CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.3. Kết quả khảo sát thực trạng kế toán quản trị với việc ra quyết định ngắn hạn
3.3.3. Thực trạng cung cấp thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
ngắn hạn
3.3.3.1. Thời điểm và nội dung cung cấp thông tin
Trong các DN khảo sát, Báo cáo KTQT được xây dựng để cung cấp thông tin cho 2 nhóm đối tượng chủ yếu là: NQT cấp cao (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc…) và NQT cấp trung gian (Giám đốc các xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc, Trưởng, phó các phịng chức năng). Thông tin KTQT cho NQT cấp cơ sở chưa nhiều. Điều này được các DN giải thích vì NQT cấp cơ sở trong các DN hiện nay chủ yếu là đội ngũ kĩ sư, cán bộ phụ trách kỹ thuật, quản đốc phân xưởng, đội trưởng, tổ trưởng tổ sản xuất. Họ khơng có nhiều kiến thức về kinh tế và kế toán, đặc biệt là kiến thức KTQT. Hơn nữa, do đặc điểm phân quyền của NQT cấp cơ sở
là thi hành những QĐ được đưa ra bởi các NQT cấp cao hơn. Những QĐ gắn với thẩm quyền và trách nhiệm của NQT cấp cơ sở thường liên quan đến vấn đề kỹ thuật và con người nhiều hơn là những vấn đề về kinh tế, tài chính, kế tốn. Vì vậy, NQT cấp cơ sở ra QĐ thường chủ yếu dựa vào kiến thức kỹ thuật chuyên môn và kinh nghiệm mà rất ít sử dụng hoặc khơng sử dụng thơng tin KTQT.
Thời điểm cung cấp thông tin: Theo khảo sát, thời điểm cung cấp thông tin KTQT
tương đối linh hoạt. Một số báo cáo được lập định kỳ (Báo cáo định kỳ), một số báo cáo được lập theo yêu cầu của lãnh đạo công ty tại một số thời điểm nhất định khi cần ra quyết định (Báo cao nhanh). Thơng tin trình bày trên các báo cáo đều dưới dạng số liệu, chưa có DN nào cung cấp thơng tin dưới dạng mơ hình, đồ thị.
Bảng 3.10. Một số báo cáo KTQT cho việc RQĐ ngắn hạn tại các DN khảo sát
Tên báo cáo Đối tượng cung cấp Thời điểm cung cấp
Hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh
Báo cáo định mức chi phí NQT cấp cơ sở Định kỳ/ theo yêu cầu
Dự toán/ Kế hoạch bán hàng NQT cấp trung gian Định kỳ
Kế hoạch mua NVL, CCDC, TSCĐ NQT cấp trung gian Định kỳ
Kế hoạch sản xuất NQT cấp trung gian và cấp cơ sở Tuần Dự tốn chi phí sản xuất NQT cấp trung gian và cấp cơ sở Định kỳ
Dự tốn chi phí ngồi sản xuất NQT cấp trung gian và cấp cao Định kỳ
…
Hệ thống báo cáo kết quả hoạt động
Báo cáo sản xuất NQT cấp trung gian và cấp cao Định kỳ
Báo cáo chi phí sản xuất và tính giá
thành NQT cấp trung gian và cấp cao Định kỳ/ theo yêu cầu
Báo cáo doanh số NQT cấp trung gian và cấp cao Định kỳ
Báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn hàng
tồn kho NQT cấp trung gian và cấp cao Định kỳ/ theo yêu cầu
Báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ NQT cấp trung gian và cấp cao Định kỳ/ theo yêu cầu
Báo cáo tình hình cơng nợ phải thu/ phải trả
NQT cấp trung gian và cấp cao Định kỳ/ theo yêu cầu
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh
NQT cấp cao Định kỳ
…
Hệ thống báo cáo kiểm soát và đánh giá
Báo cáo biến động chi phí NQT cấp cao Định kỳ
Báo cáo biến động kết quả hoạt động
SX NQT cấp cao Định kỳ
Báo cáo biến động kết quả hoạt động
tiêu thụ NQT cấp cao Định kỳ
Báo cáo biến động KQKD NQT cấp cao Định kỳ
…
Hệ thống báo cáo chứng minh quyết định quản trị Bảng so sánh chi phí/ doanh thu/ kết
quả của các phương án NQT cấp trung gian và cấp cao Theo yêu cầu của NQT …
Theo kết quả khảo sát, 100% DN khảo sát đã lập Báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin định hướng hoạt động giúp NQT các cấp RQĐ liên quan đến chuẩn bị kế hoạch cho quá trình SXKD và Báo cáo kết quả hoạt động cung cấp thơng tin về tình hình thực hiện kế hoạch SXKD của DN, giúp NQT nhận định, kiểm soát, đánh giá, và ra quyết định trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch. Tuy nhiên, các báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh mới được lập ở dạng dự toán tĩnh.
Phụ lục 3.5(a, b, c, d, e, f) - Một số mẫu Báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh của các DNSX cơ khí Việt Nam
Phụ lục 3.9 (a, b, c, d) - Một số mẫu báo cáo kết quả hoạt động của các DNSX cơ khí Việt Nam
Về hệ thống Báo cáo kiểm soát và đánh giá: 73/79 DN (92,40%) cho biết đã xây dựng hệ thống báo cáo KTTN để cung cấp thông tin giúp NQT đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận cũng như tính khả thi của các kế hoạch, các dự tốn chi phí đã xây dựng và đưa ra các QĐ chỉnh phù hợp cho kỳ kế toán tiếp theo. Cách làm phổ biến là so sánh số thực hiện với kế hoạch (hoặc dự toán) để xác định mức biến động về số tuyệt đối và số tương đối. Ví dụ, tại Cơng ty CP cơ khí Ơ tơ 1 - 5, KTQT đã xây dựng hệ thống báo cáo đánh giá trách nhiệm của các phân xưởng sản xuất (Phụ lục 3.8b) làm cơ sở để NQT đánh giá hiệu quả của các Trung tâm chi phí. Để đánh giá hiệu quả hoạt động của các Trung tâm doanh thu, Công ty CP ô tô Trường Hải đã thiết lập Báo cáo KQKD theo loại sản phẩm và theo chi nhánh (Phụ
lục 3.9d). Tuy nhiên, đa số các báo cáo khơng phân tích ngun nhân gây chênh lệch, hoặc nếu có cũng rất sơ sài. Do đó NQT khơng có đủ thơng tin cần thiết để xem xét nguyên nhân gây ra sự biến động của các chỉ tiêu giữa kết quả thực hiện và dự tốn để có các QĐ điều chỉnh cho phù hợp.
Về hệ thống báo cáo chứng minh quyết định quản trị: Có 37DN (46,8%) đã xây dựng một số báo cáo chứng minh quyết định quản trị khi cần tư vấn cho nhà quản trị trong những tình huống ra quyết định mà phải lựa chọn một trong số nhiều phương án SXKD được đưa ra. Các báo cáo này chỉ lập khi các nhà quản trị yêu cầu. Các DN chưa quy định biểu mẫu thống nhất cho các báo cáo này. Do các tình huống ra quyết định trong ngắn hạn rất đa dạng, vì vậy kế tốn các DN đã “linh hoạt” xây dựng các báo cáo để cung cấp thông tin theo nhu cầu của NQT trong từng tình huống ra quyết định cụ thể. Ví dụ, tại Cơng ty Cơng ty CP dụng cụ số 1, kế tốn đã lập Bảng phân tích thơng tin chi phí sản xuất và chi phí mua ngồi các linh kiện để sản xuất sản phẩm bếp nướng (Phụ lục 3.6) để cung cấp thông tin giúp NQT quyết định DN nên tự sản xuất và nên mua ngồi loại linh kiện nào. Tại Cơng ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu, trước tình huống giá vật tư tăng quá nhanh, DN phải cân nhắc quyết định có nên tiếp tục nhập NVL để duy trì sản xuất theo kế hoạch, bảm bảo giao hàng cho đối tác theo các hợp đồng đã ký hay dừng sản xuất và chấp nhận
bồi thường tiền phạt do huỷ hợp đồng, kế tốn đã xây dựng bảng tính tốn, so sánh các chỉ tiêu tài chính liên quan đến 2 phương án giúp các nhà quản trị có thêm cơ sở ra quyết định (Phụ lục 3.7).
3.3.3.2. Yêu cầu và phương thức cung cấp thông tin
Do có sự khác biệt nhất định về mức độ trang bị phương tiện hỗ trợ việc thu thập, xử lý và phân tích thơng tin nên tại các DNSX cơ khí Việt Nam hiện nay việc cung cấp thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn của các NQT được thực hiện bằng 2 hình thức:
- Cung cấp thông cho NQT cấp cao được thực hiện thông qua các báo cáo bằng văn bản khi NQT yêu cầu.
- Cung cấp thông tin cho các NQT cấp trung gian và cấp cơ sở thông qua các báo cáo được thiết lập phụ thuộc vào mức độ ứng dụng CNTT trong công tác quản lý:
Tại 27 DN nhóm 1, đã có hệ thống dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ cho tồn DN, khi có nhu cầu thơng tin, nhà quản trị sẽ chủ động truy xuất dữ liệu trên hệ thống.
Tại 52 DN nhóm 2, mặc dù đã trang bị các thiết bị phần cứng và phần mềm hỗ trợ cơng tác kế tốn nhưng hệ thống này chủ yếu phục vụ công tác KTTC mà chưa có nhiều lợi ích cho q trình thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin KTQT. Vì vậy, tại những DN này, Báo cáo KTQT được xây dựng thông qua công cụ hỗ trợ Microsoft Excel. Nhân viên kế toán vẫn phải thực hiện và nhập liệu một cách thủ công vào hệ thống và cung cấp báo cáo KTQT bằng văn bản cho NQT sử dụng để thực hiện các mục tiêu quản lý. Đây là một hạn chế ảnh hưởng đến yêu cầu về tính kịp thời của KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn, đặc biệt những tình huống NQT cần thông tin đột xuất
3.3.3.3. Đánh giá của nhà quản trị các doanh nghiệp sản xuất cơ khí Việt Nam về
kế toán quản trị với việc ra quyết định ngắn hạn
Đánh giá về chất lượng thông tin KTQT cung cấp
Dữ liệu thống kê mô tả ở Bảng 3.11 cho thấy đánh giá của NQT đối với các yêu cầu về chất lượng thông tin KTQT cung cấp ở mức khá trở lên. Trong đó, yêu cầu “đáng tin cậy”, “bảo mật” và “dễ hiểu” của thông tin được đánh giá cao nhất, điểm bình quân cho các yêu cầu này lần lượt là 4,380; 4,269 và 3,799. Các yêu cầu khác của thông tin liên quan đến “tính kinh tế”, “đầy đủ và chi tiết” cũng được đánh giá khá tốt. Tuy nhiên cả 2 yêu cầu cơ bản nhất đối với thông tin KTQT cho việc RQĐ ngắn hạn là “linh hoạt” và “kịp thời” chưa được các NQT đánh giá cao so với những yêu cầu khác. Điều đó cho thấy, thông tin KTQT cung cấp cho NQT chưa đa dạng về hình thức, chưa linh hoạt về nội dung, chưa đáp ứng yêu cầu về tính kịp thời.
Bảng 3.11. Đánh giá của nhà quản trị các DNSX cơ khí về chất lượng thông tin KTQT cung cấp cho việc ra quyết định ngắn hạn
Số lượng mẫu (N) Giá trị nhỏ nhất (Minimum) Giá trị lớn nhất (Maximum) Giá trị trung bình (Mean) Độ lệch chuẩn (Std. Deviation) 1. Thơng tin đảm bảo tính linh hoạt 232 2 4 3,088 0,5904 2. Thông tin được cung cấp kịp thời 232 2 4 3,095 0,5508
3. Thông tin đáng tin cậy 232 3 5 4,380 0,5030
4. Thông tin đầy đủ và chi tiết 232 3 5 3,767 0,7302
5. Thông tin dễ hiểu 232 2 4 3,799 1,5001
6. Thông tin đảm bảo tính kinh tế. 232 3 5 3,349 0,5398
7. Thông tin được bảo mật 232 3 5 4,269 0,5268
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát NQT các DNSX cơ khí Việt Nam - Phụ lục 3.3
Đánh giá về mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin của KTQT với việc ra
quyết định ngắn hạn
Dữ liệu từ Bảng 3.12 dưới đây cho thấy, NQT của các DNSX cơ khí trong mẫu khảo sát đều đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin của KTQT với việc RQĐ ngắn hạn chỉ ở mức trung bình khá (điểm đánh giá bình quân về mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin cho mỗi loại quyết định dao động từ 3,333 đến 3,408 trên thang điểm 5). KTQT đã đáp ứng được tốt nhất nhu cầu của nhà quản trị trong việc cung cấp thông tin cho việc ra quyết định liên quan đến tổ chức thực hiện trong ngắn hạn (3,4086/ 5); Mức độ đáp ứng nhu cầu của KTQT cho việc RQĐ liên quan đến hoạch định được đánh giá ở mức 3,3978/ 5 và KTQT chỉ đáp ứng nhu cầu thông tin của NQT cho việc RQĐ liên quan đến lãnh đạo và kiểm soát ở mức 3,3333.
Bảng 3.12. Đánh giá của nhà quản trị về mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin KTQT với việc RQĐ ngắn hạn Tiêu chí N Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn Xếp hạng
Đáp ứng nhu cầu thông tin của
NTQ cho việc RQĐ liên quan
đến hoạch định
232 1 5 3,3978 1,1622 2
Đáp ứng nhu cầu thông tin của
NTQ cho việc RQĐ liên quan
đến tổ chức thực hiện
232 2 5 3,4086 1,1724 1
Đáp ứng nhu cầu thông tin của
NTQ cho việc RQĐ liên quan
đến lãnh đạo và kiểm soát
232 1 5 3,3333 1,1826 3
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát NQT các DNSX cơ khí Việt Nam - Phụ lục 3.3
Kết quả trên cũng tương thích với thông tin tác giả thu thập được khi thực hiện phỏng vấn trực tiếp 27 nhà quản trị tại 8 DN nghiên cứu điển hình. Có 25/27 nhà
quản trị được phỏng vấn cho rằng nội dung thơng tin kế tốn cung cấp chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho việc ra quyết định ngắn hạn của họ. Có một số thông tin nhà quản trị cần nhưng hiện nay kế toán chưa cung cấp được, đặc biệt là thơng tin để kiểm sốt và đánh giá hoạt động của các phòng, bộ phận chức năng, chẳng hạn như thơng tin phân tích chi phí trong mối quan hệ với kết quả, thơng tin phân tích nguyên nhân chênh lệch chi phí, doanh thu, kết quả giữa các phương án kinh doanh. Ngoài những báo cáo KTQT cần được xây dựng định kỳ và đã được quy định thống nhất trong toàn DN về biểu mẫu, trong một số tình huống nhà quản trị cần thơng tin ngay để ra quyết định thì việc cung cấp thơng tin KTQT còn chưa kịp thời.