Nguồn: Trần Thị Hồng Mai & Đặng Thị Hồ (2020), Giáo trình kế tốn quản trị DN
Trong ngắn hạn, dự tốn được lập theo năm, sau đó được chi tiết cho các kỳ ngắn hơn theo yêu cầu kiểm sốt (q, tháng hay tuần, ngày). Ngồi dự tốn tĩnh, các DN còn lập các bản dự toán linh hoạt, được xây dựng trên các mức độ hoạt động hay các phương án SXKD khác nhau. Dự tốn linh hoạt có thể được soạn thảo trước hoặc sau kỳ kế hoạch. Nếu được xây dựng trước kỳ kế hoạch thì dự tốn linh hoạt là một công cụ hỗ trợ NQT đưa ra các QĐ liên quan đến hoạch định. Nếu được lập sau kỳ kế hoạch, dự tốn linh hoạt là một cơng cụ hỗ trợ NQT kiểm soát các hoạt động của DN và đưa ra các QĐ điều chỉnh cần thiết.
Cơ sở xây dựng dự toán
KTQT căn cứ vào những thông tin đã thu thập về kết quả thực hiện của các kỳ trước, kết hợp với thông tin dự báo tương lai về môi trường kinh doanh, khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực của DN cũng như các tiêu chuẩn nội bộ. Ví dụ, dự tốn bán hàng được xây dựng trên cơ sở thơng tin phản ánh các hoạt động bán
Dự toán bán hàng Dự toán sản lượng sản xuất Dự toán CP NCTT Dự toán CP bán hàng và CP QLDN Dự toán CP NVLTT Dự toán giá vốn hàng bán Dự toán tiền Dự toán kết quả kinh doanh Dự tốn tình hình tài chính Dự tốn CP SXC Dự toán hàng tồn kho
hàng của kỳ trước (chính sách bán hàng, đơn giá bán, sản lượng hàng bán ra…) kết hợp với thơng tin dự báo tình hình cung cầu trên thị trường và kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng của DN…
Để xây dựng các dự tốn chi phí, KTQT cần căn cứ vào thông tin tiêu chuẩn nội bộ về ĐMCP thu thập từ các bộ phận liên quan (các định mức chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC, chi phí bán hàng và QLDN…). Nếu ĐMCP xây dựng khơng hợp lý, khơng phù hợp với thực tế thì dự tốn lập sẽ khơng có tính khả thi. Bên cạnh đó, giữa các loại dự tốn cũng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, dự toán này là cơ sở để lập các dự toán khác: dự toán sản lượng sản xuất được xây dựng trên cơ sở dự toán bán hàng và kế hoạch dự trữ của DN; dự tốn chi phí sản xuất KTQT lập căn cứ vào dự toán sản lượng sản xuất và các tiêu chuẩn ĐMCP liên quan; dự toán giá vốn hàng bán lập trên cơ sở dự toán bán hàng, sản lượng sản phẩm hàng hoá bán ra và đơn giá xuất kho của sản phẩm, hàng hố; dự tốn tình hình tài chính, dự tốn kết quả kinh doanh là các bản dự tốn xác định tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của DN được lập trên cơ sở các bản dự toán bán hàng, dự toán giá vốn hàng bán, dự tốn chi phí bán hàng và chi phí QLDN và các bản dự tốn có liên quan khác.
2.3.2.2. Đối với các quyết định liên quan đến tổ chức thực hiện
Để có cơ sở tư vấn cho các NQT đưa ra quyết định ngắn hạn liên quan đến tổ chức thực hiện, KTQT có thể sử dụng các kỹ thuật xử lý và phân tích thơng tin sau:
(1) Xác định chi phí, giá thành
Các phương pháp xác định chi phí, giá thành khác nhau sẽ ảnh hưởng đáng kể đến kết quả lợi nhuận của DN cũng như các QĐ quản lý quan trọng (Garrison, 2012). Điển hình là quyết định giá bán sản phẩm ra thị trường. Các kỹ thuật xác định giá thành được áp dụng phổ biến là: Tính giá thành theo chi phí tồn bộ, tính giá thành theo chi phí trực tiếp và phương pháp chi phí mục tiêu.
Tính giá thành theo chi phí tồn bộ: trong giá thành sản phẩm có đủ 3 yếu tố:
chi phí NVLTT, chi phí NCTT và tồn bộ chi phí SXC. Khi áp dụng tính giá thành theo chi phí tồn bộ, DN căn cứ vào ngành nghề, đặc điểm hoạt động SXKD để lựa chọn phương pháp xác định chi phí phù hợp nhằm mục tiêu có thơng tin hữu ích nhất cho quản trị DN:
Phương pháp xác định chi phí theo đơn đặt hàng được áp dụng trong các DN
sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng. Mỗi đơn hàng có những đặc trưng riêng về số lượng sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật, thời gian bắt đầu và hồn thành. NQT cần thơng tin về chi phí để thực hiện từng đơn đặt hàng trước khi quyết định đưa đơn hàng vào sản xuất. Quá trình kế toán theo đơn hàng được bắt đầu từ khi DN nhận được đơn đặt hàng. NQT xem xét khả năng thực hiện của DN để đưa ra QĐ có hay khơng chấp nhận đơn hàng. Nếu đơn hàng được chấp nhận, Lệnh sản xuất được ban hành xuống các bộ phận liên quan để thực hiện. KTQT lập cho mỗi đơn hàng một Phiếu tính giá thành để ghi chép, phản ánh tồn bộ chi phí thực hiện đơn hàng. Phiếu này là căn cứ để xác định tổng giá thành và giá thành đơn vị sản phẩm của
đơn hàng. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng đơn hàng. Chi phí NVLTT và chi phí NCTT là những khoản chi phí trực tiếp, kế tốn có thể tập hợp trực tiếp cho đơn hàng căn cứ vào các chứng từ gốc như: Phiếu yêu cầu NVL, Phiếu xuất kho, Phiếu theo dõi thời gian lao động… Chi phí SXC được tập hợp riêng, sau đó phân bổ cho các đối tượng liên quan theo tiêu thức phân bổ phù hợp. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí chung tác động lớn đến tính chính xác của việc xác định chi phí cho đơn hàng. Căn cứ được sử dụng để phân bổ chi phí chung phổ biến nhất là dựa vào tiêu thức khối lượng: doanh thu, khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ,… (Volume Based Costing - VCB). Tuy nhiên, trong những DN có quy mơ lớn, sản xuất nhiều loại sản phẩm, chi phí chung chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí của DN và gồm nhiều khoản mục, mỗi khoản mục lại có ngun nhân phát sinh chi phí khác nhau thì một mơ hình phân bổ chi phí phù hợp hơn là dựa vào mối quan hệ nhân quả giữa hoạt động làm nguyên nhân phát sinh chi phí và chi phí - mơ hình phân bổ chi phí dựa trên hoạt động (Activity Based Costing - ABC). Kế toán quản trị phân chia quy trình SXKD của DN thành các hoạt động. Chi phí phát sinh để thực hiện hoạt động chung nào sẽ được tập hợp cho hoạt động chung đó. Cuối cùng, các chi phí liên quan đến từng hoạt động chung sẽ được phân bổ cho các đối tượng tính giá theo mức độ hoạt động/ sử dụng của đối tượng đó (Sơ đồ 2.7).