Các phòng ban, đơn vị trong công ty khi có nhu cầu mua sắm, trang bị mới TSCĐ phải lập kế hoạch về nhu cầu mua sắm, đầu tư trình lên Giám đốc công ty, việc mua sắm tùy từng trường hợp cụ thể còn phải trình lên cả cơ quan quản lý cấp trên là Sở thương mại Hà Nội. Sau khi được sự đồng ý về việc đầu tư, mua săm, tổ tư vấn về giá sẽ lựa chọn quyết định nhà cung ứng, giá chào hàng, lập tờ trình gửi lên, Giám đốc công ty khi đó mới có quyết định chính thức về việc phê duyệt mua TSCĐ.
Đây là quy trình, thủ tục đầu tư TSCĐ thông thường được thực hiện tại công ty. Do TSCĐ được đầu tư của công ty chủ yếu là các thiết bị, dụng cụ văn phòng, dụng cụ quản lý
giá trị không cao, nên thủ tục thực hiện khá đơn giản. Tuy nhiên, nếu TSCĐ đầu tư có giá trị lớn hơn thì thủ tục tiến hành có phức tạp, kéo dài hơn để đảm bảo nguyên tắc thận trọng.
Khi hợp đồng mua bán TSCĐ được ký kết, các bên tiến hành bàn giao TSCĐ và lập biên bản bàn giao, bên mua là công ty làm thủ tục thanh toán. Trên cơ sở các chứng từ liên quan ( như biên bản bàn giao TSCĐ, các hóa đơn phản ánh giá mua, hóa đơn, bảng kê tập hợp chi phí phát sinh), kế toán tiến hành lập thẻ TSCĐ và ghi sổ.
Nhìn chung, để đánh giá sự biến động tăng của một TSCĐ trong công ty, kế toán sử dụng chủ yếu tài khoản này như sau:
Tài khoản 211 được chi tiết thành 4 tài khoản cấp hai:
- TK 2111: Nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất - TK 2114: Phương tiện vận tỉa, truyền dẫn.
- TK 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý, trong đó có bao gồm phần mềm máy tính.
- TK 2118: TSCĐ khác.
Và các tài khoản khác có liên quan, như các tài khoản theo dõi tiền ( TK 111,112), các tài khoản thanh toán ( TK 331,334…), hay các tài khoản phản ánh nguồn vốn ( TK 411,441,414…)
A, Trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm.
Khi một TSCĐ được mua sắm, kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng, hay hợp đồng kinh tế đã ký kết hay hóa đơn kiêm phiếu xuất kho mà người bán lập để phản ánh nguyên giá của TSCĐ.
Nợ TK 211: Giá mua tài sản chưa có VAT
Nợ TK 133(2): Thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Có TK 111,112,331,141..: Tổng giá phải thanh toán
Nếu có phát sinh các chi phí: chi phí vận chuyển, lắp đặt, vận hành thử… mà bên người mua là công ty phải chịu thì căn cứ vào hợp đồng vận chuyển, bản kê tổng hợp chứng từ chi tiêu, phiếu chi tiền mặt, hay giấy thanh toán tạm ứng kế toán định khoản:
Nợ TK 211: Ghi tăng nguyên giá
Nợ TK 133(1): Thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Có các TK thanh toán..: Tổng hợp thanh toán.
Cuối kỳ kế toán kết chuyển nguồn vốn đầu tư hình thành TSCĐ. Nợ TK 414,441: Ghi giảm nguồn vốn tương ứng.
Có TK 411: Tăng nguồn vốn kinh doanh.
