Nguồn: Tác giả tổng hợp
Tương tự việc phân tích thơng tin thích hợp, trong các tình huống trên, các quyết định NQT đưa ra chủ yếu dựa trên việc xem xét lợi nhuận của DN sẽ thay đổi như thế nào khi DN thực hiện các phương án kinh doanh.
2.3.2.3. Đối với các quyết định liên quan đến lãnh đạo và kiểm soát
Quyết định liên quan đến lãnh đạo và kiểm soát chủ yếu liên quan đến con người. Hỗ trợ NQT đưa QĐ liên quan đến lãnh đạo và kiểm soát, KTQT áp dụng KTTN: phân loại cấu trúc tổ chức thành các TTTN, kiểm soát và đánh giá hoạt động quản lý thông qua các TTTN.
Trung tâm trách nhiệm được hiểu là một bộ phận trong DN mà người quản lý của bộ phận đó có quyền điều hành và có trách nhiệm đối với số chi phí, thu nhập phát sinh hoặc số vốn đầu tư sử dụng vào hoạt động kinh doanh (Trần Thị Hồng Mai &Đặng Thị Hoà, 2020). Trong cơ cấu tổ chức hoạt động của các DNSX, về cơ bản có thể phân chia thành 4 loại TTTN:
Trung tâm chi phí là bộ phận tiêu hao các nguồn lực của DN (các phân xưởng sản
xuất và bộ phận thu mua là các trung tâm chi phí tiêu chuẩn; các bộ phận phục vụ, phịng
Phân tích CVP
Giá bán
Khối lượng sản phẩm tiêu thụ
Biến phí
Định phí
QĐ điều chỉnh ĐP và khối lượng sản phẩm tiêu thụ
QĐ điều chỉnh BP và khối lượng sản phẩm tiêu thụ
QĐ điều chỉnh ĐP, giá bán và khối lượng sản phẩm tiêu thụ
QĐ điều chỉnh ĐP, BP và khối lượng sản phẩm tiêu thụ QĐ thay đổi định phí, biến phí, giá bán và khối lượng sản phẩm
tiêu thụ
QĐ điều chỉnh kết cấu hàng bán QĐ khác
ban chức năng là các trung tâm chi phí tuỳ ý). NQT các trung tâm chi phí chỉ có quyền RQĐ và chịu trách nhiệm đối với chi phí phát sinh ở bộ phận đó.
Trung tâm doanh thu là bộ phận tạo ra doanh thu cho DN (các chi nhánh, cửa hàng
tiêu thụ sản phẩm). NQT của các trung tâm doanh thu chỉ có quyền RQĐ và chịu trách nhiệm đối với hoạt động bán hàng và doanh thu phát sinh ở bộ phận đó.
Trung tâm lợi nhuận là TTTN mà NQT trung tâm chỉ được quyền RQĐ và chịu trách nhiệm đối với lợi nhuận đạt được của bộ phận đó (các đơn vị hạch toán phụ thuộc, các chi nhánh, nhà máy, dây chuyền sản xuất có chức năng sản xuất, dịch vụ, tiếp thị, bán hàng).
Trung tâm đầu tư là TTTN mà NQT có quyền điều hành và chịu trách nhiệm
đối với thành quả và hiệu quả của vốn đầu tư, đặc biệt là vốn đầu tư dài hạn.
Từ các hoạt động mà mỗi TTTN được thực hiện theo chức năng của mình, hệ thống KTTN kiểm soát và đánh giá hoạt động quản lý thông qua việc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận… của từng TTTN. Sau đó tiến hành phân tích chênh lệch giữa kết quả thực hiện với dự toán đã xây dựng và cuối cùng là phân tích nguyên nhân tạo ra các chênh lệch. Thông tin do KTTN cung cấp sẽ giúp NQT bộ phận nhận diện những vấn đề còn hạn chế, những nguyên nhân dẫn đến các hạn chế để có cơ sở đưa ra các QĐ điều chỉnh phù hợp, khắc phục những hạn chế nhằm sử dụng các nguồn lực hiệu quả hơn, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận của bộ phận mình phụ trách. Cũng dựa vào những phân tích này, NQT cấp cao có thể kiểm sốt được hoạt động và đánh giá trách nhiệm công khai, minh bạch đối với các NQT cấp dưới mình phụ trách để có cơ sở đưa ra các QĐ khen thưởng, kỷ luật phù hợp, tạo điều kiện cho việc phát huy tính chủ động, sáng tạo của các đơn vị/bộ phận trong DN.
