Chương 4 QUẢN TRỊ VẬN CHUYỂN
4.3.3. Hệ thống chứng từ trong vận chuyển hàng hoỏ
Trong hợp đồng mua bỏn (trong nước cũng như quốc tế) bao gồm nhiều điều khoản, trong đú cú điều khoản về vận chuyển. Cỏc điều khoản này trực tiếp hay giỏn tiếp qui định trỏch nhiệm của người bỏn và người mua trong việc thanh toỏn cước phớ đối với đơn vị vận tải và cú trỏch nhiệm tổ chức chuyờn chở hàng hoỏ trờn tuyến đường xỏc định. Bờn nào thanh toỏn trực tiếp cước phớ vận chuyển và tổ chức chuyờn chở hàng hoỏ được gọi là bờn cú “Quyền về vận tải”.
Trong thương mại quốc tế, người nhập khẩu cũng như người xuất khẩu đều mong muốn giành được “Quyền về vận tải” bởi một số thuận lợi như: được tự do lựa chọn phương tiện và tuyến đường cựng với cỏc dịch vụ đi kốm phự hợp với điều kiện của mỡnh; chủ động trong việc tổ chức chuyờn chở và giao nhận; tăng thu và giảm chi phớ ngoại tệ. Tại Việt Nam, do năng lực vận tải quốc tế khụng đỏp ứng được nhu cầu chuyờn chở hàng hoỏ của cỏc cụng ty xuất nhập khẩu trong và ngoài nước nờn thường khụng giành được quyền vận chuyển. Chủ yếu cỏc hợp đồng kinh doanh được kớ theo điều kiện mua hàng theo CIF và bỏn hàng theo FOB, tức là thuờ tàu nước ngoài để vận chuyển hàng hoỏ.
Cũn trong kinh doanh nội địa, việc vận chuyển do bờn nào đảm nhiệm tuỳ thuộc vào nguồn lực thực tế và năng lực quản lớ vận chuyển của cỏc bờn. Căn cứ vào cỏc điều khoản trong hợp đồng mua bỏn, việc chuyờn chở hàng hoỏ sẽ được tổ chức hợp lớ theo tuyến đường và thời gian xỏc định.
Kốm theo quỏ trỡnh vận chuyển đú là cỏc chứng từ, văn bản khỏc nhau nhằm xỏc nhận tớnh phỏp lớ, quyền lợi và trỏch nhiệm của cỏc bờn tham gia (người gửi, người nhận và đơn vị vận tải). Biểu hỡnh 3.6 mụ tả sự dịch chuyển của dũng chứng từ/thanh toỏn
trong kờnh vận chuyển của hệ thống logistics. Đõy là trường hợp mà người gửi (người bỏn) là người giành được “Quyền về vận tải” và trực tiếp tổ chức chuyờn chở hàng hoỏ.
4.3.3.1. Hệ thống chứng từ trong vận chuyển nội địa
Cú 3 chứng từ cơ bản trong vận chuyển hàng hoỏ nội địa là vận đơn, hoỏ đơn vận chuyển, và khiếu nại vận chuyển.
Vận đơn (bill of lading = B/L): là bản hợp đồng hợp phỏp giữa người thuờ vận
chuyển và đơn vị vận tải về việc vận chuyển một khối lượng hàng hoỏ nhất định tới địa điểm cụ thể và khụng cú nguy hiểm, trong đú ghi rừ cỏc điều kiện hợp đồng. Vận đơn cú hiệu lực bắt đầu từ ngày phỏt hành. Nú chứng nhận rằng số lượng hàng hoỏ được liệt kờ trong vận đơn hoàn toàn phự hợp với đơn hàng.
Vận đơn cú cỏc chức năng cơ bản như sau:
- Là biờn lai nhận hàng của đơn vị vận tải, trong đú liệt kờ danh mục hàng hoỏ cựng khối lượng và giỏ trị của chỳng. Đơn vị vận tải cú trỏch nhiệm đối với toàn bộ hàng
hoỏ ghi trong vận đơn và sẽ giao cho người cầm vận đơn hợp phỏp ở địa điểm đến.
- Là chứng từ xỏc nhận quyền sở hữu hàng hoỏ ghi trong vận đơn, cho nờn cú thể dựng để cầm cố, vay mượn, chuyển nhượng, mua bỏn, v.v.
Ngời gửi Thơng tin đơn đặt Ngời nhận
Dịng hàng hố Kênh VC Vận Hố đơn/chi Chuyển ĐV vận tải Dịng chứng từ/ thanh Tuyến đờng Hố đơn Chuyển Dịng thơng
Hỡnh 4.7: Dũng chứng từ/thanh toỏn trong vận chuyển hàng hoỏ
Cú nhiều loại vận đơn, trong đú cú thể kể đến 2 loại phổ biến đú là: vận đơn biờn thẳng và vận đơn yờu cầu.
