán này khá gần nhau. Hoặc là công ty có thể đặt riêng một chương trình kế toán, sử dụng sao cho phù hợp nhsst vơi đặc điểm kinh doanh của công ty, đặc điểm hệ thống sổ hạch toán, tài khoản sử dụng của công ty.
Đồng thời, công ty nên tạo nhiều điều kiện hơn nữa để cán bộ, công nhân viên trong công ty nói chung và bộ phận kế toán nói riêng được tiếp xúc nhiều với tin học. Tất cả mọi người lao động trong giai đoạn này đều cần phải có một trình độ tin học cơ bản, đặc biệt là các nhân viên kế toán. Chỉ với đội ngũ nhân viên kế toán vừa vững vàng nghiệp vụ vừa thành thạo tin học, việc đầu tư mua sắm trang bị máy tính cho công tác kế toán mới thực sự phát huy hiệu quả. Khi đó, với sự trợ giúp của máy tính, khối lượng công việc mà kế toán viên phải trực tiếp xử lý sẽ giảm đi rất nhiều, năng suất lao động của công tác kế toán sẽ được cãi thiện đáng kể. Khi công việc kế toán đã giảm nhẹ thì công ty cũng có thể thực hiện tinh giảm bộ máy kế toán vẫn còn khá cồng kềnh của mình, đặc biệt là với số lượng kế toán viên tại các tổ kế toán của đơn vị kinh doanh trực thuộc.
* Về cách thức phân loaị TSCĐ
Kế toán viên của công nên thống nhất trong việc phân loại TSCD. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, sự phát triển của trình độ sản xuất xã hội, kéo theo sự phát triển của trình độ phát triển kinh tế, thì vai trò của TSCĐ sẽ ngày càng trở nên quan trọng hơn, đặc biệt là đới với các doanh nghiệp thương mại. Thương hiệu TSCĐ vô hình của một doanh nghiệp thương mại đi liền với khả năng tài chính, chất lượng dịch vụ khách hàng, uy tín và mạng lưới kênh phân phối. Ngay từ bây giờ, công ty nên hạch toán rõ ràng, tách bạch TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình để sẵn sàng hạch toán những TSCĐ vô hình khác nữa sẽ phát sinh phải hạch toán trong tương lai.
Ngoài ra, việc phân loại TSCĐ một cách đúng đắn, rõ ràng cũng sẽ giúp kế toán viên thực hiện khấu hao TSCĐ đúng với chế độ qui định hơn.
Cùng với việc phân loại TSCĐ một cách thống nhất với các qui định về phân loại, chi nhóm TSCĐ và việc tiến hành đánh giá lại TSCĐ theo đúng nguyên giá của những
TSCĐ đang còn phải trích khấu hao sẽ làm cho các chỉ tiêu về TSCĐ trên bảng cân đối kế toán của công ty chính xác, đầy đử hơn. Bảng cân đối sẽ vừa phản ánh được TSCĐ hữu hình, vừa phải phản ánh được vô hình, điều này có một ý nghĩa rất lớn, bởi lẽ một doanh nghiệp thương mại không thể chỉ hoạt động kinh doanh với toàn bộ TSCĐ là TSCĐ hữu hình. Chính TSCĐ vô hình mới là yếu tố quyết định, là điều kiện đủ cho một doanh nghiệp thương mại hoạt động kinh doanh thành công. Đồng thời, chỉ tiêu nguyên giá TSCĐ hữu hình, số khấu hao lũy kế sẽ giảm xuống tới mức gần sát hơn với con số thực tế của công ty.
Như vậy, những giải pháp này đã góp phần làm cho bảng cân đối kế toán của công ty đầy đủ, hoàn thịe hơn, phản ánh chính xác hơn tình hình tài sản của công ty.
Nếu tiến hành phân loại lại TSCĐ thì kế toán công ty sẽ phải đưa thêm vào sử dụng những tài khoản mới, cũng như là phải thiết kế lại một số sổ kế toán liên quan khác.
Về tài khoản kế toán, TK 211 sẽ chỉ sử dụng để phản ánh TSCĐ hữu hình, đúng như chế độ quy định. Kết cấu của tài khoản này sẽ không có gì thay đổi so với kết cấu hiện nay mà công ty vận dụng. Tuy nhiên, nội dung của một số tài khoản cấp hai thì sẽ được điều chỉnh lại theo đúng như chế đọ hướng dẫn.
TK 311.2: Nguyên giá nhà cửa, vật kiến trúc( không bao gồm quyền sử dụng đất) TK 211.5:Nguyên giá thiết bị, dụng cụ quản lý (không bao gồm phần mềm máy tính)
Bên cạnh điều chỉnh tài khoản 211, công ty cũng sẽ điều chỉnh lại nội dung của một số tài khoản cấp ba của TK 214( TK 214.2 và TK214.5) và bổ sung thêm hai tài khoản cấp ba.
TK 214.3.1: hao mòn TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất có thời hạn. TK 214.2: Hao mòn phần mềm máy vi tính.
Đồng thời, để cho hợp lý, công ty nên đưa vào sử dụng TK 213 “ TSCĐ vô hình”. Nội dung của tài khoản này là phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăn giảm của TSCĐ vô hình của công ty.
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguyên giá của TSCĐ vô hình trong kỳ( do mua sắm, trao đổi, được tài trợ…)
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguyên giá của TSCĐ vô hình trong kỳ (do thanh lý, nhượng bán).
Dư nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có của công ty
Và TK 213 cũng sẽ được chi tiết theo đúng như hướng dẫn của chế độ kế toán: TK 213.1: Nguyên giá quyền sử dụng đất.
TK 213.5: Nguyến giá phần mềm máy vi tính.
Về sổ kế toán, NKCT số 9 của công ty sẽ theo dõi thêm bên Có của TK 213, thay vì chỉ theo dõi bên Có TK 211 như hiện nay. Khi đó NKCT số 9 sẽ có mẫu như sau:
Ngoài ra, với việc đưa thêm vào sử dụng TK 213 thì kế toán công ty phải thiết kế thêm sổ chi tiết để theo dõi tài khoản này, như sổ chi tiết TK 213 và điều chỉnh lại một chút những sổ và bảng kê khác có liên quan.
Với những quy định trong các chuẩn mực kế toán về TSCĐ, thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của Bộ tài chính đã hướng dẫn kế toán TSCĐ theo chuẩn mực kế toán mới, qui định phương pháp kế toán các nghiệp vụ mà chế độ kế toán trước đây chưa đề cập như: Kế toán TSCĐ mua trả chậm, trả góp, TSCĐ tựu chế, TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, chi phí phát sinh trong giai đoạn triển khai, chi phí phát sinh sau khi nhận ban đầu liên quan đến TSCĐ, hao mòn TSCĐ thay đổi do phương pháp khấu hao và thời gian khấu hao thay đổi…
Nhìn chung, những hướng dẫn kế toán TSCĐ theo chuẩn mực kế toán mới là đầy đủ, chi tiết tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp trong việc tổ chức công tác kế toán, xử lý những nghiệp vụ, tình huống mà thực tế kinh doanh đặt ra. Tuy nhiên, chế độ mới vẫn còn một số điểm chưa thực sự phù hợp, cần tiếp tục sửa đổi, bổ sung nhằm đạt được mục đích dúng như tinh thần xây dựng và thực hiện chuẩn mực kế toán.
Thứ nhất : Về điều kiện ghi nhận TSCĐ .
Chuẩn mực kế toán mới ban hành có quy định bốn tiêu chuẩn để ghi nhận TSCĐ :