Bắt đầu sử dụng
Công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng Cơng việc cuối kì/năm Tạo mới dữ liệu Mở dữ liệu kế toán Nhập số dư ban đầu Nhập chứng từ In chứng từ, sổ sách, báo cáo Sao lưu dữ liệu kế toán Phục hồi dữ liệu kế tốn Kết chuyển lãi, lỗ Khóa sổ kế tốn (kỳ/năm) Tạo dữ liệu kế toán cho năm hạch toán mới
Trang 43
Giải thích sơ đồ:
1. Tạo dữ liệu kế tốn mới: Có 2 cách để làm việc: Tạo mới từ đầu hồn tồn khơng có số
liệu, dữ liệu kế toán ;Tạo mới từ dữ liệu năm trước có số liệu số dư đầu kì và dữ liệu kế toán năm trước.
2. Mở dữ liệu kế toán: Sau khi mở dữ liệu kế tốn thành cơng, bắt đầu thực hiện việc cập nhật số liệu kế tốn thơng qua các phân hệ: Theo dõi tình hình thu, chi theo dự tốn của từng văn phịng, chi nhánh ; Kế toán tiền mặt ; Kế toán tiền gửi ngân hàng ; Kế toán mua hàng ; Kế tốn bán hàng ; Kế tốn vật tư, hàng hóa ; Kế toán tài sản cố định ; Kế toán tiền lương ; Kế toán giá thành ; Kế toán thuế ; Quản lý hợp đồng mua bán ; Quản lý cổ đơng ; Kế tốn tổng hợp.
3*.Trường hợp mới sử dụng lần đầu, cần thực hiện Nhập số dư ban đầu.
Trước khi nhập số dư ban đầu, cần kiểm tra các tài khoản chi tiết cần theo dõi (TK Ngân hàng, TK vật tư hàng hóa cơng cụ dụng cụ, TK Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, TK Đối tượng tập hợp chi phí, TK Ngoại tệ, TK khác).
4.Khi có nghiệp vụ kế tốn phát sinh, kế tốn phải nhập đúng, đủ các thơng tin của nghiệp vụ đó vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo kế toán liên quan.
Hệ thống đã phân chia thành các phân hệ theo từng nghiệp vụ kế toán cụ thể.
5. Sao lưu dữ liệu kế toán nhằm đảm bảo cho dữ liệu kế tốn của Cơng ty tránh việc mất dữ
liệu, hỏng dữ liệu do nguyên nhân khách quan.
6. Phục hồi dữ liệu kế toán cho phép phục hồi lại dữ liệu kể từ ngày tiến hành sao lưu trở về
trước, những thay đổi về dữ liệu kể từ sau ngày sao lưu tới thời điểm phục hồi sẽ bị mất.
7. Kết chuyển lãi lỗ cho phép thực hiện kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh của Cơng
ty trong kì. Nhập ngày hạch tốn là ngày cuối cùng của kì kế toán, phần mềm sẽ tự động sinh ra các bút tốn định khoản các nghiệp vụ kết chuyển cuối kì để xác định lãi lỗ.
*Lưu ý: Việc lập chứng từ kết chuyển lãi lỗ được thực hiện cuối kì, nhưng trước tiên cần thực hiện các bút toán cuối kì như tính giá xuất kho, khấu trừ thuế, tính khấu hao tài sản cố định…
8. Khi khóa sổ kế tốn, chọn ngày khóa sổ là ngày cuối cùng của kì kế tốn
(tháng/q/năm). Sau đó có thể xem lại và in các loại sổ sách báo cáo trong kì kế tốn bình thường nhưng khơng được sửa chứng từ được.
*Trường hợp kế toán muốn sửa lại các chứng từ đã khóa sổ trước đó, kế tốn thực hiện Bỏ khóa sổ kế tốn.
2.1.5.3 Chính sách kế tốn được áp dụng
• Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. • Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Theo phương pháp bình qn gia quyền. • Tài sản cố định hữu hình được trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế.
Tài sản cố định hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính theo Thơng tư 45/2013/TT-BTC:
Tên TSCĐ Số năm
Nhà xưởng, vật kiến trúc 06 - 50 năm Máy móc, thiết bị 05 - 10 năm Phương tiện vận tải, truyền dẫn 05 - 10 năm Thiết bị, dụng cụ quản lý 05 - 12 năm • Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.
• Hệ thống chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ/CĐKT ngày 20/3/2006 áp dụng đến hết ngày 31/12/2014. Từ ngày 01/01/2015, hệ thống chứng từ kế toán và tài khoản kế tốn sử dụng theo hướng dẫn thơng tư số 200/2014/TT-BTC.
• Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: Việt Nam Đồng.
Trang 45