CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
4.2. Đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị với việc ra quyết định ngắn
4.2.2. Hoàn thiện xử lý và phân tích thơng tin kế toán quản trị cho việc ra quyết
định ngắn hạn
4.2.2.1. Hoàn thiện việc xử lý, phân tích thơng tin kế tốn quản trị hỗ trợ cho việc ra quyết định liên quan đến hoạch định
Do các DN thiếu các dữ liệu về các tiêu chuẩn ĐMCP nên kế tốn khơng có đủ cơ sở xây dựng hệ thống dự toán SXKD tổng thể để cụ thể hoá các mục tiêu
NQT đã hoạch định. Trên thực tế, sản phẩm của các DN cơ khí rất đa dạng, do những yêu cầu rất khắt khe về kỹ thuật, tính chính xác, độ an tồn nên mỗi loại sản phẩm có ĐMCP khác nhau và việc xây dựng ĐMCP cần sự phối hợp của tất cả các bộ phận chức năng liên quan. Để khắc phục những hạn chế trước mắt, các DNSX cơ khí Việt Nam cần thống nhất quy trình xây dựng ĐMCP, quy định trách nhiệm đối với các phòng chức năng cập nhật kịp thời, đầy đủ dữ liệu tiêu chuẩn nội bộ và sớm hoàn thiện dữ liệu về các ĐMCP cịn thiếu. Kế tốn là một mắt xích quan trọng cùng tham gia vào q trình hồn thiện các tiêu chuẩn ĐMCP của DN và là bộ phận thích hợp nhất chủ trì việc thiết lập các tiêu chuẩn ĐMCP.
Định mức chi phí NVLTT
Định mức chi phí NVLTT được tính tốn dựa vào 2 yếu tố: định mức lượng NVLTT để sản xuất một đơn vị sản phẩm và định mức giá cho một đơn vị NVL sử dụng. Trong đó, định mức lượng NVLTT sẽ do bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc phòng kỹ thuật xây dựng thông qua Bảng định mức kỹ thuật NVLTT; Định mức giá NVLTT sẽ do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận cung ứng vật tư thực hiện thông qua Bảng ước tính giá mua NVL trực tiếp. Kế tốn thu thập thông tin định mức lượng và định mức giá NVLTT từ các bộ phận này để thiết lập bảng định mức chi phí NVLTT cho từng loại sản phẩm.
Sơ đồ 4.3. Quy trình xây dựng định mức chi phí NVLTT
Định mức chi phí NCTT
Định mức chi phí NCTT được tính tốn dựa vào 2 yếu tố: định mức lượng NCTT và định mức giá NCTT để hồn thành 1 đơn vị sản phẩm. Trong đó, định mức lượng NCTT giao cho bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc phòng kỹ thuật xây dựng thông qua Bảng định mức kỹ thuật NCTT. Định mức giá NCTT sẽ do bộ phận quản lý nhân sự thực hiện thông qua Bảng đơn giá tiền lương của nhân viên trực tiếp sản xuất. Kế toán thu thập thông tin định mức lượng và định mức giá NCTT từ các bộ phận này để thiết lập bảng định mức chi phí NCTT cho từng loại sản phẩm.
Bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm/ Phòng kỹ thuật
Bảng định mức kỹ thuật NVLTT
(lập cho từng loại sản phẩm)
Bộ phận mua hàng/ cung ứng vật tư
Bảng ước tính giá mua NVL trực tiếp
(lập cho từng loại NVL)
Bộ dữ liệu tập trung của DN
Kế toán
Báo cáo định mức chi phí NVLTT
Sơ đồ 4.4. Quy trình xây dựng định mức chi phí NCTT
Định mức chi phí SXC
Chi phí SXC gồm nhiều khoản mục khác nhau liên quan đến đối tượng chịu chi phí. Hiện nay một số DN cơ khí đã xây dựng định mức chi phí cho một số khoản mục chi phí chủ yếu thuộc chi phí SXC, nhưng việc xây dựng rất khó khăn và không thực sự cần thiết. Theo tác giả, các DN nên dựa vào mơ hình ứng xử của chi phí để xây dựng định mức chi phí SXC. Thực hiện theo mơ hình này sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng dự toán tổng thể và đánh giá tình hình hình thực hiện các dự tốn. Thay vì việc xây dựng định mức cho từng khoản mục chi phí thuộc chi phí SXC, các DN xây dựng định mức chi phí SXC biến đổi và định mức chi phí SXC cố định như sau:
Định mức chi phí SXC biến đổi
- Nếu chi phí SXC biến đổi liên quan trực tiếp đến từng loại sản phẩm: Kế toán xác định thơng tin về định mức chi phí SXC biến đổi tương tự như định mức chi phí NVLTT và định mức chi phí NCTT.