VD4: Theo kế hoạch, ngày 14/4/2006, văn phòng công ty mua một máy trạm biến áp 630 KVA của công ty CP xây dựng Nhật Minh, trị giá của máy là 679.984.762 VNĐ, chưa bao gồm thuế VAT 5%. Máy được đầu tư bằng quỹ đầu tư phát triển, công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản. căn cứ vào hóa đơn VAT do bên bán lập ( mẫu dưới đây) để kế toán tiến hành định khoản
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số : 01 GTKT- 2 LL Liên 2: (Giao cho khách hàng)
Ngày 14 tháng 4 năm 2006 AX 084472 Đơn vị bán hàng: Công ty CP xây dựng Nhật Minh
Địa chỉ: C2- Yên Phụ- Tây Hồ- Hà Nội Mã số thuế: 0101212716 Họ và tên người mua hàng: Lê Anh Dũng
Đơn vị : Công ty Thương Mại dịch vụ Tràng Thi. Mã số thuế: 0100107437-1 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số Tài khoản: 0089254568
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Trạm biến áp 630 KVA
Cộng tiền hàng: 679.984.762
Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 33.999.238 Tổng cộng số tiền thanh toán: 713.984.000
Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm mười triệu chín trăm tám tư nghìn đồng. Người mua hàng ( Ký, họ tên ) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên )
Căn cứ vào hóa đơn GTGT trên, phiếu chi tiền mặt của thủ quỹ, kế toán định khoản:
Nợ TK 211 : 679.984.762 Nợ TK 133(2) : 33.999.238
Có TK 111: 713.984.000
Toàn bộ chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử bên bán hàng là công ty cổ phần Nhật Minh chịu. Do đó, kế toán công ty không phải hạch toán phần chi phí tăng thêm. Đồng thời kế toán tiến hành kết chuyển nguồn hình thành TSCĐ:
Nợ TK 414 : 679.984.762 Có TK 411 : 679.984.762
Tương ứng với định khoản trên, kế toán viên tiến hành phản ánh nghiệp vụ kinh tế trên các sổ kế toán có liên quan: Sổ chi tiết TK 211, sổ theo dõi TSCĐ, NKCT số 1 ( ghi có TK 111-TM)
B. Tăng TSCĐ loại xây dựng.
Vì là một công ty thương mại, hoạt động trong lĩnh vực lưu thông nên các công việc liên quan đến xây dựng như: xây mới, sửa chữa, cải tạo nâng cấp công ty đều phải thuê các đơn vị bên ngoài thi công. Khi có công trình xây dựng công ty ký hợp đồng với các công ty xây dựng, và chỉ làm nhiệm vụ giám sat, kiểm tra thi công công trình, đồng thời làm thủ tục thanh toán khối lượng xây dựng, xây lắp hoàn thành. Để đảm bảo chất lượng công trình và tính hợp lý của các khoản chi công ty trực tiếp đứng ra thu mua nguyên vật liêu và các yếu tố cần thiết cho thi công xây dựng công trình. Riêng máy móc thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ thi công sẽ do đơn vị xây dựng chịu trách nhiệm.
Trong quá trình xây dựng, công ty sẽ ứng trước cho đối tác hay thanh toán theo mức độ hoàn thành công trình. Khi hoạt động xây dựng kết thúc, hai bên tổ chức nghiệm thu, bàn giao tài sản và đưa công trình vào sử dụng. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu công trình, hợp đồng xây dựng ký kết giữa hai bên, kế toán định khoản theo giá thực tế:
Nợ TK 211: Theo giá trị thực tế tài sản xây dựng. Nợ TK 152,153: Giá trị vật tư khác thu hồi
Nợ TK 441,414: Chi phí được duyệt bỏ.
Nợ TK 138: Các khoản chi bất hợp lý phải ghi thu Có TK 241(2): Chi phí xây dựng cơ bản.
Sau đó, tùy theo nguồn hình thành kết chuyển nguồn vốn tài trợ cho việc hình thành tài sản.
Nợ TK 414,441 Có TK 411
Phản ánh thanh toán cho đơn vị nhận thầu:
Nợ TK 331(đơn vị nhận thầu): Tổng tiền phải thanh toán
Có TK 338,334: Nhận tiền ký cược, ký quỹ bảo hành CT Có TK 111,112,341: Số tiền thực trả.
VD5: Trong năm 2005 công ty ký hợp đồng với công ty xây dựng Sông Đà về việc thi công xây dựng mới cửa hàng số 25 Bông Nhuộm. Ngày 25/7/2006 công trình được nghiệm thu đưa vào sử dụng với giá thành thực tế là 333.745.134 đồng. Nguồn vốn mà công ty sử dụng để xây dựng cơ bản. Vật liệu thừa thu hồi và các phế liệu thu gom được tổ chức bán ngay, thu bằng tiền mặt trị giá 765.000 đồng. Các khoản thu này được lập bởi cán bộ làm nhiệm vụ giám sát, kiểm tra công trình.
Căn cứ vào biên bản nghiệm thu công trình số 27 ngày 25/7/2006, biên bản quyết toán công tình phiếu thu tiền mặt do bán vật liệu thừa số 369 ngày 23/7/2006 kế toán định khoản:
BT1: Ghi tăng TSCĐ
Nợ TK 211: 33.745.134 Nợ TK 111: 765.000
BT2: Kết chuyển nguồn vốn tài trợ cho công trình Nợ TK 441: 333.745.134
Có TK411: 33.745.134
Đồng thời với định khoản trên thì kế toán tiến hành lập thẻ TSCĐ cho cửa hàng mới, ghi sổ theo dõi TSCĐ, sổ chi tiết TK211 và sổ chi tiết các TK có liên quan. Dưới đây là trích “ Sổ chi tiết TK 211” và mẫu “ Thẻ TSCĐ” sử dụng tại công ty
Sơ thương mại Hà Nội Thẻ tài sản cố định Lập ngày:…………
Cty TM DV tràng thi Số:…324 Kế toán trưởng
Tên TSCĐ: Trạm biến áp Thuộc nhóm TSCĐ:Máy móc thiết bị Ký mã hiệu, quy cách: 630 KVA
Nước sx: Việt Nam Năm sx: 2005
Chứng từ nhập: - Hợp đồng số: 144/2006 Ngày: 14/04/2006 - Hóa đơn số: AX 084472 Ngày: 14/04/2006
- Biên bản nghiệm thu, giao nhận số: 153 ngày: 14/04/2006 - Chứng từ khác:………..………... ………. Nguyên giá ( VNĐ): 679.984.762 VNĐ
Nguồn đầu tư: Quỹ đầu tư phát triển
Thời gian bắt đầu sử dụng và trích khấu hao: 14/04/2006
Khấu hao đã trích
Năm Hàng năm Cộng dồn Năm Hàng năm Cộng dồn
Tăng giảm tài sản cố định
Chứng từ
Diễn Giải Tăng Giảm Ng.giá xác định lại Số Ngày
Ghi giảm TSCĐ theo chứng từ số……..ngày……tháng…..năm……….. Lý do:………
CTY thương mại dịch vụ tràng thi Phòng KD XNK
Sổ chi tiết tài khoản
TK 211: Tài sản cố định Năm 2006
Dư Nợ đầu kỳ: xxx Dư Có đầu kỳ: Phát sinh Nợ : Phát sinh Có: Dư Nợ cuối kỳ: Dư có cuối kỳ:
Đơn vị: đồng STT Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Thu Chi Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx 1 05/04/06 C1233 Máy vi tính 111 10.560.000 2 25/07/06 C2133 Nhà 25 Bông Nhuộm 241 333.745.134 3 04/08/06 C2401 Tivi LG 112 38.425.324 …. …….. … ……….. …….. .. Tổng phát sinh Số dư cuối kỳ xxx Ngày 31 tháng 12 năm 2006
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Ngoài hai nguyên nhân làm tăng TSCĐ kể trên: Do mua ngoài và do đầu tư xây dựng cơ bản thì TSCĐ trong công ty còn có thể tăng do được Ngân sách cấp vốn bằng TSCĐ. Thuy nhiên, trong những năm gần đây, những nghiệp vụ kinh tế loại này hầu như không xảy ra, do Ngân sách không còn cấp vốn bằng TSCĐ như thời kỳ bao cấp nữa.
Khi xảy ra ngiệp vụ này, căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ giữa bên cấp và bên nhận là công ty để ghi tăng tài sản giá trị thực nhận của TSCĐ là nguyên giá đối với TSCĐ mới và đánh giá lại, hay giá trị còn lại đối với tài sản đã qua sử dụng.
Nợ TK 211: Ghi theo nguyên giá
Có TK 411: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh.
Có TK 111,112,331: Phí tổn trước khi đưa vào sử dụng. Nếu có VAT theo phương pháp khấu trừ thì kế toán ghi thêm:
Nợ TK 133.
Đồng thời ghi bút toán chuyển nguồn đối với những nguồn vốn chuyên dùng đã tài trợ cho các phí tổn trước khi đưa tài sản vào sử dụng.
Nợ TK 414,441,4312: Ghi giảm các nguồn vốn quý Có TK 411: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh.