Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát (Phụ lục 3.2) Cũng từ dữ liệu thống kê mô tả ở Bảng 3.4, có thể thấy rằng kế tốn cũng rất
quan tâm đến việc thu thập thơng tin tài chính về kết quả thực hiện (mức cho điểm bình quân là 4,388 trên thang điểm 5). Để đảm bảo thông tin kết quả thực hiện được thu thập kịp thời, đầy đủ và chính xác, các DN cơ khí đã thực hiện phân loại thơng tin kết quả thực hiện thành từng loại, nhóm theo yêu cầu quản lý. Đối với hàng tồn kho, các DN thường căn cứ vào vai trò của hàng tồn kho đối với q trình sản xuất để phân loại (NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu…). TSCĐ thường được phân thành các nhóm căn cứ vào các đặc trưng kỹ thuật, gồm: Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn, thiết bị, dụng cụ quản lý… Đối với thơng
tin về chi phí, các DN đã phân loại chi phí SXKD theo chức năng hoạt động (100%) và theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả (gần 90%). Việc phân loại chi phí theo 2 tiêu thức này nhằm phục vụ cho cơng tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm cũng như quản lý được các chi phí ngồi sản xuất nhưng lại chưa có nhiều tác dụng đối với cơng tác KTQT. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu phí, theo thẩm quyền ra quyết định và các tiêu thức khác phục vụ cho việc RQĐ chưa được các DNSX cơ khí Việt Nam áp dụng. Số DN đã phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động chiếm một tỷ lệ rất nhỏ (32,91%), chủ yếu là các DN lớn đã sử dụng phần mềm hoạch định ERP như: LILAMA, THACO, Cơng ty TNHH MTV cơ khí Trần Hưng Đạo. Theo tìm hiểu tại các DN nghiên cứu điển hình, Giám đốc tài chính/ kế tốn trưởng cho biết việc phân loại chi phí theo các tiêu thức phục vụ quản trị là cần thiết, chẳng hạn như việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động và phân loại chi phí phục vụ cho việc ra quyết định nhưng kế tốn gặp nhiều khó khăn do sự đa dạng về chủng loại sản phẩm và nguyên, nhiên vật liệu trong sản xuất cơ khí. Doanh thu, thu nhập khác và kết quả hoạt động cũng được các DN phân loại chi tiết theo lĩnh vực hoạt động: doanh thu bán hàng, doanh thu bán hàng nội bộ, doanh thu từ hoạt động tài chính, thu về nhượng bán, thanh lí TSCĐ, thu nhập khác… Nhiều DN phân loại doanh thu và kết quả hoạt động theo từng khu vực địa lý và thị trường phục vụ cho cơng tác kiểm sốt và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận này. Tuy nhiên, các tiêu thức phân loại doanh thu, chi phí, kết quả phục vụ yêu cầu kiểm soát trong KTQT chưa được các DN thực hiện.
Bảng 3.5. Kết quả khảo sát các tiêu thức phân loại chi phí, doanh thu trong các DN
Tiêu thức phân loại
Số DN nhóm 1 đã áp dụng Số DN nhóm 2 đã áp dụng Tổng Số DN đã áp dụng Tỷ lệ % Phân loại chi phí
Theo chức năng hoạt động 27/27 52/52 79/79 100%
Theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả 23/27 44/52 71/79 89,88%
Theo mối quan hệ với mức độ hoạt động 23/27 3/52 26/79 32,91%
Theo mối quan hệ với đối tượng chịu phí 0 0 0 0%
Theo thẩm quyền ra quyết định 0 0 0 0%
Phục vụ cho việc ra quyết định 0 0 0 0%
Phân loại doanh thu, kết quả
Theo lĩnh vực hoạt động 27/27 52/52 79/79 100%
Theo khu vực địa lý và thị trường 27/27 50/52 77/79 97,50%
Theo mối quan hệ với tổ chức kinh doanh 23/27 15/27 38/79 48,10%
Phục vụ nhu cầu kiểm soát trong KTQT 0 0 0 0%
Lựa chọn nguồn thu thập thông tin
0%
16%
Chỉ thu thập thơng tin từ nguồn bên ngồi DN Chỉ thu thập thông tin từ nguồn bên trong DN 84%
Kết hợp nguồn bên ngồi và nguồn bên trong DN
Thơng tin dự báo tương lai về môi trường kinh doanh và thông tin dự báo tương lai về khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực của DN cùng với thông tin phi tài chính mặc dù rất cần thiết cho việc ra quyết định ngắn hạn nhưng mức độ ưu tiên trong việc thu thập rất khiêm tốn. Theo kế tốn trưởng Cơng ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu “kế tốn ít thu thập thông tin dự báo tương lai và thông tin phi tài
chính do chi phí để thu thập thơng tin và hạn chế về nhân lực bởi những thông tin này chủ yếu liên quan đến nguồn bên ngồi DN mà khơng có sẵn. Trong khi thói quen của nhiều NQT thường yêu cầu các phòng chức năng cung cấp mà khơng phải là kế tốn hoặc một số NQT tự tìm kiếm những thơng tin này khi có nhu cầu”.
3.3.1.2. Lựa chọn nguồn thu thập thơng tin
Có 66/79 (84%) DN cho biết để thu thập các thông tin như đã xác định, kế toán chọn 2 nguồn để thu thập: bên trong DN và bên ngồi DN. Chỉ có 13 DN (16%) hồn tồn chỉ thu thập thơng tin từ nguồn bên trong DN. Khơng có DN nào chỉ thu thập thơng tin từ nguồn bên ngồi.
Hình 3.3. Lựa chọn nguồn thu thập thông tin KTQT tại các DN khảo sát
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát (Phụ lục 3.2)
Thông tin thu thập từ nguồn bên trong DN được thực hiện bằng 2 hình thức:
Tại 27 DN nhóm 1: Kế tốn thu thập thơng tin từ cơ sở dữ liệu tập trung của DN. Tại 52 DN nhóm 2: Kế tốn liên hệ trực tiếp với các phịng chức năng trong
DN để thu thập và tổng hợp thông tin khi cần thiết.
Thông tin thu thập từ nguồn bên ngồi DN:
51 DN (64,5%) đã có quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng, các bộ phận trực thuộc và các cá nhân liên quan đến thơng tin kế tốn cần. Khi cần thơng tin, kế tốn có thể tập hợp và sử dụng lại những thơng tin do các phịng chức năng đã thu thập. 15 DN (19%) chưa có quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong việc thu thập thông tin từ nguồn bên ngồi. Khi cần thơng tin, nhất là thơng tin phi tài chính, kế tốn tự tìm kiếm từ bằng cách tham khảo các tài liệu, báo cáo, các phương tiện truyền thông…
3.3.1.3. Tiến hành thu thập thông tin
Thu thập thông tin về các tiêu chuẩn nội bộ
Trong các DNSX cơ khí, các tiêu chuẩn nội bộ chủ yếu liên quan đến chế độ bảo trì, bảo dưỡng máy móc và các tiêu chuẩn định mức chi phí. Kế tốn thu thập thơng tin về các tiêu chuẩn nội bộ từ nguồn bên trong DN:
Tại 27 DN nhóm 1 do đã sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực ERP, việc
thu thập thông tin tiêu chuẩn nội bộ khá thuận lợi, khi cần thơng tin, kế tốn chỉ cần truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung của DN để thu thập thông tin nếu DN có.
Tại 52 DN đang sử dụng các phần mềm kế tốn độc lập chưa có bộ dữ liệu
tích hợp nên kế toán phải liên hệ trực tiếp với các bộ phận chức năng để thu thập các tiêu chuẩn nội bộ khi cần.
Việc thiếu một số dữ liệu về các tiêu chuẩn nội bộ đã ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thu thập thơng tin của kế tốn. Rất nhiều tiêu chuẩn kế toán xác định cần thiết nhưng không thu thập được, một số tiêu chuẩn kế tốn khơng thể thu thập ngay mà phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận liên quan. Nguyên nhân là do các tiêu chuẩn nội bộ liên quan đến nhiều phòng, ban, bộ phận chức năng nhưng tại một số DN chưa giao cho một bộ phận chủ trì làm đầu mối phụ trách chung và cũng chưa có quy định thống nhất quy trình xây dựng cũng như trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong quy trình.
Ví dụ, tại Cơng ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu, định mức chi phí NVLTT được xây dựng căn cứ vào định mức lượng và định mức giá của NVL chính và NVL phụ. Định mức lượng của NVL chính thường do bộ phận kỹ thuật tính tốn, bắt đầu từ quá trình sản xuất mẫu các sản phẩm tiêu chuẩn theo thiết kế trong điều kiện sản xuất và năng suất trung bình của người lao động. Ngồi ra, việc xây dựng định mức lượng của NVL chính cịn căn cứ vào kết quả thực hiện của năm trước và mục tiêu của năm hiện tại. Trong trường hợp có sự thay đổi về quy trình cơng nghệ và điều kiện sản xuất hoặc chất lượng NVL đầu vào không được như tiêu chuẩn định mức dẫn đến mức tiêu hao vật tư lớn hơn thì việc điều chỉnh định mức sẽ được thực hiện. Do q trình sản xuất sản phẩm cơ khí trải qua nhiều cơng đoạn khác nhau nên bộ phận kỹ thuật cịn phải tính tốn thêm tỷ lệ hao hụt nhất định. Định mức lượng của các NVL phụ thường được tính tốn theo tỷ lệ phần trăm nhất định so với định mức lượng của NVL chính. Định mức về giá NVL do kế toán xác định trên cơ sở đơn giá bình quân của năm trước liền kề hoặc có thể thu thập từ các phịng ban có liên quan (Phịng cung ứng, thu mua vật tư; Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu…). Dựa vào thơng tin về định mức lượng do bộ phận kỹ thuật cung cấp và định mức giá, kế toán xác định được định mức chi phí NVLTT như trong Bảng 3.6.
Bảng 3.6. Định mức chi phí NVLTT
Tên sản phẩm: SS PEDESTAL Mã sản phẩm: 11282
A.Định mức lượng vật tư tiêu hao (Kế tốn thu thập từ Phịng kỹ thuật)
STT Tên linh kiện
Thông tin và quy cách vật tư đầu vào Dài dây Dài khổ Dài cây Rộng (hoặc Ф) Độ dày vật tư Khối lượng riêng vật tư Số lượng phân bổ / quy cách phôi Trọng lượng chi 1 đơn vị 1 Đế bếp SS410 BA T0.7 510 410 0,7 7,70 1 1,127 Tấm 2 ghép SS410 BA T1.4 134 57 1.4 7,70 1 0,082 Thân 3 trước SS410 BA T0.7 595 294 0.7 7,70 1 0,943 4 Thân sau SS410 BA T0.7 595 294 0.7 7,70 1 0,943 5 Vách sau SS410 BA T0.7 496 134 0.7 7,70 1 0,358 Vách 2 6 bên SS410 BA T0.7 375 120 0.7 7,70 1 0,243 7 Vách côn SS410 BA T0.8 335 732 0,8 7,70 2 0,755 8 Cửa gió SS410 BA T0.7 95 95 0,7 7,70 1 0,049 Khay tro, 9 thân SS410 BA T0.7 260 161 0,7 7,70 1 0,226 Khay tro, 10 đáy trước SS410 BA T0.7 134 95 0,7 7,70 1 0,069 Khay tro, 11 đáy sau SS410 BA T0.7 106 76 0,7 7,70 1 0,043 Khay tro, 12 tay cầm SS410 BA T0.7 115 12 0,7 7,70 1 0,007 Vỉ nướng DIA4. 13 NAN1 SS201 DIA 4.9 465 9 4.9 7,85 1 0,069 Vỉ nướng DIA4. 14 NAN2 SS201 DIA 4.9 480 9 4.9 7,85 1 0,071 Vỉ nướng DIA4. 15 NAN3 SS201 DIA 4.9 682 9 4.9 7,85 1 0,101 Ghi lò (Tráng DIA4. 16 men) CT3 DIA 4.9 200 9 - 7,85 1 0,030
B. Định mức chi phí vật tư tiêu hao (Kế toán xác định căn cứ vào thông tin về định mức lượng do Phịng kỹ thuật cung cấp và thơng tin về đơn giá NVL do Phịng thị trường cung cấp)
STT Tên linh kiện Thơng tin vật tư Đơn vị Số lượng / sản phảm Trg lượng chi / 1 đơn vị Tổng trọng lượng chi Đơn giá NVL Thành tiền NVL 1 Đế bếp SS410 BA T0.7 Kg 1 1,1270 1,127 36.000 40.574 2 Tấm ghép SS410 BA T1.4 Kg 2 0,0823 0,165 36.000 5.928 3 Thân trước SS410 BA T0.7 Kg 1 0,9429 0,943 36.000 33.943 4 Thân sau SS410 BA T0.7 Kg 1 0,9429 0,943 36.000 33.943 5 Vách sau SS410 BA T0.7 Kg 1 0,3582 0,358 36.000 12.897 6 Vách 2 bên SS410 BA T0.7 Kg 2 0,2426 0,485 36.000 17.464 7 Vách côn SS410 BA T0.8 Kg 4 0,7553 3,021 36.000 108.760 8 Cửa gió SS410 BA T0.7 Kg 1 0,0486 0,049 36.000 1.751
9 Khay tro, thân SS410 BA T0.7 Kg 1 0,2256 0,226 36.000 8.123
10 Khay tro, đáy trước SS410 BA T0.7 Kg 1 0,0686 0,069 36.000 2.470
11 Khay tro, đáy sau SS410 BA T0.7 Kg 1 0,0434 0,043 36.000 1.563
12 Khay tro, tay cầm SS410 BA T0.7 Kg 1 0,0074 0,007 36.000 268
13 Vỉ nướng, NAN 1 SS201 DIA 4.9 Kg 3 0,0688 0,206 38.000 7.843
14 Vỉ nướng, NAN 2 SS201 DIA 4.9 Kg 26 0,0710 1,846 38.000 70.166
15 Vỉ nướng NAN 3 SS201 DIA 4.9 Kg 2 0,1009 0,202 38.000 7.669
16 Ghi lò (Tráng men) CT3 DIA 4.9 Kg 22 0,0296 0,651 16.000 10.416
TỔNG 363.778
Nguồn: Công ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu, tháng 12 năm 2020
Tương tự như vậy, để có thơng tin tiêu chuẩn nội bộ về định mức chi phí NCTT, kế tốn thu thập thơng tin định mức lượng (số giờ cơng để hồn thành 1 sản phẩm) do Phịng thiết kế/ Phịng kỹ thuật tính tốn căn cứ vào yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm, kết hợp với thông tin về đơn giá cho 1 giờ cơng do Phịng quản lý nhân sự, Phịng hành chính hoặc các bộ phận quản lý sản xuất cung cấp. Để thu thập tiêu chuẩn nội bộ về định mức chi phí SXC, kế tốn căn cứ vào thơng tin về chi phí SXC ở các kỳ trước và tính tốn định mức cho một số khoản mục chi phí chủ yếu liên quan đến hoạt động của phân xưởng theo tỷ lệ % nhất định so với các khoản mục chi phí trực tiếp.
Thơng tin về các tiêu chuẩn định mức chi phí sản xuất tại Cơng ty CP cơ khí dụng cụ xuất khẩu được hình thành như Sơ đồ 3.3.
Định mức chi phí SXC
Thơng tin chi phí SXC kỳ trước
Định mức chi phí NVLTT
Phịng Kế tốn và các Phịng chức năng liên quan Phịng Thiết kế
Đơn đặt hàng
Định mức chi phí NCTT
Thơng tin định mức giá NCTT Thơng tin định mức lượng
NVLTT Phịng Kỹ thuật Thông tin định mức giá
NVLTT
Thông tin định mức lượng NCTT
Phòng quản lý nhân sự và các bộ phận sản xuất
Sơ đồ 3.3. Thu thập thơng tin định mức chi phí sản
xuất tại Cơng ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu Thu thập thông tin kết quả thực hiện
Thông tin kết quả thực hiện được phản ánh trên các chứng từ kế toán và sổ kế toán chi tiết. Do các DN đều tổ chức KTQT theo mơ hình kết hợp với KTTC, nhân viên kế toán ở các phần hành đảm nhận đồng thời các công việc của KTTC và KTQT nên việc thu thập thông tin kết quả thực hiện tại các DN nhìn chung thuận lợi hơn so với thu thập thông tin tiêu chuẩn nội bộ và thông tin dự báo tương lai.
Các DN khảo sát đã có quy định cụ thể về trình tự xử lý, luân chuyển cho từng loại chứng từ phục vụ việc thu thập thông tin kết quả thực hiện và đều được kiểm tra bởi kế tốn phụ trách phần hành tương ứng. Điều đó góp phần nâng cao chất lượng thơng tin kế tốn thu thập. Bên cạnh các chứng từ theo danh mục chứng từ được ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT - BTC, các DN đã tự thiết kế một số chứng từ nội bộ để đáp ứng tốt việc thu thập, xử lý, cung cấp cũng như quản lý thông tin phụ vụ quản trị như: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, Giấy báo dự trù vật tư, Lệnh sản xuất, Phiếu giao hàng, Báo cáo tình hình sử dụng vật tư,...
Bảng 3.7. Thu thập thông tin kết quả thực hiện tại các DNSX cơ khí Việt NamKế tốn các phần hành Kế tốn chi Kế toán các phần hành Kế tốn chi phí và GT Kế tốn tổng hợp Kế tốn hàng tồn kho
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê mua hàng, Bảng kiểm nghiệm vật tư, Biên bản kiểm kê sản phẩm, Phiếu yêu cầu cấp vật tư, Báo cáo tình hình sử dụng vật tư… Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản nghiệm thu TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…
Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương,