a, Sửa chữa thường xuyên.
Tại công ty Thương mịa dịch vụ Tràng Thi, TSCĐ được phân cấp quản lý theo từng đơn vị, phòng kế toán chỉ quản lý, theo dõi TSCĐ về mặt hành chính. Chính vì vậy mà công ty không tổ chức đội sửa chữa thường xuyên. Khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ cở đơn vị nào thì đơn vị đó phải tự mình thu xếp, thực hiện, tiến hành tập hợp chi phí và phân bổ ngay vào chi phí quản lý hoặc chi phí bán hàng của đơn vị mình.
VD7: Ngày 27/11/2006, một nhân viên phòng hành chính có đưa một ôtô( HĐ 93) đi sửa chữa. Căn cứ vào một số hóa đơn mua chi tiết, phụ tùng thay thế trị giá 1.720.000 đồng chưa kể VAT 10% ( đã trả bằng tiền mặt) và tiền công sửa chữa 180.000 đồng
Nợ TK 642: 1.900.000 Nợ TK133: 172.000
Sở thương mại hà nội
Công ty thương mại dịch vụ tràng thi
Sổ cái
TK 211-TSCĐ hữu hình Số dư nợ đầu năm : 17.867.142.524
Đơn vị: đồng Ghi Có các TK, đối ứng Nợ các TK này Tháng 1 ……… Tháng 11 Tháng 12 Cộng Cộng phát sinh nợ … … 135.964.656 .. 1.028.038.724 Cộng phát sinh có … … 28.346.457 … 5.975.876.846 Dư nợ cuối tháng … … 107.618.199 .. 24.871.058.094 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Kế toán ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Sở thương mại hà nội
Công ty thương mại dịch vụ tràng thi
Bảng kê số 5
Tập hợp: - Chi phí đầu tư XDCB(TK241)
- Chi phí bán hàng(TK 641) - Chi phí QLDN(TK642) Tháng 11 năm 2006 Đơn vị: đồng STT Các TK ghi có Các TK ghi nợ TK 142 TK 214 … Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng chi phí thực tế trong tháng 1 2 3 4 … … … TK 641-CP bán hàng 663.527.986 … … - CP khấu hao TSCĐ 48. 498. 364 …. ….. TK 642-CP QLDN 247.552.866 - CP khấu hao TSCĐ 10.907.310 … … Cộng … Ngày 30 tháng 11 năm 2006 Kế toán ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Nghiệp vụ sửa chữa lớn thường phát sinh chi phí lớn và thời gian sửa chữa kéo dài. Trong thời gian sửa chữa, tài sản không được sử dụng. Do vậy kế toán tập hợp chi phí sửa chữa lớn vào TK 2413. Chi phí sửa chữa lớn phát sinh với tài sản nào thì tập hợp riêng cho tài sản đó để tiện cho việc tính toán giá thành công việc sửa chữa.
Tuy nhiên, do đặc thù của đơn vị kinh doanh thương mại, tại công ty hầu như không xảy ra nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ mà chỉ chủ yếu xảy ra nghiệp vụ thường xuyên và nâng cấp TSCĐ.
c, Nâng cấp TSCĐ.
Tùy theo tình hình tài chính và chiến lược trước mắt cũng như lâu dài của công ty mà công ty có những khoản đầu tư nhất định cho tưng loại tài sản. VD: Đầu tư nâng cấp hay loại bỏ TSCĐ cũ thay thế bằng TSCĐ mới. Việc sửa chữa, nâng cấp TSCĐ thực chất là tăng thêm tính năng và kéo dài tuổi thọ cho TSCĐ. Khi một TSCĐ được sửa chữa nâng cấp theo sự đồng ý của Giám đốc thì công ty sẽ ký hợp đồng với bên nhận thầu về việc nâng cấp tài sản. Khi hoàn thành công việc, kế toán tập hợp chi phí nâng cấp để tính giá thành việc nâng cấp, sau đó ghi tăng thêm nguyên giá TSCĐ nếu được nâng cấp.
VD8: Năm 2006, công ty tiến hành nâng cấp cửa hàng số 2 Tôn Đức Thắng, cửa hàng này vốn là của Sở thương mại Hà Nội cấp cho công ty với giá trị đánh giá là 234.651.940 đồng, đến năm 2006 đã khấu hao 212.432.200 đồng. Như vậy, giá trị còn lại là 22.219.740 đồng. Tổng chi phí nâng cấp là 117.481.443 đồng, tài sản được xác định là sẽ tiếp tục khai thác trong 5 năm tiếp theo. Kế toán định khoản:
Nợ TK 211: 117.481.443
Có TK 214(3): 117.481.443 Kết chuyển nguồn vốn đầu tư cho nâng cấp TSCĐ;
Nợ TK 441: 117.481.443
Có TK 411: 117.481.443
Cửa hàng này sẽ được tiếp tục tính khấu hao dựa trên nguyên giá cũ và thời gian dự định khấu hao cũ (6 năm). Riêng phần nâng cấp sẽ được xác định thời gian khấu hao riêng và trích khấu hao theo phần nguyên giá tăng thêm. Công ty xác định thời gian khấu TSCĐ nâng cấp là 8 năm. Mức khấu hao 1 tháng với TSCĐ nâng cấp:
MKH = 117.481.443 = 1.223.765 đồng 8x12
Đồng thời với các định khoản trên, kế toán phòng kinh doanh XNK còn phải phản ánh nghiệp vụ nâng cấp này vào sổ theo dõi TSCĐ, sổ chi tiết TK 211, thẻ TSCĐ, đối chiếu số liệu ở bảng kê số 5 ( chi phí XDCB). Đây chính là điểm khác biệt giữa hạch toán sửa chữa đơn thuần và hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ.