Công tác QTNNL là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của đơn vị, thực chất là vấn đề con người, mà con người lại là chủ thể của mọi hoạt động. Do vậy, con người là yếu tố quyết định đến sự thành bại của đơn vị. Đơn vị muốn phá triển vững mạnht thì các nhà quản trị phải luôn quan tâm đến vấn đề con người. Hồn thiện cơng tác QTNNL có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thúc đẩy đơn vị hồn thành nhiệm vụ có hiệu quả; góp phần phát huy trí sáng tạo và tài năng của người lao động.
Sau khi nghiên cứu và tìm hiểu thực trạng công tác QTNNL tại Viện
NCKH, em nhận thấy còn những mặt tồn tại, hạn chế cần khắc phục. Em xin
đưa ra một vài ý để nhằm mục đích đưa ra giải pháp cải thiện cơng tác QTNNL tại Viện NCKH, giúp Viện NCKH đi đúng định hướng và đạt được mục tiêu phát triển của đơn vị trong thời gian tới.
3.2.1. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả của cơng tác thiết kế công việc và tuyển dụng nguồn nhân lực
3.2.1.1. Nâng cao chất lượng t ổchức phân tích cơng vi c ệ
Căn cứ vào thực trạng công tác QTNNL hiện nay tại Viện NCKH thì đơn vị đã xây dựng được đề án vị trí việc làm, phân cơng nhiệm vụ rõ từng vị trí việc làm tại bản mơ tả cơng việc vị trí việc làm (làm những nhiệm vụ gì, kết quả hồn thành như thế nào), khung năng lực của từng vị trí, mơi trường ảnh hưởng. Đây cũng là thế mạnh của Viện NCKH, tuy nhiên đối với việc phân tích cơng việc cần phải giải quyết một số vấn đề:
75
Phân tích cơng việc phải do cán bộ chuyên trách đảm nhận và tiến hành
một cách khoa học. Các cán bộ chuyên trách Ban lãnh do đạo các và Trưởng
phòng chức năng cùng với cán bộ trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ tại
Phịng TC-HC đảm nhận (thành lập mộtnhóm hoặc Hội đồng). Trước đây, để
lập đề ánvị trí việc làm này, Phịng TC-HCtự lập xin ý và kiến các phòng, lãnh
đạo đơn vị; trên thực tế không phải nhiệm vụ của họ nên họ nghiên cứu khơng
kỹ, chính vì vậy họ thường khơng có ý kiến gì hoặc ý có kiếngóp ý thì sơ sài,
sửa câu chữ, chính tả,…. Nếu phân tích cơng việc do các cán bộ chuyên trách,
họ trình có độ,năng lực và có đầu óctổng hợp, cán bộtrực tiếp phụ trách công
tác tổ chức cán bộ kinh có nghiệm và nắm chắc tình hình thực tế của từng
người. Kết hợp được hai yếu tố trên sẽ giúp cho cơng tác phân tích cơng việc hiệu quả hơn, tránh tình trạng nghiên cứu cơng việc chỉ là nhìn nhận khách quan bên ngoài và những ý kiến chủ quan của người phân tích.
Viện NCKH là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các cơng
trình dân dụng thuộc nhóm A, B. Viện NCKH có thế mạnh kinh và nghiệm
tro ng lĩnh vực nghiên cứu về các mỏ than khoáng sản. Do vậy, khi thiết kế và
phân tích cơng việc, những cơng việc cho một chức danh cần quyđịnh rõ: Nội
dung của công việc, các trách nhiệm đối với tổ chức, các điều kiện lao động, …
Đối với nội dung công việc: Bao gồm tổng thể các hoạt động, các nghĩa
vụ, các nhiệm vụ, các trách nhiệm công việc cần được thực hiện, các máy móc,
các trang thiết bị, dụng cụ cần phải sử dụng các quan và hệ cần phải thực hiện.
Đối với các trách nhiệm của người lao động với tổ chức: Bao gồm các trách nhiệm có liên quan đến tổ chức nói chung mà mỗi người lao động phải thực hiện.
Các điều kiện lao động: Bao gồm các yếu tố thuộc môi trường vật chất của công việc như nhiệt độ, chiếu sáng, các điều kiện toàn, an an ninh, …
Đối với vị trí cấp Trưởng Phịng TC-HC, ngồi những nhiệm vụ công việc phải thực hiện, kết quả sản phẩm thực hiện phải hoàn thành những nhiệm vụ đề ra, yêu cầu về chức danh nghề nghiệp đối với vị trí, yêu cầu khung năng lực củavị trí việc làm, thì cầnphải quy định thêm làTrưởngphịngđóthực hiện nhiệm vụ do ai giao, chịu sự chỉ đạo, điều hành của ai, chịu trách nhiệm trước ai và nếu không hồn thành cơng việc thì biện pháp xử lý như thế nào? Trưởng
Phòng TC-HC quản lý những ai và được những quyền gì, cơng cụ gì để thực
76
Sau đây là bản phân tích cơng việc đề xuất của vị trí chức danh Trưởng
phịng TC HC - :
Vị trí cơng tác: Trưởng Phịng TC-HC làm việc dưới quyền của quản lý của Viện trưởng và phó viện trưởng phụ trách cơng tác hành chính quản trị; chịu trách nhiệm Phụ trách chung các hoạt động của Phòng TC-HC và trực tiếp thực hiện một số nhiệmvụ đảm bảo hoàn thành mục tiêu ra; đề phối hợp giữa những người và bộ phận khácđểsửdụngtốiđanguồnlựccủa đơnvị;
Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm
Xác định mục tiêu và nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ của Phòng, thương xuyên giám sát, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ và điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo mục tiêu, nhiệm vụ được giao;
Quản lý, đôn đốc nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ được giao;
cung cấp và chỉ dẫn cho nhân viên trong quá trình giao và thực hiện nhiệm vụ;
giám sát, kiểm tra kết quả thực hiện của nhân viên để hồn thành nhiệm vụ chung
của phịng;
Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ: Bổ nhiệm, quy hoạch, tiếp nhận, điều động cán bộ theo yêu cầu công việc và chỉ đạo của Viên trưởng Viện
NCKH Xây ; dựng kế hoạch, chương trình cơng tác về đào tạo, bồi dưỡng chuyên
môn; Quy hoạch cán bộ nguồn; Công tác lao động, tiền lương, hợp đồng lao động
đảm bảo chế độ, chính sách về tiền lương, ký kết hợp đồng lao động đúng quy
định; Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, đánh giá cán bộ đảm bảo đúngquyđịnh; Đảm bảo việc quản lý và kiểm kê tài sản theo đúng quy định;
Phát triển đội ngũ nhân viên thông qua việc giám sát, hướng dẫn và đánh giá
kết quả thực hiện; khen ngợi và đề nghị Hội đồng thi đua khen thưởng của đơn vị khen thưởng cho nhân viên trong phòng hoặc khiển trách khi khơng hồn họ họ
thành nhiệm vụ;
Đảm bảo chếđộ báo cáo theo quy định và đề xuấtcủa lãnh đạo cấp trên;
tuyên truyền, phổ biến chế độ chính sách, nội quy, quy định củanhà nước, cơ quan cho nhân viên; thể chế hóa những quyết định và chương trình kế hoạch quan trọng;
Phốihợp vớinhữngngười và bộphận khác đểsửdụng tối đa các nguồnlực của đơn vị; giữ vững mối quan công tác hệ với đồng nghiệp của các phòng chức
năng khác; là đại diện cho Phòng TC-HC trong các cuộchọpcủa lãnh đạođơn vị.
Khung năng lực vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý điều hành:
Có bản lĩnh chính trị vững vàng, trung thành với lý tưởng cách mạng của Đảng, với chủ nghĩa Mác nin, – Lê tư tưởng Hồ Chí Minh; ý có thức đấu tranh
77
bảovệquan điểm, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Lãnh đạo và tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng pháp và luật của
Nhà nước
Gương mẫu về đạo đức, lối sống, cần kiệm liêm chính, chí cơng vơ tư;
khơng quan liêu, tham nhũng, lãng phí kiên và quyết đấu tranh chống quan liêu,
tham nhũng, lãng phí; có tác phong dân chủ, gắn bó chặt chẽ với nhân dân, thực
hiện nghiêm túc quy chế dân chủ trong đơn vị;
Có tinh thần trách nhiệm và ý thức tổ chức kỷ luật cao; có tinh thần học hỏi, nghiên cứu, sáng tạo, năng động, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao;
trình độ đại học trở lên về chuyên ngành phù hợp lĩnh vực được giao;
Có trình độ quản hành chính lý nhànước ngạch chuyên viên chính/chuyên
viên hoặc tương đương trở lên;
Có trình độ Lý luận chính trị cao cấp;
Sử dụng thành thạo ít nhất một ngoại ngữ thơng dụng trình độ C (Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung Quốc);
Biết sử dụng máy vi tính và áp dụng kỹ năng về tin học vào công tác quản
lý, chun mơn nghiệp vụ;
Có ý thức vàkhả năng nghiên cứu, nắm vững các nguyên tắc tổ chức, quy
chế làm việc và mối quan hệ trong công tác của hệ thống chính trị và của cơ quan. Hiểu biết sâu về nghiệp vụ quản lý thuộc lĩnh vực chuyên môn, chuyên
ngành; có kinh nghiệm tổ chức, quản lý, điều hành. Có năng lực điều hành; tập
hợp phát huy và được sức mạnh tập thể; cókhả năng quy tụ, đoàn kết,tổchứcđể
cán bộ, viên chức trong đơn vị thực hiện phối hợp giữa các phòng chức năng, các
cơ quan đơn vị có liên quan để thực hiện hồn thành nhiệm vụđược giao;
Có ítnhất năm 5 kinh nghiệm trong công tác quản lý nhànước; Có đủsức
khỏe để hồn thành tốt nhiệm vụ.
