dịch vụ tràng thi.
* Hạch toán ban đầu.
Theo chế độ kế toán hiện hành, mọi TSCĐ trong doanh nhgiệp đều phải có bộ hồ sơ theo dõi riêng. Bộ hồ sơ này gồm có: “ Biên bản giao nhậ TSCĐ”, hợp đồng hay hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan. Mục đích của việc lập “biên bản giao nhận TSCĐ” là nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm. được cấp trên phát, được biếu tặng, viện trợ, nhận góp vốn kinh doanh, hay thuê ngoài…đưa vào vào sử dụng tại doanh nghiệp, hoặc TSCĐ đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, hợp đồng liên doanh.
“ Biên bản giao nhận TSCĐ” là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ, thẻ TSCĐ và các sổ kế toán khác có liên quan. Do đó, nhất thiết công ty phải lập các biên bản giao nhận khi có một TSCĐ mới được đưa vào sử dụng hoặc điều cho đơn vị khác… Công ty phải lập hội đồng giao nhận gồm: Đại diện bên giao, bên nhận và một số ứng viên khác.
Sau khi bàn giao xong TSCĐ, các thành viên bên giao, bên nhận cùng ký vào biên bản giao nhận. Biên bản bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản, sau đó chuyển cho phòng tài chính kế toán để ghi sổ kế toán và lưu giữ.
Tương tự, đối với TSCĐ loại xây dựng kèm theo bảng quyết toán cũng phải có biên bản giao nhận TSCĐ giữa bên chủ thầu và bên nhận thầu…
Đơn vị: ...
Mẫu số 01 - TSCĐ
Bộ phận: ... (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài Chính)
Biên bản giao nhận TSCĐ
Ngày ... tháng ... năm ...
Số:... Nợ:... Có:...
Căn cứ quyết định số: ...ngày ... tháng ... năm... của... về việc bàn giao TSCĐ.
Bàn giao nhận TSCĐ gồm:
- Ông/Bà ...chức vụ ...Đại diện bên giao - Ông/Bà ... chức vụ ...Đại diện bên nhận - Ông/Bà ...chức vụ ...Đại diện.
Địa điểm giao nhận TSCĐ: ... Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:
T hiệu, quy cách (cấp hạng TSCĐ) hiệ u TS CĐ sản xuất (XD) m sản xuất m đưa vào sử dụn g suất (diện tích thiết kế) Giá mua hoặc giá thành sản xuất Cước phí vận chuyển Chi phí chạy thử Nguy ên giá TSC Đ lệ hao mòn % liệu kỹ thuậ t kèm theo A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 E Cộng x x x x Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ,
phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị
A B C 1 2
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Người giao
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Về hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty.
Hình thức sổ nhật ký chứng từ mà hiện nay công ty đang áp dụng, ngoài ưu điểm là chặt chẽ, chính xác, dễ phát hiện sai sót thì ngày càng phát sinh nhiều nhược điểm, khiếm khuyết cần phải được khắc phục và hoàn thiện. Với quy mô kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng, nghiệp vụ phát sinh nhiều đa dạng, phức tạp thì hình thức sổ kế toán
này sẽ khiến cho công việc kế toán quá tải. Khả năng đưa kế toán máy vào công tác hạch toán sẽ có hiệu quả không cao.
Trong tương lai, để có thể đưa tin học vào phục vụ công tác kế toán, làm cho máy tính trở thành công cụ trợ giúp đắc lực cho các kế toán viên, thiết nghĩ công ty nên chuyển đổi từ việc vận dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ sang hình thức sổ nhật ký chung, hay hình thức chứng từ ghi sổ, những hình thức sổ kế toán này khá gần nhau. Hoặc là công ty có thể đặt riêng một chương trình kế toán, sử dụng sao cho phù hợp nhsst vơi đặc điểm kinh doanh của công ty, đặc điểm hệ thống sổ hạch toán, tài khoản sử dụng của công ty.
Đồng thời, công ty nên tạo nhiều điều kiện hơn nữa để cán bộ, công nhân viên trong công ty nói chung và bộ phận kế toán nói riêng được tiếp xúc nhiều với tin học. Tất cả mọi người lao động trong giai đoạn này đều cần phải có một trình độ tin học cơ bản, đặc biệt là các nhân viên kế toán. Chỉ với đội ngũ nhân viên kế toán vừa vững vàng nghiệp vụ vừa thành thạo tin học, việc đầu tư mua sắm trang bị máy tính cho công tác kế toán mới thực sự phát huy hiệu quả. Khi đó, với sự trợ giúp của máy tính, khối lượng công việc mà kế toán viên phải trực tiếp xử lý sẽ giảm đi rất nhiều, năng suất lao động của công tác kế toán sẽ được cãi thiện đáng kể. Khi công việc kế toán đã giảm nhẹ thì công ty cũng có thể thực hiện tinh giảm bộ máy kế toán vẫn còn khá cồng kềnh của mình, đặc biệt là với số lượng kế toán viên tại các tổ kế toán của đơn vị kinh doanh trực thuộc.
* Về cách thức phân loaị TSCĐ
Kế toán viên của công nên thống nhất trong việc phân loại TSCD. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, sự phát triển của trình độ sản xuất xã hội, kéo theo sự phát triển của trình độ phát triển kinh tế, thì vai trò của TSCĐ sẽ ngày càng trở nên quan trọng hơn, đặc biệt là đới với các doanh nghiệp thương mại. Thương hiệu TSCĐ vô hình của một doanh nghiệp thương mại đi liền với khả năng tài chính, chất lượng dịch vụ khách hàng, uy tín và mạng lưới kênh phân phối. Ngay từ bây giờ, công ty nên hạch toán rõ ràng, tách bạch TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình để sẵn sàng hạch toán những TSCĐ vô hình khác nữa sẽ phát sinh phải hạch toán trong tương lai.
Ngoài ra, việc phân loại TSCĐ một cách đúng đắn, rõ ràng cũng sẽ giúp kế toán viên thực hiện khấu hao TSCĐ đúng với chế độ qui định hơn.
Cùng với việc phân loại TSCĐ một cách thống nhất với các qui định về phân loại, chi nhóm TSCĐ và việc tiến hành đánh giá lại TSCĐ theo đúng nguyên giá của những
TSCĐ đang còn phải trích khấu hao sẽ làm cho các chỉ tiêu về TSCĐ trên bảng cân đối kế toán của công ty chính xác, đầy đử hơn. Bảng cân đối sẽ vừa phản ánh được TSCĐ hữu hình, vừa phải phản ánh được vô hình, điều này có một ý nghĩa rất lớn, bởi lẽ một doanh nghiệp thương mại không thể chỉ hoạt động kinh doanh với toàn bộ TSCĐ là TSCĐ hữu hình. Chính TSCĐ vô hình mới là yếu tố quyết định, là điều kiện đủ cho một doanh nghiệp thương mại hoạt động kinh doanh thành công. Đồng thời, chỉ tiêu nguyên giá TSCĐ hữu hình, số khấu hao lũy kế sẽ giảm xuống tới mức gần sát hơn với con số thực tế của công ty.
Như vậy, những giải pháp này đã góp phần làm cho bảng cân đối kế toán của công ty đầy đủ, hoàn thịe hơn, phản ánh chính xác hơn tình hình tài sản của công ty.
Nếu tiến hành phân loại lại TSCĐ thì kế toán công ty sẽ phải đưa thêm vào sử dụng những tài khoản mới, cũng như là phải thiết kế lại một số sổ kế toán liên quan khác.
Về tài khoản kế toán, TK 211 sẽ chỉ sử dụng để phản ánh TSCĐ hữu hình, đúng như chế độ quy định. Kết cấu của tài khoản này sẽ không có gì thay đổi so với kết cấu hiện nay mà công ty vận dụng. Tuy nhiên, nội dung của một số tài khoản cấp hai thì sẽ được điều chỉnh lại theo đúng như chế đọ hướng dẫn.
TK 311.2: Nguyên giá nhà cửa, vật kiến trúc( không bao gồm quyền sử dụng đất) TK 211.5:Nguyên giá thiết bị, dụng cụ quản lý (không bao gồm phần mềm máy tính)
Bên cạnh điều chỉnh tài khoản 211, công ty cũng sẽ điều chỉnh lại nội dung của một số tài khoản cấp ba của TK 214( TK 214.2 và TK214.5) và bổ sung thêm hai tài khoản cấp ba.
TK 214.3.1: hao mòn TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất có thời hạn. TK 214.2: Hao mòn phần mềm máy vi tính.
Đồng thời, để cho hợp lý, công ty nên đưa vào sử dụng TK 213 “ TSCĐ vô hình”. Nội dung của tài khoản này là phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăn giảm của TSCĐ vô hình của công ty.
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguyên giá của TSCĐ vô hình trong kỳ( do mua sắm, trao đổi, được tài trợ…)
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguyên giá của TSCĐ vô hình trong kỳ (do thanh lý, nhượng bán).
Dư nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có của công ty
Và TK 213 cũng sẽ được chi tiết theo đúng như hướng dẫn của chế độ kế toán: TK 213.1: Nguyên giá quyền sử dụng đất.
TK 213.5: Nguyến giá phần mềm máy vi tính.
Về sổ kế toán, NKCT số 9 của công ty sẽ theo dõi thêm bên Có của TK 213, thay vì chỉ theo dõi bên Có TK 211 như hiện nay. Khi đó NKCT số 9 sẽ có mẫu như sau:
Ngoài ra, với việc đưa thêm vào sử dụng TK 213 thì kế toán công ty phải thiết kế thêm sổ chi tiết để theo dõi tài khoản này, như sổ chi tiết TK 213 và điều chỉnh lại một chút những sổ và bảng kê khác có liên quan.
Với những quy định trong các chuẩn mực kế toán về TSCĐ, thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của Bộ tài chính đã hướng dẫn kế toán TSCĐ theo chuẩn mực kế toán mới, qui định phương pháp kế toán các nghiệp vụ mà chế độ kế toán trước đây chưa đề cập như: Kế toán TSCĐ mua trả chậm, trả góp, TSCĐ tựu chế, TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, chi phí phát sinh trong giai đoạn triển khai, chi phí phát sinh sau khi nhận ban đầu liên quan đến TSCĐ, hao mòn TSCĐ thay đổi do phương pháp khấu hao và thời gian khấu hao thay đổi…
Nhìn chung, những hướng dẫn kế toán TSCĐ theo chuẩn mực kế toán mới là đầy đủ, chi tiết tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp trong việc tổ chức công tác kế toán, xử lý những nghiệp vụ, tình huống mà thực tế kinh doanh đặt ra. Tuy nhiên, chế độ mới vẫn còn một số điểm chưa thực sự phù hợp, cần tiếp tục sửa đổi, bổ sung nhằm đạt được mục đích dúng như tinh thần xây dựng và thực hiện chuẩn mực kế toán.
Thứ nhất : Về điều kiện ghi nhận TSCĐ .
Chuẩn mực kế toán mới ban hành có quy định bốn tiêu chuẩn để ghi nhận TSCĐ : + Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. + Nguyên giá của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy .
+ Thời gian sử dụng ước tính trên một năm .
+ Có đầy đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành (từ 10 triệu đồng trở lên) So sánh với chế độ kế toán cũ, những quy định này đã tiến gần hơn tới các nội dung trong chuẩn mực kế toán quốc tế về TSCĐ (16). Việc quy định như vậy giúp các doanh nghiệp phân biệt được sự khác nhau giữa chi phí và tài sản, đồng thời, cũng đòi hỏi tính hợp lý, hợp lệ của các khoản chi hình thành nên nguyên giá TSCĐ. Do đó, để đáp ứng quy định này, bắt buộc các doanh nghiệp phải có bằng chứng tin cậy để giải trình các thành phần cấu tạo nên nguyên giá TSCĐ .
Nghiên cứu kỹ các quy định của Nhà nước về TSCĐ, có thể thấy là, một mặt chế độ kế toán mới đã hoàn thiện, cặn kẽ, bao quát hơn chế độ kế toán cũ, một mặt khác nữa, chế độ kế toán mới vẫn còn đôi chỗ chưa khắc phục được hết những nhược điểm của chế độ kế toán cũ.Ví dụ như: có những chổ quy định đã đi quá sâu vào chi tiết, gây khó khăn cho
việc áp dụng, vì các nhà làm luật đã bỏ qua việc xem xét tình hình chung của các doanh nghiệp. Cụ thể ở đây là việc quy định thống nhất tiêu chuẩn về thời gian sử dụng và tiêu chuẩn giá trị của điều kiện ghi nhận TSCĐ .
