Bài tập Bài 1:
2.1.2. Bản chứng từ (chứng từ)
Bản chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tớnh hợp phỏp của nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, vừa là phương tiện thụng tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đú. Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả cỏc chỉ tiờu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh về nội dung, quy mụ, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trỏch nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ v.v…
Cỏc tiờu thức phản ỏnh đặc trưng riờng cho mỗi loại nghiệp vụ kinh tế được nờu ra trong mỗi bản chứng từ gọi là cỏc yếu tố của bản chứng từ.
Do tớnh đa dạng của cỏc nghiệp vụ kinh tế, nờn cỏc tiờu thức đặc trưng cho bản chứng từ rất phong phỳ. Cú thể chia cỏc yếu tố của bản chứng từ thành 2 nhúm: cỏc yếu tố cơ bản và cỏc yếu tố bổ sung.
Cỏc yếu tố cơ bản: Là những yếu tố bắt buộc phải cú trong mỗi bản chứng từ và tạo nờn
nội dung cơ bản của mỗi bản chứng từ. Qua cỏc yếu tố cơ bản cú thể thấy đặc trưng nghiệp vụ kinh tế về số lượng, chất lượng, khụng gian, thời gian phỏt sinh v.v… Sự vắng mặt của bất kỳ một yếu tố cơ bản nào sẽ làm cho cỏc bản chứng từ trở nờn khụng đầy đủ và do đú khụng đỏng tin cậy. Vỡ vậy, cỏc yếu tố này trở thành nội dung bắt buộc của mỗi bản chứng từ kế toỏn, khụng phụ thuộc vào loại nghiệp vụ, tớnh chất của nghiệp vụ và tỡnh trạng của vốn liờn quan đến nghiệp vụ đú.
Cỏc yếu tố cơ bản (cỏc yếu tố trờn được qui định trong luật kế toỏn Việt nam) trong chứng từ gồm cú:
a) Tờn chứng từ: Tờn chứng từ là sự khỏi quỏt hoỏ nội dung của nghiệp vụ, chẳng hạn: Phiếu thu, phiếu chi, hoỏ đơn bỏn hàng v.v…
b) Tờn và địa chỉ của đơn vị, cỏ nhõn lập chứng từ và nhận chứng từ. Đơn vịở đõy cú thể là doanh nghiệp, cơ quan…. hay một bộ phận của doanh nghiệp, cơ quan đú. Đõy là yếu tố quan trọng để xỏc định trỏch nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, để chi tiết hoỏ hay phõn loại nghiệp vụ theo dừi đối tượng cú liờn quan đến nghiệp vụ. Đồng thời là cơ sở xỏc định đối chiếu và thanh tra về cỏc nghiệp vụ kinh tế.
c) Ngày thỏng và số thứ tự của chứng từ. Đõy là yếu tố vừa là cơ sở chi tiết hoỏ nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế tài chớnh. Cú những loại chứng từ số thứ tự đó được in sẵn.
d) Nội dung của nghiệp vụ kinh tế. Đõy là một trong cỏc yếu tố cơ bản làm rừ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ. Nội dung nghiệp vụ ghi trờn chứng từ cần diễn đạt gọn và rừ ràng. Đồng thời cần sử dụng cỏc tờn, cỏc khỏi niệm và cỏc danh mục song phải đảm bảo tớnh thụng dụng và dễ hiểu.
e) Quy mụ của nghiệp vụ về số lượng, giỏ trị… Số lượng, đơn giỏ và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toỏn dựng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đõy là yếu tố phõn định ranh giới giữa chứng từ kế toỏn với cỏc chứng từ khỏc sử dụng trong thanh tra, trong hành chớnh. Trong nhiều trường hợp quy mụ này được ghi cả bằng số và chữ. Trong cỏc chứng từ thanh toỏn, quy mụ này cú tớnh chất bắt buộc.
f) Chữ ký của những người chịu trỏch nhiệm về thực hiện cỏc nghiệp vụ. Thụng thường, mỗi nghiệp vụ kinh tế thường gắn liền với việc thay đổi trỏch nhiệm vật chất từ người này sang người khỏc. Vỡ thế về nguyờn tắc, chứng từ kế toỏn phải cú ớt nhất hai chữ ký của hai người tham gia vào việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế, kốm theo chữ ký của người xột duyệt chứng từ nhất thiết phải cú dấu của đơn vị.
Ngoài cỏc yếu tố cơ bản của chứng từ đó nờu trờn cỏc yếu tố bổ sung của chứng từ thường gồm:
- Quan hệ nghiệp vụ phản ỏnh trờn chứng từ đến cỏc loại tài sản (loại sổ, loại tài khoản)
phải phản ỏnh. Trường hợp kế toỏn kộp thỡ cú thể định khoản (khỏi niệm này sẽ được làm rừ ở chương năm) ở phần cuối hay phần đầu của chứng từ.
- Cỏc yếu tố bổ sung khỏc : như quy mụ kế hoạch (định mức) của nghiệp vụ, phương thức mua, bỏn hang, phương thức thanh toỏn….
Như đó nờu ở trờn, cỏc nghiệp vụ kinh tế rất đa dạng. Để đặc trưng, đầy đủ về số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm… của nghiệp vụ sảy ra thường đũi hỏi lượng thụng tin khỏ lớn về cỏc khỏi niệm, từ ngữ và con số. Tuy nhiờn khụng phải mọi đặc trưng ấy đều phản ỏnh chỉ qua một con đường của hạch toỏn kế toỏn. Vỡ vậy việc sử dụng cỏc yếu tố, đặc biệt là cỏc yếu tố bổ sung cần chỳ ý trỏnh hiện tượng thừa và trựng lặp cỏc thụng tin làm tăng khối lượng cụng tỏc kế toỏn. Tiờu chuẩn để xỏc định tớnh đỳng đắn trong nội dung này là yờu cầu quản lý và quan hệ giữa hạch toỏn kế toỏn với cỏc hoạt động khỏc cú liờn quan.
Để minh hoạ cỏc yếu tố của chứng từ, chỳng ta cú thể xem bản chứng từ “Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng” dưới đõy:
Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Quyển số:……… ….. HOÁ ĐƠN Số: ………………… GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liờn 1(Lưu) Ngày …… thỏng …….năm….. …. Đơn vị bỏn hàng:………………………………………………………………………………… Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………….. Số tài khoản……………………………………………………………………………………… Điện thoại…………………………… Mó số:…………………………………………………. Họ tờn người mua hàng………………………………………………………………………….. Đơn vị……………………………………………………………………………………………
Địa chỉ…………..…………………………………… Số tài khoản……………………………. Hỡnh thức thanh toỏn…………………Mó số……………………………………………………
TT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C (1) (2) (3)= (2)x(1)
……………………………. ……………………………..
Cộng tiền hàng …………… Thuế suất GTGT:………….%. Tiền thuế GTGT …..……….. Tổng cộng tiền thanh toỏn ……………. Tổng số tiền (viết bằng chữ)………………………………………………………………… Người mua hàng (ký, ghi rừ họ tờn) Kế toỏn trưởng (ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rừ họ tờn, đúng dấu)
Về hỡnh thức của bản chứng từ cú thể xem xột trờn nhiều mặt như vật liệu tạo ra bản chứng từ, cỏch bố trớ những cột, dũng trờn bản chứng từ, cỏch biểu hiện cỏc yếu tố của chứng từ.
Về vật liệu, tuỳ trỡnh độ văn minh, trỡnh độ kỹ thuật trong sản xuất vật liệu…, bản chứng từ cú thể làm bằng da, lỏ cõy, đỏ, kim loại, giấy…. Tuy nhiờn trong cụng tỏc kế toỏn hiện nay, vật liệu để làm cỏc bản chứng từ cú những đũi hỏi nhất định cú tớnh nguyờn tắc. Vớ dụ: Cỏc bản chứng
từ cần được làm bằng cỏc vật liệu để ghi chộp bằng những phương tiện hiện cú, tiện cho việc sử dụng, tiết diện khụng lớn, cú thể bảo quản lõu dài…
Về kết cấu chủ yếu phải quan tõm đến cỏch bố trớ cỏc cột và dũng sao cho dễ ghi, dễđọc. Đồng thời cần chỳ ý cả trỡnh tự sắp xếp cỏc yếu tố trong mỗi bản chứng từ.
Về cỏch biểu hiện cỏc yếu tố của chứng từ cú thể dựng ký hiệu, lời văn hay những mó số.. . Dựng cỏch biểu hiện nào là tuỳ thuộc vào trỡnh độ văn minh, trỡnh độ kỹ thuật và yờu cầu cũng như khả năng quản lý. Yờu cầu cú tớnh nguyờn tắc trong việc biểu hiện là phải giải quyết hài hoà giữa 2 mặt: gọn (tiết diện chứng từ nhỏ, dễ lưu trữ, luõn chuyển) và rừ (diễn đạt rừ ràng, chuẩn xỏc nội dung nghiệp vụ kinh tế và cỏc bờn chịu trỏch nhiệm liờn đới).
Để đỏp ứng yờu cầu về nội dung và hỡnh thức của bản chứng từ thường phải tiến hành 2 quỏ trỡnh đồng thời là tiờu chuẩn hoỏ và quy cỏch hoỏ cỏc bản chứng từ và cuối cựng phải được thể chế hoỏ thành chếđộ ghi chộp ban đầu.
Tiờu chuẩn hoỏ chứng từ chớnh là tạo ra những chứng từ tiờu chuẩn (dành chung cho nhiều ngành, nhiều thành phần kinh tế) hoặc những mẫu chứng từ chuyờn dựng (cho một hoặc một nhúm ngành hay một thành phần kinh tế riờng). Gắn chặt với tiờu chuẩn hoỏ là quy cỏch hoỏ bản chứng từ, nhờđú cú thể xỏc định những quy cỏch thống nhất, chứng từđó được tiờu chuẩn hoỏ.
Cỏc đơn vị sản xuất và lưu thụng hàng hoỏ cú rất nhiều đặc điểm, yờu cầu khỏc nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của sản xuất và trao đổi hàng hoỏ. Do đú đểđảm bảo yờu cầu quản lý, nhất là trong quan hệ về ngoại thương, quan hệ thanh toỏn với ngõn hàng, ngõn sỏch, cỏc nghiệp vụ về sản xuất, trao đổi hàng hoỏ… vẫn rất cần cú những bản mẫu chứng từ được tiờu chuẩn hoỏ và quy cỏch hoỏ trong phạm vi cả nước. Bờn cạnh đú cần xõy dựng tiờu chuẩn làm căn cứ cho việc ban hành cỏc bản mẫu chứng từ chuyờn dựng cho từng ngành, từng loại hỡnh đơn vị quản lý (cấp quản lý) và kinh doanh, từng thành phần kinh tế.
Chếđộ chứng từ kế toỏn trong hệ thống chếđộ kế toỏn doanh nghiệp do Bộ tài chớnh ban hành theo quyết định số Số:15/2006/QĐ-BTC, ỏp dụng trong cả nước gồm 2 hệ thống: hệ thống chứng từ kế toỏn thống nhất bắt buộc, hệ thống chứng từ kế toỏn hướng dẫn.
Danh mục chứng từ kế toỏn theo quyết định số Số:15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chớnh thể hiện ở bảng 2.1 dưới đõy:
Bảng 2.1: Danh mục chứng từ kế toỏn
TÍNH CHẤT
TT TấN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU
BB (*) HD (**)