Mơi trường làm việc: Có các yếu tố ảnh hưởng ở mức độ cao như Chế độ
làm việc; phạm vihoạt động; Tính đa dạng về lĩnh vực hoạt động; Tính chất, đặc
điểm của hoạt động nghề nghiệp;Mơ hình tổ chức và cơ chế hoạt động; Mức độ
hiệnđại hóa cơng sở;
Cải thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
Để đạt được mục tiêu chiến lược trên, Viện NCKH cần cơ cấu lại bộ máy tổ chức cho phù hợp với thực tế. Cơ cấu tổ chức phản ánh mục tiêu, nhiệm vụ
chủ yếu của tổ chức, sự phân công công việc, lao động giữa các bộ phận cấu thành tổ chức, phân công quyền hạn, trách nhiệm, sự phân bổ nhiệm vụ và các nguồn lực cho các hoạt động trong nội bộ của tổ chức vàchế độ thông tin, báo
78
cáo của các đơn vị hợp thành của tổ chức. Như vậy cơ cấu của tổ chức là một
trong những yếu tố quan trọng tác động đến hoạt động vàhiệu quả quản trị của
tổ chức.
Chính vì cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng rất lớn và mạnh mẽ đến hiệu quả các hoạt động chung của đơn vị, nên những thay đổi thường xuyên trong cơ cấu tổ chức có thể sẽ tạo ra những ảnh hưởng và những biến động không nhỏ trong tư tưởng CB, CC, VC, song nó sẽ thích ứng và phù hợp với mơi trường công việc luôn biến đổi. Mặt khác, nếu cơ cấu tổ chức của đơn vị cứng nhắc và lỗi thời có thể tạo ra sự cản trở lớn đối với hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Hiện tại Viện NCKH có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo sơ đồ tổ chức như ở Chương 2 đã nêu. Sơ đồ tổ chức này cũng đã thể hiện được sự phân công, phân cấp chức năng nhiệm vụ và quyền hạn giữa các bộ phận chức năng. Với cơ cấu này, Viện NCKH có 06 phịng chức năng. Tuy nhiên, để đáp ứng với nhiệm vụ mới của đơn vị trong thời gian tới, đơn vị cần có mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy mới để đảm bảo việc điều hành hiệu quả, nâng cao năng suất lao động là hết sức cần thiết.
Việc kiện toàn, tổchứcsắpxếplạibộ máy tinh gọn, làm việc có hiệuquảsẽ
góp phần làm giảm chi phí quản lý, tập trung vốn cho phát triển xây dựng các
cơng trình xây dựng. Mơ hình tổ chức của Viện NCKH hiện nay cần phải củng
cố, hoàn thiện và điều chỉnh trên cơ sở cơ cấu tổ chức hiện có, việc sát nhập
cũng như tách một số phịng chức năng để hợp lý hố một số phịng ban chức
năng có nhiệm vụ tương tự hoặc gần tương tự nhau nhằm tránh trùng lặp và chồng chéo.
Mơ hình cơ cấu bộ máy tổ chức mới sẽ là: Các phòng Tổ chức - Hành
chính, Tài chính – kế toán, Kinh tế Kế hoạch, các phóng nghiên cứu- là các
phòng chức năng, tham mưu giúp việc cho Ban lãnh đạo viện trong q trình
triển khai tồn bộ các dự ánđược giao. Các Ban Điều hành dự án trực thuộc (1, 2, 3, ...) là các phòng triển khai quản lý thực hiện từng dự thành án phần theo sự
phân công của Ban lãnh đạo Viện NCKH.
