MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
3.3.5. Nhận xét – kiến nghị về hệ thống kiểm soát nội bộ
Nhận xét
Hiện tại do quy mơ cơng ty cịn khá nhỏ nên công ty chưa tổ chức hệ thống kiểm sốt nội bộ, do đó ở một số chu trình cịn chưa được quản lý một cách hiệu quả.
Kiến nghị
Để phát huy được hiệu quả quản lý trong công ty, đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai, công ty nên xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ. Dựa vào quy
GVHD: NCS.ThS Cao Thị Cẩm Vân 58
Chương 3: Một số Nhận xét và Kiến nghị
mô hoạt động của công ty, Ban giám đốc nên tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ gọn nhẹ nhưng đảm bảo quản lý được tất cả các chu trình của hệ thống kế tốn tại đơn vị.
• Mơi trường kiểm sốt
Để có được một mơi trường kiểm sốt tốt người đứng đầu phải chú tâm thật sự vào vấn đề kiểm sốt. Nếu đã xác định được điều này các cơng ty cần xây dựng lại một cơ cấu tổ chức với những bộ phận có chức năng và quyền hạn cụ thể. Người đứng đầu công ty cần ban hành những văn bản quy định quá trình hoạt động cụ thể. Các văn bản này quy định chức năng của từng phòng ban và mối quan hệ của các phịng ban. Sau đó, các phịng ban sẽ quy định chức năng của từng nhân viên thông qua bảng mô tả công việc. Tiếp theo là sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý, phải mạnh dạn thay thế những người không đủ điều kiện về năng lực, phẩm chất đạo đức. Cần rà sốt, bố trí lại nhân viên của các phịng ban. Phải truyền đạt rộng rãi các quy trình đã soạn thảo ở trên cho tất cả nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong bộ máy cơng ty.
Mặt khác, lãnh đạo của công ty cần phải xây dựng một mơi trường văn hóa nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng. Lãnh đạo cần phải thể hiện tư cách đạo đức, hành vi ứng xử đúng với quy định đã ban hành, là tấm gương sáng cho nhân viên noi theo.
Đặc biệt, công ty phải thiết lập được một hệ thống văn bản quy định về kênh tuyển dụng nhân sự, cơ sở lựa chọn nhân sự, chế độ đãi ngộ và lương thưởng phải cạnh tranh, chính sách đào tạo và phát triển phù hợp với mục tiêu của công ty và cuối cùng là cơ chế đánh giá nhân sự hàng năm. Định kỳ phải đánh giá và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm sốt nội bộ.
• Đánh giá rủi ro
Với công ty vừa và nhỏ điểm bất lợi nhất là khả năng cạnh tranh trên thị trường do bị hạn chế về tiềm lực vốn, kỹ thuật. Vì vậy để tồn tại và phát triển cơng ty phải tự đánh giá thế mạnh của mình trên thị trường.
Ví dụ: cung cấp các mặt hàng có giá vừa phải, phù hợp với người dân có thu nhập thấp và trung bình, có đội ngũ nhân viên phục vụ khách hàng nhiệt tình, ln ln giữ chữ tín với khách hàng về chất lượng…
GVHD: NCS.ThS Cao Thị Cẩm Vân 59
Đồng thời, công ty cũng nên phân tích những mặt hạn chế. Đây chính là những rủi ro mà cơng ty sẽ gặp phải trong quá trình kinh doanh. Các rủi ro mà các công ty gặp phải là sự xuất hiện kỹ thuật mới từ đối thủ cạnh tranh nước ngoài, mức sống của người dân ngày càng nâng cao khiến yêu cầu về chất lượng hàng hóa dịch vụ càng khắc khe, các cơn bão giá làm đội chi phí lên…Để hạn chế những rủi ro nêu trên, các công ty Sao Viễn Đông nên gia nhập tổ chức nghề nghiệp để cập nhật những thay đổi của môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh, môi trường xã hội… từ đó sẽ tìm ra những chính sách đối phó hợp lý và kịp thời.
Ưu điểm của công ty vừa và nhỏ như Sao Viễn Đông là số lượng nhân viên ít, do đó người quản lý có điều kiện quan tâm đến từng cá nhân trong tổ chức. Ban quản lý nên quan tâm và khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm tàng. Bởi vì khơng một hệ thống kiểm sốt nội bộ nào có thể phát hiện tất cả các rủi ro tiềm tàng. Rủi ro tiềm tàng luôn xuất hiện theo sự thay đổi của nền kinh tế, của cơng ty và chính bản thân nhân viên. Việc khuyến khích nhân viên phát hiện rủi ro là cách để người nhân viên tự giác rà sốt lại những hoạt động của chính bản thân họ, đồng thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên đối với cơng ty. thơng qua đó, từng người nói riêng và tồn bộ cơng ty nói chung sẽ cùng hồn thiện và phát triển.
• Các hoạt động kiểm sốt
Mặc dù hiện nay chưa có quy định cần thành lập bộ phận đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại các cơng ty. Tuy nhiên nếu khơng có các hoạt động kiểm soát và đánh giá định kỳ để phát hiện các yếu kém, thì liệu nhân viên có thực hiện và duy trì các thủ tục kiểm sốt hay khơng. Thơng qua việc thực hiện đánh giá một cách trung thực khách quan hệ thống kiểm sốt nội bộ, từ đó có những bổ sung chấn chỉnh kịp thời, các đơn vị nên cân nhắc giữa chi phí và lợi ích mà xây dựng bộ phận này.
• Thơng tin liên lạc
Để có được những thơng tin kế tốn đáng tin cậy, vấn đề chứng từ kế toán cần quan tâm hơn. Phải đề ra quy định cho bộ phận kế tốn kiên quyết khơng chi những khoản mà chứng từ khơng đáp ứng đúng theo chế độ Bộ tài chính ban hành.
GVHD: NCS.ThS Cao Thị Cẩm Vân 60
Chương 3: Một số Nhận xét và Kiến nghị
Đối với báo cáo quản trị, mặc dù đây chỉ là báo cáo nội bộ, nhưng thông tin của báo cáo này rất quan trọng cho việc ra quyết định của Ban giám đốc. Các công ty cần thiết kế các biểu mẫu và hệ thống ghi chép, cập nhật thông tin để nêu bật được kết quả hoạt động của từng bộ phận.
Hệ thống truyền thông phải đảm bảo được truyền thông suốt khắp công ty. Cần ngăn chặn và nghiêm cấm bất cứ hành vi nào làm thơng tin bị chia cắt. Bởi vì chỉ cần một cá nhân không nhận được đầy đủ thông tin sẽ dẫn đến sai sót và làm ảnh hưởng đến tồn bộ hệ thống.
Cuối cùng, công ty nên thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho Ban giám đốc và những người có thẩm quyền. Hệ thống thơng tin và truyền thơng phải chắc lọc thông tin quan trọng và cần thiết để cung cấp cho Ban lãnh đạo để hướng sự chú ý của họ đến việc cần giải quyết. Điều này giúp nhà điều hành cập nhật thông tin kịp thời và đưa ra các chiến lược hoạt động cụ thể.
3.4. Phân tích báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là báo cáo một cách tổng hợp và trình bày một cách tổng qt, tồn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, cơng nợ, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơng ty trong kỳ kế tốn. Báo cáo tài chính cịn phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ báo cáo tài chính của cơng ty.
Phân tích báo cáo tài chính là q trình thu thập thơng tin xem xét, đối chiếu, so sánh số liệu về tình hình tài chính hiện hành và q khứ của cơng ty, giữa đơn vị và chỉ tiêu bình qn nghành. Để từ đó có thể xác định được thực trạng tài chính và tiên đốn cho tương lai về xu hướng tiềm năng kinh tế của công ty nhằm xác lập một giải pháp kinh tế, điều hành, quản lý khai thác có hiệu quả, để được lợi nhuận như mong muốn.
Trên thực tế, tất cả các công việc ra quyết định, phân tích tài chính hay tất cả những việc tương tự đều nhằm hướng vào tương lai. Do đó, người ta sử dụng các cơng cụ và kỹ thuật phân tích báo cáo tài chính nhằm cố gắng đưa ra đánh giá có căn cứ về tình hình tài chính tương lai của cơng ty, dựa trên phân tích tình hình tài chính trong quá khứ và hiện tại, và đưa ra ước tính tốt nhất về khả năng của những sự cố kinh tế trong tương lai.
Đối với công ty khi áp dụng các phương pháp phân tích báo cáo tài chính chủ yếu tập trung vào các chỉ tiêu đánh giá tình hình tài chính.
Các chỉ tiêu dùng trong phân tích báo cáo tài chính:
GVHD: NCS.ThS Cao Thị Cẩm Vân 61
- Phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn:
- Phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Phân tích các chỉ số tài chính
3.4.1.Phân tích khả năng thanh tốn qua các chỉ số tài chính
Phân tích các khoản phải thu
Nhận xét: Tỷ lệ giữa các khoản phải thu và nguồn vốn Quý 3 là 0.447 và Quý 4 là
0.227. Con số này giảm dần, đây là chiều hướng có lợi cho cơng ty về khả năng chiếm dụng vốn
Phân tích các khoản phải trả
Nhận xét: Tỷ số này cho thấy, vào Quý 3, cứ 1 đồng vốn của cơng ty thì có đến 0.927
đồng nợ phải trả, vào Quý 4 tăng lên là 0.961 đồng nợ phải trả, vậy công ty lệ thuộc vào đồng nợ tương đối cao.
Phân tích khả năng thanh tốn nhanh bằng tiền
Nhận xét: Tỷ số này cho thấy, cơng ty thanh tốn được 0,011 đơng tiền nợ ngắn hạn
bằng tiền Quý 3, đến Quý 4, tỷ số này giảm còn 0.005. Vậy khả năng lưu trữ tiền của công ty đang giảm đáng lo ngại. Công ty cần điều chỉnh lượng tiền cho hợp lý.
Phân tích khả năng thanh tốn nhanh
Nhận xét: Tỷ số này thanh tốn nhanh của cơng ty năm 2012 lớn hơn 0.251 cho thấy
rằng khả năng thanh tốn của cơng ty đang gặp khó khăn.
3.4.2.Phân tích tình hình và khả năng sử dụng địn bẩy tài chính.
Tỷ số nợ trên vốn chủ sở hữu
GVHD: NCS.ThS Cao Thị Cẩm Vân 62
Chương 3: Một số Nhận xét và Kiến nghị
Nhận xét: Tỷ số này cho biết ứng với mỗi đông vốn của chủ sở hữu, công ty sử dụng
đến 12.8 lần vào Quý 3 và gần gấp đôi, tức 24.88 lần vào Quý 4. Tỷ số này tăng cao cho thấy, Công ty đang chiếm dụng vốn của chủ nợ khá nhiều.
Tỷ số lợi nhuận trên doanh thu
Nhận xét: Vào Quý 3, cứ 1 đồng doanh thu thì Cơng ty lỗ -0.062 đồng. Đến Quý 4,
tình hình được cải thiện hơn, nhưng chưa nhiều, tỷ sổ lợi nhuận trên doanh thu vẫn ở mức thấp là -0.051. Công ty đang từng bước khơi phục tình hình kinh doanh sau thời gian gặp khó khăn khi các chính sách về nhập khẩu ơ tô thay đổi về hướng bất lợi cho Công ty trong nước.
Tỷ số lợi nhuận trước thuế và lãi vay so với tổng tài sản
Nhận xét: Tỷ số này cho thấy, cứ 1 đồng tài sản của cơng ty thì lỗ 0,04 đồng lợi nhuận
trước thuế và lãi vay của Quý 3, và 0,01 đồng vào Quý 4. Lợi nhuận trước thuế và lãi vay có tăng lên nhưng chưa đáng kể. Tuy nhiên, tỷ sổ này còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác. Trên thị trường có nhiều đối thủ mạnh về tài chính họ sẽ có hướng mở rộng thị trường để chiếm thị phần. Chính vì thế, cơng ty phải cố gắng rất nhiều để tồn tại, khắc phục khó khăn và phát triển mạnh hơn lĩnh vực kinh doanh của mình.
GVHD: NCS.ThS Cao Thị Cẩm Vân 63