Q trình phân tích chênh lệch để có thơng tin thích hợp hỗ trợ NQT đưa ra các QĐ liên quan đến lãnh đạo và kiểm soát được mô tả khái quát trong sơ đồ 2.9.
Sơ đồ 2.9. Q trình phân tích chênh lệch
Nguồn: Tác giả tổng hợp Kết quả thực hiện Dự tốn Tính tốn chênh lệch Khơng cần có QĐ điều chỉnh Phân tích chênh lệch để xác định nguyên nhân
Tư vấn cho NQT các phương án để ra QĐ điều chỉnh và QĐ khen thưởng
Không
Theo tính chất, các chỉ tiêu phân tích có thể chia thành 2 nhóm:
- Nhóm chỉ tiêu tài chính gồm các chỉ tiêu được phản ánh bằng thước đo giá trị: chi phí, doanh thu, kết quả…
- Nhóm chỉ tiêu phi tài chính gồm các chỉ tiêu được phản ánh bằng những thước đo khác như: mức độ hài lòng của khách hàng, hiệu quả làm việc của người lao động, thái độ của nhân viên…
Việc phân tích chênh lệch được thực hiện định kỳ (tháng/ quý/ năm). Trong ngắn hạn, các NQT chủ yếu quan tâm đến việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả của 3 TTTN là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu và trung tâm lợi nhuận thơng qua các chỉ tiêu tài chính. Với từng loại TTTN, có các nội dung phân tích cơ bản sau:
Bảng 2.5. Nội dung phân tích chênh lệch Trung tâm trách Trung tâm trách
nhiệm
Nội dung phân tích
Trung tâm chi phí
- Phân tích chênh lệch giữa thực tế so với kế hoạch của từng khoản mục chi phí theo từng loại/ nhóm/ lơ sản phẩm…
- Phân tích nguyên nhân tạo ra chênh lệch giữa chi phí thực tế so với kế hoạch của từng khoản mục chi phí:
+ Chênh lệch chi phí NVLTT do biến động mức tiêu hao NVL/ do biến động giá NVL hay do sự biến động của các yếu tố cấu thành chi phí NVLTT.
+ Chênh lệch chi phí NCTT do biến động thời gian lao động (liên quan đến năng suất lao động) hay do biến động giá nhân công.
Trung tâm doanh thu
- Phân tích chênh lệch giữa doanh thu thực tế so với kế hoạch theo từng loại/ nhóm/ lơ sản phẩm.
- Phân tích ngun nhân chênh lệch doanh thu là do ảnh hưởng của biến động về đơn giá bán hay do biến động về sản lượng tiêu thụ, hay do sự biến động doanh thu của loại sản phẩm nào/ hoạt động nào...
Trung tâm lợi nhuận
- Phân tích tình hình biến động thực tế so với kế hoạch về lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận trên vốn kinh doanh.
- Phân tích nguyên nhân chênh lệch lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận. …
Nguồn: Tác giả tổng hợp
2.3.3. Cung cấp thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
Từ những thông tin ban đầu (các tiêu chuẩn nội bộ, thông tin dự báo tương lai và thông tin kết quả thực hiện) đã thu thập, xử lý và phân tích, KTQT phải căn cứ vào nhu cầu và yêu cầu của NQT các cấp để thực hiện việc cung cấp thông tin cho phù hợp.
2.3.3.1. Thời điểm và nội dung cung cấp thông tin
Thời điểm cung cấp thông tin
Thông tin chỉ thực sự hữu ích với việc ra quyết định nếu được cung cấp đúng thời điểm, đúng nội dung cho đúng đối tượng. KTQT cần căn cứ vào nhu cầu thông tin của NQT để xác định thời điểm cung cấp thông tin và nội dung thông tin cần cung cấp cho phù hợp.
Sơ đồ 2.10. Thời điểm cung cấp thông tin KTQT cho việc RQĐ ngắn hạn
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Nội dung thông tin cần cung cấp
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, KTQT cần cung cấp thơng tin cho NQT theo 2 khía cạnh:
- Khía cạnh thứ nhất: Thơng tin cơ sở để quản trị quy trình tạo ra giá trị trong hoạt động của DN (thơng tin Doanh thu - Chi phí - Kết quả).
