V/ Tài sản cố định
d. Chữ ký điện tử trờn chứng từ điện tử
- Chữ ký điện tử là thụng tin dưới dạng điện tửđược gắn kốm một cỏch phự hợp với dữ liệu điện tử nhằm xỏc lập mối liờn hệ giữa người gửi và nội dung của dữ liệu điện tửđú. Chữ ký điện tử xỏc nhận người gửi đó chấp nhận và chịu trỏch nhiệm về nội dung thụng tin trong chứng từ điện tử.
- Chữ ký điện tử phải được mó hoỏ bằng khoỏ mật mó; chữ ký điện tử được xỏc lập riờng cho từng cỏ nhõn để xỏc định quyền và trỏch nhiệm của người lập và những người liờn quan chịu trỏch nhiệm về tớnh an toàn và chớnh xỏc của chứng từ điện tử. Chữ ký trờn chứng từ điện tử cú giỏ trị như chữ ký tay trờn chứng từ bằng giấy.
- Trường hợp thay đổi nhõn viờn kỹ thuật giải mó thỡ phải thay đổi lại ký hiệu mật, chữ ký điện tử, cỏc khoỏ bảo mật và phải thụng bỏo cho cỏc bờn cú liờn quan đến giao dịch điện tử.
- Người được giao quản lý, sử dụng ký hiệu mật, chữ ký điện tử, mó khoỏ bảo mật phải bảo đảm bớ mật và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật, nếu để lộ gõy thiệt hại tài sản của đơn vị và của cỏc bờn tham gia giao dịch.
2.1.4. í nghĩa của phương phỏp chứng từ
Cú thể khỏi quỏt ý nghĩa của phương phỏp chứng từ trờn cỏc mặt chủ yếu sau:
Trước hết: Chứng từ là phương phỏp thớch hợp nhất với sự đa dạng và biến động khụng ngừng của đối tượng hạch toỏn kế toỏn nhằm sao chụp nguyờn hỡnh tỡnh trạng và sự vận động của cỏc đối tượng này. Chớnh vỡ vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều phải được “sao chụp” trờn chứng từ.
Thứ hai: Hệ thống bản chứng từ (yếu tố cơ bản cấu thành phương phỏp chứng từ) hoàn chỉnh là căn cứ phỏp lý cho việc bảo vệ tài sản và xỏc minh tớnh hợp phỏp trong việc giải quyết cỏc mối quan hệ kinh tế phỏp lý thuộc đối tượng hạch toỏn kế toỏn, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thứ ba: Phương phỏp chứng từ là phương tiện thụng tin “hoả tốc” cho cụng tỏc lónh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toỏn và phõn tớch kinh tế.
Thứ tư: Chứng từ gắn liền với quy mụ, thời điểm phỏt sinh cỏc nghiệp vụ kinh tế, với trỏch nhiệm vật chất của cỏc cỏ nhõn, cỏc đơn vị về nghiệp vụ đú. Qua đú, chứng từ gúp phần thực hiện triệt để hạch toỏn kinh doanh nội bộ, gắn liền với kớch thớch lợi ớch vật chất và trỏch nhiệm vật chất.
Thứ năm: Với hệ thống hạch toỏn kế toỏn, chứng từ là cơ sở để phõn loại, tổng hợp cỏc nghiệp vụ kinh tế cho việc ghi vào sổ kế toỏn theo dừi từng đối tượng hạch toỏn cụ thể.
Với những ý nghĩa nờu trờn, phương phỏp chứng từ kế toỏn phải được sử dụng trong tất cả cỏc đơn vị hạch toỏn, khụng phõn biệt cỏc ngành sản xuất và cỏc thành phần kinh tế khỏc nhau. Tất nhiờn, là một yếu tố trong hệ thống phương phỏp hạch toỏn kế toỏn, chứng từ kế toỏn khụng thể thay thế cho cỏc phương phỏp cũn lại mà phải thớch ứng và tạo ra mối liờn hệ về nội dung và hỡnh thức hạch toỏn.
2.2 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Cỏc bản chứng từ riờng biệt cần được liờn kết lại theo một trật tự xỏc định trong một hệ thống xỏc định. Để tiện cho việc phõn biệt và sử dụng cỏc loại chứng từ khỏc nhau trong quản lý kinh tế núi chung và trong cụng tỏc kế toỏn núi riờng, doanh nghiệp cần nghiờn cứu cỏc cỏch phõn loại chứng từ. Mỗi cỏch phõn loại này căn cứ vào những tiờu thức khỏc nhau như: cụng dụng, trỡnh độ tổng hợp, số lần sử dụng, địa điểm lập và nội dung kinh tế của bản chứng từ.
2.2.1. Phõn loại theo cụng dụng chứng từ
- Cú thể phõn hệ thống bản chứng từ thành cỏc loại chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục kế toỏn và chứng từ liờn hợp.
- Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ mang tớnh quyết định của chủ thể quản lý. Cỏc chỉ tiờu, cỏc lệnh xuất vật tư, lệnh điều động lao động, tài sản v.v… thuộc loại chứng từ này. Một chứng từ thuần tuý mệnh lệnh biểu thị nghiệp vụ kinh tế cần thực hiện, chưa chứng minh kết quả sự hỡnh thành nghiệp vụ, do đú loại chứng từ này chưa đủ làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
- Chứng từ chấp hành (thực hiện) là chứng từ phản ỏnh nghiệp vụ kinh tếđó hồn thành. Cỏc loại phiếu xuất, biờn lai, hoỏ đơn thuộc loại chứng từ này. Thụng qua loại chứng từ cú thể thấy mức độ thực hiện cỏc quyết định đồng thời biểu thị cả trỏch nhiệm vật chất trong việc xảy ra nghiệp vụ. Núi chung, chứng từ thực hiện cú thể làm căn cứ ghi sổ. Tất nhiờn trong một số trường hợp cần cú những bản chứng từ bổ sung như thanh toỏn cho nghiệp vụ tạm ứng, xử lý thiệt hại vật tư….
- Chứng từ thủ tục kế toỏn là những chứng từ tổng hợp, quy loại cỏc nghiệp vụ kinh tế cú liờn quan theo những đối tượng hạch toỏn kế toỏn cụ thể nhất định để tiện lợi cho việc ghi sổ và đối chiếu cỏc loại tài liệu. Loại chứng từ thuần tuý về thủ tục kế toỏn này là những chứng từ trung gian nờn phải kốm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở phỏp lý chứng minh tớnh hợp phỏp của nghiệp vụ.
- Chứng từ liờn hợp là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nờu trờn như những lệnh kiờm phiếu xuất, phiếu chi hoặc hoỏ đơn kiờm phiếu xuất v.v….
2.2.2. Phõn loại theo địa điểm lập chứng từ
Theo tiờu thức này, hệ thống bản chứng từ gồm chứng từ bờn trong (nội bộ) và chứng từ bờn ngoài.
- Chứng từ bờn trong (nội bộ) là chứng từđược lập trong phạm vi đơn vị hạch toỏn khụng phụ thuộc vào đặc tớnh của nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ bờn trong cú loại chỉ liờn quan đến nghiệp vụ kinh tế giải quyết quan hệ trong nội bộđơn vị chẳng hạn. phiếu xuất vật tư cho sản xuất, bảng kờ thanh toỏn lương, thanh toỏn bảo hiểm xó hội cho cỏn bộ cụng nhõn viờn, biờn bản kiểm kờ nội bộ, biờn bản sản phẩm hỏng… Một bộ phận khỏc của chứng từ bờn trong liờn quan đến nghiệp vụ xảy ra trong đơn vị nhưng để giải quyết cỏc mối quan hệ kinh tế với bờn ngoài như: Hoỏ đơn bỏn hàng, biờn bản bàn giao tài sản cốđịnh cho đơn vị khỏc, phiếu (bảng kờ) thực hiện hợp đồng của đơn vị với đơn vị khỏc.
- Chứng từ bờn ngoài là chứng từ về cỏc nghiệp vụ cú liờn quan đến đơn vị hạch toỏn nhưng lập từ cỏc đơn vị khỏc như: hoỏ đơn mua hàng, phiếu (hợp đồng) vận chuyển thuờ ngoài…
Phõn chia chứng từ bờn trong và chứng từ bờn ngoài tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra và xử lý cỏc nghiệp vụ trong kế toỏn. Tuy nhiờn, việc phõn chia này, trong một số trường hợp chỉ cú ý nghĩa tương đối. Cú thể cựng loại chứng từ nhưng cú thể lập từ bờn trong hay
bờn ngoài đơn vị vỡ vậy trong đối chiếu kiểm tra cần được đưa vào yếu tố “ngày và số thứ tự chứng từ” để xỏc định và phõn loại.
2.2.3. Phõn loại theo trỡnh độ khỏi quỏt của tài liệu trong bản chứng từ
Theo cỏch phõn loại này, chứng từ cú thể chia chứng từ thành chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.
- Chứng từ ban đầu cũn gọi là chứng từ trực tiếp, phản ỏnh trực tiếp đối tượng hạch toỏn, là “tấm hỡnh” gốc chụp lại nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ ban đầu cú đầy đủ giỏ trị và hiệu lực cho hạch toỏn và cho quản lý. Chứng từ ban đầu gồm tất cả cỏc loại hoỏ đơn, phiếu xuất, nhập vật tư, lệnh thu, chi tiền mặt…
- Chứng từ ban đầu cú ý nghĩa lớn cả trong cụng tỏc kế toỏn thanh tra, lónh đạo nghiệp vụ kinh tế, xỏc định trỏch nhiệm vật chất v.v….
Chứng từ tổng hợp hay chứng từ khỏi quỏt là phương tiện tổng hợp tài liệu về cỏc nghiệp vụ kinh tế cựng loại, là cụng cụ kỹ thuật giảm nhẹ cụng tỏc kế toỏn và đơn giản trong ghi sổ. Tuy nhiờn chứng từ tổng hợp khụng cú ý nghĩa độc lập, chỳng chỉ trở thành phương tiện thụng tin và chứng minh khi cú chứng từ ban đầu kốm theo.
Phõn loại chứng từ theo trỡnh độ khỏi quỏt giỳp ớch cho việc lựa chọn từng loại chứng từ trong cụng tỏc hạch toỏn, thanh tra và quản lý kinh tế.
2.2.4. Phõn loại theo số lần ghi cỏc nghiệp vụ kinh tế trờn chứng từ
Theo cỏch phõn loại này hệ thống chứng từ được phõn thành chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần.
- Chứng từ một lần là chứng từ trong đú việc ghi chộp chỉ tiến hành một lần và chuyển vào ghi sổ kế toỏn. Cần chỳ ý chứng từ một lần vẫn được dựng để ghi nhiều nghiệp vụ kinh tế khi cỏc nghiệp vụ này phỏt sinh cựng một lỳc ở cựng một địa điểm. Chứng từ một lần là loại chứng từ được sử dụng phổ biến: hoỏ đơn, lệnh thu chi tiền mặt, biờn bản kiểm kờ, bảng kờ thanh toỏn v.v…
- Chứng từ một lần thường được lập và thực hiện trong phạm vi 1 ngày.
- Chứng từ nhiều lần là chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi cỏc con số thường được cộng dồn. Tới một giới hạn xỏc định trước, chứng từ khụng cũn sử dụng tiếp nữa được chuyển nhượng vào ghi sổ kế toỏn và lưu trữ.
- Chứng từ nhiều lần thường bao gồm phiếu (thẻ) theo dừi thực hiện cỏc hợp đồng (kể cả hợp đồng khoỏn), phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức v.v…
- Cỏch phõn loại này giỳp ớch nhiều cho việc lựa chọn loại chứng từ thớch hợp cho từng loại nghiệp vụ kinh tếđể giảm bớt việc ghi chộp trờn chứng từ.
2.2.5. Phõn loại theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ỏnh trong chứng từ
Hệ thống chứng từ bao gồm nhiều loại: Chứng từ tiền mặt, về vật tư, về tiờu thụ hàng hoỏ, về thanh toỏn với ngõn hàng, ngõn sỏch và thanh toỏn với cụng nhõn viờn… Cỏch phõn loại này giỳp ớch trong phõn loại chứng từ để đưa vào lưu trữ và xỏc định thời hạn lưu trữ cho từng loại chứng từ.
2.2.6. Phõn loại theo tớnh cấp bỏch của thụng tin trong chứng tư
Hệ thống chứng từ cú thể chia thành hai loại là chứng từ bỡnh thường và chứng từ bỏo động.
- Chứng từ bỡnh thường chứa đựng những thụng tin thể hiện tớnh hợp quy luật của cỏc nghiệp vụ xảy ra. Những chứng từ này tiếp tục làm thủ tục theo cỏc yếu tố và trỡnh tự quy định để ghi sổ, tổng hợp và thụng tin theo định kỳ.
- Chứng từ bỏo động là những chứng từ chứa đựng những thụng tin thể hiện mức độ diễn biến khụng bỡnh thường của cỏc nghiệp vụ kinh tế: vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế khụng bỡnh thường, thanh toỏn tiền vay khụng kịp thời (vay quỏ hạn)… Những chứng từ này cần được xử lý kịp thời trước khi đưa vào ghi sổ kế toỏn hoặc xử lý tiếp theo trỡnh tự quy định.