- Sát nhập phịng kế tồn và phịng kế hoạch
Lý do thay đổi: Với mơ hình cũ phịng Kế hoạch có chức nắng giúp Viện trưởng tổ chức thực hiện công tác kinh tế, kế hoạch, đấu thầu, hợp đồng, thanh quyết tốn và cơng tác giải phóng mặt bằng; Phịng kế tốn thì giúp Viện trưởng tổ chức thực hiện công tác thẩm tra, thậm định, kiểm tra tổng mức kinh phí, dự tốn và đơn giá, định mức các cơng trình nghiên cứu.
79
Theo mơ hình này, tách sự biệt giữa hai phịng làm cho chun mơn hóa
vào cơng việc cao (dự toán riêng và đấu thầu, hợp đồng, thanh quyết tốn riêng). Tuy nhiên, nó lại làm cho cơng việc tốn nhiều thời gian và nhân lực, mà đặc thù của công tác lập, kiểm soát dự tốn là khi có thiết kế kỹ thuật sơ bộ hoặc thiết kế kỹ thuật được duyệt thì mới làm được phần dự tốn, dođó đội ngũ
kỹ sư kinh tế này lại ngồi chờ đợi; dự tốn xong mới chuyển cho phịng Kế
hoạch thực hiện thương thảo, ký hợp đồng và cũng làm cơ sở để thanh quyết tốn sau này. Cịn phịng Kế hoạch thì chờ đợi phê duyệt quyết tốn mới thực hiện công tác hợp đồng, thanh quyết tốn, .... việc chờ đợi có thiết kế sơ bộ để làm dự tốn, có được dự tốn, chưa nắm bắt kịp thời những thay đổi phát sinh
trong q trình thực hiện, ... làm cho phịng dự tốn, phịng Kế hoạch chưa thật
chủ động trong cơng việc, dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực. Tình trạng trong thời gian thi cơng thì cơng tác thanh tốn nhàn rỗi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao và nhân lực của phòng chưa sử dụng được hết trong quá trình giai đoạn của dự án.
Đểgiảm thiểu thời gian chết dochờ đợi việc của phòng Kếhoạch,phòng
kế tốn và đồng thời việc chun mơn hóa quản lý về kinh tế, việc kiểm soát dự toán, kiểm soát thanh tốn thực hiện được nhanh chóng, nắm bắt tình hình và chính xác hơn. Khi phịng kết hợp cả cơng tác dự tốn, lựa chọn, thương thảo, hợp đồng, thanh quyết tốn, ... thì nhân lực củaphòngKế hoạch sẽ kết hợp thực hiện cả cơng việc dự tốn, dẫn đến tiết kiệm chi phí của dự án.
Phịng Kế tốn - Kếhoạch mới có chứcnăng:
Tham mưu cho lãnh đạo Viện trong công tác quản lý kinh tế, kế hoạch,
dự tốn, đầu tư các dự án và cơng tác thống kê.
Tham mưu việc quản lý vốn của tất cả các dự án (sắp xếp bố trí vốn và
giải ngân). Lập, trình duyệt kế hoạch vốn vàthực hiện công tác quản lý, phân bổ
vốnkế hoạch, tiến độ thực hiện và giải ngân các dự án.
Tham mưu trong việc kiểm tra sốt xét để hồn chỉnh thủ tục thanh quyết tốn các dự án.
trì trình
Chủ lập, duyệt tổng mức đầu tư, điều chỉnh tổng mức đầu tư, trình duyệt dự tốn xây dựng cơng trình, dự tốn các chi phí đầu tư xây dựng, điều chỉnh cácdự tốn trình các và thủ tục liên quan có đến đơn giá các loại vật tư đặc biệt.
trì cơng tác toán, thanh toán
Chủ đấu thầu, quản lý dự hợp đồng, quyết các dự án. Phối hợp với các phòngchức năng của Việnđể hướng dẫn công tác
80
Tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động của Viện, Báo cáo giám sát đầutư
các cơng trình nghiên cứu,… theo quy định.
Chủ trì các nhiệm vụ với Đồn kiểm tra, Kiểm tốn.
3.2.1.2. Cơng tác tuy n d ng nhân l c ể ụ ự
Nhưđã phân tích ở phần chương công tác 2, tuyển dụng tại Viện NCKH
thực hiện theo hình thức xét tuyển khi có nhu cầu bổ sung về nhân lực. Hình