- Nếu chi phí SXC biến đổi liên quan đến nhiều loại sản phẩm: Kế toán lựa chọn tiêu thức làm căn cứ phân bổ hợp lý (số giờ máy, số giờ lao động...), xác định:
Đơn giá phân bổ chi phí SXC
biến đổi =
Tổng chi phí SXC biến đổi ước tính Tổng tiêu chuẩn phân bổ
Định mức chi phí SXC biến đổi cho 1 sản phẩm i =
Đơn giá phân bổ chi
phí SXC biến đổi x
Tiêu chuẩn phân bổ của sản phẩm i
Định mức chi phí SXC cố định
Khi xây dựng định mức chi phí SXC cố định, căn cứ vào thơng tin về chi phí SXC hàng năm và các tiêu thức phân bổ chi phí SXC cố định đã xác định (số giờ máy, số giờ lao động…) để tính tỷ lệ phân bổ:
Tỷ lệ phân bổ chi phí
SXC cố định =
Tổng chi phí SXC cố định Tổng tiêu chuẩn phân bổ
Bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm/ Phòng kỹ thuật
Bảng định mức kỹ thuật NCTT
(lập cho từng loại sản phẩm)
Bộ phận mua hàng/ cung ứng vật tư
Bảng đơn giá tiền lương (theo thâm niên, theo cấp bậc của
nhân viên trực tiếp sản xuất)
Bộ dữ liệu tập trung của DN Kế toán
Báo cáo định mức chi phí NCTT
Định mức chi phí SXC cố định cho 1 sản phẩm i =
Tỷ lệ phân bổ chi phí SXC cố định x
Tiêu chuẩn phân bổ của sản phẩm i
Căn cứ vào định mức chi phí SXC biến đổi và định mức chi phí SXC cố định, kế tốn tổng hợp định mức chi phí SXC như sau:
Định mức chi phí SXC
cho 1 sản phẩm i =
Định mức chi phí SXC
biến đổi cho 1 sản phẩm i +
Định mức chi phí
SXC cố định cho 1 sản phẩm i
Sau khi xây dựng các định mức cho từng yếu tố chi phí sản xuất, kế tốn tổng hợp để tính định mức chi phí sản xuất của một sản phẩm.
Định mức chi phí sản xuất 1 sản phẩm i = Định mức chi phí NVLTT sản xuất 1 sản phẩm i + Định mức chi phí NCTT sản xuất 1 sản phẩm i + Định mức chi phí SXC sản xuất 1 sản phẩm i
Định mức chi phí ngồi sản xuất
Các chi phí ngồi sản xuất của DN, ví dụ chi phí bán hàng và chi phí QLDN cũng là chi phí hỗn hợp, được cấu thành bởi nhiều khoản mục khác nhau. Việc xây dựng ĐMCP cho các loại chi phí này có thể tương tự như chi phí SXC. Trong sản xuất cơ khí, do yêu cầu tiết giảm chi phí liên tục để sản xuất ra những sản phẩm có giá thành cạnh tranh, DN khơng ngừng cải tiến kỹ thuật, giá cả các yếu tố đầu vào có thể thay đổi do DN thoả thuận với các nhà cung cấp hoặc do ảnh hưởng của thị trường. Vì vậy, các tiêu chuẩn nội bộ về ĐMCP đã xây dựng cần được rà soát định kỳ. Khi DN có đủ thơng tin tiêu chuẩn nội bộ về định mức các khoản chi phí, kế tốn có đủ cơ sở để hồn chỉnh dự tốn tổng thể của DN với đầy đủ các bản dự toán: dự toán bán hàng, dự toán sản lượng sản xuất, dự tốn chi phí sản xuất, dự toán giá vốn hàng bán, dự tốn chi phí ngồi sản xuất, dự tốn tình hình tài chính và dự toán kết quả kinh doanh giúp các NQT chủ động trong việc quản lý, sử dụng các nguồn lực của DN để đạt được mục tiêu kế hoạch đã xây dựng.
Theo tác giả, trong điều kiện môi trường kinh doanh ln có nhiều biến đổi như hiện nay, việc xây dựng dự tốn khơng nên chỉ dừng lại ở việc xây dựng dự toán tĩnh. Các DN nên cân nhắc xây dựng dự toán linh hoạt ở các mức độ sản xuất và tiêu thụ khác nhau (Bảng 4.5). Tuy nhiên, để đảm bảo cân đối chi phí và lợi ích đem lại, dự tốn linh hoạt không cần xây dựng ở quá nhiều mức độ hoạt động khác nhau, hợp lý là từ 3 đến 4 mức độ hoạt động phù hợp. Từ dự tốn linh hoạt mà KTQT xây dựng, NQT sẽ có cơ sở quyết định chọn mức độ hoạt động phù hợp với năng lực thực hiện của DN và đặc điểm của mơi trường kinh doanh.
Bảng 4.5. Dự tốn KQKD linh hoạt theo mức độ hoạt động tháng…/202X Tên sản phẩm:.. Tên sản phẩm:.. Giá bán:... Chỉ tiêu Đơn vị tính Tính cho 1 sản phẩm Các mức độ hoạt động (sản phẩm) Xx yy zz 1. Số lượng bán 2. Doanh thu 3. Tổng biến phí - Biến phí NVLTT - Biến phí NCTT - Biến phí SXC - Biến phí bán hàng - Biến phí QLDN 4. Số dư đảm phí 5. Định phí - Định phí SXC - Định phí bán hàng - Định phí QLDN 6. Lợi nhuận trước thuế
Dự tốn cần lập định kỳ hàng năm sau đó chi tiết cho từng quý, từng tháng và phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận chức năng để tránh sự chồng chéo và đảm bảo tính khả thi. Tác giả đề xuất bộ phận chuyên trách quản lý toàn bộ hệ thống dự toán tổng thể trong DN nên là kế toán.
Sơ đồ 4.5. Quy trình xây dựng hệ thống dự toán SXKD hỗ trợ việc RQĐ
Dự toán bán hàng linh hoạt
- Dự toán sản xuất linh hoạt - Dự toán HTK linh hoạt Bộ phận Marketing
Bộ phận kế hoạch sản xuất Bộ phận kế toán
(KTQT)
- Dự toán CPSX linh hoạt - Dự toán giá vốn hàng bán linh hoạt
- Dự tốn chi phí bán hàng, chi phí QLDN linh hoạt
- Dự tốn tình hình tài chính linh hoạt
- Dự toán KQKD linh hoạt
Nhà quản trị
Lựa chọn mức độ hoạt
động phù hợp
4.2.2.2. Hoàn thiện việc xử lý, phân tích thơng tin kế tốn quản trị hỗ trợ cho việc ra quyết định liên quan đến tổ chức thực hiện
Hoàn thiện việc xác định chi phí, giá thành
Theo kết quả khảo sát ở chương 3, các DNSX cơ khí Việt Nam đang áp dụng phương pháp chi phí tồn bộ để xác định giá thành sản phẩm. Kế tốn tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm theo từng đơn hàng hoặc từng công đoạn của q trình sản xuất. Trong đó, chi phí sản xuất chung thường được phân bổ theo các tiêu thức như: khối lượng sản phẩm sản xuất, doanh thu, chi phí NVLTT… Bên cạnh đó, đã có có một số DNSX cơ khí Việt Nam áp dụng phương pháp chi phí mục tiêu trong quản trị chi phí. Tuy nhiên, mức độ áp dụng cịn đơn giản và bó hẹp trong phạm vi DN, chưa chú trọng đến vai trò của nhà cung cấp và khách hàng trong việc nghiên cứu, thiết kế sản phẩm mới. Với những đặc điểm đặc thù của ngành sản xuất cơ khí, tác giả đề xuất kế tốn có thể áp dụng “linh hoạt” các phương pháp xác định chi phí, giá thành phù hợp trong từng giai đoạn của vòng đời sản phấm:
Với những dòng sản phẩm mới và những sản phẩm được nâng cấp, bổ sung những tính năng mới: Áp dụng phương pháp xác định giá thành theo chi phí mục tiêu để giúp các DN xác định được những giới hạn cần thiết, đảm bảo tính hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của NQT trước triển khai sản xuất hàng loạt trong thực tế. Để áp dụng hiệu quả, các công việc cần thực hiện như sau:
- Bước 1: Xác định giá bán mục tiêu cho các sản phẩm mới. Thông thường mức giá bán dự kiến được đề xuất bởi Phòng kinh doanh (Phòng thị trường/Phòng Marketing) trên cơ sở nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh. Sau đó, giá bán được đưa ra để các bộ phận chức năng (thiết kế, kĩ tht, phịng kế tốn…) cùng trao đổi. Để nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm, mức giá bán mục tiêu cho dòng sản phẩm mới phải thấp hơn so với giá bán sản phẩm tương tự của đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
- Bước 2: Xác định chi phí mục tiêu cho sản phẩm mới:
Chi phí mục tiêu của sản phẩm mới
= Giá bán mục tiêu của sản phẩm mới
- Lợi nhuận mục tiêu của sản phẩm mới
- Bước 3: Phân tích chi phí sản xuất dự kiến phát sinh. Kế toán kết hợp với các bộ
phận chức năng (nghiên cứu, thiết kế, kỹ thuật, sản xuất) phân tích chi phí thành các yếu tố chi phí biến đổi và chi phí cố định, phân tích định mức lượng, định mức giá của các nguồn lực tiêu hao, xây dựng ĐMCP chấp nhận được (chi phí mục tiêu) và lập dự tốn chi phí sản xuất. Trong q trình sản xuất thử, kế tốn thu thập thơng tin chi phí sản xuất phát sinh, so sánh, phân tích với chi phí mục tiêu. Nếu chi phí sản phẩm đáp ứng yêu cầu chi phí mục tiêu, sản phẩm sẽ được đưa vào sản xuất đại trà. Nếu chi phí sản phẩm khơng đạt được mức chi phí mục tiêu, kế tốn đề xuất với NQT yêu cầu các bộ phận chức năng rà soát lại quá trình nghiên cứu thiết kế sản phẩm, hoặc NQT phải điều chỉnh giá bán và lợi nhuận mục tiêu.
Với những sản phẩm sản xuất đại trà: Áp dụng phương pháp xác định giá thành
theo chi phí tồn bộ. Chi phí sản xuất được tập hợp theo từng đơn hàng hoặc theo từng công đoạn của quá trình sản xuất với đủ 3 yếu tố: chi phí NVLTT, chi phí NCTT và chi phí SXC. Tuy nhiên, việc phân bổ chi phí SXC theo một tiêu thức phân bổ cố định (thông thường là theo khối lượng sản phẩm sản xuất hoặc theo số giờ công lao động trực tiếp) không phù hợp với đặc điểm của các DNSX cơ khí.
Trong DN cơ khí, các chi phí chung gồm nhiều khoản gián tiếp có tính chất khác nhau, phục vụ cho các mục đích khác nhau. Nếu chi phí chung được phân bổ cho các đối tượng chịu phí dựa trên cơ sở xác định mức độ đóng góp của hoạt động và giá thành sản xuất và mối quan hệ nhân - quả giữa hoạt động làm phát sinh chi phí và chi phí phát sinh sẽ cho kết quả tính giá thành chính xác hơn, từ đó các QĐ kinh tế của DN phù hợp hơn. Vì vậy, tác giả đề xuất các DN áp dụng phương pháp ABC. Do ABC là phương pháp phức tạp, tác giả kiến nghị các DNSX cơ khí khơng nhất thiết phải áp dụng nguyên mẫu phương pháp này mà từng bước từ đơn giản đến đầy đủ. Kế toán thực hiện các bước sau:
- Bước 1. Nhận diện các hoạt động, nhóm hoạt động và chi phí phát sinh tương ứng.
- Bước 2. Xác định nguồn lực sử dụng cho mỗi hoạt động.
- Bước 3. Xác định các tiêu thức phân bổ nguồn lực và hoạt động (tác nhân làm phát sinh chi phí).
Xuất phát từ đặc thù của DNSX cơ khí, có thể chia hoạt động thành 3 nhóm: (1) Bộ phận hỗ trợ sản xuất; (2) Phân xưởng sản xuất; (3) Bộ phận hành chính. Mối quan hệ giữa các hoạt động, nguồn lực sử dụng; các tiêu thức phân bổ nguồn lực và hoạt động có thể khái quát như sau:
Bảng 4. 6. Các tiêu thức phân bổ nguồn lực và hoạt động dự kiến
TT Hoạt động Nguồn lực Tiêu thức phân bổ nguồn lực Tiêu thức phân bổ hoạt động Bộ phận hỗ trợ sản xuất
1 Nghiên cứu và phát triển sản phẩm
Lao động Số giờ làm việc
Số loại sản phẩm mới Vật liệu Đơn vị sử dụng
Máy móc thiết bị Khấu hao TSCĐ Dịch vụ mua ngoài VND 2 Cung ứng vật liệu
Lao động Số giờ làm việc
Số lượng đơn hàng mua vật liệu TSCĐ, CCDC Thời gian máy làm việc
Dịch vụ mua ngoài VNĐ
.. …
Phân xưởng sản xuất
1 Thiết kế trang thiết bị cho sản xuất
Lao động Số giờ làm việc
Số khuôn Vật liệu Đơn vị sử dụng
Máy móc thiết bị Số m2 sử dụng Dịch vụ mua ngoài VND
TT Hoạt động Nguồn lực Tiêu thức phân bổ nguồn lực Tiêu thức phân bổ hoạt động
2 Vận hành máy móc, thiết bị
Lao động Số giờ làm việc
Số giờ máy móc Vật liệu Đơn vị sử dụng
Máy móc thiết bị Khấu hao TSCĐ Dịch vụ mua ngoài VNĐ
3 Điều độ và giám sát sản xuất, kiểm tra sản phẩm TSCĐ, CCDC, phương Lao động Số giờ làm việc Số lô/ số mẻ sản phẩm