PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
1.5. Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
1.5.1. Hạch toán số lượng lao động
Để thuận lợi cho việc theo dõi và thống kê số lượng, chất lượng củng như công việc của NLĐ, doanh nghiệp tiến hành theo dõi và hạch tốn về thơng tin của các loại NLĐ và những sự thay đổi về đội ngũ lao động thông qua “Sổ danh sách lao động của doanh nghiệp” do phịng Tổchức hành chính hay phịng Nhân sự lập. Sổ này thường được lập thành 2 bản, 1 bản được phịng Tổ chức hành chính hay phòng Nhân sựgiữ đểtheo dõi và ghi chép, bản còn lại giao cho Bộphận tiền lương của đơn vịgiữ đểtheo dõi.
Các chứng từ làm căn cứ để ghi “Sổ danh sách lao động của của doanh nghiệp” là các quyết định tuyển dụng, đào tạo, điều chuyển cơng tác, hưu trí, quyết định thôi việc,… Mọi sự thay đổi liên quan đến tình hình sửdụng lao động đều phải được phản ánh một cách kịp thời và chính xác vào “Sổ danh sách lao động của của nghiệp” từ đó làm căn cứ cho bộ phận tiền lương thực hiện tính lương và các phụ cấp liên quan của NLĐ.
1.5.2. Hạch toán thời gian lao động
Với mục đích theo dõi kịp thời, chính xác số giờ công, số ngày công thực tế hoặc nghỉ việc, ngừng việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất hay từng bộ phận khác doanh nghiệp đã tiến hành hạch toán thời gian lao động.
Để hạch toán thời gian lao động, doanh nghiệp sử dụng “Bảng chấm công”. Bảng này dùng để ghi chép số giờ công, ngày công thực tếcũng như sự vắng mặt của từng người lao động theo từng ngày. Bảng được lập hàng tháng cho riêng từng
bộphận, từng phòng ban, từng tổ,… và do người phụtrách chấm công của bộphận sẽtrực tiếp chấm công cho NLĐ vào đầu từng ngàytheo đúng ký hiệu quy định. Cụ thể, người phụtrách chấm công tại bộ phận trực tiếp thường là trưởng bộphận sản xuất, tổ trưởng, quản đốc,… Tại các bộ phận gián tiếp do trưởng phòng các phòng ban chịu trách nhiệm chấm công.
Danh sách NLĐ ghi trong Sổ danh sách lao động trong doanh nghiệp cho từng bộphận và nội dung thơng tin trên Bảng chấm cơng của bộphận đó phải trùng khớp với nhau. Cuối tháng “Bảng chấm công” sẽ chuyển sang bộ phận tiền lương để kiểm tra, đối chiếu để tính lương, đồng thời trên đó phải có đầyđủchữký của NLĐ, người phụ trách chấm công – Trưởng bộ phận. Bảng chấm cơng phải để ở vị trí cơng khai để NLĐ có thểkiểm tra lại thời gian lao động của mình.
Đối với các trường hợp ngừng việc doốm đau, tai nạn lao động, thai sản,… thì phải có phiếu nghỉ ốm do cơ sở y tế, bệnh viện cấp. Các trường hợp ngưngviệc xảy ra trong ngày do bất kỳ nguyên nhân gì để phải lập và ghi rõ và biên bản ngưng việc, trong đó ghi rõ nguyên nhân ngưng việc và người chịu trách nhiệm, từ đó làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra. Tổ trường hay người phụ trách chấm công dựa vào các chứng từ trên để ghi vào bảng chấm công theo ký hiệu quy định đồng thời tất cảchứng từ trên được chuyển sang bộphận kế tốn để làm căn cứtính trợcấp, BHXH được hưởng nếu người đó có tham gia BHXH.
1.5.3. Hạch tốn kết quả lao động
Đểcó thểghi chép chính xác, kịp thời số lượng hoặc chất lượng cũng như khối lượng hồn thành cơng việc của từng lao động, từng tổ làm việc để làm căn cứ tính và trả lương một cách chính xác đúng với thực tế nhất, doanh nghiệp đã thực hiện kết quả lao động. Đây là một nội dung quan trọng trong toàn bộcơng tác quản lý và hạch tốn lao động ởcác doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất.
Tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp mà người ta sửdụng các chứng từkhác nhau để hạch toán kết quả lao động khác nhau như sau:
- Đối với doanh nghiệp sản xuất, người ta thường sửdụng “Phiếu xác nhận số lượng hoặc cơng việc hồn thành” đểhạch toán.
- Đối với doanh nghiệp sản xuất sản phẩm phải trảqua nhiều cơng đoạn khác nhau thì doanh nghiệp dựa vào “Phiếu thống kê sản lượng công đoạn” và đơn giá của từng công đoạn đểhạch toán kết quả lao động.
- Đối với doanh nghiệp xây lắp, thường sử dụng chứng từ “Hợp đồng giao khoán”, “Biên bản nghiệm thu”. Hợp đồng này là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận giao khoán về số lượng, khối lượng công việc, thời gian phải hồn thành cơng việc, bên cạnh đó cịn có quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên khi tiến hành cơng việc đó. Trong trường hợp phát hiện sản phẩm bị hư hỏng, bị lỗi trong quá trình nghiệm thu thì cán bộ đi nghiệm thu và người phụ trách bộ phận đó lập “Phiếu báo hỏng” để làm căn cứ lập “Biên bản xử lý”.
Cuối tháng, tất cả các chứng từ trên đề phải được chuyển sang bộ phận tính lương sau khi có đầy đủtất cảchữký của người liên quan đểtiến hành tính và hạch tốn lương, phụcấp, thưởng.
1.5.4. Hạch toán thanh toán tiền lương cho người lao động
Hạch toán thanh toán tiền lương với NLĐ được căn cứvào các chứng từhạch toán thời gian lao động và kết quả lao động, bộphận kếtoán tiền lương sẽtiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từhạch tốn và tính lương sau đó. Cụ thể, kếtốn tiền lương dựa vào Bảng chấm công, Phiếu xác nhận số lượng hoặc công việc hoàn thành, Biên bản nghiệm thu,… để tính lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương cho NLĐ theo hình thức trả lương đang áp dụng tại đơn vị. Kếtoán tiền lương lập “Bảng thanh toán tiền lương” và “Bảng thanh toán tiền thưởng” cho từng lao động.
- Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụcấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngồi tiền lương cho NLĐ, kiểm tra việc thanh tốn tiền lương cho NLĐ làm việc trong đơn vị đồng thời là căn cứ để thông kê về lao động tiền lương. Trong đó gồm các thơng tin về bậc lương, hệ số
lương, lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản trích theo lương,… của từng lao động.
- Bảng thanh toán tiền thưởng: Là chứng từxác nhận sốtiền thưởng cho từng NLĐ, làm cơ sở đểtính thu nhập của mỗi người lao động và ghi sổkếtoán.
Bảng thanh toán tiền lương, thưởng do bộ phận kế toán lập theo bảng chấm công và sổ danh sách lao động theo từng bộ phận, phịng ban. Sau đó chuyển sang cho kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Kế toán tiền lương tổng hợp lại và tiếp hành lập Bảng thanh toán tiền lương, tưởng tổng hợp cho tồn Cơng ty, trong đó mổi tổ đội sản xuất, phòng ban chiếm một dòng. Đây là căn cứ đểtổng hợp quỹ tiền lương thực tế củng là tổng hợp chi phí nhân cơng trong chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộphận trong doanh nghiệp.
Việcthanh toán lương cho người lao động thường được chia làm 2 lần trong tháng: - Lần 1: Tạm ứng lương cho NLĐ viên theo tỷ lệ nhất định căn cứ vào tiền lươngcấp bậc.
- Lần 2: Thanh tốn phần lương cịn lại sau khi đã trừ đi các khoản trích theo lươngphải khấu trừvàolương của người lao động theo chế độ quy định.
Cuối cùng, kế toán tiến hành lập phiếu chi và thủ quỹ phát lương cho NLĐ. Mỗi lần nhận tiền, NLĐ phải trực tiếp ký nhận. Sau khi hồn thành thanh tốn lương, bảng thanh toán lương được lưu tại phịng kếtốn. Tiền lương trả cho NLĐ trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản ngân hàng tùy doanh nghiệp.