Việc phõn loại chứng từ kế toỏn cú thểđược khỏi quỏt qua bảng 2.2:
Bảng 2.2: Phõn loại chứng từ kế toỏn
Tiờu thức
phõn loại KẾT QUẢ PHÂN LOẠI
Cụng dụng của chứng từ
- Chứng từ mệnh lệnh: Lệnh chi, Lệnh xuất kho…
- Chứng từ thực hiện: Phiếu chi, Phiếu xuất kho, hoỏ đơn…
- Chứng từ thủ tục kế toỏn: Chứng từ ghi sổ, Bảng kờ chứng từ…
- Chứng từ liờn hợp: Lệnh kiờm phiếu xuất, hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ
Địa điểm lập chứng từ
Chứng từ bờn trong: Bảng kờ thanh toỏn lương, Biờn bản kiểm kờ, phiếu bỏo
làm thờm giờ…
Chứng từ bờn ngoài: Hoỏ đơn nhận từ người bỏn, cỏc chứng từ ngõn hàng…
Mức độ khỏi quỏt của chứng từ
- Chứng từ ban đầu :chứng từ gốc, chứng từ trực tiếp.
- Chứng từ bờn ngoài: Hoỏ đơn nhận từ người bỏn, cỏc chứng từ ngõn hàng…
Số lần ghi trờn chứng từ
- Chứng từ ghi một lần - Chứng từ ghi nhiều lần
Nội dung kinh tế của nghiệp vụ
- Chứng từ về tiền
- Chứng từ về tài sản cốđịnh. - Chứng từ về lao động, tiền lương - Chứng từ về vật tư
- Chứng từ về tiờu thụ
- Chứng từ về thanh toỏn với ngõn sỏch
2.3. LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
Chứng từ kế toỏn thường xuyờn vận động. Sự vận động liờn tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này, sang giai đoạn khỏc của chứng từ gọi là luõn chuyển chứng từ. Luõn chuyển chứng từ thường được xỏc định từ khõu lập (hoặc tiếp nhận chứng từ bờn ngoài) đến khõu lưu trữ hoặc rộng hơn đến khõu huỷ chứng từ.
Do chứng từ cú nhiều loại với đặc tớnh luõn chuyển khỏc nhau nờn cỏc giai đoạn (khõu) cụ thể của quỏ trỡnh luõn chuyển cũng khỏc nhau nhưng chung quy lại, trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn bao gồm cỏc bước sau:
2.3.1 Lập chứng từ theo cỏc yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ bờn ngoài).
* Lập chứng từ kế toỏn
- Cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến hoạt động của đơn vị kế toỏn đều phải lập chứng từ kế toỏn. Chứng từ kế toỏn chỉđược lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh. - Chứng từ kế toỏn phải được lập rừ ràng, đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc theo nội dung quy định trờn mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toỏn chưa cú quy định mẫu thỡ đơn vị kế toỏn được tự lập chứng từ kế toỏn nhưng phải cú đầy đủ cỏc nội dung quy định cảu chứng từ kế toỏn.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh trờn chứng từ kế toỏn khụng được viết tắt, khụng được tẩy xoỏ, sửa chữa; khi viết phải dựng bỳt mực, số và chữ viết phải liờn tục, khụng ngắt quóng, chỗ trống phải gạch chộo; chứng từ bị tẩy xoỏ, sửa chữa đều khụng cú giỏ trị thanh toỏn và ghi sổ kế toỏn. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toỏn thỡ phải huỷ bỏ bằng cỏch gạch chộo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toỏn phải được lập đủ số liờn quy định. Trường hợp phải lập nhiều liờn chứng từ kế toỏn cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh thỡ nội dung cỏc liờn phải giống nhau. - Chứng từ kế toỏn do cỏc đơn vị dưới đõy lập để giao dịch với tổ chức, cỏ nhõn bờn ngoài đơn vị kế toỏn thỡ liờn gửi cho bờn ngoài phải cú dấu của đơn vị kế toỏn. Cỏc đơn vị này bao gồm:
+ Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức cú sử dụng kinh phớ ngõn sỏch nhà nước; + Đơn vị sự nghiệp, tổ chức khụng sử dụng kinh phớ ngõn sỏch nhà nước;
+ Doanh nghiệp thuộc cỏc thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo phỏp luật Việt Nam; chi nhỏnh, văn phũng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; lập để giao dịch với tổ chức, cỏ nhõn bờn ngoài đơn vị kế toỏn thỡ liờn gửi cho bờn ngoài phải cú dấu của đơn vị kế toỏn.
- Người lập, người ký duyệt và những người khỏc ký tờn trờn chứng từ kế toỏn phải chịu trỏch nhiệm về nội dung của chứng từ kế toỏn.
- Chứng từ kế toỏn được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuõn theo quy định của chứng từđiện tử và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định.
* Ký chứng từ kế toỏn
- Chứng từ kế toỏn phải cú đủ chữ ký. Chữ ký trờn chứng từ kế toỏn phải được ký bằng bỳt mực. Khụng được ký chứng từ kế toỏn bằng mực đỏ hoặc đúng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trờn chứng từ kế toỏn của một người phải thống nhất.
- Chữ ký trờn chứng từ kế toỏn phải do người cú thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền