Chương 5 QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS HỖ TRỢ
5.4.3. Dũng thụng tin logistics trong doanh nghiệp
Hệ thống thụng tin logistics bao gồm 2 dũng chớnh, đú là sự kết hợp chặt chẽ của cỏc hoạt động kế hoạch - phối hợp và cỏc hoạt động tỏc nghiệp. Những hoạt động chớnh của hai dũng được thể hiện trong hỡnh 5.7. Dũng phối hợp bao gồm những thụng tin liờn quan tới việc lập kế hoạch và xuyờn suốt quỏ trỡnh hoạt động của cụng ty.
Kế hoạch chiến lược Kế hoạch nguồn lực Kế hoạch Logistics Kế hoạch Sản xuất Kế hoạch mua Quản trị dự trữ Quản lý đơn hàng Đỏp ứng Đơn hàng Hoạt động phõn phối Vận chuyển Mua hàng Hỡnh 5.6: Liờn kết của LIS ở hai mức độ hoạch định và tỏc nghiệp.
Dũng tỏc nghiệp liờn quan tới những nghiệp vụ cơ bản liờn quan đến thực hiện cỏc đơn hàng nhận được như ấn định dự trữ, vận chuyển, cỏc đơn hàng bổ sung và những đơn
hàng của khỏch hàng. Đơn hàng bổ sung là việc cung cấp hàng cho những trung tõm phõn phối từ nơi sản xuất; cũn đơn hàng của khỏch hàng liờn quan tới việc cung cấp hàng từ cỏc trung tõm phõn phối tới địa điểm của khỏch hàng. Vai trũ của bộ phận quản trị dự trữ là để đảm bảo rằng cỏc hoạt động của dũng tỏc nghiệp được chỉ đạo trong sự thống nhất phự hợp với cỏc hoạt động của dũng phối hợp. Điều này đũi hỏi sự đồng bộ hoỏ của cả sản phẩm và dũng thụng tin 2 chiều trong chu trỡnh đơn hàng hoàn chỉnh.
5.4.3.1. Dũng thụng tin hoạch định-phối hợp 5.4.3.1.1. Kế hoạch chiến lược:
Kế hoạch chiến lược là kim chỉ nam, là thụng tin định hướng cho cỏc nhà doanh nghiệp xõy dựng kế hoạch & tổ chức thực thi ở cỏc bộ phận chức năng. Kế hoạch chiến
lược tập trung vào hai mục tiờu marketing và tài chớnh.
- Mục tiờu marketing: Cỏc chớnh sỏch, mục tiờu marketing và chớnh sỏch dịch vụ
khỏch hàng quyết định cỏc hoạt động của logistics: Tiờu chuẩn đảm bảo hàng hoỏ (mức độ thiếu hàng, tỷ lệ thoả món, tổng hợp lụ hàng); Tiờu chuẩn vận hành nghiệp vụ (tốc độ, độ ổn định, linh hoạt, xử lý bất trắc); Tiờu chuẩn tin cậy.v.v.
- Mục
hồi vốn đầu tư dịch vụ & tổng
tiờu tài chớnh: Thể hiện ở cỏc chỉ số về doanh thu, chi phớ, khả năng thu
& lợi nhuận. Mục tiờu tài chớnh cú ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chi phớ logistics.
Như vậy, cả 2 mục tiờu chiến lược sẽ cung cấp thụng tin về thị trường (khỏch hàng), mặt hàng kinh doanh, dịch vụ và trỡnh độ hoạt động logistics mà cỏc nhà quản trị logistics (kinh doanh) phải đảm bảo trong phạm vi kế hoạch hoỏ.
5.4.3.1.2. Kế hoạch nguồn lực:
Đõy là bước khởi đầu xỏc định khả năng cỏc nguồn lực đỏp ứng logistics. Kế hoạch nguồn lực cần được xỏc định cỏc yếu tố bao gồm nguồn hàng, kho hàng, vốn dự trữ, phương tiện vận chuyển & nhõn sự. Kế hoạch này giỳp quản trị cỏc nguồn lực cú hiệu quả để đỏp ứng nhu cầu thị trường. Với mỗi mặt hàng kinh doanh, kế hoạch nguồn lực phải xỏc định được vị trớ (ở đõu?) thời gian (khi nào?) và số lượng (bao nhiờu?) để thu mua, dự trữ và vận chuyển.
5.4.3.1.3. Kế hoạch logistics:
Kế hoạch này phối hợp cơ sở vật chất, thiết bị, lao động, và nguồn dự trữ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ logistics. Kế hoạch logistics bị ràng buộc bởi kế hoạch nguồn lực, thụng tin dự bỏo về nhu cầu thị trường. Kế hoạch này bao gồm việc xỏc định rừ mục tiờu & quỏ trỡnh tỏc nghiệp cho cỏc hoạt động cơ bản (dự trữ, vận chuyển) & hoạt động bổ trợ (kho, bao bỡ, LIS).
5.4.3.1.4. Quản trị dự trữ:
Đõy là giao điểm giữa dũng hoạch định - phối hợp và dũng nghiệp vụ, chỉ rừ thời điểm và vị trớ tạo nờn dự trữ. Từ điều kiện thụng tin, hỡnh thành dự trữ chỉ rừ cỏi gỡ, ở đõu và khi nào của quỏ trỡnh logistics tổng thể.
5.4.3.2. Dũng thụng tin nghiệp vụ
5.4.3.2.1. Quản lý đơn đặt hàng và thực hiện đơn hàng:
Hoạt động này liờn quan đến việc chuyển thụng tin về nhu cầu giữa cỏc thành viờn tham gia phõn phối hàng hoỏ. Hoạt động chủ yếu của quản trị đơn đặt hàng là tiếp nhận chớnh xỏc và đỏp ứng yờu cầu đơn đặt hàng của khỏch hàng. Cụng cụ chuyển tin: điện thoại, fax, Internet,...Xử lý đơn hàng là cỏc cụng việc để chuẩn bị thực hiện đơn đặt hàng của khỏch. Thời gian đỏp ứng đơn hàng chịu ảnh hưởng nhiều của năng lực xử lớ thụng tin của LIS. Trờn cơ sở những thụng tin về tỡnh nhu cầu và dự bỏo bỏn, quyết định về trỡnh độ dịch vụ khỏch hàng, doanh nghiệp đưa ra những quyết định về dự trữ, bao gồm quyết định về hệ thống dự trữ, mụ hỡnh kiểm tra dự trữ, lụ hàng nhập, và dự trữ bảo hiểm.
5.4.3.2.2. Hoạt động phõn phối:
Quỏ trỡnh này tạo điều kiện để tiến hành cung cấp hàng hoỏ và dịch vụ cho khỏch hàng. Quỏ trỡnh này đũi hỏi cung cấp thụng tin để tạo thuận lợi và phối hợp cỏc hoạt động ở kho để cung ứng hàng hoỏ thoả món đơn hàng. Vấn để là phải thoả món yờu cầu của khỏch hàng trong điều kiện dự trữ ở kho phải thấp.
5.4.3.2.3. Nghiệp vụ vận chuyển & giao hàng:
Khả năng tớch hợp hệ thống thụng tin trong cụng tỏc vận chuyển & giao hàng đem lại tiện ớch đỏng kể & nõng cao khả năng kiểm soỏt hành trỡnh lụ hàng cho cả doanh nghiệp & khỏch hàng.
5.4.3.2.4. Nghiệp vụ mua và nhập hàng:
Trờn cơ sở những thụng tin về kế hoạch mua, về nhu cầu của khỏch hàng và tỡnh hỡnh dự trữ hàng hoỏ, doanh nghiệp đưa ra những quyết định mua và nhập hàng vào cơ sở logistics (kho hoặc cơ sở sản xuất).
Cựng với sự phỏt triển của cụng nghệ thụng tin, mỏy vi tớnh ngày càng cú nhiều tiện ớch, Internet ngày càng lan rộng và bao phủ khắp toàn cầu, cỏc phần mềm chuyờn dụng ngày càng nhiều thờm… Cỏc cụng ty logistics tập trung đầu tư xõy dựng hệ thống thụng tin hiện đại, hiệu quả, hỗ trợ đắc lực hoạt động của họ. Hỡnh 5.8 cho thấy sự kết nối thụng tin Internet giữa cỏc thành viờn tham gia vào hoạt động logistics của doanh nghiệp.
Nhà cung cấp dv Nhà logistics sản xuất Khỏch hàng Trung tõm Sản xuất phõn phối Tài Dịch vụ chớnh khỏch hàng Thương mại điờn tử Nhà Nhà cung Đối tỏc cung cấp cấp dịch
N/Liệu vụ VC
Hỡnh 5.7: Mạng thụng tin internet liờn kết cỏc thành viờn trong chuỗi cung ứng
----------------------------------------------------------------
Túm tắt chương 5
Chương này tập trung giải quyết nội dung của cỏc hoạt động logistics hỗ trợ bao gồm hoạt động mua, hoạt động kho, quỏ trỡnh chu chuyển bao bỡ và hệ thống thụng tin logistics .
Hoạt động mua là hoạt động quan trọng do giỏ trị sản phẩm mua chiếm từ 40% đến 60% doanh thu, rất nhiều quyết định trong mua ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và cung ứng trong kờnh phõn phối. Chương này đề cập chủ yếu tới nội dung hoạch định nguồn hàng, cỏc quyết định mua cơ bản và cỏch thức để ra những quyết định trờn.
Tiếp theo là hoạt động kho hàng, kho hàng húa trong hệ thống logistics cú mục đớch đỏp ứng yờu cầu của dự trữ và kinh doanh. Kho bao gồm cỏc khụng gian thớch hợp cho việc chứa đựng, bảo quản hàng húa và tạo lập cỏc lụ hàng cung ứng. Do cỏc yờu cầu này tại cỏc vị trớ khỏc nhau trong kờnh cung ứng là khỏc nhau nờn cú rất nhiều loại hỡnh kho được bố trớ và sử dụng thich hợp. Mỗi loại hỡnh kho cú những lợi ớch và tỏc nghiệp cụ thể, nhưng về cơ bản quỏ trỡnh nghiệp vụ nhà kho đều gồm 3 khõu là Nhập hàng –Tỏc nghiệp kho – Phỏt hàng. Trong phần này, cỏc quyết định cơ bản nhất của một doanh nghiệp về hoạt động kho hàng cũng được mụ tả theo một trỡnh tự logic và thống nhất.
Hoạt động bao bỡ là một phần khụng thể thiếu trong cỏc kờnh phõn phối hoàn chỉnh, đặc biệt là kờnh phõn phối hàng tiờu dựng. Với vai trũ hỗ trợ đắc lực cho quỏ trỡnh vận động của hàng húa, bao bỡ được xem như là một thiết bị chứa đựng, chuyờn chở và bảo quản hữu ớch. Trong cỏc kờnh phõn phối hiện đại, để phỏt huy tối đa lợi ớch của bao bỡ và đạt được mục tiờu chi phớ, tiờu chuẩn húa và thống nhất húa là giải phỏp tất yếu dẫn tới sự ra đời của hai loại thiết bị bao bỡ vận chuyển đặc biệt là mõm tải và hũm tải. Cuộc cỏch mạng về contenner và pallet đó gúp phần khụng nhỏ vào sự phỏt triển của ngành logistics thờ giới. Để tối ưu húa cỏc chi phớ và sử dụng hiệu quả cỏc loại bao bỡ, việc thực hiện cỏc tỏc nghiệp bao bỡ theo một quy trỡnh cần được chỳ ý phối hợp với sự vận động của hàng húa. Khi quản lý cỏc luồng vận động của hàng húa, bao bỡ trong kờnh phõn phối từ cỏc nguồn cung cấp đến cỏc vị trớ tiờu dựng như một dũng lưu chuyển thuận, cỏc nhà logistics nhận thấy xuất hiện ở một số vị trớ trong kờnh dũng vận động ngược chiều của cỏc sản phẩm sai hỏng, khuyết tật, ứ thừa, một số loại bao bỡ chu chuyển nhiều lần hoặc bao bỡ tỏi chế…Nếu khụng quản lý tốt cỏc dũng vận động này cú thể gõy ỏch tắc và làm giảm hiệu quả vận động cuả dũng logistics thuận trong kờnh.
Nỗ lực quản trị thụng tin logistics được trỡnh bày cuối cựng như là sự kết nối mọi hoạt động quản trị logistics trong một tổ chức. Phần này tập trung giới thiệu về khỏi niệm, mụ hỡnh cấu trỳc và chức năng của hệ thống thụng tin logistics. Khỏi quỏ húa sơ đồ dũng thụng tin của LIS trong một doanh nghiệp và trỡnh bày một số ứng dụng cụng nghệ thụng tin mỏy tớnh vào quản lý cỏc hoạt động logistics.
CHƯƠNG 6 . Tễ CHỨC VÀ KIỂM SOÁT LOGISTIC