CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
4.2. Đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị với việc ra quyết định ngắn
4.2.1. Hoàn thiện thu thập thông tin kế toán quản trị với việc ra quyết định ngắn hạn
Để thu hẹp khoảng cách giữa KTQT với nhu cầu thông tin cho việc RQĐ của NQT, đồng thời khắc phục những hạn chế liên quan đến thu thập thông tin KTQT cho việc RQĐ ngắn hạn tại các DNSX cơ khí Việt Nam, tác giả đề xuất 2 nhóm giải pháp sau:
Nhóm giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện việc xác định nội dung thông tin
cần thu thập và lựa chọn nguồn thu thập thông tin
Xác định nội dung thông tin cần thu thập: Để xác định đúng và đủ thông tin
ban đầu cần thu thập, trước hết kế toán cần nhận diện các loại quyết định ngắn hạn thường gặp trong DN, xây dựng phiếu khảo sát và tiến hành khảo sát nhu cầu thơng tin của NQT các cấp trong mỗi tình huống. Căn cứ vào kết quả khảo sát nhu cầu thơng tin của NQT, kế tốn tổng hợp các loại thông tin ban đầu cần thu thập cho mỗi loại quyết định cụ thể. Trong môi trường kinh doanh ln có nhiều biến động như hiện nay, việc khảo sát nhu cầu thông tin cho việc RQĐ của nhà quản trị nên được thực hiện định kỳ (3 tháng, 6 tháng).
Về lựa chọn nguồn thu thập thông tin: KTQT không thể thực hiện việc thu thập
thông tin một cách độc lập mà cần phối hợp chặt chẽ với các phòng chức năng, các đơn vị trực thuộc, các tổ, đội, phân xưởng sản xuất... Vì vậy, sau khi xây dựng được danh sách các loại thông tin ban đầu cần thu thập cho mỗi loại quyết định, kế toán nên đề xuất với lãnh đạo DN về việc thiết lập mối liên hệ giữa kế toán với các bộ phận chức năng, quy định trách nhiệm của các phịng chức năng trong việc cung cấp những thơng tin khi kế tốn u cầu để đảm bảo thơng tin ban đầu cần thu thập ln sẵn có, việc thu thập thơng tin kịp thời. Ngồi nguồn bên trong DN, kế tốn cần khai thác nguồn thơng tin từ bên ngồi. Đây là nguồn thơng tin rất quan trọng giúp NQT có cơ sở đưa ra các QĐ liên quan đến hoạch định, tổ chức thức hiện và kiểm soát các hoạt động của DN.
Quy trình xác định nội dung thông tin cần thu thập và lựa chọn nguồn thu thập thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn được khái quát trong sơ đồ 4.1.
Sơ đồ 4.1. Quy trình xác định nội dung thơng tin cần thu thập và nguồn thu thập thông tin cho việc RQĐ ngắn hạn đề xuất
Nguồn: Tác giả đề xuất
Lập phiếu khảo sát và tiến hành khảo sát nhu cầu thơng tin của NQT cho các tình huống RQĐ cụ thể
2
Nhận diện các loại quyết định ngắn hạn thường gặp 1
Tổng hợp danh sách các loại thông tin cần thu thập 3
Đề xuất với DN về việc thiết lập mối liên hệ giữa phịng kế tốn với các bộ phận chức năng về các nguồn thông tin cần thu thập 4
Đối với thông tin tiêu chuẩn nội bộ: Theo kết quả khảo sát, trong các DNSX
cơ khí Việt Nam, thơng tin tiêu chuẩn nội bộ là loại thông tin được kế toán ưu tiên thu thập nhất. Nhưng trên thực tế, dữ liệu về các tiêu chuẩn nội bộ trong các DN hiện nay chưa đầy đủ, rất nhiều tiêu chuẩn nội bộ kế toán cần thu thập nhưng khơng thể thu thập vì DN chưa có, hoặc việc thu thập thơng tin tốn nhiều thời gian do các tiêu chuẩn nội bộ liên quan đến nhiều phòng chức năng, đặc biệt là các tiêu chuẩn nội bộ liên quan đến ĐMCP. Xuất phát từ tình hình thực tế, các DN nên sớm hồn thiện các tiêu chuẩn nội bộ cịn thiếu. Đối với những tiêu chuẩn nội bộ liên quan đến nhiều bộ phận, các DN nên giao cho một bộ phận chủ trì và quy định cụ thể nhiệm vụ, trách nhiệm của các bộ phận khác trong việc phối hợp với bộ phận chủ trì để xây dựng tiêu chuẩn, tránh sự chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau trong việc cung cấp thông tin khi kế toán yêu cầu, đảm bảo tất cả các tiêu chuẩn nội bộ kế toán cần thu thập ln sẵn có và có thể thu thập kịp thời. Theo quan điểm của tác giả, bộ phận thích hợp nhất chun trách quản lý tồn bộ quy trình này nên là kế tốn.
Đối với thơng tin kết quả thực hiện
Kế tốn quản trị tận dụng những thơng tin kết quả thực hiện đã thu thập của KTTC và chỉ cần thu thập những thơng tin cịn thiếu. Ngoài ra, để thuận lợi cho các bước xử lý và phân tích thơng tin phục vụ việc RQĐ của NQT, kế tốn nên phân loại thơng tin kết quả thực hiện vào các loại, nhóm phù hợp hơn, đặc biệt là thơng tin về chi phí (liên quan đến việc tiêu dùng, phân bổ các nguồn lực trong quá trình sản xuất, kinh doanh của DN), thơng tin về doanh thu và thu nhập, cụ thể:
- Thông tin về chi phí: Với cách phân loại chi phí theo chức năng hoạt động mà các DN đang áp dụng, một số khoản mục chi phí cần được phân loại đúng vào nội dung phản ánh để kết quả xác định giá thành sản phẩm và kết quả kinh doanh của DN chính xác hơn. Điển hình là các khoản tiền ăn ca, tiền độc hại, bảo hiểm lao động, chi phí thuốc phịng bệnh, chi phí điện, nước, dịch vụ mua ngoài cần được được phân bổ cho tất cả các bộ phận mà nó phát sinh theo tiêu thức phân bổ phù hợp thay vì việc tập hợp tồn bộ vào chi phí SXC hoặc chi phí QLDN như hiện tại.
Xét trong điều kiện thực tế tại các DNSX cơ khí Việt Nam, ngồi tiêu thức phân loại chi phí theo chức năng hoạt động, tác giả đề xuất thơng tin chi phí nên được phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động. Ví dụ, từ Bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh tháng 9 năm 2020 của Công ty CP cơ khí Đơng Anh (Phụ lục 3.8a), tác giả đã sắp xếp lại các tiểu mục chi phí vào các nhóm theo nội dung và chức năng, sau đó phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động như trong Bảng 4.1 sau:
Bảng 4.1. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí
Yếu tố chi phí Nội dung chi phí biến CP
đổi CP cố định CP hỗn hợp I. Chi phí sản xuất sản phẩm
Chi phí NVLTT NVL chính phục vụ sản xuất (gang, sắt, thép, đồng, nhôm, inox, các hợp kim… và các linh kiện lắp ráp)
NVL phụ (dầu mỡ, sơn, keo dính, dung mơi pha sơn, mạ vecni, cồn, khí, than, dầu mỡ bơi trơn…)
Chi phí NCTT Tiền lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm, ăn ca của
công nhân trực tiếp sản xuất
Chi phí SXC Khn, đá mài, dụng cụ
Sửa chữa thiết bị nhà xưởng
Điện, nước
Dầu bảo dưỡng
Chi phí nhân viên phân xưởng (Lương, bảo hiểm, ăn
ca, ca 3 độc hại, bảo hiểm lao động)
Khấu hao TSCĐ
Vật tư phục vụ sửa chữa sự cố
II. Chi phí bán hàng Chi phí cho nhân viên bán hàng (Lương, bảo hiểm,
phụ cấp, ăn ca…)
Chi phí vận chuyển
Bao bì
Điện, nước, dịch vụ mua ngồi
III. Chi phí quản lý Chi phí nhân viên quản lý (Lương, bảo hiểm, ăn
ca…)
Đồ dùng văn phòng
Khấu hao TSCĐ
Thuế, phí, lệ phí
Chi phí dịch vụ mua ngồi
Chi phí điện, nước
Chi phí khác
IV. Chi phí tài chính Lãi vay ngân hàng
Trong đó:
(1) Chi phí NCTT là chi phí biến đổi nếu DN tính lương theo sản phẩm, là chi phí hỗn hợp nếu DN tính lương theo thời gian và có làm thêm giờ.
(2) Chi phí khấu hao TSCĐ là ĐP nếu DN tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính, là chi phí biến đổi nếu DN tính khấu hao theo sản lượng.
Dựa vào thơng chi phí được phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động, DN có thể dự đốn được chi phí SXKD ở các mức độ hoạt động khác nhau. Hơn nữa, tiêu thức phân loại này còn là cơ sở để kế tốn hồn thiện hệ thống dự toán SXKD tổng thể và thực hiện các phương pháp xác định giá thành, phân tích thơng tin thích hợp, phân tích mối quan hệ CVP,... để có thơng tin hữu ích cho việc ra quyết định của các NQT. Trong điều kiện hiện nay, kế toán trong các DNSX cơ
khí cũng cần quan tâm đến thu thập thông tin về các chi phí liên quan đến mơi trường (chi phí xử lý chất thải, chi phí tiết kiệm được từ mơi trường…), chi phí chất lượng (chi phí phịng ngừa, thẩm định sản phẩm, chi phí sản phẩm lỗi), chi phí liên quan đến nguồn nhân lực, trách nhiệm với xã hội để giúp các nhà quản lý nhận biết các cơ hội cải tiến chất lượng và thực hiện các hoạt động khắc phục sai hỏng đảm bảo chất lượng sản phẩm tối ưu trong điều kiện chi phí chất lượng thấp nhất.
- Thông tin về doanh thu, thu nhập, kết quả
Ngoài việc phân loại doanh thu và kết quả theo từng lĩnh vực SXKD mà các DN đang thực hiện, các DN có thể phân loại theo một số tiêu thức khác để phục vụ nhu cầu kiểm soát và RQĐ: doanh thu hoà vốn, doanh thu an toàn để giúp DN xác định được mức sản lượng và doanh thu để đạt được lợi nhuận mong muốn. Trên cơ sở đó NQT ra quyết định lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu nhất cho DN. Tương tự như vậy, thông tin kết quả hoạt động kinh doanh của DN cũng cần được tập hợp chi tiết cho từng bộ phận, khu vực địa lý và thị trường, từng ngành hàng sản xuất và tiêu thụ, từng phương thức bán hàng, …
Đối với thông tin dự báo tương lai:
Thông tin dự báo tương lai rất cần cho việc ra quyết định. Vì vậy, tác giả đề xuất kế tốn các cơng ty cần đặt trọng tâm cho việc thu thập loại thông tin này để có đủ thơng tin hữu ích tư vấn cho các nhà quản lý ra quyết định:
-Thông tin dự báo tương lai về khả năng huy động và việc sử dụng các nguồn lực của DN: Kế tốn có thể chủ động tự ước tính được bằng việc thu thập thông tin liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực này ở các mức độ khác nhau trong quá khứ, áp dụng phương pháp cực đại - cực tiểu hoặc bình phương bé nhất để phân tích các khoản chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí. Căn cứ vào mối quan hệ giữa từng loại chi phí với các mức độ hoạt động khác nhau của DN để xác định sự biến thiên của chi phí và có những dự báo phù hợp. Để minh họa, tác giả sử dụng số liệu thống kê về chi phí sản xuất chung của phân xưởng sản xuất hàng bếp xuất khẩu của Công ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu trong 6 tháng đầu năm 2020:
Bảng 4.2. Bảng kê chi phí SXC và sản lượng sản xuất hàng bếp xuất khẩu Tháng Sản lượng sản Tháng Sản lượng sản
xuất (cái) Chi phí SXC (đồng)
1 5.100 658.065.695 2 4.240 593.600.000 3 4.900 658.117.000 4 4.750 627.000.000 5 5.280 665.285.000 6 4.850 637.775.000 7 4.950 644.613.750 8 5.590 704.340.000 Tổng cộng 39.660 5.188.796.445
Áp dụng phương pháp cực đại - cực tiểu:
Phương trình dự đốn chi phí SXC của phân xưởng sản xuất hàng bếp xuất khẩu có dạng:
Y = F + v*x
Trong đó:
Y: Tổng chi phí SXC của phân xưởng F: Tổng chi phí SXC cố định
v: Chi phí SXC biến đổi tính cho 1 sản phẩm x: Số sản phẩm sản xuất
Xác định số chênh lệch như sau:
Mức độ hoạt động Sản lượng sản xuất (cái) Chi phí SXC (đồng)
Cao nhất (tháng 8) 5.590 704.340.000
Thấp nhất (tháng 2) 4.240 593.600.000
Số chênh lệch 1.350 110.740.000
Chi phí SXC biến đổi tính cho 1 sản phẩm là:
v = 110.740.000 : 1.350 = 82.030 (đồng) Tổng chi phí SXC cố định:
F = 704.340.000 - 82.030 * 5.590 = 245.794.370 (đồng)
Phương trình dự tốn chi phí SXC của phân xưởng sản xuất bếp xuất khẩu (Y) có dạng: Y = 245.794.370 + 82.030 * x (Trong đó: x là số sản phẩm sản xuất) Sang tháng 9/N, số sản phẩm sản xuất dự kiến là 5.500 sản phẩm, chi phí SXC của phân xưởng được dự đốn là:
Y = 245.794.370 + 82.030 * 5.500 = 696.959.370 (đồng).
Áp dụng phương pháp bình phương bé nhất:
Từ số liệu gốc, có thể lập bảng tính tốn sau:
Bảng 4.3. Phân tích chi phí SXC của phân xưởng sản xuất hàng bếp xuất khẩu theo phương pháp bình phương bé nhất
Tháng Sản lượng sản xuất (cái) x Chi phí SXC (đồng) y x2 xy 1 5.100 658.065.695 26.010.000 3.356.135.044.500 2 4.240 593.600.000 17.977.600 2.516.864.000.000 3 4.900 658.117.000 24.010.000 3.224.773.300.000 4 4.750 627.000.000 22.562.500 2.978.250.000.000 5 5.280 665.285.000 27.878.400 3.512.704.800.000 6 4.850 637.775.000 23.522.500 3.093.208.750.000 7 4.950 644.613.750 24.502.500 3.190.838.062.500 8 5.590 704.340.000 31.248.100 3.937.260.600.000 Tổng 39.660 5.188.796.445 197.711.600 25.810.034.557.000
Thay số liệu trên vào hệ phương trình chuẩn, ta có: 5.188.796.445 = 8 * F + 39.660 * v
25.810.034.557.000 = 39.660 * F + 197.711.600 * v Giải hệ phương trình trên, được: v = 78.910
F = 257.402.894
Như vậy, dự tốn chi phí SXC của phân xưởng sản xuất bếp xuất khẩu (Y) có dạng: Y = 257.402.894+ 78.910 * x (Trong đó: x là số sản phẩm sản xuất)
Phương pháp bình phương bé nhất phức tạp hơn phương pháp cực đại - cực tiểu nhưng cho kết quả tính tốn có độ chính xác cao hơn. Trong trường hợp dữ liệu có số quan sát lớn, việc sử dụng các hàm SLOPE và hàm INTERCEPT trong Excel sẽ cung cấp cách thức nhanh chóng để xác định chính xác các điểm cực trị.
Kế tốn có thể linh hoạt vận dụng 2 phương pháp này để xác định thông tin dự báo một số khoản mục chi phí khác như chi phí bán hàng và chi phí QLDN.
- Thơng tin dự báo tương lai về thị trường: Để hỗ trợ cho việc ra quyết định ngắn hạn, thông tin dự báo tương lai về thị trường kế toán cần thu thập gồm: thơng tin dự báo nhu cầu thị trường, tình hình nguồn cung ứng, thơng tin về nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, thông tin về tỷ giá, các chính sách thuế, thủ tục xuất nhập khẩu… Trên thực tế, các bộ phận chức năng đã thu thập các thông tin này để xử lý các công việc phát sinh tại bộ phận, kế tốn khơng cần tự thu thập mà có thể tận dụng những thơng tin đã có sẵn tại các bộ phận. Tuy nhiên, để đảm bảo việc thu thập thơng tin của kế tốn kịp thời thì các DN cần có quy định cụ thể trách nhiệm của từng Phịng chức năng đối với trong việc cung cấp thơng tin dự báo tương lai về thị trường khi kế tốn u cầu (Bảng 4.4).
Bảng 4.4. Thu thập thơng tin dự báo tương lai về thị trường
Nội dung thơng tin kế tốn cần thu thập Bộ phận cung cấp thơng tin cho kế tốn
Thơng tin về nhu cầu thị trường đối với sản phẩm, mức độ cạnh tranh của sản phẩm với thị trường chung, giá cả của các sản phẩm cùng loại trên thị trường, chính sách giá của đối thủ cạnh tranh thị hiếu người tiêu dùng, thông tin về khách hàng…
Phòng Kinh doanh/ Phòng Marketing, Phòng cung ứng vật tư, phụ tùng Thông tin về chính sách kinh tế của Nhà nước, qui hoạch
phát triển chung, chính sách Thuế...
Phịng Tư pháp Thơng tin về đánh giá tác động môi trường, sự tiến bộ của
khoa học công nghệ để xác định các yêu cầu cần thiết cho phương án kinh doanh.
Phòng Kỹ thuật
Thông tin về chào hàng của nhà cung cấp, biên bản làm việc giữa hai bên, hợp đồng mua bán…
Phòng cung ứng vật tư, phụ tùng
Thông tin về tỷ giá, thủ tục thơng quan,... Phịng Kinh doanh xuất nhập khẩu
Nhóm giải pháp thứ hai: Hồn thiện cách thức thu thập thơng tin và kiểm sốt chất lượng thơng tin cần thu thập
Đối với các DNSX cơ khí đã sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực tổng
thể ERP (27 DN nhóm 1):
Các DN cần khai thác triệt để tiện ích và chức năng của ERP với việc triển khai ứng dụng ERP trên nền tảng cơng nghệ điện tốn đám mây để tạo lập hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất toàn DN cũng như khai thác và quản lý hiệu quả nguồn thông tin đầu vào thu thập được. Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động SXKD, đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức công tác kế tốn và khả năng tài chính, các DN có thể