2.2.1. Đặc điểm, phân loại, đánh giá TSCĐ.
2..2.1.1.Đặc điểm của TSCĐ tại Công ty.
- Do là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hoạt động chủ yếu là lưu thông hàng hóa, bên cạnh đó có cung cấp một số dịch vụ sửa chữa điện tử, điện lạnh nên TSCĐ trong công ty chủ yếu bao gồm: hệ thống nhà văn phòng, các cửa hàng, các xưởng sửa chữa, kho chứa hàng; ôtô chuyên chở hàng hóa, đưa đón cán bộ; các thiết bị quản lý văn phòng.
- Tính trên chỉ tiêu nguyên giá thì TSCĐ trong công ty hình thành từ hai nguồn là ngân sách nhà nứơc cấp và nguồn vốn tự có.
- Hiện nay hệ số hao mòn TSCĐ trong công ty là lớn (hơn 66,08%). Như vậy hệ số còn sử dụng được chiếm một tỷ lệ tương đối nhỏ ( gần 33,9%).
Bảng ở dưới đây sẽ cung cấp cho chúng ta số liệu về cơ cấu TSCĐ của công ty tại thời điểm ngày 31/12/2006.
Bảng: Cơ cấu TSCĐ của Công ty tại thời điểm 31/12/2006.
Đơn vị tính: đồng
Tên đơn vị Nguyên giá Tỷ trọng (%)
1.Văn phòng công ty 13.274.954.329 62 2. Văn phòng kinh doanh XNK 432.042.044 2
3. Cửa Nam 411.704.522 2
4. TT Thanh Trì 813.169.202 3.8
6. Hàng Đào 97.266.996 0.6 7. Đại La 429.747.586 2 8.Giảng Võ 498.628.373 2.5 9. Cát Linh 467.123.305 2.2 10.Điện Lạnh 376.892.473 1.8 11. Tràng Tiền 109.851.798 0.6 12.Tràng Thi 653.958.824 3.1 13. Môtô 602.701.490 2.9 14.TT Đông Anh 2.339.320.627 10.1 Tổng TSCĐ toàn công ty 24.871.058.094 100
2.2.1.2. Phân loại TSCĐ tại công ty.
Công ty tiến hành phân loại TSCĐ theo hai cách: Theo hình thái biểu hiện và theo nguồn hình thành.
* Theo hình thái biểu hiện: Do kế toán TSCĐ của công ty chưa thực hiện hạch toán TSCĐ vô hình nên, nếu phân loại theo hình thái biểu hiện thì TSCĐ của công ty được chia thành 3 nhóm:
Bảng : Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện(31/12/2006)
Chỉ tiêu Nguyên giá Tỷ trọng(%)
1. Nhà cửa, vật kiến trúc 5.453.106.870 58.07 2.Phương tiện vận tải 1.288.700.000 13.72 3. Thiết bị, dụng cụ quản lý 2.649.281.159 28.21
4……… ………
Tổng cộng TSCĐ 24.871.058.094 100
* Theo nguồn hình thành:
- TSCĐ được mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn ngân sách.
- TSCĐ được xây dựng, mua sắm bằng nguồn vốn tự bổ sung ( quỹ đầu tư phát triển, quỹ xây dựng cơ bản, nguồn vốn khấu hao…)
Sở dĩ TSCĐ được hình thành chủ yếu từ hai nguồn là do công ty là loại hình doanh nghiệp nhà nước nên từ năm 1996 trở về trước toàn bộ TSCĐ của công ty đều được hình thành từ nguồn vốn ngân sách nhà nước phân bổ cho. Sau năm 1996, khi công ty chuyển sang cơ chế hạch toán độc lập, thì ngoài nguồn vốn nhận được từ ngân sách thì vốn kinh doanh của công ty được bổ sung rất nhiều từ nguồn vốn tự có do quá trình tích lũy.