- Khía cạnh thứ hai: Thơng tin cụ thể để hỗ trợ NQT ra quyết định ngay hoặc để cân nhắc khi ra quyết định.
Báo cáo KTQT là phương tiện hữu hiệu để KTQT truyền tải những thông tin cần cung cấp cho NQT. Để giải quyết được 2 khía cạnh trên, hệ thống báo cáo KTQT phải được lập chi tiết cho từng yếu tố (tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu, kết quả) và thiết lập cho từng phân xưởng, chi nhánh trực thuộc, từng công đoạn, chuỗi giá trị và theo từng TTTN. Kế toán quản trị căn cứ vào nội dung, tính chất các quyết định và nhu cầu thông tin của NQT ở các cấp bậc quản trị để xác định mức độ cung cấp thông tin qua các báo cáo phù hợp và linh hoạt với quy trình hoạt động và phương thức quản trị của DN.
Trên cơ sở nhận diện nhu cầu thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn của NQT gồm: thông tin định hướng hoạt động kinh doanh, thông tin kết quả, thơng tin kiểm sốt và đánh giá, thơng tin chứng minh quyết định quản trị, tác giả khái quát hệ thống báo cáo KTQT trong các DNSX gồm 4 loại tương ứng là: Hệ thống báo
CẤP CAO CẤP TRUNG GIAN CẤP CƠ SỞ
THÔNG TIN CHIẾN LƯỢC
THÔNG TIN TÁC NGHIỆP THÔNG TIN CHIẾN
THUẬT
CẤP QUẢN TRỊ LOẠI THÔNG TIN THỜI ĐIỂMCUNG CẤP
Định kỳ (tháng, quý) và khi NQT yêu cầu
Thường xuyên, liên tục theo ngày, tuần
cáo định hướng hoạt động kinh doanh; Hệ thống báo cáo kết quả thực hiện; Hệ thống báo cáo kiểm soát và đánh giá; Hệ thống báo cáo chứng minh QĐ quản trị.
Hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh
Hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin định hướng giúp NQT đưa ra QĐ liên quan đến hoạch định và kiểm soát hoạt động SXKD. Trong DNSX, hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh là các bản dự tốn:
- Dự tốn bán hàng cung cấp thơng tin định hướng về hoạt động bán hàng của DN: khối lượng hàng bán, đơn giá bán và tình hình thu tiền hàng dự kiến, giúp DN xác định khả năng tiêu thụ của mình và chủ động có những hành động quản trị phù hợp để thúc đảy hoạt động bán hàng nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
- Dự tốn sản xuất cung cấp thơng tin định hướng về khối lượng sản phẩm cần sản xuất và các khoản chi phí sản xuất phát sinh để giúp DN chủ động trong hoạt động tiêu thụ hàng hoá cũng như kế hoạch dự trữ, kế hoạch sản xuất, hạn chế những biến động về nguồn hàng và giá cả, góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh cho DN.
- Dự toán hàng tồn kho cung cấp thông tin định hướng về sản lượng, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ để giúp DN có thể chủ động trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa gây lãng phí về mặt tài chính cũng như ảnh hưởng đến các nguồn lực khác.
- Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí QLDN cung cấp thơng tin định hướng về các khoản chi phí phát sinh trong q trình bán hàng và quản lý trong tương lai của DN nhằm đáp ứng kế hoạch hoạt động của DN.
- Dự toán giá vốn hàng bán cung cấp thơng tin định hướng về chi phí giá vốn của sản phẩm bán ra trong kỳ theo kế hoạch bán hàng của DN.
- Dự tốn tình hình tài chính và dự toán kết quả kinh doanh là các bản kế hoạch chi tiết xác định tình hình tài chính và kết quả kinh doanh DN dự kiến đạt được trong kỳ kế hoạch để giúp NQT có thể chủ động trong việc sử dụng các nguồn lực của DN.
Các nhà quản trị DN cịn căn cứ vào thơng tin trên các bản dự toán để đánh giá kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phát hiện những điểm khác biệt giữa kế hoạch đã xây dựng và kết quả thực hiện để có những quyết định điều chỉnh kịp thời. KTQT cần căn cứ vào nội dung, tính chất các quyết định và nhu cầu thông tin của NQT ở các cấp bậc quản trị khác nhau để xác định loại báo cáo định hướng cần cung cấp và nội dung thông tin cần thể hiện hiện mức độ cung cấp thông tin trên báo cáo định hướng phù hợp.
Quy trình xây dựng hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh được trình bày trong phụ lục 2.3 a.
Hệ thống báo cáo kết quả thực hiện
Hệ thống báo cáo kết quả thực hiện trong DNSX cung cấp thơng tin về tình hình thực hiện kế hoạch SXKD của DN, gồm:
- Báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cung cấp thơng tin về tình hình phát sinh và phân bổ chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm để xác định giá vốn hàng bán.
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất, Báo cáo kết quả hoạt động tiêu thụ, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo kết quả sử dụng các nguồn lực của DN: tình hình tồn quỹ, tình hình hàng tồn kho, TSCĐ, lao động, báo cáo tình hình các khoản cơng nợ phải thu của khách hàng, các khoản phải trả nhà cung cấp…
Tương tự như các báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh, KTQT cần căn cứ vào nhu cầu thông tin của từng cấp bậc quản trị để xác định loại báo cáo và mức độ cung cấp thông tin phù hợp với nội dung, tính chất quyết định của từng cấp bậc quản trị.
Quy trình xây dựng hệ thống báo cáo kết quả thực hiện được trình bày trong phụ lục 2.3 b.
Hệ thống báo cáo kiểm soát và đánh giá
Hệ thống báo cáo kiểm soát và đánh giá gồm các báo cáo của các TTTN trình lên cấp quản lý cao hơn nhằm cung cấp thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch của các bộ phận, phân tích chênh lệch và nguyên nhân chênh lệch giữa kết quả thực hiện với kế hoạch để giúp nhà quản lý cấp trên nắm được hoạt động của các bộ phận thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của mình và có cơ sở đưa ra các QĐ lãnh đạo và kiểm soát phù hợp cho các bộ phận trực thuộc.
- Tại các trung tâm chi phí: Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch chi phí, giá thành sản phẩm, Báo cáo phân tích chênh lệch/ biến động chi phí, Báo cáo phân tích nguyên nhân chênh lệch/ biến động chi phí, Báo cáo biến động kết quả hoạt động sản xuất, Báo cáo phân tích nguyên nhân biến động kết quả hoạt động sản xuất…
- Tại các trung tâm doanh thu: Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, Báo cáo biến động kết quả tiêu thụ, Báo cáo phân tích nguyên nhân biến động kết quả hoạt động tiêu thụ…
- Tại các trung tâm lợi nhuận: Báo cáo KQKD theo yêu cầu quản lý, Báo cáo tỷ suất lợi nhuận trên vốn, Báo cáo biến động KQKD, Báo cáo phân tích nguyên nhân biến động KQKD...
Quy trình xây dựng hệ thống báo cáo kiểm sốt và đánh giá được trình bày
trong phụ lục 2.3 c.
Hệ thống báo cáo chứng minh quyết định quản trị
Trong những tình huống NQT ra quyết định mà có nhiều hơn 1 phương án được đưa ra, các báo cáo chứng minh quyết định quản trị cung cấp thông tin giúp NQT xem xét và ra QĐ lựa chọn phương án tối ưu nhất, phù hợp nhất với điều kiện của DN. Báo cáo chứng minh quyết định thường có tối thiểu 2 phương án, trong đó có 1 phương án kinh doanh hiện tại và các phương án thay thế. KTQT sử dụng một số kỹ thuật như: phân tích mối quan hệ CVP, phân tích thơng tin thích hợp… để
tính tốn các chỉ tiêu kinh tế tài chính của phương án hiện tại, so sánh với (các) phương án kinh doanh thay thế để làm sáng tỏ sự khác biệt về mặt kinh tế, tài chính của các phương án và chứng minh những tiềm năng kinh tế trong tương lai mà phương án được lựa chọn sẽ mang lại cho DN. Quy trình xây dựng hệ thống báo cáo chứng minh quyết định quản trị được trình bày trong phụ lục 2.3 d.
Ngồi việc cung cấp thông tin dưới dạng báo cáo, KTQT cịn có thế sử dụng các mơ hình, đồ thị để làm nổi bật hơn ý nghĩa của thông tin, nhất là những thông tin phản ánh xu hướng biến động và phát triển của đối tượng phân tích.