CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan về quyết định ngắn hạn và thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn
2.1.2. Thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn
2.1.2.1. Nhu cầu thông tin của nhà quản trị với việc ra quyết định ngắn hạn
Thông tin là cơ sở để RQĐ. Ở các cấp bậc quản trị khác nhau, nhu cầu thơng tin cho việc RQĐ có những khác biệt nhất định, phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của NQT và tính chất của mỗi tình huống RQĐ. Các quyết định ngắn hạn thường tập trung giải quyết các vấn đề về chi phí, giá thành, xây dựng dự toán SXKD, phân bổ các nguồn lực để triển khai dự tốn và đánh giá kết quả. Vì vậy, nhu cầu thông tin của NQT cũng xoay quanh những vấn đề này.
Bảng 2.3. Nhu cầu thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn của nhà quản trị
Loại quyết
định Nhu cầu thông tin của nhà quản trị
Đặc điểm của
thông tin I. Nhà quản trị cấp cao
(Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc…) QĐ liên quan
đến hoạch định
Thông tin chi phí, doanh thu dự kiến cho các phương án SXKD phục vụ cho việc lập kế hoạch; thông tin dự kiến các nguồn lực DN cần huy động để đạt được mục tiêu, kế hoạch đã đặt ra, thông tin khả năng sinh lời chung của tồn DN, thơng tin về khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp…
Thơng tin mang tính chiến lược liên quan đến tồn DN, được tập hợp từ các nguồn bên trong và bên ngoài DN, có tính tổng hợp cao, gồm cả thơng tin định lượng và thông tin định tính, được cung cấp định kỳ (tháng, quý...) hoặc đột xuất theo yêu cầu của NQT.
QĐ liên quan đến tổ chức
thực hiện
Thơng tin về chi phí thực hiện, doanh thu và KQKD của toàn DN, chi tiết cho từng bộ phận, từng loại sản phẩm, thơng tin phân tích, so sánh các phương án kinh doanh…
QĐ liên quan đến lãnh đạo
& kiểm sốt
Thơng tin về chênh lệch, phân tích nguyên nhân chênh lệch chi phí, doanh thu, KQKD giữa thực hiện so với kế hoạch (của toàn DN và các bộ phận) để kiểm soát các hoạt động, xác định trách nhiệm NQT cấp dưới, xây dựng kế hoạch phát triển tổng thể và chi tiết cho từng bộ phận chức năng trong DN…
II. Nhà quản trị cấp trung gian
(Đại diện các Văn phòng, chi nhánh trực thuộc, Trưởng/ phó phịng…) QĐ liên quan
đến hoạch định
Dự kiến số lượng sản phẩm sản xuất, chi phí phát sinh, doanh thu, kết quả… tại bộ phận mà NQT cấp trung gian phụ trách.
Thơng tin mang tính chiến thuật, được tập hợp từ cả nguồn bên trong và bên ngoài nhưng phần lớn từ nguồn bên trong DN, được tổng hợp nhưng ở mức độ thấp, được cung cấp định kỳ (tuần, tháng, quý) hoặc theo yêu cầu của NQT. QĐ liên quan
đến tổ chức thực hiện
Thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch SXKD trong kỳ, chi phí phát sinh, hiệu quả kinh doanh và các nguồn lực của bộ phận mà NQT cấp trung gian quản lý, thông tin so sánh để lựa chọn các phương án kinh doanh…
QĐ liên quan đến lãnh đạo
& kiểm sốt
Thơng tin phân tích chênh lệch, nguyên nhân chênh lệch chi phí, doanh thu, kết quả ở các bộ phận trong đơn vị mà NQT cấp trung gian phụ trách…
III. Nhà quản trị cấp cơ sở
(Quản đốc phân xưởng, trưởng các ban, đội trưởng, tổ trưởng, …) QĐ liên quan
đến hoạch
Kế hoạch sản xuất (tháng, tuần), dự tốn chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất sản phẩm tại phân
Thơng tin mang tính tác nghiệp được thu thập từ
Loại quyết
định Nhu cầu thông tin của nhà quản trị Đặc điểm của thông tin
định xưởng, tổ, đội sản xuất... nguồn nội bộ, được
phân tích chi tiết, gắn với từng công việc cụ thể, cần được cung cấp thường xuyên theo ngày, tuần.
QĐ liên quan đến tổ chức
thực hiện
Thơng tin về chi phí, doanh thu và kết quả và nguồn lực của bộ phận, thông tin so sánh các phương án … QĐ liên quan
đến lãnh đạo & kiểm soát
Thơng tin phân tích chênh lệch chi phí và nguyên nhân biến động cho từng nội dung chi phí phát sinh tại phân xưởng...
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Việc nhận diện nhu cầu thông tin cho việc RQĐ của NQT là cơ sở để các bộ phận chức năng xác định phương pháp thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin hiệu quả nhất. Từ kết quả phân tích nhu cầu thông tin của NQT ở Bảng 2.3, Luận án khái quát 4 loại thơng tin mà nhà quản trị DN cần để có cơ sở ra quyết định ngắn hạn gồm:
Thông tin định hướng hoạt động kinh doanh: Thông tin về các phương án, kế
hoạch SXKD dự kiến, thông tin về chi phí, doanh thu dự kiến, dự tốn các nguồn lực cần huy động để đạt được mục tiêu, kế hoạch...
Thông tin kết quả thực hiện: Thông tin về doanh thu, chi phí thực tế đã phát
sinh, thông tin giá thành, thông tin kết quả hoạt động bán hàng, kết quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận và của tồn DN...
Thơng tin thơng tin kiểm soát và đánh giá hoạt động kinh doanh: Thơng tin
phân tích chênh lệch và ngun nhân chênh lệch các chỉ tiêu chi phí, doanh thu, kết quả... giữa kết quả thực hiện với kế hoạch, giữa các kỳ với nhau, giữa các bộ phận trong DN, giữa DN với các DN khác trong ngành...
Thông tin chứng minh quyết định quản trị: Thơng tin so sánh chi phí, doanh
thu, thu nhập, các tiềm năng và lợi ích kinh tế giữa các phương án SXKD để giúp NQT quyết định lựa chọn phương án tối ưu nhất.
2.1.2.2. Yêu cầu đối với thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn
Nhà quản trị cần thông tin để có cơ sở lập kế hoạch SXKD, từ đó đưa ra các QĐ thực hiện, đánh giá kết quả thực hiện và điều chỉnh quá trình thực hiện nếu thấy cần thiết nhằm giúp cho hoạt động của DN đạt kết quả cao hơn. Do vậy, cần đặt ra những yêu cầu đối với thông tin cho việc ra quyết định để đảm bảo thông tin cung cấp đúng nội dung, đúng đối tượng sử dụng, đúng thời gian quy định, đồng thời cân đối hợp lý giữa chi phí và lợi ích.
Phần lớn các nhiệm vụ và nhu cầu thông tin cho việc RQĐ của nhà quản trị đều hướng tới tương lai. Những thay đổi về điều kiện kinh tế, nhu cầu của khách hàng, tình hình cạnh tranh... trong tương lai ln xảy ra, dẫn đến các quyết định mà các NQT đưa ra dựa trên phần lớn số liệu ước lượng. Trong ngắn hạn, thơng tin đến với NQT càng nhanh thì vấn đề càng sớm được xem xét và giải quyết. Vì vậy, NQT quan tâm đến tính “linh hoạt” và tính “kịp thời” của thơng tin hơn là tính “chính
bảo một số yêu cầu khác như: đáng tin cậy, đầy đủ và chi tiết, dễ hiểu, đảm bảo tính kinh tế, đảm bảo tính bảo mật theo yêu cầu quản lý.
Từ những yêu cầu đối với quyết định ngắn hạn, tham chiếu với Khuôn mẫu khái niệm đo lường chất lượng dữ liệu (A Conceptual Framework for Data Quality) của Wang và Strong (1996) và các tiêu chuẩn đo lường chất lượng thông tin được đề cập trong những nghiên cứu của các tác giả: Eppler và Wittig (2000), Kahn và cộng sự (2002), Knight và Burn (2005), Luận án khái quát các yêu cầu đối với thông tin hỗ trợ việc RQĐ ngắn hạn trong Bảng 2.4.
Bảng 2.4. Yêu cầu đối với thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn
STT Yêu cầu Giải thích Các yêu cầu cơ bản
1 Linh hoạt
Thông tin linh hoạt theo đối tượng sử dụng thông tin và linh hoạt với các tình huống RQĐ phức tạp của DN. Phạm vi thông tin được quyết định bởi nhu cầu của từng cấp NQT mà không thể theo một khuôn mẫu nhất định; không chỉ đơn thuần là thông tin quá khứ mà cịn bao gồm cả các thơng tin dự báo tương lai, thơng tin tài chính và phi tài chính... 2 Kịp thời
Thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm nhằm giúp NQT các cấp đánh giá được tình hình thực tế của DN nhanh chóng và có thể đưa ra các QĐ đúng lúc, giải quyết các vấn đề mang tính chất thời cơ một cách có hiệu quả, hợp lý.
Các yêu cầu bổ sung
1 Đáng tin cậy
Thông tin được thu thập từ những nguồn đáng tin cậy để đảm bảo tính chính xác ở mức độ chấp nhận được và có thể kiểm chứng. Yêu cầu này giúp các NQT đưa ra QĐ phù hợp và không bị chệch hướng.
2 Đầy đủ và chi tiết
Thông tin cung cấp đầy đầy đủ các hoạt động cũng như mọi khía cạnh của các sự việc kinh tế tài chính phát sinh, khơng bị bỏ sót, khơng bị trùng lắp nhằm giúp NQT có thể nhìn nhận và đánh giá vấn đề một cách toàn diện và hệ thống.
3 Dễ hiểu Thông tin rõ ràng giúp NQT có thể hiểu và nhanh chóng nắm bắt được nội dung của thơng tin. 4 tính kinh tế Đảm bảo
Thơng tin giúp ích cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra của DN với chi phí hợp lý nhất. Nếu khơng tn thủ u cầu này có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thơng tin cần thiết nhưng chi phí bỏ ra quá lớn so với lợi ích của thơng tin đó mang lại.
5
Đảm bảo tính bảo mật theo yêu cầu
quản lý
Thông tin được bảo vệ nhằm tránh việc truy cập, sử dụng hay công bố trái phép. Yêu cầu này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh của DN trên thị trường, nhất là trong bối cảnh sự phát triển nhanh của CNTT và mạng xã hội, thông tin có giá trị dễ dàng bị phân tán, xâm phạm có thể là vơ tình, cố ý, thụ động, chủ động từ phía người sử dụng.
Nguồn: Tác giả tổng hợp