Bảng : Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành(31/12/2006)
Nguồn hình thành Nguyên giá Đã khấu hao Giá trị còn lại Số tiền Tỷ trọng
1.Vốn ngân sách 11.132.186.787 44,76% 2.189.967.881 8.942.218.906 2.Vốn tự có 13.738.871.307 55,24% 7.925.958.308 5.812.912.999
Tổng cộng 24.871.058.094 100% 10.115.926.189 14.755.131.905
2.2.1.3. Đánh giá TSCĐ tại công ty.
Sau mỗi niên độ kế toán, công ty cần phải thống kê về TSCĐ và phân tích hiẹu quả sử dụng chúng trong mối quan hệ giữa chi phí và kết quả kinh doanh. Việc xác định đúng đắn nguyên giá, tỷ lệ khấu hao của mỗi tài sản phù hợp với hiệu suất sử dụng sẽ giúp công ty quản lý hiệu quả hơn nữa TSCĐ. Do đó, đánh giá TSCĐ là một việc làm rất quan trọng, cần thiết.
* Đối với TSCĐ mà công có được thông qua hoạt động mua sắm: Trong thời gian gần đây thì đây là hình thức đầu tư TSCĐ chủ yếu của công ty. Hầu hết các TSCĐ mà công ty có được đều do mua sắm trên thị trường. Nguyên giá của chúng được tính toán dựa trên cơ sở các hóa đơn và các chứng từ phát sinh đi kèm.
Nguyên giá TSCĐ loại mua sắm =
Giá mua ghi trên hóa đơn ( không bao gồm VAT)
+
Các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy
VD1: Ngày 24/5/2006 công ty mua một bộ máy vi tính PKT 486 với giá ghi trên hóa đơn 660 USD chưa bao gồm VAT.
Tỷ giá thực tế ngày 24/5/2006 là 16.000 VND/USD. Bộ máy vi tính bao gồm những linh kiện, bộ phận như sau:
Mainboad : 100 USD CPU : 160 USD RAM : 70 USD VGA-CARD : 60 USD Keyboard : 38 USD Mouse : 32 USD CD ROM : 43 USD Mornitor : 157 USD
Do đó nguyên giá của bộ máy tính là:
NG = (100+160+70+60+38+32+43+157) x 16.000 = 10.560.000đ * Đối với TSCĐ công ty có được do xây dựng mới:
Nguyên giá TSCĐ
loại mua sắm = Giá quyết toán công trình xây dựng +
Các chi phí bằng tiền khác , lệ phí trước bạ
(nếu có)
Các công trình xây dựng của công ty chủ yếu bao gồm: Văn phòng, cửa hàng, các kho bảo quản,… Vì công ty có bộ phận xây dựng nên toàn bộ các công trình này đều thuê ngoài thi công.
VD2: Tháng 7/2005 công ty quyết định xây mới một công trình là nhà số 25 phố Bông Nhuộm do phòng Kinh doanh trực tiếp quản lý. Công ty đã ký hợp đồng giao nhận thầu với công ty xây dựng Sông Đà và chỉ giám sát thi công công trình.Ngày 25/7/2006 công trình xây dựng nhà 25 Bông Nhuộm đã hoàn thành với giá quyết toán là 333.058.010 đồng, chưa kể thuế VAT. Chi phí về thuế trước bạ và các chi phí khác là 687.124 đồng. Vậy nguyên giá của công trình nhà số 25 Bông Nhuộm bằng
NG = 333.058.010 + 687.124 = 333.745.134 đồng.
Sau khi đã xác định được nguyên giá của TSCĐ và tiến hành đưa TSCĐ vào sử dụng, công ty căn cứ vào tuổi thọ kỹ thuật của tài sản theo thiết kế, hiện trạng và tuổi thọ kinh tế của tài sản, cùng với mức độ đảm nhiệm của tài sản để xác định tỷ lệ hay số năm
khấu hao TSCĐ. Căn cứ vào nguyên giá và mức khấu hao lũy kế của tài sản kế toán xác định được giá trị còn lại của tài sản đó.
VD3: Máy điều hòa ĐH P201A được đưa vào sử dụng từ ngày 11/4/2006. Nguyên giá của chiếc máy này là 11.247.608 đồng. Thời gian sử dụng ước tính là 3 năm ( hay tỷ lệ khấu hao 33,33%).
- Mức khấu hao một năm = 33.33% x 11.247.608 = 3.748.828 đồng
Theo nguyên tắc tròn tháng, do máy được đưa vào sử dụng bắt đầu từ ngày 11/4 nên sang tháng 5 mới bắt đầu tính khấu hao. Như vậy, trong năm 2006 công ty sẽ phải trích khấu hao cho máy này với khoảng thời gian là 8 tháng.
- Số khấu hao đã tính đến cuối năm 2006 là:
MKH = 3.748.828 x 8 = 2.499.218 đồng. 12
- Giá trị còn lại tính đến cuối năm 2005 của tài sản này là:
GTCL = NG – MKH = 11.247.608 – 2.499.218 = 8.748.390 đồng
2.2.2. Hạch toán tình hình biến động TSCĐ.
Tại công ty Thương mại dịch vụ Tràng Thi, các trường hợp tăng TSCĐ chủ yếu là do mua sắm mới, thuê ngoài sửa chữa, xây dựng, còn các trường hợp giảm TSCĐ chủ yếu là do thanh lý, nhượng bán. Hệ thống chứng từ kế toán về TSCĐ tại công ty bao gồm tất cả các chứng từ tăng giảm TSCĐ như hóa đơn GTGT, hợp đồng xây dựng, biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ… cũng như các chứng từ TSCĐ bắt buộc đối với một doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Bộ tài chính tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.
2.2.2.1. Các trường hợp tăng TSCĐ
Các phòng ban, đơn vị trong công ty khi có nhu cầu mua sắm, trang bị mới TSCĐ phải lập kế hoạch về nhu cầu mua sắm, đầu tư trình lên Giám đốc công ty, việc mua sắm tùy từng trường hợp cụ thể còn phải trình lên cả cơ quan quản lý cấp trên là Sở thương mại Hà Nội. Sau khi được sự đồng ý về việc đầu tư, mua săm, tổ tư vấn về giá sẽ lựa chọn quyết định nhà cung ứng, giá chào hàng, lập tờ trình gửi lên, Giám đốc công ty khi đó mới có quyết định chính thức về việc phê duyệt mua TSCĐ.
Đây là quy trình, thủ tục đầu tư TSCĐ thông thường được thực hiện tại công ty. Do TSCĐ được đầu tư của công ty chủ yếu là các thiết bị, dụng cụ văn phòng, dụng cụ quản lý
giá trị không cao, nên thủ tục thực hiện khá đơn giản. Tuy nhiên, nếu TSCĐ đầu tư có giá trị lớn hơn thì thủ tục tiến hành có phức tạp, kéo dài hơn để đảm bảo nguyên tắc thận trọng.
Khi hợp đồng mua bán TSCĐ được ký kết, các bên tiến hành bàn giao TSCĐ và lập biên bản bàn giao, bên mua là công ty làm thủ tục thanh toán. Trên cơ sở các chứng từ liên quan ( như biên bản bàn giao TSCĐ, các hóa đơn phản ánh giá mua, hóa đơn, bảng kê tập hợp chi phí phát sinh), kế toán tiến hành lập thẻ TSCĐ và ghi sổ.
Nhìn chung, để đánh giá sự biến động tăng của một TSCĐ trong công ty, kế toán sử dụng chủ yếu tài khoản này như sau:
Tài khoản 211 được chi tiết thành 4 tài khoản cấp hai:
- TK 2111: Nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất - TK 2114: Phương tiện vận tỉa, truyền dẫn.
- TK 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý, trong đó có bao gồm phần mềm máy tính.
- TK 2118: TSCĐ khác.
Và các tài khoản khác có liên quan, như các tài khoản theo dõi tiền ( TK 111,112), các tài khoản thanh toán ( TK 331,334…), hay các tài khoản phản ánh nguồn vốn ( TK 411,441,414…)
A, Trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm.
Khi một TSCĐ được mua sắm, kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng, hay hợp đồng kinh tế đã ký kết hay hóa đơn kiêm phiếu xuất kho mà người bán lập để phản ánh nguyên giá của TSCĐ.
Nợ TK 211: Giá mua tài sản chưa có VAT
Nợ TK 133(2): Thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Có TK 111,112,331,141..: Tổng giá phải thanh toán
Nếu có phát sinh các chi phí: chi phí vận chuyển, lắp đặt, vận hành thử… mà bên người mua là công ty phải chịu thì căn cứ vào hợp đồng vận chuyển, bản kê tổng hợp chứng từ chi tiêu, phiếu chi tiền mặt, hay giấy thanh toán tạm ứng kế toán định khoản:
Nợ TK 211: Ghi tăng nguyên giá
Nợ TK 133(1): Thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Có các TK thanh toán..: Tổng hợp thanh toán.
Cuối kỳ kế toán kết chuyển nguồn vốn đầu tư hình thành TSCĐ. Nợ TK 414,441: Ghi giảm nguồn vốn tương ứng.
Có TK 411: Tăng nguồn vốn kinh doanh.
VD4: Theo kế hoạch, ngày 14/4/2006, văn phòng công ty mua một máy trạm biến áp 630 KVA của công ty CP xây dựng Nhật Minh, trị giá của máy là 679.984.762 VNĐ, chưa bao gồm thuế VAT 5%. Máy được đầu tư bằng quỹ đầu tư phát triển, công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản. căn cứ vào hóa đơn VAT do bên bán lập ( mẫu dưới đây) để kế toán tiến hành định khoản
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số : 01 GTKT- 2 LL Liên 2: (Giao cho khách hàng)
Ngày 14 tháng 4 năm 2006 AX 084472 Đơn vị bán hàng: Công ty CP xây dựng Nhật Minh
Địa chỉ: C2- Yên Phụ- Tây Hồ- Hà Nội Mã số thuế: 0101212716 Họ và tên người mua hàng: Lê Anh Dũng
Đơn vị : Công ty Thương Mại dịch vụ Tràng Thi. Mã số thuế: 0100107437-1 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số Tài khoản: 0089254568
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Trạm biến áp 630 KVA
Cộng tiền hàng: 679.984.762
Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 33.999.238 Tổng cộng số tiền thanh toán: 713.984.000
Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm mười triệu chín trăm tám tư nghìn đồng. Người mua hàng ( Ký, họ tên ) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên )
Căn cứ vào hóa đơn GTGT trên, phiếu chi tiền mặt của thủ quỹ, kế toán định khoản:
Nợ TK 211 : 679.984.762 Nợ TK 133(2) : 33.999.238
Có TK 111: 713.984.000
Toàn bộ chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử bên bán hàng là công ty cổ phần Nhật Minh chịu. Do đó, kế toán công ty không phải hạch toán phần chi phí tăng thêm. Đồng thời kế toán tiến hành kết chuyển nguồn hình thành TSCĐ:
Nợ TK 414 : 679.984.762 Có TK 411 : 679.984.762
Tương ứng với định khoản trên, kế toán viên tiến hành phản ánh nghiệp vụ kinh tế trên các sổ kế toán có liên quan: Sổ chi tiết TK 211, sổ theo dõi TSCĐ, NKCT số 1 ( ghi có TK 111-TM)
B. Tăng TSCĐ loại xây dựng.
Vì là một công ty thương mại, hoạt động trong lĩnh vực lưu thông nên các công việc liên quan đến xây dựng như: xây mới, sửa chữa, cải tạo nâng cấp công ty đều phải thuê các đơn vị bên ngoài thi công. Khi có công trình xây dựng công ty ký hợp đồng với các công ty xây dựng, và chỉ làm nhiệm vụ giám sat, kiểm tra thi công công trình, đồng thời làm thủ tục thanh toán khối lượng xây dựng, xây lắp hoàn thành. Để đảm bảo chất lượng công trình và tính hợp lý của các khoản chi công ty trực tiếp đứng ra thu mua nguyên vật liêu và các yếu tố cần thiết cho thi công xây dựng công trình. Riêng máy móc thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ thi công sẽ do đơn vị xây dựng chịu trách nhiệm.
Trong quá trình xây dựng, công ty sẽ ứng trước cho đối tác hay thanh toán theo mức độ hoàn thành công trình. Khi hoạt động xây dựng kết thúc, hai bên tổ chức nghiệm thu, bàn giao tài sản và đưa công trình vào sử dụng. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu công trình, hợp đồng xây dựng ký kết giữa hai bên, kế toán định khoản theo giá thực tế:
Nợ TK 211: Theo giá trị thực tế tài sản xây dựng. Nợ TK 152,153: Giá trị vật tư khác thu hồi
Nợ TK 441,414: Chi phí được duyệt bỏ.
Nợ TK 138: Các khoản chi bất hợp lý phải ghi thu Có TK 241(2): Chi phí xây dựng cơ bản.
Sau đó, tùy theo nguồn hình thành kết chuyển nguồn vốn tài trợ cho việc hình thành tài sản.
Nợ TK 414,441 Có TK 411
Phản ánh thanh toán cho đơn vị nhận thầu:
Nợ TK 331(đơn vị nhận thầu): Tổng tiền phải thanh toán
Có TK 338,334: Nhận tiền ký cược, ký quỹ bảo hành CT Có TK 111,112,341: Số tiền thực trả.
VD5: Trong năm 2005 công ty ký hợp đồng với công ty xây dựng Sông Đà về việc thi công xây dựng mới cửa hàng số 25 Bông Nhuộm. Ngày 25/7/2006 công trình được nghiệm thu đưa vào sử dụng với giá thành thực tế là 333.745.134 đồng. Nguồn vốn mà công ty sử dụng để xây dựng cơ bản. Vật liệu thừa thu hồi và các phế liệu thu gom được tổ chức bán ngay, thu bằng tiền mặt trị giá 765.000 đồng. Các khoản thu này được lập bởi cán bộ làm nhiệm vụ giám sát, kiểm tra công trình.
Căn cứ vào biên bản nghiệm thu công trình số 27 ngày 25/7/2006, biên bản quyết toán công tình phiếu thu tiền mặt do bán vật liệu thừa số 369 ngày 23/7/2006 kế toán định khoản:
BT1: Ghi tăng TSCĐ
Nợ TK 211: 33.745.134 Nợ TK 111: 765.000
BT2: Kết chuyển nguồn vốn tài trợ cho công trình Nợ TK 441: 333.745.134
Có TK411: 33.745.134
Đồng thời với định khoản trên thì kế toán tiến hành lập thẻ TSCĐ cho cửa hàng mới, ghi sổ theo dõi TSCĐ, sổ chi tiết TK211 và sổ chi tiết các TK có liên quan. Dưới đây là trích “ Sổ chi tiết TK 211” và mẫu “ Thẻ TSCĐ” sử dụng tại công ty
Sơ thương mại Hà Nội Thẻ tài sản cố định Lập ngày:…………
Cty TM DV tràng thi Số:…324 Kế toán trưởng
Tên TSCĐ: Trạm biến áp Thuộc nhóm TSCĐ:Máy móc thiết bị Ký mã hiệu, quy cách: 630 KVA
Nước sx: Việt Nam Năm sx: 2005
Chứng từ nhập: - Hợp đồng số: 144/2006 Ngày: 14/04/2006