2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Sản xuất Thƣơng mại Công nghệ Quang
2.1.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức tại Công ty
Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ bộ máy tổ chức tại công ty 2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban:
- Ban Giám đốc: Phụ trách điều hành chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về sản xuất kinh doanh theo luật định. BAN GIÁM ĐỐC Phịng hành chính nhân sự Phịng kế tốn Phịng kỹ thuật Phòng kinh doanh Kho và xưởng sản xuất
- Phòng kinh doanh:
Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng.
Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng quý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất. Lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm.
- Phòng kỹ thuật: Thực hiện các hạng mục sửa chữa, cải tạo xây dựng mới. Vận hành
bảo trì, sửa chữa. Phân tích đánh giá tình hình bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị máy móc của Cơng ty.
-Phịng kế tốn:
–
- Phịng hành chính nhân sự: Quản lý hồ sơ lý lịch và toàn bộ lực lượng lao động về
số lượng cũng như chất lượng. Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện đào tạo chuyên môn cho cán bộ, công nhân viên. Tuyển dụng nhân sự cho công ty.
- Kho và xƣởng sản xuất: Là đơn vị chức năng cơ sở, tổ chức quản lý, tổ chức sản
xuất. Nghiên cứu hồ sơ thiết kế kỹ thuật, triển khai xây dựng kế hoạch, biện pháp và tổ chức thực hiện nhiệm vụ sản xuất do Công ty giao. Phối hợp với phòng ban nghiệp vụ kiểm tra, bồi dưỡng nâng cao tay nghề và tổ chức thi nâng bậc hàng năm cho công nhân kỹ thuật.
2.1.3 Đặc điểm bộ máy kế tốn tại Cơng ty:
Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ bộ máy kế tốn tại cơng ty
● Kế toán trƣởng:
- Giúp Giám đốc trực tiếp chỉ đạo và phân công công việc cho nhân viên trong phịng kế tốn, thống kê thơng tin kế tốn, chịu sự chỉ đạo của Giám đốc trong kinh doanh.
- Ký và kiểm tra các công tác thu chi hàng ngày.
- Tổ chức ghi chép, tính tốn, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.
- Tính tốn, có trách nhiệm thanh tốn các khoản phải nộp Nhà nước, thanh tốn các khoản vay, cơng nợ.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu mật, số liệu kế toán. - Kiểm tra, ký duyệt, nộp quyết toán đúng hạn.
● Kế toán vật tƣ:
- Theo dõi kho, các khoản nhập xuất tồn kho trong ngày.
- Hằng ngày báo cáo hàng tổng hợp nhập xuất tồn kho cho Kế toán trưởng. - Đối chiếu với kế toán thanh toán về các khoản xuất nhập kho trong ngày.
● Kế toán thanh toán:
- Thực hiện việc thu chi theo chứng từ có chữ ký của Kế tốn trưởng.
- Thực hiện nghiêp vụ mua, bán hàng. Hàng ngày báo cáo cho Kế toán trưởng. - Theo dõi công nợ, hàng ngày báo cáo công nợ cho Kế toán trưởng.
2.1.4 Hệ thống thơng tin kế tốn trong Cơng ty:
● Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của năm.
KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN VẬT TƢ KẾ TOÁN THANH TOÁN
● Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ). ● Chế độ kế toán:
- Xuất phát từ đặc điểm và yêu cầu thực tế, Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ và
tài khoản theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 đã được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Thông tư 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Cơng ty thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số
129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ.
● Các phương pháp kế tốn:
- Ngun tắc tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. - Chính sách kế tốn đối với hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá gốc.
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Nhập trước xuất trước. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Theo chi phí thực tế đã sử dụng.
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh.
● Hệ thống Báo cáo tài chính:
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản từ loại 1 đến loại 9. - Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
● Hình thức kế tốn:
- Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính. Cơng việc được thực hiện trên phần mềm MS Excel. Phần mềm được thiết kế theo hình thức kế tốn Nhật ký chung.
- Phần mềm kế tốn máy tính ở Công ty hoạt động căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều
ngày 24/11/2005 được thiết kế hệ thống luân chuyển chứng từ và tổ chức sổ theo hình thức kế tốn Nhật ký chung.
- Cơng ty có một hệ thống sổ kế tốn cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế
toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
+ Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
● Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước
hết ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung trên phần mềm MS Excel, sau đó dữ liệu trên phần mềm tự động cập nhật theo công thức vào Sổ Cái và các sổ chi tiết tài khoản theo tài khoản kế toán phù hợp.
Cuối kỳ: Dựa vào số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm
tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và các Sổ kế toán chi tiết, kế tốn sẽ lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng tài khoản.
Sơ đồ 2.3 – Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn tại cơng ty Ghi chú:
Ghi hằng ngày In sổ cuối kì
Quan hệ kiểm tra, đối chiếu
CHỨNG TỪ GỐC
BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM KẾ TỐN SỐ KẾ TỐN: SỔ TỔNG HỢP, SỔ CHI TIẾT
2.1.5 Tình hình kinh doanh của Cơng ty 03 năm gần đây:
Bảng 2.1 - Tình hình doanh số của cơng ty trong 03 năm gần đây
Đơn vị tính : VNĐ
Chỉ tiêu 2010 2011 2012
Năm 7.175.923.419 8.349.125.454 9.947.710.109
So với định gốc 100% 16.35% 38.63%
So sánh liên hoàn 100% 16.35% 19.15%
(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty)
Nếu so sánh doanh số của các năm so với năm 2010 ta thấy:
Doanh thu năm 2011 tăng 16.35% tương ứng với số tiền là :1.173.202.035 Doanh thu năm 2012 tăng 38.63% tương ứng với số tiền là: 2.771.786.690 Nếu so sánh doanh số của năm 2012 với 2011 ta thấy:
Doanh thu năm 2012 tăng 19.15% so với năm 2011.
Kết luận: Qua phân tích tình hình doanh số của 3 năm, ta thấy doanh thu Công ty qua
các năm đều tăng lên điều này chứng tỏ mặt hàng của Cơng ty có chỗ đứng trên thị trường và ngày càng thu hút người tiêu dùng. Do đó Cơng ty nên tiếp tục duy trì, phát huy và nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ nhằm đạt doanh thu cao hơn nữa trong các năm sau.
2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công Ty TNHH Sản Xuất Thƣơng Mại Công Nghệ Quang Trung: doanh tại Công Ty TNHH Sản Xuất Thƣơng Mại Công Nghệ Quang Trung:
2.2.1 Đặc điểm kinh doanh, các phƣơng thức tiêu thụ, thanh toán và ghi nhận doanh thu tại Công ty:
2.2.1.1 Đặc điểm kinh doanh tại công ty:
Doanh thu từ việc kinh doanh của doanh nghiệp chính là khoản thu nhập từ mua bán, sản xuất máy móc thiết bị cơng nghiệp, gia cơng cơ khí. Thị trường tiêu thụ chủ yếu là thị trường nội địa, do tạo được uy tín bằng chất lượng sản phẩm nên các khách hàng của công ty phần lớn là những cơng ty đã quen biết và có mối quan hệ làm ăn lâu dài.
2.2.1.2 Các phương thức tiêu thụ, thanh toán và thời điểm ghi nhận doanh thu:
Tại Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Công Nghệ Quang Trung, việc bán hàng được thực hiện qua hai hình thức:
Bán trực tiếp cho khách đến mua tại Công ty.
Bán sỉ, lẻ qua điện thoại, giao hàng tại Công ty người mua.
Các phương thức thanh tốn: có thể thanh tốn bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Thời điểm ghi nhận doanh thu là sau khi giao hàng cho khách hàng cùng với hóa đơn GTGT. Sau đó khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
2.2.2.1 Chứng từ kế tốn:
Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT Phiếu thu
Giấy báo Có
Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (kèm theo tờ khai thuế GTGT)
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 511:“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
2.2.2.3 Sổ sách áp dụng:
Sổ cái TK 511 Sổ cái TK 33311 Sổ Nhật ký chung Sổ Quỹ tiền mặt Sổ Tiền gửi ngân hàng
2.2.2.4 Trình tự hạch tốn:
Hằng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế bán hàng hóa phát sinh. Kế tốn căn cứ vào đơn
đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng để ghi sổ, xác định tài khoản Nợ là TK 131, TK 111, hoặc TK 112 (tùy thuộc vào phương thức thanh toán của khách hàng), tài khoản Có là TK 511 và TK 33311 để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn Excel.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ Cái (TK 511, TK 333, TK 131, TK 111, TK 112), làm cơ sở lên Bảng Cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
Cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào, kế toán trưởng thực hiện thao tác khóa sổ
(cộng sổ) TK 511, TK 33311, TK 131 và lập báo cáo tài chính. Kế tốn trưởng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ cái TK 511, TK 33311, TK 131 được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi tay.
2.2.2.5 Phương pháp hạch tốn: (Trích dẫn nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo sổ Nhật ký chung tại Phịng kế tốn Cơng ty) Nhật ký chung tại Phịng kế tốn Cơng ty)
* Khi nhận được chứng từ kế toán, kế toán viên sẽ hạch toán bằng cách định khoản: Nghiệp vụ 01: Ngày 01/08/2013, căn cứ theo HĐ 242, Công ty xuất Dao cắt thức ăn 0.3mm bán cho Công ty cổ phần Sản Xuất thức ăn thủy sản Tomboy, khách hàng chưa trả tiền, thuế GTGT 10% với tổng số tiền thanh toán là 28.498.800đ, kế toán định khoản:
Nợ TK 131TB: 28.498.800
Có TK 511: 25.908.000 Có TK 33311: 2.590.800
Nghiệp vụ 02: Ngày 08/08/2013, căn cứ theo HĐ 248, Công ty cung cấp máy tiện kim
loại cho Chi nhánh Công Ty Pepsico tại Quảng Nam, khách hàng chưa thanh toán, tổng số tiền thanh toán là 211.750.000đ, thuế GTGT 10%, kế toán định khoản:
Nợ TK 131QN: 211.750.000
Có TK 511: 192.500.000
Có TK 33311: 19.250.000
Nghiệp vụ 03: Ngày 15/08/2013, căn cứ theo HĐ 249, Công ty xuất Bộ van điện từ, máy
chấn tôn bán cho Công Ty Hunter Douglas Việt Nam, khách hàng chưa trả tiền, tổng số tiền thanh toán là 5.900.000đ, thuế GTGT 10%, kế toán định khoản:
Nợ TK 131HD: 6.490.000
Có TK 511: 5.900.000 Có TK 33311: 590.000
Nghiệp vụ 04: Ngày 26/08/2013, căn cứ theo HĐ 258, Công ty xuất Nhong máy bán cho
Công ty CP Sơn Hà – Sài Gòn, khách hàng trả bằng tiền mặt, tổng số tiền thanh toán là 2.805.000đ, thuế GTGT 10%, kế toán định khoản:
Nợ TK 111: 2.805.000
Có TK 511: 2.550.000
Có TK 33311: 255.000
Nghiệp vụ 05: Ngày 28/08/2013, căn cứ theo HĐ 259, Công ty xuất Thanh nhựa
462x25x5 mm bán cho Công Ty TNHH TM Kỹ Thuật Công Nghiệp Đen Ta, khách hàng chưa trả tiền, tổng số tiền thanh toán là 25.245.000đ, thuế GTGT 10%, kế tốn định khoản:
Nợ TK 131DT: 25.245.000
Có TK 511: 22.950.000
Có TK 33311: 2.295.000
Nghiệp vụ 06: Ngày 31/08/2013, kế tốn kết chuyển tồn bộ doanh thu bán hàng vào tài khoản TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”:
Nợ TK 511: 626.806.500
Có TK 911: 626.806.500
Bảng 2.2 - Sổ Nhật ký chung tháng 08/2013
Tên cơ sở : CTY TNHH SX TM CÔNG NGHỆ QUANG TRUNG Địa chỉ : 464 Bình Long, Phƣờng Tân Quý, Quận Tân Phú Mã số thuế : 0 3 0 7 2 9 4 2 7 9 NHẬT KÝ CHUNG THÁNG 08/2013 (Trích) ĐVT: đồng 2.036.892.251 Chứ ng từ
Ngày CHỨNG TỪ GỐC DIỄN GIẢI KÍ HIỆU TK SỐ TIỀN
SỐ NGÀY NỢ CÓ
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
… … … … … … … …
PKT 01/08/2013 0000242 01/08/2013
Dao cắt thức ăn 0.3mm bán cho Công ty cổ phần Sản Xuất thức ăn thủy sản Tomboy
131TB 511 25.908.000 PKT 01/08/2013 0000242 01/08/2013 Thuế GTGT đầu ra 131TB 33311 2.590.800 PKT 08/08/2013 0000248 08/08/2013
Hợp đồng cung cấp máy tiện kim loại - CN Công Ty Pepsico Việt Nam Tại
Quảng Nam 131QN 511 192.500.000
PKT 08/08/2013 0000248 08/08/2013 Thuế GTGT đầu ra 131QN 33311 19.250.000 PKT 15/08/2013 0000249 15/08/2013 Bộ van điện từ máy chấn tôn - Công Ty
Hunter-Douglas Việt Nam 131HD 511 5.900.000 PKT 15/08/2013 0000249 15/08/2013 Thuế GTGT đầu ra 131HD 33311 590.000
… … … … … … … …
PKT 26/08/2013 0000257 26/08/2013
Hợp đồng cung cấp phụ tùng trên dây chuyền sx theo yêu cầu tại nhà máy Pepsico Đồng Nai - CN Công Ty Pepsico
Việt Nam Tại Đồng Nai 131DN 511 236.450.000 PKT 26/08/2013 0000257 26/08/2013 Thuế GTGT đầu ra 131DN 33311 23.645.000
PT9 26/08/2013 0000258 26/08/2013 Nhong máy - Công Ty CP Sơn Hà _ Sài
Gòn 111 511 2.550.000
PT9 26/08/2013 0000258 26/08/2013 Thuế GTGT đầu ra 111 33311 255.000 PKT 28/08/2013 0000259 28/08/2013
Thanh nhựa 462x25x5 mm - Công Ty TNHH TM Kỹ Thuật Công Nghiệp Đen
Ta 131DT 511 22.950.000
PKT 28/08/2013 0000259 28/08/2013 Thuế GTGT đầu ra 131DT 33311 2.295.000
… … … … … … … …
PKT 31/08/2013 PKT 31/08/2013 Kết chuyển doanh thu bán hàng 511 911 626.806.500
* * 2.036.892.251
Bảng 2.3 - Sổ Cái TK 511 tháng 08/2013
Tên cơ sở : CTY TNHH SX TM CÔNG NGHỆ QUANG TRUNG Địa chỉ : 464 Bình Long, Phƣờng Tân Quý, Quận Tân Phú Mã số thuế : 0 3 0 7 2 9 4 2 7 9
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 (Trích) THÁNG 08/2013
Tên tài khoản : Doanh thu bán hàng Số hiệu T.K : 511 ĐVT: đồng Chứ ng từ Ngày Chứng từ Phát sinh Tồn quỹ
Số Ngày Diễn giải TK đối ứng Nợ Có
PKT 01/08/13 0000242 01/08/13
Dao cắt thức ăn 0.3mm bán cho Công ty cổ phần Sản Xuất thức ăn thủy sản
Tomboy 131TB - 25.908.000 (25.908.000)
… … … … … … … … …
PKT 08/08/13 0000248 08/08/13
Hợp đồng cung cấp máy tiện kim loại - CN Công Ty Pepsico Việt Nam Tại
Quảng Nam 131QN - 192.500.000 (309.008.000) PKT 15/08/13 0000249 15/08/13
Bộ van điện từ máy chấn tôn - Công Ty Hunter-