+ Thời gian sử dụng ước tính trên một năm .
+ Có đầy đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành (từ 10 triệu đồng trở lên) Việc quy định như vậy rất tiện lợi cho quản lý Nhà nước đối với tài sản và cách hạch toán của doanh nghiệp, tuy nhiên, điều đó lại gây phức tạp cho công tác kế toán trong doanh nghiệp, và nó chỉ hợp lý khi các doanh nghiệp có quy mô như nhau. Trên thực tế, do nước ta đang trong thời kỳ quá độ, nền kinh tế nước ta phát triển chưa đầy đủ, nên tồn tại nhiều loại hình doanh nghiệp với các quy mô lớn nhỏ khác nhau. Do đó, đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn thì một tài sản có giá trị 10 triệu đồng chỉ được coi là một công cụ, dụng cụ, và là một khoản chi nhỏ, phân bổ một lần vào chi phí kinh doanh. Ngược lại, với những doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa, thì tài sản với giá trị đó có thể được ghi nhận là một TSCĐ và phân bổ cho nhiều kỳ kinh doanh.
Về vấn đề này, thiết nghĩ, Nhà nước cần có sự điều chỉnh hợp lý các quy định sao cho phù hợp với quy mô và loại hình của từng doanh nghiệp. Cụ thể nên quy định một cách tương đối về tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ (về thời gian sử dụng và giá trị ). Để thực hiện điều đó ta có thể theo một trong các cách sau:
+ Căn cứ vào quy mô của các doanh nghiệp (quy mô vừa và nhỏ ) để quy định về tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.Việc xác định quy mô của doanh nghiệp dựa trên số vốn pháp định mà Nhà nước cần ban hành cụ thể.Theo cách này thì việc xác định một tài sản là TSCĐ còn kèm theo việc đánh giá quy mô doanh nghiệp.Tuy nhiên, cùng với việc xác định quy mô doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại ) để việc quy định được phù hợp hơn.
+ Muốn xem một tài sản có phải là TSCĐ hay không, cần dựa trên tỷ trọng về giá trị của nó so với một tiêu chí (ví dụ như tiêu chí tổng nguồn vốn, tổng chi phí doanh thu, giá trị tổng sản lượng). Khi đó cần quy định một mức tỷ trọng cụ thể làm căn cứ so sánh.Ta có thể minh hoạ bởi ví dụ sau:
Một doanh nghiệp có tổng nguồn vốn là 23 tỷ đồng. Người ta xác định tỷ trọng (giá trị TSCĐ /vốn ) cần thiết để một tài sản là TSCĐ là 0,5%. Doanh nghiệp này mới mua một tài sản mới, nguyên giá 132 triệu đồng, thì ta xác định:
132000000
Tỷ trọng giá trị tài sản /vốn = * 100 = 0,57% > 0,5% 23000000000
Vậy tài sản này được coi là một TSCĐ
Thứ hai : Về việc trích khấu hao TSCĐ.
Quyết định số 206/2003/QĐ -BTC ngày 12/12/2003 về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, áp dụng từ năm tài chính 2004, thay thế cho quyết định số 166 TC/QĐ/ TSCĐ quy định: “ Việc trích khấu hao hoặc thôi không trích khấu hao được thực hiện từ ngày ( không phải theo nguyên tắc tròn tháng như trước đây ) mà TSCĐ chính thức tăng ,giảm hoặc ngừng không tham gia vào hoạt động kinh doanh”
Quy định như vậy rất chung chung, Bộ tài chính cần bổ sung thêm, hướng dẫn một cách cụ thể hơn về cách tính khấu hao TSCĐ khi việc trích hoặc thôi không trích khấu hao được thực hiện theo ngày chứ không phải theo tháng như trước đây. Nếu thực hiện theo chế độ mới thì tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kế toán sẽ xử lý như thế nào.
Có lẽ trong phương pháp khấu hao TSCĐ ,về cách tính khấu hao thì Bộ tài chính nên bổ sung thêm công thức tính mức khấu hao trung bình theo ngày.
Mức tính khấu hao = Mức trích khấu hao trung bình hàng năm trung bình một ngày 30 * 12
Mức tính khấu hao = Mức tính khấu hao * Số ngày sử dụng của tháng trung bình một ngày TSCĐ trong tháng