Giảm TSCĐ trong công ty xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau. Các thông tin khai báo bao gồm: lý do giảm TSCD, ngày giảm TSCĐ. Tại công ty, TSCĐ giảm chủ yếu là do hai nguyên nhân: Do đã khấu hao hết nguyên giá và do thanh lý, nhượng bán.
Để hạch toán giảm TSCĐ, ngoài việc sử dụng TK 211 và các TK đã nêu trong phần hạch toán tăng TSCĐ, thì kế toán còn sử dụng thêm một số các tài khoản khác như sau: TK 711,811,214…
a, Giảm TSCĐ do đã khấu hao hết nguyên giá.
Sự giảm này mang tính chất chủ quan và nó đã được tính toán sẵn để phân bổ vào chi phí, nhằm bù đắp những khoản phí đã chi ra để có được TSCĐ. Khi một TSCĐ đã khấu hao hết, kế toán phải ghi giảm TSCĐ và rút thẻ TSCĐ của tài sản đó khỏi tập thẻ để
quản lý riêng cho đến khi tài sản đó không còn ttồn tại ở công ty nữa. Thông tin khai báo là ngày thôi không tính khấu hao nữa. Các nghiệp vụ này được định khoản như sau:
Nợ TK 214: Hao mồn lũy kế
Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ.
Tuy nhiên, hiện nay tại công ty có một số TSCĐ đã khấu hao hết mà vẫn còn sử dụng. Việc xử lý những TSCĐ này tại Công ty không được thực hiện như trên, kế toán TSCĐ của công ty không tiếp tục trích khấu hao những TSCĐ này nữa, nhưng vẫn tiếp tục để nguyên tài sản này trên sổ.
Bảng : TSCĐ đã hết khấu hao
Đơn vị: đồng
Tên TSCĐ Nguyên giá Đã khấu hao Giá trị còn lại Kho B Cát Linh 138.151.200 138.151.200 0 Máy phôtô 123.756.000 123.756.000 0 Máy vi tính 8.050.000 8.050.000 0 Máy in laser 6.440.000 6.440.000 0 Công trình nhà Tràng Thi 260.413.335 260.413.335 0
b, Giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán.
Hiện nay ở công ty có khá nhiều tài sản đã khấu hao song doanh nghiệp vẫn tiếp tục khai thác và sử dụng. Chỉ có một số ít những TSCĐ không thể sử dụng do hỏng hóc không thể sửa chữa được, hoặc chi phí nâng cấp tài sản đó lớn hơn lợi ích thu được từ việc tiếp tục sử dụng nó, thì công ty mới tiến hành thanh lý, nhượng bán tài sản đó.
Hầu hết những TSCĐ của công ty đều chỉ có nguyên giá trung bình ( 10 - 25 triệu), do đó hoạt động thanh lý, nhượng bán diễn ra hết sức đơn giản, không phải tổ chức đấu thầu nên hầu như ít phát sinh chi phí thanh lý.
Tại công ty, khi muốn thanh lý, nhượng bán TSCĐ đều phải lập một tờ trình ghi đầy đủ các chi tiế về hiện trạng, nguyên giá và lý do cần thanh lý tài sản đó, và một biên bản xác định TSCĐ xin thanh lý, nhượng bán. Các giấy tờ này được gửi lên Giám đốc để
phê duyệt. Khi được sự đồng ý của Giám đốc thì tài sản sẽ được tổ chức thanh lý nhượng bán. về mặt kế toán, nghiệp vụ được định khoản:
BT1:Ghi giảm nguyên giá TSCĐ
Nợ TK 214: Giá trị hao mòn
Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ BT2: Thu nhập về thanh lý, nhượng bán ( nếu có)
Nợ TK 111,112,131
Có TK 711: Thu nhập khac
Có TK 3331: VAT theo PP khấu trừ BT3: Chi phí cho quá trình thanh lý, nhượng bán
Nợ TK 811: Chi phí khác
Nợ TK 133: VAT theo PP khấu trừ Có TK 111,112,334,338
VD6: Theo dõi VD về thanh lý máy điều hòa phòng 207. Theo kế hoạch, ngày 11/11/2006 công ty quyết định thanh lý một máy điều hòa ( ĐHT) nguyên giá 16.930.000 đồng. đã khấu hao hết -16.930.000 đồng. Do đã khấu hao hết nên giá trị còn lại bằng 0. Việc thanh lý rất đơn giản, nhanh gọn.
Kế toán TSCĐ của Công ty đã định khoản nghiệp vụ này như sau: Nợ TK 214: 16.390.000
Có TK 211: 16.930.000
Vì không phát sinh chi phí thanh lý cũng như thu nhập từ hoạt động này nên kế toán chỉ phản ánh một bút toán trên. Đồng thời với bút toán này, kế toán phải phản ánh nghiệp vụ giảm TSCĐ vào Nhật ký chứng từ số 9 và sổ chi tiết TK 211 cũng như sổ TSCĐ của công ty.
Sổ Nhật ký chứng từ số 9 là sổ kế toán theo dõi phát sinh Có TK 211, Sổ này thông thường theo như hướng dẫn của Bộ tài chính thì theo dõi phát sinh Có của 3 Tài khoản: TK 211 - TSCĐ hữu hình; TK 212 – TSCĐ thuê tài chính; TK 213 - TSCĐ vô hình. Nhưng do tại công ty không theo dõi TSCĐ vô hình, không có TSCĐ thuê tài chính nên sổ NKCT số 9 chỉ theo dõi phát sinh Có của tài khoản 211 mà thôi.
Công ty thương mại dịch vụ tràng thi
Biên bản thanh lý TSCĐ
Ngày 11 tháng 11 năm 2006
Số 27 Căn cứ quyết định sô 2215 ngày 02 tháng 11 năm 2006 của Giám đốc công ty Thương mại và dịch vụ Tràng Thi về việc thanh lý TSCĐ.
I. Ban thanh lý TSCĐ gồm:
Trưởng ban:………... Uỷ viên:……… Uỷ viên:………
II. Tiến hành thanh lý TSCĐ
Tên, ký mã hiệu, quy cách
Năm đưa vào
sử dụng Nguyên giá Hào mồn lũy kế
Giá trị còn lại
A B 1 2 3 = 1- 2
Điều hòa ĐHT
P207 1997 16.930.000 16.930.000 0
III. Kết luận của ban thanh tra.
Máy điều hòa này đã quá cũ, hoạt động rất kém, hay hỏng hóc, không còn đáp ứng được nhu cầu sử dụng.
Ngày 11 tháng 11 năm 2006 Trưởng ban thanh lý
IV. Kết quả thanh lý.
Chi phí thanh lý: 0 đồng(viết bằng chữ): không Chi phí thu hồi: 0 đồng(viết bằng chữ): không
Đã ghi giảm trong thẻ TSCĐ ngày 11 tháng 11 năm 2006. Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Sở thương mại hà nội
Công ty thương mại dịch vụ tràng thi
Trích Nhật ký chứng từ số 9 Ghi có: TK 211-TSCĐ hữu hình Tháng 11 năm 2006 Đơn vị: đồng STT Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 211, Ghi Nợ các TK Số hiệu Ngày tháng 214 … Cộng Có TK 211 1 2 3 4 5 …
1125 11/11 Thanh lý máy điều
hào ĐHT P207 16.930.000 … 20.345.132
… … … …
Cộng 26.135.278 … 28.346.457
Đã ghi sổ cái ngày…….tháng……năm….. Ngày…..tháng…năm…… Kế toán ghi sổ
(ký, họ tên)
Kế toán tổng hợp
(ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Ngoài hai nguyên nhân gây ra giảm TSCĐ kể trê còn có một số các nguyên nhân khác như: Trả vốn góp cho Ngân sách nhà nước bằng TSCĐ hay TSCĐ phát hiện thiếu khi kiểm kê.
Trường hopự TSCĐ phát hiện thiếu khi kiểm kê, có thể mất, hay do tài sản đã được thanh lý, nhượng bán rồi mà kế toán vè một lý do nào đó đã không hạch toán giảm TSCĐ, hay loại hồ sơ TSCĐ ra khỏi tập hồ sơ tài sản của toàn công ty.
Tuy nhiên, như đã trình bày ở trên, do số lượng TSCĐ ít, phân cấp quản lý TSCĐ khá rõ ràng, chặt chẽ nên hầu như ở công ty không xảy ra tình trạng mất mat, thất lạc TSCĐ. Nếu TSCĐ thiếu do quên ghi giảm khi thanh lý thì kế toán phải ghi giảm ngay TSCĐ đó, kèm theo giải trình cụ thể.
Nếu thiếu do mất mát thì cán bộ kiểm kê phải lập biên bản xử lý. Căn cứ vào biên bản này mà kế toán ghi:
Nợ TK 138(1): Chờ xử lý
Nợ TK 138(8): Yêu cầu bồi thường Nợ TK 214: Giá trị hao mòn lũy kế.
Có TK 211: Ghi giảm nguyên giá.
Trường hợp TSCĐ giảm do điều chuyển cho cấp trên, kế toán định khoản. Nợ TK 214: Giá trị hao mòn lũy kế.
Nợ TK 411: Giá trị giảm nguồn vốn.
Có TK 211: Theo nguyên giá lúc nhận Có TK 111,112: Trả bằng tiền.
* Hạch toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ, kế toán công ty sử dụng các sổ và bảng kê sau.
- Sổ NKCT số 9 : Căn cứ vào số liệu trên các sổ chi tiết TK 211, sổ TSCĐ để theo dõi phát sinh có TK 211. Sổ được mở hàng tháng và mở riêng cho từngTK ,211,,212,,213. Số liệu trên sổ cái được dùng làm căn cứ để kế toán lập các báo cáo tài chính.