Tiêu thức phân loại
Số DN nhóm 1 đã áp dụng Số DN nhóm 2 đã áp dụng Tổng Số DN đã áp dụng Tỷ lệ % Phân loại chi phí
Theo chức năng hoạt động 27/27 52/52 79/79 100%
Theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả 23/27 44/52 71/79 89,88% Theo mối quan hệ với mức độ hoạt động 23/27 3/52 26/79 32,91%
Theo mối quan hệ với đối tượng chịu phí 0 0 0 0%
Theo thẩm quyền ra quyết định 0 0 0 0%
Phục vụ cho việc ra quyết định 0 0 0 0%
Phân loại doanh thu, kết quả
Theo lĩnh vực hoạt động 27/27 52/52 79/79 100%
Theo khu vực địa lý và thị trường 27/27 50/52 77/79 97,50% Theo mối quan hệ với tổ chức kinh doanh 23/27 15/27 38/79 48,10%
Phục vụ nhu cầu kiểm soát trong KTQT 0 0 0 0%
Thông tin dự báo tương lai về môi trường kinh doanh và thông tin dự báo tương lai về khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực của DN cùng với thơng tin phi tài chính mặc dù rất cần thiết cho việc ra quyết định ngắn hạn nhưng mức độ ưu tiên trong việc thu thập rất khiêm tốn. Theo kế tốn trưởng Cơng ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu “kế tốn ít thu thập thơng tin dự báo tương lai và thơng tin phi tài
chính do chi phí để thu thập thơng tin và hạn chế về nhân lực bởi những thông tin
này chủ yếu liên quan đến nguồn bên ngồi DN mà khơng có sẵn. Trong khi thói quen của nhiều NQT thường u cầu các phịng chức năng cung cấp mà khơng phải là kế tốn hoặc một số NQT tự tìm kiếm những thơng tin này khi có nhu cầu”. 3.3.1.2. Lựa chọn nguồn thu thập thơng tin
Có 66/79 (84%) DN cho biết để thu thập các thông tin như đã xác định, kế toán chọn 2 nguồn để thu thập: bên trong DN và bên ngoài DN. Chỉ có 13 DN (16%) hồn tồn chỉ thu thập thơng tin từ nguồn bên trong DN. Khơng có DN nào chỉ thu thập thơng tin từ nguồn bên ngồi.
Hình 3.3. Lựa chọn nguồn thu thập thông tin KTQT tại các DN khảo sát
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát (Phụ lục 3.2)
Thông tin thu thập từ nguồn bên trong DN được thực hiện bằng 2 hình thức:
Tại 27 DN nhóm 1: Kế tốn thu thập thơng tin từ cơ sở dữ liệu tập trung của DN.
Tại 52 DN nhóm 2: Kế tốn liên hệ trực tiếp với các phòng chức năng trong
DN để thu thập và tổng hợp thông tin khi cần thiết.
Thông tin thu thập từ nguồn bên ngoài DN:
51 DN (64,5%) đã có quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của các phòng
chức năng, các bộ phận trực thuộc và các cá nhân liên quan đến thơng tin kế tốn cần. Khi cần thơng tin, kế tốn có thể tập hợp và sử dụng lại những thơng tin do các phịng chức năng đã thu thập. 15 DN (19%) chưa có quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong việc thu thập thơng tin từ nguồn bên ngồi. Khi cần thơng tin, nhất là thơng tin phi tài chính, kế tốn tự tìm kiếm từ bằng cách tham khảo các tài liệu, báo cáo, các phương tiện truyền thông…
0%
16%
84%
Lựa chọn nguồn thu thập thông tin
Chỉ thu thập thơng tin từ nguồn bên ngồi DN
Chỉ thu thập thông tin từ nguồn bên trong DN
Kết hợp nguồn bên ngoài và nguồn bên trong DN
3.3.1.3. Tiến hành thu thập thông tin
Thu thập thông tin về các tiêu chuẩn nội bộ
Trong các DNSX cơ khí, các tiêu chuẩn nội bộ chủ yếu liên quan đến chế độ bảo trì, bảo dưỡng máy móc và các tiêu chuẩn định mức chi phí. Kế tốn thu thập thơng tin về các tiêu chuẩn nội bộ từ nguồn bên trong DN:
Tại 27 DN nhóm 1 do đã sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực ERP, việc
thu thập thông tin tiêu chuẩn nội bộ khá thuận lợi, khi cần thơng tin, kế tốn chỉ cần truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung của DN để thu thập thơng tin nếu DN có.
Tại 52 DN đang sử dụng các phần mềm kế tốn độc lập chưa có bộ dữ liệu tích hợp nên kế toán phải liên hệ trực tiếp với các bộ phận chức năng để thu thập các tiêu chuẩn nội bộ khi cần.
Việc thiếu một số dữ liệu về các tiêu chuẩn nội bộ đã ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thu thập thông tin của kế toán. Rất nhiều tiêu chuẩn kế toán xác định cần thiết nhưng không thu thập được, một số tiêu chuẩn kế tốn khơng thể thu thập ngay mà phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận liên quan. Nguyên nhân là do các tiêu chuẩn nội bộ liên quan đến nhiều phòng, ban, bộ phận chức năng nhưng tại một số DN chưa giao cho một bộ phận chủ trì làm đầu mối phụ trách chung và cũng chưa có quy định thống nhất quy trình xây dựng cũng như trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong quy trình.
Ví dụ, tại Cơng ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu, định mức chi phí NVLTT được xây dựng căn cứ vào định mức lượng và định mức giá của NVL chính và NVL phụ. Định mức lượng của NVL chính thường do bộ phận kỹ thuật tính tốn, bắt đầu từ quá trình sản xuất mẫu các sản phẩm tiêu chuẩn theo thiết kế trong điều kiện sản xuất và năng suất trung bình của người lao động. Ngồi ra, việc xây dựng định mức lượng của NVL chính cịn căn cứ vào kết quả thực hiện của năm trước và mục tiêu của năm hiện tại. Trong trường hợp có sự thay đổi về quy trình cơng nghệ và điều kiện sản xuất hoặc chất lượng NVL đầu vào không được như tiêu chuẩn định mức dẫn đến mức tiêu hao vật tư lớn hơn thì việc điều chỉnh định mức sẽ được thực hiện. Do q trình sản xuất sản phẩm cơ khí trải qua nhiều công đoạn khác nhau nên bộ phận kỹ thuật cịn phải tính tốn thêm tỷ lệ hao hụt nhất định. Định mức lượng của các NVL phụ thường được tính tốn theo tỷ lệ phần trăm nhất định so với định mức lượng của NVL chính. Định mức về giá NVL do kế toán xác định trên cơ sở đơn giá bình quân của năm trước liền kề hoặc có thể thu thập từ các phịng ban có liên quan (Phịng cung ứng, thu mua vật tư; Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu…). Dựa vào thông tin về định mức lượng do bộ phận kỹ thuật cung cấp và định mức giá, kế toán xác định được định mức chi phí NVLTT như trong Bảng 3.6.