Chương 5 QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS HỖ TRỢ
5.1.3. Quỏ trỡnh nghiệp vụ mua
Là tập hợp cỏc cụng tỏc liờn hệ kế tiếp nhau cú tớnh chu kỳ nhằm thực hiện từng thương vụ mua
Ngoài việc lựa chọn nguồn cung ứng, cỏc chớnh sỏch mua thỡ thiết kế và triển khai quỏ trỡnh nghiệp vụ mua ảnh hưởng lớn đến kết quả mua. Tựy thuộc vào cỏc quyết định của dự trữ, đặc điểm của nguồn cung ứng, sản phẩm mua, yờu cầu của quỏ trỡnh cung ứng hàng húa cho khỏch hàng mà quỏ trỡnh nghiệp vụ mua khỏc nhau, nhưng về cơ bản diễn ra theo một quỏ trỡnh thể hiện trờn hỡnh
Quyết định mua
99
Xỏc định
Hỡnh 5.2: Quỏ trỡnh nghiệp vụ mua
5.1.3.1. Quyết định mua
Giai đoạn đầu tiờn của quỏ trỡnh nghiệp vụ mua là quyết định mua, cú nghĩa khi nào thỡ mua, mua cỏi gỡ và bao nhiờu, và cỏch thức mua.
Mua được tiến hành khi cú quyết định đặt hàng bổ sung dự trữ tựy thuộc vào mụ hỡnh kiểm tra dự trữ ỏp dụng, khi đũi hỏi đỏp ứng lụ hàng cung ứng trực tiếp cho khỏch hàng, khi phải khai thỏc những cơ hội trờn thị trường (mua mặt hàng mới, mua để tận dụng sự biến động của giỏ cả trờn thị trường,…)
Tựy thuộc vào sự biến động giỏ mua trờn thị trường mà đưa ra quyết định thời điểm mua:
- Mua tức thời: Mua để đỏp ứng nhu cầu tiờu thụ trong thời gian hiện tại (vật tư, nguyờn liệu cho sản xuất, hàng húa để cung ứng cho khỏch hàng…) trong trường hợp giỏ mua trờn thị trường ổn định hoặc cú xu hướng giảm;
- Mua trước: Mua để đỏp ứng nhu cầu tiờu thụ trong cả thời gian dài trong trường hợp giỏ mua trờn thị trường tăng nhanh; mua trước sẽ cú lợi giỏ thấp, nhưng khụng cú lợi vỡ làm tăng dự trữ. Vỡ vậy để quyết định cú nờn mua trước hay khụng và mua trước bao lõu, cần so sỏnh tổng chi phớ bao gồm giỏ trị mua và chi phớ dự trữ giữa cỏc phương ỏn.
Cần phải hiểu rằng, mua trước khỏc về bản chất với mua đầu cơ.
Trong giai đoạn quyết định mua, đồng thời phải xỏc định đặc điểm của lụ hàng mua: loại sản phẩm cần mua, số lượng, chất lượng, thời gian nhập hàng, giỏ cả,…nhằm tiến hành đặt hàng hoặc thương lượng với cỏc nhà cung ứng.
Cần xỏc định phương thức mua: Mua lại khụng điều chỉnh, mua lại cú điều chỉnh, hoặc mua mới
Mua lại khụng điều chỉnh được tiến hành đối với nhà cung ứng đó cú quan hệ mua theo mối liờn kết chặt chẽ. Là phương thức mua khụng cú những vấn đề gỡ lớn cần phải
điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng. Phương thức này thường được thực hiện dưới
cỏc hỡnh thức đặt hàng đơn giản từ phớa người mua. Những nguồn hàng đang cung ứng (gọi là người cung ứng trong - insuppliers) thường nỗ lực nõng cao chất lượng cung ứng để duy trỡ mối quan hệ này. Phương thức mua này thường ỏp dụng trong hệ thống kờnh tiếp thị dọc.
Mua lại cú điều chỉnh là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh
...trong trường hợp tỡnh thế mụi trường thay đối và những quyết định mua bỏn của cỏc bờn khụng phự hợp. Nếu khụng đi đến thống nhất, cú thể phải chuyển nguồn cung ứng (người cung ứng ngoài - out-suppliers).
Mua mới là phương thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ với nguồn cung ứng để
mua trong trường hợp doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng
mới, thay đổi cụng nghệ chế tạo sản phẩm, hoặc khụng triển khai được phương thức mua cú điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn. Lỳc này phải xỏc định lại nguồn hàng, và cần thiết phải nghiờn cứu và phõn tớch lựa chọn nguồn hàng.
5.1.3.2. Xỏc định nhà cung ứng
Mỗi thương vụ cú thể phải xỏc định nhà cung ứng tựy thuộc vào nhiều yếu tố. Những căn cứ để xỏc định nhà cung ứng:
- Căn cứ vào phương thức mua: Trường hợp mua lại khụng điều chỉnh hoặc mua lại cú điều chỉnh nhưng 2 bờn đi đến thống nhất những vấn đề trong mua thỡ khụng cần xỏc định nhà cung ứng. Trường hợp mua mới hoặc mua lại cú điều chỉnh nhưng khụng đạt được thỏa thuận giữa cỏc bờn thỡ cần phải xỏc định lại nhà cung ứng.
- Căn cứ vào danh sỏch xếp loại nhà cung ứng: theo danh sỏch xếp loại ưu tiờn đó nghiờn cứu để chọn nhà cung ứng “thay thế” nhà cung ứng hiện tại.
- Căn cứ kết quả đỏnh giỏ nhà cung ứng sau những lần mua trước: Sau mỗi thương vụ đều cú đỏnh giỏ cỏc nhà cung ứng. Những nhà cung ứng khụng đạt được những yờu cầu của doanh nghiệp thỡ cần phải thay thế, và do đú phải xỏc định lại nhà cung ứng.
- Căn cứ vào sự xuất hiện nhà cung ứng mới hấp dẫn: Trường hợp này cần phải tiến hành nghiờn cứu, đỏnh giỏ nhà cung ứng mới một cỏch cẩn thận.
5.1.3.3. Đặt hàng, ký hợp đồng mua
Đặt hàng, ký hợp đồng mua nhằm tạo nờn hỡnh thức phỏp lý của quan hệ mua bỏn. Cú thể cú 2 cỏch tiến hành:
Cỏch 1:
Người mua lập đơn hàng
Giao dịch bằng cỏc phương tiện thụng tin
Nhà cung ứng chấp nhận đơn hàng/ký hợp đồng Cỏch này thường ỏp dụng đối với phương thức mua lại khụng điều chỉnh hoặc mua lại cú điều chỉnh trong trường hợp nhà cung ứng chấp nhận những thay đổi của bờn mua. Cỏch này đơn giản theo đú, người mua chỉ việc lập đơn hàng rồi sử dụng cỏc phương tiện chuyển phỏt đơn hàng cho bờn mua (fax, email,…)
Cỏch 2:
Người mua lập đơn hàng hoặc dự thảo hợp đồng
Hai bờn trực tiếp gặp nhau và đàm phỏn
Hai bờn ký thống nhất đơn đặt hàng hoặc ký hợp đồng
Cỏch này thường ỏp dụng với phương thức mua mới với nguồn hàng mới, phương thức mua lại cú điều chỉnh trong trường hợp nhà cung ứng và bờn mua cần gặp nhau để thương lượng, hoặc trong trường hợp thay thế nhà cung ứng hiện tại.
Để đàm phỏn đạt kết quả, cần tuõn thủ qui trỡnh hợp lý sau:
o Giai đoạn chuẩn bị
o Giai đoạn tiếp xỳc o
Giai đoạn đàm phỏn
o Giai đoạn kết thỳc đàm phỏn – ký kết hợp đồng cung ứng o
Giai đoạn rỳt kinh nghiệm
o Tờn và địa chỉ của cụng ty đặt hàng
o Số, ký mó hiệu của đơn đặt hàng o
Thời gian lập Đơn đặt hàng
o Tờn và địa chỉ của nhà cung cấp
o Tờn, chất lượng, qui cỏch loại vật tư cần mua
o Số lượng vật tư cần mua o Giỏ cả
o Thời gian, địa điểm giao hàng o Thanh toỏn…
o Ký tờn
Mối điều khoản trong đơn hàng và hợp đồng phải tớnh toỏn cẩn thận theo cỏch tiếp cận phương ỏn kinh doanh.
5.1.3.4. Nhập hàng
Là quỏ trỡnh thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bỏn và đưa hàng hoỏ vào cỏc cơ sở Logistics (kho, cửa hàng bỏn lẻ). Nội dung nhập hàng bao gồm giao nhận hàng hoỏ và vận chuyển.
Giao nhận hàng hoỏ là quỏ trỡnh chuyển giao quyền sở hữu hàng hoỏ giữa nguồn hàng và doanh nghiệp. Quỏ trỡnh giao nhận cú thể tại kho của nhà cung ứng hoặc tại cơ sở
logistics của bờn mua. Trong trường hợp giao nhận tại kho của nhà cung ứng, bờn mua phải chịu trỏch nhiệm vận chuyển hàng hoỏ. Nội dung giao nhận hàng hoỏ bao gồm tiếp nhận số lượng và chất lượng hàng hoỏ, làm chứng từ nhập hàng.
Nhà cung ứng thường chịu trỏch nhiệm vận chuyển hàng hoỏ, bởi nú cú thể tiết kiệm được chi phớ cho cả người mua và bỏn. Nhưng trong những trường hợp nhất định, bờn mua phải tự mỡnh vận chuyển hàng hoỏ (do đặc điểm hàng hoỏ phải cú phương tiện vận tải chuyờn dụng, hoặc nhà cung ứng khụng cú khả năng tổ chức vận chuyển hàng hoỏ ). Trong trường hợp này, bờn mua phải cú phương ỏn vận chuyển hợp lý đảm bảo chi phớ thấp nhất.
Về mặt tỏc nghiệp quan hệ kinh tế, sau khi giao nhận là kết thỳc một lần mua hàng. Nhưng theo gúc độ quản trị, sau khi giao nhận hàng hoỏ, cần phải tiến hành đỏnh giỏ quỏ trỡnh nghiệp vụ mua nhằm cung cấp thụng tin để điều chỉnh chu kỳ mua sau đạt kết quả tốt hơn.
5.1.3.5. Đỏnh giỏ sau mua
Là việc đo lường kết quả sau mua theo cỏc tiờu chuẩn, xỏc định nguyờn nhõn của thương vụ khụng đỏp ứng yờu cầu.
Cỏc tiờu chuẩn đỏnh giỏ sau mua:
- Tiờu chuẩn lụ hàng: Mức độ đỏp ứng yờu cầu mua về số lượng, cơ cấu, chất lượng. - Tiờu chuẩn hoạt động: Gồm thời gian thực hiện đơn hàng hoặc hợp đồng, tớnh chớnh xỏc của thời gian và địa điểm giao nhận
- Tiờu chuẩn chi phớ: Mức độ tiết kiệm chi phớ trong quỏ trỡnh mua.
So sỏnh kết quả thực hiện với cỏc tiờu chuẩn. Nếu thực hiện chưa tốt cỏc tiờu chuẩn đặt ra, cần xỏc định nguyờn nhõn để cú hành động thớch hợp. Nguyờn nhõn cú thể do bờn bỏn hoặc mua.