Sơ đồ 2.8 : Sơ đồ quy trình chấm cơng và thanh tốn lương tại công ty
2.1 Giới thiệu chung về công ty
2.1.5 Tổ chức công tác kế toán của công ty
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại cơng ty
Giải thích sơ đồ:
1. Kế tốn trưởng
Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về tồn bộ hoạt động của Phịng kế tốn – Tài vụ, là người chỉ đạo trực tiếp các kế tốn viên, phân cơng công việc một cách khoa học, tổ chức ghi chép, tính tốn phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất của Cơng ty.
2. Phó phịng kế tốn
Giúp cho Kế tốn trưởng hồn thành nhiệm vụ của Phịng Kế tốn – Tài vụ. Cập nhật các thơng tư hướng dẫn của Nhà nước để hạch toán kế toán đúng luật. Hướng dẫn kế toán viên xử lý, hạch toán đúng theo hướng dẫn của Luật kế toán. Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh của kế toán viên hạch toán. Lập báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước và Ban lãnh đạo Công ty.
Theo dõi tăng giảm TSCĐ, phân bổ khấu hao theo đúng đối tượng sử dụng, theo dõi tình hình sửa chữa lớn TSCĐ. Tham gia kiểm kê, đánh giá lập báo cáo và phân tích tình hình về TSCĐ.
Phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản trợ cấp, phụ cấp cho tồn thể cơng nhân viên Cơng ty.
3. Kế tốn thanh tốn và Thủ quỹ
Có nhiệm vụ theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền khi có chỉ đạo của cấp trên. Giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền, việc chấp hành chế độ quản lý
Kế Tốn Trưởng Phó Phịng Kế Tốn (kế toán tổng hợp, tài sản cố định, tiền lương) Kế toán Thanh toán & Thủ quỹ Kế toán vật tư Kế toán Giá thành Kế tốn cơng nợ mua vào Kế tốn tiêu thụ cơng nợ bán ra Kế tốn thuế và tiết giảm chi phí
Trang 41
tiền tệ, ngoại tệ. Theo dõi đối chiếu số phát sinh và số dư trên tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Thủ quỹ cùng với kế toán thanh toán theo dõi tình hình thu chi bằng tiền mặt theo các phiếu thu phiếu chi đã được duyệt, kiểm kê báo cáo quỹ. Bảo quản tiền khơng thất thốt.
4. Kế tốn giá thành sản phẩm
Tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất, quy trình cơng nghệ của Cơng ty. Định kỳ cung cấp các báo cáo về CPSX và tính giá thành sản phẩm nhập kho trong kỳ sản xuất, tiến hành phân tích chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm để tìm biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Lập thông báo kiểm kê, tham gia kiểm kê sản phẩm dở dang tại các xưởng hàng tháng. Thu thập số liệu dở dang thực tế ở mỗi xưởng và số liệu dở dang ở kho tạm của các xưởng. Tính tổng giá trị dở dang hàng tháng và giá trị dở dang kho tạm của các xưởng, báo cáo số liệu dở dang với Ban Giám đốc và Quản đốc các phân xưởng.
5. Kế toán vật tư
Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, kho nhiên liệu, phụ tùng thay thế, kho công cụ dụng cụ, kho phế liêu thu hồi. Hướng dẫn kiểm tra các phân xưởng, các phòng ban thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, xuất nhập vật liệu, tìm biện pháp xử lý thừa, thiếu, ứ đọng, kém chất lượng,… Phân bổ chính xác giá trị vật liệu tiêu hao và các đối tượng sử dụng. Tiến hành kiểm kê, đánh giá vật liệu, lập báo cáo vật liệu.
6. Kế tốn cơng nợ mua vào
Theo dõi các khoản phải trả cho người bán, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, tạm ứng với CB-CNV trong Công ty. Kiểm tra chặt chẽ viêc chấp hành chế độ quy định về quản lý phải trả. Lập báo cáo tình hình nợ đến hạn phải trả, nợ quá hạn. Theo dõi tuổi nợ phải trả nhà cung cấp để thanh toán theo đúng tuổi nợ. Kiểm tra các phiếu đề nghị thanh toán của tất cả các phịng ban tránh tình trạng số tiền đề nghị thanh tốn lớn hơn thực tế mua vào. Đồng thời phát hiện giá mua vào bất hợp lý.
7. Kế toán tiêu thụ và cơng nợ bán ra
Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, kho hàng hóa và hàng ký gửi theo dõi tình hình tiêu thụ của Cơng ty. Lập báo cáo tình hình tiêu thụ sản phẩm, báo cáo kế quả kinh doanh. Định kỳ phân tích tình hình tiêu thụ. Phối hợp với nhân viên Phịng Kinh doanh thường xun đơn đốc các khách hàng trả nợ. Kiểm soát giá bán thành phẩm, phụ tùng của
từng khách hàng. Xác nhận công nợ với từng khách hàng hàng tháng hoặc đột xuất khi có yêu cầu của các khách hàng. Phân tích và báo cáo tình hình bán hàng, thu tiền và cơng nợ của các khách hàng hàng tuần hoặc đột xuất, phục vụ Ban thu hồi cơng nợ có thơng tin để địi nợ khách hàng.
8. Kế toán thuế GTGT và tiết giảm chi phí
Tính thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, thuế GTGT đầu ra, kê khai và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng và lập hồ sơ hoàn thuế khi phát sinh.
Tiết giảm chi phí là những khoản chi phí mà các cá nhân, tập thể CB - CNV trong Công ty tiết kiệm được giảm được một phần chí phí sản xuất kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận. Hàng quý Kế toán sẽ tập hợp những khoản chi phí đã tiết kiệm được từ các đơn vị gửi về, tính tốn và lập báo cáo tiết giảm chi phí trình Ban Tổng Giám Đốc.
2.1.5.2 Quy trình xử lí nghiệp vụ kế tốn
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ quy trình xử lí nghiệp vụ kế toán trên phần mềm kế toán MISA
Bắt đầu sử dụng
Công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng Cơng việc cuối kì/năm Tạo mới dữ liệu Mở dữ liệu kế toán Nhập số dư ban đầu Nhập chứng từ In chứng từ, sổ sách, báo cáo Sao lưu dữ liệu kế toán Phục hồi dữ liệu kế tốn Kết chuyển lãi, lỗ Khóa sổ kế tốn (kỳ/năm) Tạo dữ liệu kế toán cho năm hạch toán mới
Trang 43
Giải thích sơ đồ:
1. Tạo dữ liệu kế tốn mới: Có 2 cách để làm việc: Tạo mới từ đầu hồn tồn khơng có số
liệu, dữ liệu kế toán ;Tạo mới từ dữ liệu năm trước có số liệu số dư đầu kì và dữ liệu kế toán năm trước.
2. Mở dữ liệu kế toán: Sau khi mở dữ liệu kế tốn thành cơng, bắt đầu thực hiện việc cập nhật số liệu kế tốn thơng qua các phân hệ: Theo dõi tình hình thu, chi theo dự tốn của từng văn phịng, chi nhánh ; Kế toán tiền mặt ; Kế toán tiền gửi ngân hàng ; Kế toán mua hàng ; Kế tốn bán hàng ; Kế tốn vật tư, hàng hóa ; Kế toán tài sản cố định ; Kế toán tiền lương ; Kế toán giá thành ; Kế toán thuế ; Quản lý hợp đồng mua bán ; Quản lý cổ đơng ; Kế tốn tổng hợp.
3*.Trường hợp mới sử dụng lần đầu, cần thực hiện Nhập số dư ban đầu.
Trước khi nhập số dư ban đầu, cần kiểm tra các tài khoản chi tiết cần theo dõi (TK Ngân hàng, TK vật tư hàng hóa cơng cụ dụng cụ, TK Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, TK Đối tượng tập hợp chi phí, TK Ngoại tệ, TK khác).
4.Khi có nghiệp vụ kế tốn phát sinh, kế tốn phải nhập đúng, đủ các thơng tin của nghiệp vụ đó vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo kế toán liên quan.
Hệ thống đã phân chia thành các phân hệ theo từng nghiệp vụ kế toán cụ thể.
5. Sao lưu dữ liệu kế toán nhằm đảm bảo cho dữ liệu kế tốn của Cơng ty tránh việc mất dữ
liệu, hỏng dữ liệu do nguyên nhân khách quan.
6. Phục hồi dữ liệu kế toán cho phép phục hồi lại dữ liệu kể từ ngày tiến hành sao lưu trở về
trước, những thay đổi về dữ liệu kể từ sau ngày sao lưu tới thời điểm phục hồi sẽ bị mất.
7. Kết chuyển lãi lỗ cho phép thực hiện kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh của Cơng
ty trong kì. Nhập ngày hạch tốn là ngày cuối cùng của kì kế toán, phần mềm sẽ tự động sinh ra các bút tốn định khoản các nghiệp vụ kết chuyển cuối kì để xác định lãi lỗ.
*Lưu ý: Việc lập chứng từ kết chuyển lãi lỗ được thực hiện cuối kì, nhưng trước tiên cần thực hiện các bút toán cuối kì như tính giá xuất kho, khấu trừ thuế, tính khấu hao tài sản cố định…
8. Khi khóa sổ kế tốn, chọn ngày khóa sổ là ngày cuối cùng của kì kế tốn
(tháng/q/năm). Sau đó có thể xem lại và in các loại sổ sách báo cáo trong kì kế tốn bình thường nhưng khơng được sửa chứng từ được.
*Trường hợp kế toán muốn sửa lại các chứng từ đã khóa sổ trước đó, kế tốn thực hiện Bỏ khóa sổ kế tốn.
2.1.5.3 Chính sách kế tốn được áp dụng
• Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. • Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Theo phương pháp bình qn gia quyền. • Tài sản cố định hữu hình được trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế.
Tài sản cố định hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính theo Thơng tư 45/2013/TT-BTC:
Tên TSCĐ Số năm
Nhà xưởng, vật kiến trúc 06 - 50 năm Máy móc, thiết bị 05 - 10 năm Phương tiện vận tải, truyền dẫn 05 - 10 năm Thiết bị, dụng cụ quản lý 05 - 12 năm • Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.
• Hệ thống chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ/CĐKT ngày 20/3/2006 áp dụng đến hết ngày 31/12/2014. Từ ngày 01/01/2015, hệ thống chứng từ kế toán và tài khoản kế tốn sử dụng theo hướng dẫn thơng tư số 200/2014/TT-BTC.
• Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: Việt Nam Đồng.
Trang 45
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu đề nghị thanh tốn/Phiếu chi
Giải thích sơ đồ:
Việc luân chuyển chứng từ được đảm bảo các nguyên tắc kế tốn, khi một nghiệp vụ kinh tế nào đó phát sinh thì người có trách nhiệm trực tiếp phải lập phiếu đề nghị, các phiếu đề nghị này phải được các trưởng bộ phận, Giám đốc ký duyệt trước khi giao cho các bộ phận kế tóan phụ trách. Sau đó kế tốn sẽ lập chứng từ theo quyết định, kế toán cập nhật nội dung kinh tế trên chứng từ phần mềm kế toán và lưu chứng từ.
2.1.6 Đặc điểm sản xuất sản phẩm tại công ty 2.1.6.1 Đặc điểm sản phẩm công ty 2.1.6.1 Đặc điểm sản phẩm công ty
Rulo cao su cũng là một trong những sản phẩm chính của Cơng ty, là mặt hàng chủ yếu để xuất khẩu nước ngồi. Chính vì vậy, địi hỏi phải đạt chất lượng cao và hình thức. Sản phẩm được sản xuất chủ yếu bằng nguyên liệu trong nước, chi phí cấu thành sản phẩm động cơ và máy nông nghiệp không cao nên giá thành phù hợp với người tiêu dung cũng
Lập Phiếu đề nghị thanh tốn Ban Giám đốc Xét duyệt Phịng Kế toán – Tài vụ Lập Phiếu Chi Xuất quỹ Ghi sổ kế tốn Lưu chứng từ Phịng ban u cầu
như các doanh nghiệp yêu cầu chi phí thấp. Độ bền sản phẩm khá tốt, với dịch vụ hậu mãi chu đáo nên thị trường khá ưa chuộng.
2.1.6.2 Phân loại sản phẩm
• Các loại Động cơ Diesel: RV70; RV70-N; RV70-H; RV70-B; RV70-NB; RV80;
RV80-N; EV2400; EV2400-N; EV2600; EV2600-N; DS60; DS105-C; TFV80…
• Các loại Động cơ Xăng: 168F(Q-Type); 168F-2(Q-Type); BN3X+168F-2; VIKING
GE200; UP200(3600v/p); …
• Các loại Máy nơng nghiệp: Máy cày GN12+RV125; Máy phun thuốc MPT-
768+134F; Máy phát điện GWFS 30; Cụm bơm nước V4+RV165-2N; Máy cắt cỏ VKN260; Máy cưa xích VKN 5200 ; …
• Các loại Phụ tùng: Cánh bơm CE3 ; Ống nối đầu vào CE3 ; Lò xo điều tốc UP160 ; Nắp thùng nhiên liệu UP160 ; Bộ chế hịa khí VKN5800 ; Chốt piston VKN5800 ; … • Các loại Rulo cao su: Rulo 10’’(NSC) ; Rulo 10’’(NSC) loại 2 ; Rulo 6’’(NSC) XK ;
Trang 47
2.1.6.3 Quy trình sản xuất sản phẩm tại công ty
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình sản xuất sản phẩm Rulo Cao su tại cơng ty
Nịng nhơm (đúc) Kiểm tra Nịng thép (dập vuốt) • Gia cơng bề mặt • Tiện ren Khoan lỗ Sữa chữa Nhận kế hoạch sản xuất
Triển khai Lệnh sản xuất
Tiếp nhận nguyên liệu (Cao su , hóa chất..) Hàn Trộn vật liệu Cán nịng Kho phế liệu • Làm sạch • Qt keo Ép Lưu hóa Lói Kiểm tra Tách cao su khỏi nòng Kho nguyên liệu Sơn nòng Tiện cao su Kiểm tra Thanh lý Làm sạch sản phẩm, dán nhãn Nhập kho
Giải thích sơ đồ:
• Phịng Kế hoạch Sản xuất: Điều động các phân xưởng thực hiện và kiểm soát số lượng. Lập lệnh sản xuất theo Bảng Dự toán sản xuất đã trình kí Ban Giám đốc nhằm dự tốn sản xuất sản phẩm trong thời gian sắp tới, theo dõi tiến độ sản xuất.
• Phịng Cung ứng đặt hàng và cung cấp bổ sung vật tư, bán thành phẩm… cho việc sản xuất và tân trang. Dựa vào dự tốn sản xuất sản phẩm của Phịng Kế hoạch sản xuất để lập dự toán mua nguyên vật liệu cung cấp cho phân xưởng sản xuất.
• Phân xưởng Cao su:
Công đoạn 1 Công đoạn chuẩn bị gồm 3 bước
- Nhận nòng qua các giai đoạn khoan, tiện ren, quét keo…
- Nhận hóa chất, phối liệu theo định mức, cán trộn, cán tấm, cán nóng. - Chuẩn bị lị hơi.
Sau khi 3 bước trên hồn tất ta sẽ ép, hấp.
Cơng đoạn 2 Cơng đoạn hồn tất. Ta cắt Bavia cao su làm mịn bóng bề mặt sản phẩm; sơn, tiện rulơ cho đẹp, thông qua KCS - Kiểm tra Chất lượng Sản phẩm - tiến hành nhập kho.
• Phịng Quản lý chất lượng đánh giá kiểm tra 100% chất lượng sản phẩm nhập kho. Tổ chức kiểm soát số lượng và chất lượng thành phẩm xuất xưởng đạt u cầu chính xác. Sau đó thơng báo ngay cho phịng kế hoạch sản xuất làm Phiếu:
Đối với phiếu nhập kho: Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho, thủ kho kiểm tra số
lượng, tên, mã số giữa phiếu nhập và thực tế mà xưởng đưa đến nếu đúng thủ kho ký vào phiếu nhập. Phiếu nhập có 3 liên:
Liên 1 (liên gốc ): Chuyển về phịng KT-TV để hạch tốn.
Liên 2 (liên phụ ): Chuyển về phòng KHSX để phòng KHSX lưu cũng như theo dõi sản lượng sản xuất được trong tháng và sẽ dùng để đối chiếu khi cần.
Liên 3 (liên phụ ): Thủ kho sẽ vào thẻ kho, sau đó chuyển bộ phận trực tiếp quản lý kho thành phẩm là phòng kinh doanh.
Đối với phiếu xuất vật tư thuê ngoài gia cơng: Phịng Cung Ứng sẽ có một nhân viên
theo dõi hàng gia cơng ngồi, sau khi cùng nhân viên thống kê xưởng kiểm tra số lượng thực xuất đi th ngồi gia cơng, nhân viên theo dõi hàng gia công đưa phiếu xuất cho Quản đốc xưởng ký xác nhận số hàng đưa đi gia cơng ngồi. Sau đó, Cơ sở
Trang 49
gia cơng sẽ ký nhận số lượng hàng đã nhận trên phiếu xuất th ngồi gia cơng. Phiếu xuất gồm 3 liên:
Liên 1 (liên gốc): Chuyển về phòng KT-TV để hạch tốn. Liên 2 (liên phụ): Cơ sở gia cơng giữ để đối chiếu.
Liên 3 (liên phụ): Nhân viên theo dõi hàng gia cơng ngồi giữ để khi cần đối chiếu.
• Phịng Kế tốn – Tài vụ sau khi nhận chứng từ gốc sẽ tiến hành phân loại chứng từ,
lựa chọn các phương pháp tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm phù hợp với trình độ doanh nghiệp, với quy trình cơng nghệ; Sử dụng các phương pháp phân bổ hợp lí