Sơ đồ 2.8 : Sơ đồ quy trình chấm cơng và thanh tốn lương tại công ty
2.1 Giới thiệu chung về công ty
2.1.3 Đặc điểm của công ty
2.1.3.1 Mục tiêu hoạt động
Sản xuất và cung cấp các động cơ và máy nông nghiệp phục vụ cho nơng dân và các doanh nghiệp trong và ngồi nước.
2.1.3.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh
Công ty TNHH MTV Động Cơ và Máy Nông Nghiệp Miền Nam lắp ráp và sản xuất máy nông ngư cơ đầu tiên ở nước ta. Các sản phẩm của Công ty phục vụ chủ yếu cho ngành nông nghiệp như: máy bơm nước, máy gặt lúa, máy cày, máy lồng đất, máy phun thuốc trừ sâu, máy xay xát, động cơ xăng, máy phát điện, máy nổ, phụ tùng máy nổ các loại,… và một số sản phẩm mang nhãn hiệu của KUBOTA như: ER7 (máy nổ D9), DV12, RV15….Công ty SVEAM gồm hai thương hiệu là VIKYNO và VINAPPRO.
Các sản phẩm của Công ty SVEAM chủ lực như: Động cơ Diesel từ 5 - 30 mã lực
Động cơ Xăng từ 5.5 - 13 mã lực Máy gặt đập liên hợp
Trang 35
Máy phát điện 1 pha và 3 pha từ 2 – 60 KVA Máy bơm nước từ 17 – 600m3/giờ
Máy xay xát lúa gạo từ 600 – 1.200kg/giờ Máy phun thuốc
Thiết bị phục vụ nuôi tôm công nghiệp Rulo chà lúa các loại
Với sản phẩm phong phú, đa dạng, chất lượng cao và ổn định, SVEAM đã thiết lập được hệ thống đại lý bán hàng rộng khắp cả nước (05 tổng đại lý với trên 200 đại lý trải khắp ba miền Bắc–Trung–Nam). Trên thị trường nước ngồi, sản phẩm của cơng ty đã có mặt tại hơn 20 quốc gia ở Châu á , Châu Phi, Trung Mỹ và Trung Đông.
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của cơng ty
Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc Phịng Kinh doanh Phịng XNK Phịng máy nơng nghiệp Phịng QLCL Phịng IT Phịng máy động lực Phòng Cơ điện Phòng KHSX Phòng KT-TV Phòng Tổng hợp Phòng Nhân sự Phòng Kỹ thuật đầu tư Phòng Cung ứng Kho Thành phẩm Bộ phận giao hàng Phân xưởng NM1 Phân xưởng Cao su Phân xưởng NM2 Kho đầu vào Bộ phận tiếp liệu
Giải thích sơ đồ:
1. Ban Giám đốc:
Gồm Tổng Giám đốc và 2 Phó Tổng Giám đốc.
Tổng giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty; Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức;
Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Tổng giám đốc;
Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Hội đồng quản trị.
Phó Tổng Giám đốc là người giúp việc đắc lực cho Tổng Giám đốc. Cụ thể mỗi Phó Tổng Giám đốc sẽ đảm nhận một vai trị như đóng góp ý kiến cho Tổng Giám đốc, đôn đốc tiến độ sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm cũng như kịp thời điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong khi Tổng Giám đốc vắng mặt.
2. Phòng Tổng hợp:
Gồm 1 trưởng phịng, 1 phó phịng và 25 nhân viên, chịu trách nhiệm về:
Bảo lưu hồ sơ, giấy tờ liên quan đến tài sản của công ty, giữ con dấu mộc đỏ. Photo văn bản, tài liệu ,trình ký…
Chăm sóc sức khỏe, bữa ăn của cán bộ công nhân viên.
Điều động xe đưa rước cán bộ công nhân viên đi làm, đi cơng tác. Đặt văn phịng phẩm phục vụ cho công việc của công nhân viên.
Vệ sinh văn phòng, trà nước cho khách, sân vườn đảm bảo sạch sẽ, thống mát.
3. Phịng Nhân sự:
Gồm 1 trưởng phịng, 2 phó phịng và 21 nhân viên, chịu trách nhiệm về: Bổ sung nhân sự, đào tạo nguồn nhân lực cho cơng ty.
Chấm cơng, tính lương, lo chế độ cho cán bộ công nhân viên. Giữ gìn trật tư, bảo vệ tài sản của cơng ty.
Trang 37 Công tác thanh tra, pháp chế
Công tác an tồn lao động, vệ sinh lao động Cơng tác quản trị hành chính, đời sống, y tế
Cơng tác tuyên truyền, thi đua, khen thưởng, kỷ luật Phục vụ cơng tác Đảng, Đồn;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
4. Phòng Cung ứng:
Quản lý các kho đầu vào, các kho vật tư và bộ phận tiếp liệu. Gồm 1 trưởng phịng, 2 phó phịng và 58 nhân viên, chịu trách nhiệm về:
Cung cấp vật tư đầy đủ phục vụ cho quá trình sản xuất. Quản lý các kho vật tư.
Phát triển quản lý các nhà hợp tác sản xuất, các nhà cung cấp vật tư, phôi liệu, bán thành phẩm …
5. Phịng Kế hoạch sản xuất:
Phân cơng, điều tiết sản xuất, trực tiếp quản lý các xưởng sản xuất. Gồm 1 trưởng phòng, 15 nhân viên, chịu trách nhiệm:
Lập kế hoạch sản xuất cho từng kỳ. Điều độ sản xuất.
6. Phòng Kinh doanh và Phòng Xuất nhập khẩu:
Hai phòng này tuy tách biệt nhưng có cùng một nhiệm vụ, quản lý kho đầu ra (kho thành phẩm) và bộ phận giao hàng. Gồm 1 trưởng phịng, 2 phó phịng và 62 nhân viên, chịu trách nhiệm về:
Tham mưu cho Tổng Giám đốc công ty về các vấn đề liên quan đến công tác kinh doanh có sử dụng nguồn vốn của cơng ty;
Xây dựng và thực hiện kế hoạch khai thác để thu hồi vốn nhằm đảm bảo nguồn vốn để triển khai kế hoạch đầu tư hàng năm đã được phê duyệt của công ty; Kinh doanh dịch vụ sàn giao dịch bất động sản, kinh doanh các dịch vụ bất động sản theo Giấy đăng ký kinh doanh;
Tổ chức thực hiện tiếp thị, quảng cáo, bán hàng nhằm đảm bảo thu hồi vốn nhanh và tối đa hóa lợi nhuận;
Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Tổng Giám đốc công ty;
Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc công ty. Tiêu thụ các sản phẩm của cơng ty trong và ngồi nước.
Tìm kiếm thị trường mới. Quảng bá sản phẩm khắp mọi miền đất nước, trong nước cũng như ngoài nước.
Bảo hành sản phẩm cho khách hàng trong thời hạn còn bảo hành.
7. Phòng Kỹ thuật đầu tư:
Gồm hai bộ phận nhỏ: Bộ phận giám sát chất lượng và bộ phận công nghệ. Gồm 1 trưởng phịng, 1 phó phịng và 15 nhân viên, chịu trách nhiệm về:
Cung cấp định mức dựa vào bảng vẽ.
Lập, thực hiện và theo dõi kết quả các kế hoạch: Kế hoạch đầu tư thiết bị mới, kế hoạch trang bị dụng cụ kiểm tra, kế hoạch sửa chữa trang bị mới gá lắp khuôn, kế hoạch cải tiến công nghệ, nhằm đảm bảo tiến độ phục vụ sản xuất và nâng cao chất lượng….
8. Phòng Quản lý chất lượng:
Gồm 1 trưởng phịng, 1 phó phịng và 14 nhân viên, chịu trách nhiệm về:
Lập, thực hiện, theo dõi các kế hoạch: Kế hoạch đánh giá chất lượng cho sản phẩm mới, kế hoạch kiểm tra thử nghiệm sản phẩm …
Đánh giá chất lượng sản phẩm và phối hợp với các xưởng kiểm tra 100% bán thành phẩm xuất xưởng.
Kiểm tra, xác nhận chất lượng nguyên vật liệu mua vào, chất lượng hàng sau khi đem gia cơng ngồi nhập về …
9. Phòng Cơ điện:
Gồm 1 trưởng phòng, 8 nhân viên, chịu trách nhiệm về: Mạng lưới điện của Công ty.
Lập kế hoạch theo dõi tình hình sử dụng điện của bộ phận văn phòng, các nhà máy sản xuất tránh tình trạng mất điện đột xuất do hư đường dây, hoặc vì một lý do chủ quan khác mà ta có thể khắc phục nếu có kế hoạch trước.
10.Phịng Kế tốn – Tài vụ:
Tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty.
Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
Trang 39
Gồm 1 trưởng phịng, 1 phó phịng và 10 nhân viên, chịu trách nhiệm về: Lập kế hoạch tiết giảm chi phí.
Tính giá thành sản phẩm.
Kế hoạch sử dụng vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Thu hồi cơng nợ.
Lập các báo cáo tài chính, các báo cáo theo yêu cầu quản lý thông tin của ban Tổng Giám đốc và cơ quan quản lý cấp trên.
Nếu thiếu bộ phận này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến các quyết định tài chính của ban Tổng Giám đốc, đồng thời khơng tính được lời ( lỗ ) …
11.Phịng Máy nơng nghiệp:
Gồm 1 trưởng phòng, 7 nhân viên, chịu trách nhiệm về:
Xây dựng các tiêu chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật các loại máy nông nghiệp như máy xay xát các loại, máy gặt đập …
Lập kế hoạch chế thử sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm. Kiểm tra đánh giá trị sử dụng của sản phẩm mới.
12.Phòng máy Động lực:
Gồm 1 trưởng phòng, 7 nhân viên, chịu trách nhiệm về:
Xây dựng các tiêu chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật các loại động cơ Diesel sản phẩm chính của Cơng ty.
Lập kế hoạch chế thử sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm. Kiểm tra đánh giá trị sử dụng của sản phẩm mới.
13.Phòng IT:
Gồm 1 trưởng phòng, 4 nhân viên, chịu trách nhiệm về: Mạng lưới thông tin của Cơng ty.
Lưu trữ dữ liệu kế tốn và các dữ liệu khác của Cơng ty. Bảo trì máy móc thiết bị như máy vi tính, máy in …
2.1.5 Tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty 2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty 2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại cơng ty
Giải thích sơ đồ:
1. Kế tốn trưởng
Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về tồn bộ hoạt động của Phịng kế tốn – Tài vụ, là người chỉ đạo trực tiếp các kế tốn viên, phân cơng công việc một cách khoa học, tổ chức ghi chép, tính tốn phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất của Cơng ty.
2. Phó phịng kế tốn
Giúp cho Kế tốn trưởng hồn thành nhiệm vụ của Phịng Kế tốn – Tài vụ. Cập nhật các thơng tư hướng dẫn của Nhà nước để hạch toán kế toán đúng luật. Hướng dẫn kế toán viên xử lý, hạch toán đúng theo hướng dẫn của Luật kế toán. Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh của kế toán viên hạch toán. Lập báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước và Ban lãnh đạo Công ty.
Theo dõi tăng giảm TSCĐ, phân bổ khấu hao theo đúng đối tượng sử dụng, theo dõi tình hình sửa chữa lớn TSCĐ. Tham gia kiểm kê, đánh giá lập báo cáo và phân tích tình hình về TSCĐ.
Phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản trợ cấp, phụ cấp cho tồn thể cơng nhân viên Cơng ty.
3. Kế tốn thanh tốn và Thủ quỹ
Có nhiệm vụ theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền khi có chỉ đạo của cấp trên. Giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền, việc chấp hành chế độ quản lý
Kế Tốn Trưởng Phó Phịng Kế Tốn (kế toán tổng hợp, tài sản cố định, tiền lương) Kế toán Thanh toán & Thủ quỹ Kế toán vật tư Kế toán Giá thành Kế tốn cơng nợ mua vào Kế tốn tiêu thụ cơng nợ bán ra Kế tốn thuế và tiết giảm chi phí
Trang 41
tiền tệ, ngoại tệ. Theo dõi đối chiếu số phát sinh và số dư trên tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Thủ quỹ cùng với kế toán thanh toán theo dõi tình hình thu chi bằng tiền mặt theo các phiếu thu phiếu chi đã được duyệt, kiểm kê báo cáo quỹ. Bảo quản tiền khơng thất thốt.
4. Kế tốn giá thành sản phẩm
Tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất, quy trình cơng nghệ của Cơng ty. Định kỳ cung cấp các báo cáo về CPSX và tính giá thành sản phẩm nhập kho trong kỳ sản xuất, tiến hành phân tích chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm để tìm biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Lập thông báo kiểm kê, tham gia kiểm kê sản phẩm dở dang tại các xưởng hàng tháng. Thu thập số liệu dở dang thực tế ở mỗi xưởng và số liệu dở dang ở kho tạm của các xưởng. Tính tổng giá trị dở dang hàng tháng và giá trị dở dang kho tạm của các xưởng, báo cáo số liệu dở dang với Ban Giám đốc và Quản đốc các phân xưởng.
5. Kế toán vật tư
Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, kho nhiên liệu, phụ tùng thay thế, kho công cụ dụng cụ, kho phế liêu thu hồi. Hướng dẫn kiểm tra các phân xưởng, các phòng ban thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, xuất nhập vật liệu, tìm biện pháp xử lý thừa, thiếu, ứ đọng, kém chất lượng,… Phân bổ chính xác giá trị vật liệu tiêu hao và các đối tượng sử dụng. Tiến hành kiểm kê, đánh giá vật liệu, lập báo cáo vật liệu.
6. Kế tốn cơng nợ mua vào
Theo dõi các khoản phải trả cho người bán, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, tạm ứng với CB-CNV trong Công ty. Kiểm tra chặt chẽ viêc chấp hành chế độ quy định về quản lý phải trả. Lập báo cáo tình hình nợ đến hạn phải trả, nợ quá hạn. Theo dõi tuổi nợ phải trả nhà cung cấp để thanh toán theo đúng tuổi nợ. Kiểm tra các phiếu đề nghị thanh toán của tất cả các phịng ban tránh tình trạng số tiền đề nghị thanh tốn lớn hơn thực tế mua vào. Đồng thời phát hiện giá mua vào bất hợp lý.
7. Kế toán tiêu thụ và cơng nợ bán ra
Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, kho hàng hóa và hàng ký gửi theo dõi tình hình tiêu thụ của Cơng ty. Lập báo cáo tình hình tiêu thụ sản phẩm, báo cáo kế quả kinh doanh. Định kỳ phân tích tình hình tiêu thụ. Phối hợp với nhân viên Phịng Kinh doanh thường xun đơn đốc các khách hàng trả nợ. Kiểm soát giá bán thành phẩm, phụ tùng của
từng khách hàng. Xác nhận công nợ với từng khách hàng hàng tháng hoặc đột xuất khi có yêu cầu của các khách hàng. Phân tích và báo cáo tình hình bán hàng, thu tiền và cơng nợ của các khách hàng hàng tuần hoặc đột xuất, phục vụ Ban thu hồi cơng nợ có thơng tin để địi nợ khách hàng.
8. Kế toán thuế GTGT và tiết giảm chi phí
Tính thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, thuế GTGT đầu ra, kê khai và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng và lập hồ sơ hoàn thuế khi phát sinh.
Tiết giảm chi phí là những khoản chi phí mà các cá nhân, tập thể CB - CNV trong Công ty tiết kiệm được giảm được một phần chí phí sản xuất kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận. Hàng quý Kế toán sẽ tập hợp những khoản chi phí đã tiết kiệm được từ các đơn vị gửi về, tính tốn và lập báo cáo tiết giảm chi phí trình Ban Tổng Giám Đốc.
2.1.5.2 Quy trình xử lí nghiệp vụ kế tốn
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ quy trình xử lí nghiệp vụ kế toán trên phần mềm kế toán MISA
Bắt đầu sử dụng
Công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng Cơng việc cuối kì/năm Tạo mới dữ liệu Mở dữ liệu kế toán Nhập số dư ban đầu Nhập chứng từ In chứng từ, sổ sách, báo cáo Sao lưu dữ liệu kế toán Phục hồi dữ liệu kế tốn Kết chuyển lãi, lỗ Khóa sổ kế tốn (kỳ/năm) Tạo dữ liệu kế toán cho năm hạch toán mới
Trang 43