V/ Tài sản cố định
CHƯƠNG TRèNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Tờn đơn vị
Tờn đơn vị………………………………… Số TT Tờn của chứng từ (phõn loại theo hoạt động) Số hiệu chứng từ Người lập chứng từ Số bản Người ký chứng từ Thời hạn chuyển giao Người kiểm tra chứng từ Người nhận và sử dụng chứng từ Thời hạn ghi sổ kế toỏn Ghi chỳ 1 2 3
Thụng thường cú 2 cỏch (phương phỏp) lập kế hoạch luõn chuyển chứng từ: lập riờng cho từng loại chứng từ hoặc lập chung cho tất cả cỏc loại chứng từ. Trong cỏc đơn vị cú quy mụ lớn, nhu cầu thụng tin cho quản lý nhiều… thường kết hợp sử dụng cả 2 phương phỏp trờn.
Kế hoạch luõn chuyển lập riờng cho từng loại chứng từ cũn gọi là cỏc chương trỡnh luõn chuyển cỏ biệt. Chương trỡnh này thường được lập cho những loại chứng từ cú số lượng lớn, phản ỏnh cỏc loại đối tượng hạch toỏn cú biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ. Với loại chương
trỡnh này cú thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng hỡnh thức thường ỏp dụng là hỡnh thức biểu kết hợp sơ đồ, lấy chương trỡnh luõn chuyển “Phiếu xuất kho” làm vớ dụ minh hoạ.
“Phiếu xuất kho” được sử dụng để theo dừi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ xuất kho cho cỏc bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toỏn chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiờu hao vật tư. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ cựng một kho dựng cho một đối tượng hạch toỏn chi phớ hoặc cựng một mục đớch sử dụng.
+ Phiếu xuất kho do cỏc bộ phận xin lĩnh hoặc do phũng cung ứng lập (tuỳ thuộc vào tổ chức quản lý và quy định của từng đơn vị). Phiếu được lập làm 3 liờn (bằng cỏch đặt giấy than viết một lần). Sau khi lập phiếu xong, người phụ trỏch bộ phận sử dụng và người phụ trỏch bộ phận cung ứng ký, ghi rừ họ tờn.
+ Chuyển cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ.
+ Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất, xuất kho vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ cho người nhận, đồng thời ghi số lượng thực xuất của từng thứ vào phiếu xuất kho và cựng người nhận hàng ký, ghi rừ họ tờn vào phiếu xuất.
+ Ba liờn của phiếu xuất kho được phõn chia và luõn chuyển như sau: Một liờn lưu tại quyển phiếu xuất kho (cuống), một liờn thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho sau đú cuối ngày hoặc định kỳ chuyển cho bộ phận kế toỏn để ghi giỏ và ghi sổ kế toỏn, liờn cũn lại người nhận giữđể ghi sổ kế toỏn bộ phận sử dụng.
Với cỏch trờn, đường đi của chứng từ được xỏc định cụ thể, rừ ràng, tiện cho việc xử lý thụng tin, sử dụng thụng tin và hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn nhưng tốn cụng và chỉ làm được cho một vài loại chứng từ cú nhu cầu lập riờng.
2.3.3. Nội quy về chứng từ
Để quản lý và sử dụng hợp lý tài sản, tăng cường hạch toỏn kinh doanh cần đưa cụng tỏc chứng từ kế toỏn vào nề nếp và duy trỡ kỷ cương trong việc thực hiện cỏc khõu về chứng từ. Cơ sở để tổ chức khoa học cụng tỏc chứng từ kế toỏn theo yờu cầu trờn là phải xõy dưng cỏc văn bản cú tớnh phỏp lý về chứng từ. Ngoài quy định chung trong phỏp lệnh kế toỏn - thống kờ và điều lệ tổ chức kế toỏn Nhà nước, cần xõy dựng chế độ chứng từ và nội quy về chứng từ.
Chếđộ chứng từ thường do Bộ tài chớnh, Tổng cụ Thống kờ phối hợp với cỏc Bộ, cỏc ngành chủ quản quy định. Nội dung của chế độ cần quy định những điều khoản chung về chứng từ thống nhất trong một ngành, một thành phần kinh tế hoặc chung cho cả nước như:
- Biểu mẫu cỏc loại chứng từ tiờu chuẩn (cho cả nước, hoặc từng ngành) và trỡnh tự chung cho luõn chuyển chứng từ.
- Cỏch tớnh cỏc chỉ tiờu trờn chứng từ. - Thời hạn lập và lưu trữ (từng loại)
- Người lập, người kiểm tra, người sử dụng, lưu trữ.
- Trỏch nhiệm vật chất, hành chớnh và quyền lợi tương ứng trong việc thực hiện cỏc điều khoản.
Nội quy về chứng từ thường do cỏc đơn vị hạch toỏn xõy dựng với hướng dẫn của cỏc ngành, cỏc cấp cú liờn quan. Nội dung của nội quy cú thể bao gồm:
- Cỏch tớnh cỏc chỉ tiờu trờn chứng từ chuyờn dựng. - Người chịu trỏch nhiệm lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ.
- Trỏch nhiệm hành chớnh, chế độ thưởng phạt… đối với từng người, từng bộ phận trong thực hiện nội quy.
- Xõy dựng thờm cỏc chương trỡnh huấn luyện đặc thự khi cần thiết.
TểM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG II
1. Phương phỏp chứng từ kế toỏn là phương phỏp thụng tin và kiểm tra về trạng thỏi và sự biến động của đối tượng hạch toỏn kế toỏn cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lónh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phõn loại, ghi sổ và tổng hợp kế toỏn
2. Chứng từ kế toỏn là những giấy tờ và vật mang tin phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đó hồn thành.
3. Chứng từ là căn cứ cho việc thanh tra, kiểm tra cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị, là căn cứ để cơ quan thuế xem xột và kiểm tra doanh thu, thu nhập, chi phớ hợp lý phỏt sinh tại đơn vị, từ đú xỏc định số thuế mà doanh nghiệp phải nộp.
4. Mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại doanh nghiệp đều phải lập chứng từ, khi lập chứng từ phải đảm bảo tuõn thủ cỏc qui định của Nhà nước.
5. Tổ chức luõn chuyển chứng từ là việc xỏc định ai là người nhận chứng từ? Chứng từ sau khi nhận xong sẽ được chuyển cho bộ phận nào, ai là người chịu trỏch nhiệm bảo quản chứng từ?... Mục đớch của việc luõn chuyển chứng từ là nhằm để chứng từ cú thể được ghi chộp đầy đủ vào cỏc sổ sỏch kế toỏn cú liờn quan và lưu trữ, bảo vệ tốt nhất.