Trước hết, công ty phải đánh được thời gian hữu dụng ( hay tỷ lệ khấu hao TSCĐ) cho hợp lý. Sau đó, hàng tháng căn cứ vào tỷ lệ đã đánh giá mà trích khấu hao vào chi phí kinh doanh trong kỳ ( chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung). TSCĐ của bộ phận nào sẽ được trích khấu hao avf tính vào chi phí của bộ phận đó.
a, Phương pháp tính khấu hao
Trong thực tế có nhiều phương pháp tính khấu hao, nhưng công ty đã lựa chọn tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng, theo đó:
Mức khấu hao 1 tháng = nguyên giá TSCĐ x tỷ lệ khấu hao 1 tháng
Trở lại với VD 3 về máy điều hòa ĐH P201 đưa vào sử dụng ngày 11/4/2006; nguyên giá = 11.247.608 đồng thời gian khấu hao 3 năm ( tỷ lệ khấu hao 33,33%)
Do đó mức khấu hao một năm = 33,33% x 11.247.608 = 3.748.818 đồng. Mức khấu hao 1 tháng = 3.748.828 = 312.402 đồng.
12
b,Hạch toán khấu hao TSCĐ.
* Dựa vào các chứng từ tăng giảm và chứng từ khấu hao TSCĐ, kế toán hàng ngày phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ chi tiết.
- Sổ chi tiết TSCĐ và khấu hao TSCĐ:
- Sổ chi tiết tài khoản 214: được mở cho từng tháng, quý, dùng để theo dõi số dư, phát sinh Nợ/Có của TK 214 trong kỳ.
* Hạch toán khấu hao TSCĐ sử dụng chủ yếu hai tài khoản:
Tài khoản 214 “ Hao mòn TSCĐ”, theo đúng như chế độ kế toán hướng dẫn, công ty sử dụng tài khoản này để phản ánh tình hình biến động của TSCĐ theo giá trị hao mòn, kết cấu của TK này như sau:
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá trị hao mòn của TSCĐ trong kỳ.
Dư có: Giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ tính đến thời điểm hiện tại.
Vì TK 211 được sử dụng để hạch toán toàn bộ TSCĐ, bao gồm cả TSCĐ hữu hình và vô hình ( ở công ty chưa có TSCĐ thuê tài chính), do đó mà TK 214 cũng được chi tiết thành các TK cấp 3 theo sự phân cấp của TK 211.
TK2141.2: Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc, quyền sử dụng đất TK2141.2: Hao mòn phương tiện vận tải, truyền dẫn
TK2141.2: Hao mòn thiết bị, DC quản lý, phần mềm máy tính
CTY thương mại dịch vụ tràng thi Phòng KD XNK
Sổ chi tiết tài khoản
TK 214: Hao mòn TSCĐ Tháng 11 năm 2006
Dư Nợ đầu kỳ: Dư Có đầu kỳ: Phát sinh Nợ : Phát sinh Có: Dư Nợ cuối kỳ: Dư có cuối kỳ:
Đơn vị: đồng Ngày
ghi sổ Chứng từ Diễn giải
TK đối ứng Phát sinh Nợ Có 1 2 3 4 5 6 … … ….. … …
11/11 1125 Thanh lý máy điều hòa
ĐHT P207 2115 16.930.000
30/11 Trích khấu hao T11/06 6414 48.498.364 6424 10.907.310
…… . …
Ngày 30 tháng 11 năm 2006
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Hạch toán tổng hợp khấu hao TSCĐ ở công ty sử dụng các sổ và bảng kê:
- Bảng kê 4, 5, 6: Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ. Thực tế tại công ty chủ yếu phát sinh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, còn chi phí sản xuất hầu như rất nhỏ. Do đó, trong số các bảng kê trên, kế toán TSCĐ sử dụng bảng kê số 5 và số 6 thường xuyên hơn. Số liệu trên cột ghi có TK 214 được lấy từ bảng kê này sau khi khóa sổ cuối tháng được dùng để ghi vào NKCT số 7.
- Nhật ký chứng từ số 7( ghi Có TK 214): Được ghi vào cuối tháng, dựa trên số liệu tổng hợp từ bảg kê số 5, số 6. Phát sinh Có của TK 214 được phản ánh trên cột ghi có TK 214, đối ứng nợ với các Tk chi phí như TK 641, 642, 2413…
- Sổ cái TK 214 được ghi vào cuối tháng dựa trên số liệu tổng hợp từ NKCT số 7 ( phát sinh có) và các NKCT khác có liên quan như NKCT số 9 ( phát sinh nợ). Số liệu trên sổ cái được dùng làm căn cứ để kế toán lập báo cáo tài chính.
Bảng: Trích và phân bổ khấu hao TSCĐ cho các đơn vị (2006)
Đơn vị: đồng
Tên đơn vị
Khấu hao
Đầu năm Tăng Giảm Cuối năm
1.Văn phòng công ty 2.881.439.964 81.296.568 90.331.757 2.872.404.775 2. Phòng XNK 85.002.535 118.185.546 203.188.081 3. Cửa Nam 227.258.644 54.819.947 282.078.591 4. Thanh Trì 81.099.133 16.587.900 97.687.033 5. Thuốc Bắc 130.408.671 40.159.847 170.568.518 6. Hàng Đào 90.418.064 2.880.000 93.298.064 7. Đại La 182.425.237 46.991.426 229.416.663 8.Giảng Võ 384.223.138 44.877.935 393.101.073 9. Cát Linh 500.117.038 60.657.791 560.774.829 10.Điện Lạnh 167.159.919 40.500.000 207.659.919 11. Tràng Tiền 262.172.411 33.674.772 206.392.870 89.454.313 12.Tràng Thi 480.580.219 76.400.032 556.980.251
13. Môtô 383.127.469 37.620.547 449.055.833
…. …. ………. …….. ……..
Cộng 14.397.204.221 654.652.311 296.724.627 14.755.131.905
2.3. Nhận xét và đánh giá về ưu, nhược điểm của kế toán TSCĐ tại Công ty Thương mại dịch vụ Tràng Thi.
Với tuổi đời xấp xỉ gần 50 năm, Công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi là một doanh nghiệp nhà nước được đánh giá là đơn vị kinh doanh có hiệu qủ, không những hoàn thành mọi chỉ tiêu, nghĩa vụ nha nước giao mà còn có khả năng tự bổ sung nguồn vốn tự có của mình. Trên thực tế, số lượng các doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại ngày càng trở nên đông đảo hơn, nhưng không vì thế mà tên tuổi của công ty bị đặt ngay bằng với các doanh nghiệp khác, mà ngược lại uy tín của công ty ngày càng được biết đến với giá cả hàng hóa dịch vụ và chất lượng phục khách hàng. Có được điều đó là do trình đổtang bị cơ sở hạ tầng, thiết bị bán hàng và thết bị quản lý của công ty đã làm cho năng suất lao động tăng cao. Công ty đã từng bước nâng cao chất lượng đời sống cho các cán bộ công nhân viên, cho đến nay mức thu nhập của lao động trong công ty đã tương đối ổn định và khá hơn trước rất nhiều. Có được điều đó là sự sắp xếp, phân công lao động hợp lý, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng và giám đốc công ty. Chính vì thế mà mọi công việc và tình huống khó khăn phát sinh đều được bàn bạc, quyết định một cách nhanh chóng, giúp công ty kịp thời nắm bắt được các cơ hội thị trường, làm liên tục quá trình kinh doanh.
Riêng đối với công tác kế toán và kế toán TSCĐ của công ty có một số ưu điểm, nhược điểm thể hiện như sau.
2.3.1. Ưu điểm
a, Về tổ chức bộ máy và công tác hạch toán kế toán nói chung.
Về điểm này công ty có một ưu diểm nổi bật là khoa học trong công tác tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình phân tán, rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty: địa bàn kinh doanh rộng, phân tán, tính độc lập của các đơn vị kinh doanh trực thuộc tương đối cao, mức trợ giúp của máy vi tính đối với công tác kế toán còn thấp. Trong điều kiện kinh doanh như vậy thì công ty thực hiện phân cấp quản lý là phù hợp nhất, do vậy công ty cũng phải thực hiện phân cấp bộ máy kế toán.
Công tác hạch toán được phân chia một cách rõ ràng cho từng nhân viên kế toán. Mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần hành về một phần hành cụ thể. Do có được sự rõ ràng trong phân công, qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà công ty đã tạo lập được các mối quan hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau giữa các nhân viên và cán bộ kế toán. Nhờ đó đã góp phần làm cho công tác kế toán, tài chính của công ty được minh bạch, rõ ràng.
Đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán của công ty đã được trẻ hóa khá nhiều, những kế toán viên trẻ này có trình độ, năng động, được đào tạo chính quy chuyên ngành kế toán, công việc được phân công phù hợp với năng lực của mỗi người, chính họ đã góp phần chính đáng kể tạo nên những thành công của công ty ngày hôm nay. Hơn nữa mặt bằng chung về trình độ của đội ngũ kế toán luôn được nâng cao, do công ty đã tích cực tạo điều kiện cho nhân viên kế toán tham gia các khóa học nâng cao trình độ, thường xuyên tổ chức cho các kế toán viên tham gia các lớp huấn luyện ngắn hạn khi có những thay đổi về chế độ kế toán.
Với mười sáu địa điểm kinh doanh phân bố rải rác trên khắp địa àn Hà Nội, qui mô kinh doanh của công ty Thương mại dịch vụ Tràng Thi là tương đối lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối nhiều. Do đó mà kế toán tại công ty phải xử lý đồng thời rất nhiều các phần việc: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng công ty và các thông tin kinh tế từ các đơn vị thành viên chuyển lên, cùng với rất nhiều các nghiệp vụ kinh tế phức tạp phát sinh khác. Để việc hạch toán được chính xác, công ty dã chú trọng ngay từ những khâu ban đầu như lập chứng từ, kiểm tra kiểm soát chứng từ hợp lý, hợp lệ, bảo quản ngăn nắp, trật tự từng loại chứng từ. Hơn nữa việc lập và luan chuyển chứng từ được thực hiện nhanh chóng theo chế độ hiện hành, để các phòng ban, bộ phận kịp thời đối phó khi có các nghiệp vụ kinh tế bất thường xảy ra.
Hệ thống sổ sách kế toán của công ty được thiết kế khoa học, đơn giản, đáp ứng được các nhu cầu đặt ra về quản lý và phù hợp với đặc thù lĩnh vực hoạt động kinh doanh thương mại của công ty. Với hình thức nhật ký chứng từ, kết hợp chặt chẽ với việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế ( tài khoản), rất phù hợp với số lượng và đặc điểm hoạt động của các đơn vị kinh doanh trực thuộc – hoạt động chủ yếu mua vào bán ra…
Cùng với việc không ngừng nổ lực nâng cao trình độ cho các cán bộ, nhân viên kế toán, trong thời gian gần đây, công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi còn rất chú trọng tới việc nâng cao trình độ phương tiện kỹ thuật cho công tác kế toán. Công ty đã từng bước đưa máy vi tính vào sử dụng, phần nào cũng đã giảm nhẹ khối lượng công việc của các kế toán viên, nâng cao độ tin cậy của các số liệu cần tính toán.
b, Kế toán TSCĐ.
TSCĐ tại công ty được quản lý một cách khoa học, chặt chẽ. Điều đó được thể hiện cụ thể qua việc quản lý tốt hồ sơ về TSCĐ, mỗi TSCĐ đều có một bộ hồ sơ riêng, việc quản lý được giao trách nhiệm trực tiếp cho bộ phận sử dụng. Hàng năm, vào ngày cuối cùng của năm tài chính, kế toán văn phòng công ty cũng như kế toán tại các đơn vị kinh doanh trực thuộc đều phải lập “ Báo cáo kiểm kê TSCĐ”, trên cơ sở kiểm kê thực té TSCĐ hiện có tại đơn vị mình. Sau đó, tổng hợp số liệu lập báo cáo này cho toàn bộ công ty.
Mặc dù các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ phát sinh không thật nhiều, thường xuyên như đối với các doanh nghiệp sản xuất, nhưng tại công ty các bút toán liên quan đến TSCĐ luôn được các kế toán viên phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác. Việc tính toán và phân bổ khấu hao cũng được tính cụ thể cho từng đối tượng sử dụng tài sản, theo từng tháng sử dụng. Sau đó, cuối mỗi quí, mỗi năm số liệu này được tổng hợp lại trên qui mô toàn công ty, thể hiện ở “ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCD”.
Bên cạnh những ưu điểm đó, công ty vẫn cần phát huy để khắc phục một số những nhược điểm còn chưa được hoàn thiện như sau.
2.3.2 . Nhược điểm. Thứ nhất. Thứ nhất.
Đối với TSCĐ được mua sắm và TSCĐ sử chữa lớn hầu như công ty không lập “ Biên bản giao nhậ TSCĐ”, mà chỉ căn cứ vào hợp đồng ký kết, cùng các hóa đơn, chứng từ bán hàng, phiếu thu do bên bán lập để ghi số liệu vào thẻ TSCĐ. Cũng tương tự như vậy, TSCĐ loại xây dựng cũng chỉ được ghi sổ thông qua “ Bảng quyết toán giá trị công trình” giữa hai bên và một số chứng từ thu, chi và hóa đơn giá trị gia tăng khác.
Thứ hai.
Với hình thức sổ nhật ký chứng từ như hiện nay, mặc dù có ưu điểm là việc kiểm tra đối chiếu số liệu rất chặt chẽ, hạn chế được tới mức tối đa những sai sót trong quá trình hạch toán kế toán, song lại có nhược điểm là số lượng sổ sách sử dụng quá lớn, cho dù
phần nào đã được sự trợ giúp của máy tính nhưng công việc của kế toán viên vẫn phức tạp, cồng kềnh, kế toán viên phải mất nhiều thời gian, công sức để đối chiếu, kiểm tra sổ, vào số liệu cho các sổ.
Trong hình thức này người ta kết hợp quá nhiều chỉ tiêu trên một số kế toán, làm cho kết cấu mẫu sổ trở nên phức tạp, do đó đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ nghiệp vụ rất vững vàng.
Mặt khác, với hình thức nhật ký chứng từ, việc áp dụng kế toán sẽ khó khăn các hình thức sổ khác, vì số lượng sổ sách theo hình thức này là rất lớn, kết cấu mẫu sổ lại phức tạp. Một phần mềm máy tính không thể thiết kế được cho tất cả các loại sổ cùng sử dụng, sẽ có nhiều loại sổ sách kế toán đòi hỏi kế toán vien phải tự tập hợp, kết chuyển số liệu và tự chuyển sổ giống như việc thực hiện kế toán thủ công.
Thứ ba.
Cách phân loại TSCĐ của công ty còn chưa thống nhất, phù hợp, mà cụ thể là việc phân loại TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. Trong công ty hiện nay chỉ có hai loại TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất có thời hạn và phần mềm máy vi tính. Tuy nhiên kế toán TSCĐ của công ty thường xếp các TSCĐ vô hình này vào các nhóm thuộc TSCĐ hữu hình. Trên bảng cân đối kế toán của công ty lập vào cuối năm tài chính luôn chỉ có chỉ tiêu nguyên giá và khấu hao lũy kế của TSCĐ hữu hình, còn TSCĐ vô hình và TSCĐ thuê tài chính luôn bằng không. Quyền sử dụng đất được gộp chung vào nhóm nhà cửa, vật kiến trúc (TK 2112), và phần mềm máy vi tính của công ty được đưa vào nhóm thiết bị, công cụ, dụng cụ quản lý ( TK 2115).
Đồng thời trong các sổ TSCĐ không hề phản ánh rõ TSCĐ được sử dụng phục vụ cho mục đích gì, TSCĐ nào dùng cho hoạt động phúc lợi, TSCĐ nào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc quản lý cũng như hạch toán TSCĐ và phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ.
Thứ tư.
Tại công ty hạch toán kế toán TSCĐ không thực hiện đồng thời với hạch toán nguồn vốn đã huy động để hình thành TSCĐ. Khi có TSCĐ mới đưa vòa sử dụng thì kế toán viên chỉ phản ánh ngay bút toán ghi nguyên giá TSCĐ và lập kế hoạch trích khấu hao cho TSCĐ đó. Còn nguồn vốn hình thành TSCĐ thì phải đợi đến cuối kỳ kế toán, căn cứ
vào quy mô, số liệu của các nguồn vốn, quỹ của công ty mà kế toán viên lúc này mới ghi các bút toán phản ánh nguồn hình thành hay nguồn vốn tài trợ cho TSCĐ đó.
Thứ năm.
Phương pháp hạch toán khấu hao TSCĐ còn chưa hợp lý. Hiện nay, TSCĐ trong toàn công ty được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng, phương pháp khấu hao này hiện nay được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp nhà nước do đơn giản, dễ tính toá. Tuy nhiên, trong điều kiện môi trường kinh doanh thay đổi như hiện nay phương pháp khấu hao này trở nên lạc hậu, không còn phù hợp nữa, nó không phản ánh đúng chi phí khấu hao đã bỏ ra ở từng thời điểm trong suốt quá trình sử dụng, có nghĩa là phương pháp này không phản ánh đúng tỷ lệ giữa chi phí bỏ ra với