Vận đơn biờn thẳng (straight B/L): là vận đơn chỉ đớch danh tờn và địa chỉ của
người nhận hàng. Chỉ duy nhất người nào cú tờn trờn vận đơn mới được nhận hàng. Nú là chứng từ khụng thể đàm phỏn, khụng được chuyển nhượng bằng cỏch kớ hậu.
Vận đơn yờu cầu (order B/L): ngược với vận đơn biờn thẳng, với vận đơn yờu
cầu thỡ hàng hoỏ được nhận theo yờu cầu của một người. Chứng từ này cú thể được chuyển nhượng bằng cỏch chuyển yờu cầu tới người khỏc, ngoài người được ghi trờn vận đơn gốc. Với việc thay đổi người đứng tờn cho hàng hoỏ đó cho phộp người thuờ vận chuyển nhận được khoản tiền thanh toỏn cho hàng của họ ngay cả trước khi nú đến được địa điểm đó định, bằng cỏch chuyển nú sang sang ngõn hàng để thanh toỏn. Ngõn hàng này sau đú lại chuyển vận đơn sang ngõn hàng của người nhận hàng. Thủ tục này tương tự như cỏch thức rỳt tiền thụng qua hệ thống ngõn hàng.
Hoỏ đơn vận chuyển (freight bill): là chứng từ do đơn vị vận tải phỏt hành và kớ kết
với người thuờ vận chuyển để thanh toỏn cho dịch vụ chuyờn chở hàng hoỏ. Trong hoỏ đơn vận chuyển ghi rừ cước phớ (thường khụng được liệt kờ trong vận đơn), nơi xuất phỏt, nơi đến của lụ hàng, khối lượng vận chuyển, loại hàng và cỏc phỏp nhõn cú liờn quan.
Cước vận chuyển cú thể được thanh toỏn từ người thuờ vận chuyển hoặc yờu cầu cho bờn nhận hàng. Cỏc điều khoản liờn quan đến thanh toỏn phớ dịch vụ bao gồm cước phớ cơ bản, phụ phớ, phụ thu cựng với cỏc điều kiện trả tiền trước hoặc trả tiền sau. Trong dịch vụ vận chuyển bằng đường sắt, chi phớ phải được trả trước khi hàng gửi đi, cũn vận chuyển đường bộ thỡ cú thể trả sau trong vũng 7 ngày sau khi nhận được biờn lai.
Khiếu nại vận chuyển (freight claim): thụng thường đơn vị vận tải cú thể phải đối
diện với 2 kiểu khiếu kiện là trỏch nhiệm phỏp lớ của người vận chuyển và mức cước phớ: Khiếu nại về việc mất mỏt, hư hỏng hay trễ hẹn: đơn vị vận tải phải cú trỏch nhiệm trong việc vận chuyển hàng hoỏ đỳng hạn mà khụng gõy ra thiệt hại hoặc mất mỏt gỡ. Vận đơn xỏc định một cỏch chi tiết giới hạn trỏch nhiệm của người vận chuyển. Những thiệt hại do trễ hẹn mà khụng đưa ra được lớ do xỏc đỏng sẽ phải được đền bự theo mức độ giỏ trị thiệt hại của hàng hoỏ do sự chậm trễ gõy ra.
Chi phớ quỏ cao: do cú sự nhầm lẫn trong biờn lai thanh toỏn về mức cước vận chuyển (vớ dụ như việc dựng bảng phõn cấp cước khụng đỳng dẫn đến việc tớnh cước sai; nhầm lẫn trong việc tớnh quóng đường vận chuyển; sai sút trong tớnh toỏn) và sự khỏc nhau trong việc vận dụng cỏc nguyờn tắc và trong việc sử dụng biểu cước. Cỏc biờn lai này thường được kiểm tra để cú thể phỏt hiện cỏc nhầm lẫn trước khi thực hiện thanh toỏn, và sau đú sẽ phỏt hành lại một biờn lai khỏc.
4.3.3.2. Hệ thống chứng từ trong vận chuyển quốc tế
Điểm khỏc biệt cơ bản giữa vận chuyển hàng hoỏ quốc tế so với nội địa là số lượng lớn hơn nhiều của tập chứng từ và hoỏ đơn sử dụng trong xuất nhập khẩu hàng hoỏ đi kốm với hoạt động vận chuyển. Điều này phần nào phản ỏnh tớnh phức tạp, đa dạng, và nhiều rủi ro của thương mại quốc tế. Dưới đõy là một số chứng từ và mục đớch của chỳng:
Chứng từ dựng trong hoạt động xuất khẩu:
Vận đơn: hợp đồng vận chuyển hàng hoỏ giữa người thuờ vận chuyển và đơn vị
Hoỏ đơn cảng: được sử dụng để chuyển giao hàng hoỏ giữa trong và ngoài
nước
Hướng dẫn giao hàng: để cung cấp cỏc chỉ dẫn chi tiết cho đơn vị vận tải trong
nước khi thực hiện chuyển hàng ra nước ngoài
Khai bỏo xuất khẩu: được yờu cầu từ phớa bộ thương mại của nước xuất khẩu để
làm nguồn thụng tin thống kờ kim ngạch xuất khẩu
Tớn dụng thư: chứng từ cú giỏ trị bảo đảm việc thanh toỏn cho chủ hàng với khối
lượng hàng của họ.
Chứng nhận của lónh sự quỏn: được sử dụng để quản lớ hàng hoỏ vận chuyển tới
nước đú.
Chứng nhận về nguồn gốc của hàng hoỏ: để đảm bảo chắc chắn với nước nhập
khẩu về xuất xứ của hàng hoỏ đú.
Hoỏ đơn thương mại: hoỏ đơn giữa người bỏn và người mua.
Chứng từ bảo hiểm: bảo đảm với người nhận rằng hàng hoỏ sẽ được bảo hiểm
trong suốt quỏ trỡnh vận chuyển.
Thư chuyển giao: bản danh sỏch cỏc chi tiết của hàng hoỏ và cỏc chứng từ đi
kốm
Chứng từ dựng trong hoạt động nhập khẩu:
Thụng bỏo đến: thụng bỏo thời gian đến theo dự tớnh của chuyến hàng cựng một
số chi tiết về chuyến hàng
Giấy khai bỏo hải quan: tài liệu mụ tả hàng hoỏ, nguồn gốc của nú, mức thuế hỗ
trợ xỳc tiến cấp giấy phộp hải quan cho hàng khụng phải nộp thuế ngay,…
Chứng nhận của đơn vị vận tải và yờu cầu giải phúng hàng: dựng để chứngnhận
với hải quan về chủ hàng hay người nhận hàng.
Giấy yờu cầu giao nhận: được đưa ra từ phớa người nhận hàng với đơn vị vận
chuyển đường biển, yờu cầu giao lại hàng cho người vận chuyển trong bờ.
Chứng nhận giải phúng hàng: bằng chứng cho biết cước vận chuyển đó được
thanh toỏn
Cỏc bộ chứng từ như vậy được dựng để hỗ trợ cho cỏc bờn gửi và nhận hàng. Những doanh nghiệp vừa và nhỏ, ớt kinh nghiệm trong kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoỏ, thường phải sử dụng dịch vụ của cỏc cụng ty mụi giới và đại lớ vận tải để hoàn tất cỏc thủ tục khỏ phức tạp và rắc rối này.
-------------------------------------------------------------------
Túm tắt chương 4
Chương 4 phõn tớch vai trũ và đặc điểm của cỏc loại hỡnh và phương thức vận chuyển hàng hoỏ khỏc nhau, cựng với cỏc quyết định cơ bản của quản trị vận chuyển hàng hoỏ trong hệ thống logistics của doanh nghiệp.
Với sự phỏt triển đa dạng, phong phỳ của cỏc phương thức vận chuyển, việc phõn loại vận chuyển hàng hoỏ cú thể chia ra theo nhiều đặc điểm khỏc nhau. Theo đặc trưng con đường/ phương tiện vận tải thỡ cú cỏc loại hỡnh vận chuyển đường sắt, đường thuỷ, đường bộ, đường hàng khụng, và đường ống. Theo đặc trưng sở hữu và mức độ điều tiết của Nhà nước thỡ cú thể phõn loại thành cỏc loại hỡnh vận chuyển như vận chuyển riờng, vận chuyển hợp đồng và vận chuyển cụng cộng. Cũn theo khả năng phối hợp cỏc loại phương tiện vận tải thỡ cú vận chuyển đơn phương thức và đa phương thức. Tuỳ vào cỏc yếu tố về dịch vụ, chi phớ, khoảng cỏch, khối lượng vận chuyển và yờu cầu của khỏch hàng mà doanh nghiệp lựa chọn phương thức vận chuyển phự hợp.
Bờn cạnh đú, quản trị vận chuyển khụng chỉ giới hạn ở quyết định đơn giản về phương thức vận chuyển, mà cũn phải lựa chọn được đơn vị vận tải thớch hợp, đỏp ứng được đầy đủ những yờu cầu về chất lượng dịch vụ trong mối tương quan với chi phớ; cũn cần cú sự cõn nhắc ở mức độ phức tạp hơn về thiết kế mạng lưới và tuyến đường vận chuyển; về sự phối hợp vận chuyển tuỳ thuộc theo mật độ khỏch hàng và khoảng cỏch; qui mụ thị trường và dự trữ hàng hoỏ.
Cựng với quỏ trỡnh vận chuyển và lưu thụng hàng hoỏ hiệu quả, cỏc doanh nghiệp sản xuất-kinh doanh cú thờm nhiều cơ hội mở rộng thị trường và tăng sức cạnh tranh về giỏ đồng thời nõng cao dịch vụ khỏch hàng.