Chương 5 QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS HỖ TRỢ
5.2.3. Cỏc quyết định cơ bản của quản trị kho và quỏ trỡnh nghiệp vụ kho
5.2.3.1. Cỏc quyết định quản trị kho:
Quản trị kho bao gồm một số quyết định quan trọng thể hiện trong Hỡnh 5.3 107
5.2.3.1.1. Quyết định về mức độ sở hữu
Là quyết định của doanh nghiệp tự đầu tự xõy và khai thỏc kho riờng hay thuờ khụng gian chứa hàng trong một khoảng thời gian nhất định? Căn cứ để đưa ra quyết định lớn này gồm cú:
- Cõn đối giữa năng lực tài chớnh và chi phớ kho: kho riờng cần phải cú đầu tư ban
đầu lớn về đất đai, thiết kế/xõy dựng và trang thiết bị (bất động sản), bởi vậy doanh nghiệp cú qui mụ lớn, nhu cầu thị trường ổn định, lưu chuyển hàng hoỏ qua kho cao thỡ thường mới tớnh đến việc đầu tư cho kho riờng.
- Cõn đối giữa tớnh linh hoạt và khả năng kiểm soỏt: ưu điểm nổi trội của kho cụng
cộng là tớnh linh hoạt về vị trớ/qui mụ với nhiều loại hỡnh dịch vụ khỏc nhau tuy nhiờn khi nhu cầu thời vụ tăng đột biến thỡ kho cụng cộng cú thể khụng đỏp ứng được nhu cầu thuờ chứa hàng của doanh nghiệp.
Kho riờng Sở hữu Kho cụng cộng Số lượng kho? Tập trung Phõn tỏn Qui mụ kho? Vị trớ kho? Bố trớ khụng gian nhà kho Sản phẩm gỡ? Ở đõu?
Hỡnh 5.3. Cỏc quyết định cơ bản trong quản trị kho
5.2.3.1.2. Quyết định về mức độ tập trung
Doanh nghiệp cần quyết định sẽ sử dụng bao nhiờu kho? Ít kho với qui mụ lớn hay nhiều kho với qui mụ nhỏ? Địa điểm kho ở khu vực nào: gần thị trường/gần nguồn hàng? v.v. Đú là cỏc quyết định liờn quan chặt chẽ với nhau và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khỏc nhau:
Quỏ trỡnh phỏt triển thị trường của doanh nghiệp: tăng số điểm nhu cầu, tăng qui mụ và cơ cấu nhu cầu
Tăng trưởng qui mụ và cơ cấu nhu cầu trờn thị trường mục tiờu
Nhu cầu về dịch vụ logistics của KH: mặt hàng, thời gian, địa điểm,.... Nguồn hàng
Số lượng và qui mụ và cơ cấu nguồn hàng cung ứng cho thị trường Vị trớ phõn bố nguồn hàng cả về địa điểm và khoảng cỏch
Điều kiện giao thụng vận tải
Mạng lưới cỏc con đường giao thụng
Hạ tầng cơ sở kĩ thuật của cỏc điểm dừng đỗ: bến cảng, sõn bay, ga tàu Sự phỏt triển cỏc loại phương tiện vận tải
Cước phớ vận chuyển: Phải xem xột xu hướng chuyển dịch chi phớ vận tải khi xỏc định địa điểm phõn bố giữa nguồn và thị trường. Nếu xu hướng giảm thỡ nờn đặt vị trớ phõn bố ở ngay khu vực nhu cầu thị trường.
5.2.3.1.3. Bố trớ khụng gian trong kho
Cho dự là kho riờng hay kho đi thuờ, việc bố trớ khụng gian và thiết kế mặt bằng kho ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả và hiệu suất của quỏ trỡnh tỏc nghiệp trong kho. Thiết kế và qui hoạch mặt bằng kho cần căn cứ vào những yếu tố sau:
- Nhu cầu về hàng hoỏ lưu trữ và trung chuyển qua kho (hiện tại và tương lai) - Khối lượng/thể tớch hàng hoỏ và thời gian lưu hàng trong kho
- Bố trớ đủ diện tớch cỏc khu vực dành cho cỏc tỏc nghiệp như nhận hàng, giao hàng, tập hợp đơn hàng, dự trữ dài ngày/ngắn ngày, văn phũng, chỗ cho bao bỡ và đường đi cho phương tiện/thiết bị kho
Kho hàng hoỏ phải được thiết kế sao cho đảm bảo đỏp ứng nhanh quỏ trỡnh mua bỏn hàng hoỏ qua kho, phải hợp lớ hoỏ việc phõn bố dự trữ trong kho và đảm bảo chất lượng hàng hoỏ.Vỡ vậy, cần lưu ý đến những nguyờn tắc thiết kế và qui hoạch mặt bằng kho hàng hoỏ như sau: (1) Sử dụng hiệu quả mặt bằng kho; (2) Sử dụng tối đa độ cao của kho; (3) Sử dụng hiệu quả thiết bị bốc dỡ, chất xếp; (4) Di chuyển hàng hoỏ theo đường thẳng nhằm tối thiểu hoỏ khoảng cỏch vận đụng của sản phẩm dự trữ.
5.2.3.2. Nghiệp vụ kho
Nghiệp vụ kho là hệ thống cỏc mặt cụng tỏc được thực hiện đối với hàng hoỏ trong quỏ trỡnh vận động qua kho nhằm đỏp ứng cho quỏ trỡnh trao đổi hàng hoỏ qua kho với chi phớ thấp nhất.
Tuỳ thuộc vào sản phẩm, vật tư, hàng húa bảo quản và loại hỡnh kho mà quỏ trỡnh nghiệp vụ kho khỏc nhau. Tuy nhiờn bất kỳ quỏ trỡnh nghiệp vụ kho nào cũng phải trải qua 3 cụng đoạn: Nhập hàng; tỏc nghiệp kho; và giao hàng.
5.2.3.2.1. Nghiệp vụ tiếp nhận hàng.
Tiếp nhận là cụng đoạn trung gian giữa quỏ trỡnh nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ vận chuyển, và nghiệp vụ kho. Do đú, tiếp nhận thể hiện mối quan hệ kinh tế - phỏp lý giữa cỏc đơn vị kinh tế: nguồn hàng, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, và doanh nghiệp thương mại. Chớnh vỡ vậy, tiếp nhận phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
- Xỏc định trỏch nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng:
Đõy là xỏc định rừ trỏch nhiệm vật chất trong việc thực hiờn cỏc cam kết kinh tế - phỏp lý giữa người bỏn (nguồn hàng) và người mua (doanh nghiệp), và đơn vị vận chuyển hàng hoỏ đó được ký kết trong hợp đồng mua-bỏn và hợp đồng vận chuyển hàng hoỏ.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhập hàng của doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng mua bỏn và vận chuyển giữa cỏc bờn: Thụng qua tiếp nhận hàng, cú thể tập
hợp được thụng tin về mua hàng và vận chuyển hàng, do đú phải tiến hành hạch toỏn nghiệp vụ nhập hàng ở kho chi tiết và cụ thể.
- Đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chúng và chớnh xỏc: Yờu cầu này nhằm tiết
kiệm thời gian hàng hoỏ dừng lại ở cụng đoạn tiếp nhận, do đú giải phúng nhanh phương tiện vận tải, nhanh chúng đưa hàng hoỏ vào nơi bảo quản. Tớnh kịp thời và nhanh chúng khụng được làm ảnh hưởng đến tớnh chớnh xỏc trong việc kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoỏ.
ĐẦU VÀO
NHẬP HÀNG
•Tiếp nhận xe theo lịch
•Dỡ hàng
•Kiểm tra số lượng/chất lượng
•So sỏnh với chứng từ
QUÁ TRèNH TÁC NGHIỆP TRONG KHO
Chất xếp hàng •Tỡm sản phẩm •Tỡm vị trớ cất giữ •Di chuyển sản phẩm •Cập nhật thụng tin Chuẩn bị vận chuyển •Đúng gúi •Dỏn nhón •Xếp theo thứ tự Bảo quản •Thiết bị •Nhiệt độ/độ ẩm •Vệ sinh/ phũng chỏy •Quản lớ hao hụt Tập hợp đơn hàng •Thụng tin •Nhặt hàng •Ghộp hàng theo đơn PHÁT HÀNG •Xếp lịch chạy xe •Chất hàng lờn xe •Vận đơn •Cập nhật thụng tin ĐẦU RA
Hỡnh 5.3: Quỏ trỡnh nghiệp vụ kho
5.2.3.2.2. Quỏ trỡnh tỏc nghiệp trong kho
Đõy là cụng đoạn cơ bản và phức tạp nhất, quyết định chất lượng cụng tỏc kho, thực hiện tốt chức năng của kho hàng hoỏ; yờu cầu với quỏ trỡnh nghiệp vụ kho :
- Phải giữ gỡn tốt số lượng và chất lượng hàng hoỏ bảo quản ở kho, phấn đấu giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hoỏ ở kho;
- Tận dụng diện tớch và dung tớch kho, nõng cao năng suất cỏc loại thiết bị và lao động kho;
Quỏ trỡnh tỏc nghiệp kho bao gồm 4 nội dung: Phõn bố và chất xếp hàng hoỏ ở kho; Chăm súc và giữ gỡn hàng hoỏ; Tập hợp đơn hàng và chuẩn bị giao hàng
Chất xếp hàng vào vị trớ
Phõn bố và chất xếp hàng hoỏ hợp lý ở kho sẽ đảm bảo thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoỏ, tiếp nhận và phỏt hàng, đồng thời tận dụng tốt nhất diện tớch và dung tớch kho hàng hoỏ.
- Nguyờn tắc của phõn bố và chất xếp hàng hoỏ: Phải theo khu vực và theo loại
hàng, trỏnh ảnh hưởng cú hại lẫn nhau giữa cỏc loại hàng hoỏ và mụi trường bảo quản và bố trớ lõn cận những hàng hoỏ cú liờn quan với nhau trong tiờu dựng; đảm bảo trật tự và vệ sinh- dễ tỡm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm kờ hàng hoỏ; đảm bảo mỹ quan cho kho hàng hoỏ.
Cú nghĩa những hàng hoỏ giống nhau về điều kiện và kỹ thuật bảo quản thỡ cú thể bảo quản trong cựng một khu vực kho; tuy nhiờn, đối với nhiều loại hàng hoỏ do đặc tớnh thương phẩm mà ảnh hưởng cú hại lẫn nhau tuy rằng cú cựng điều kiện bảo quản, thỡ cần phải để cỏch ly nhau như chố, thuốc lỏ,. .
- Yờu cầu chung trong phõn bố và chất xếp: Đảm bảo thuận tiện cho việc tiến hành
cỏc nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho con người, hàng hoỏ và phương tiện; bảo đảm tiết kiệm sức lao động, giảm chi phớ, khụng ngừng nõng cao năng suất lao động, tận dụng sức chứa của kho, cụng suất thiết bị.
- Xỏc định vị trớ phõn bố hàng hoỏ: Vị trớ phõn bố hàng hoỏ bảo quản thường được
xỏc định tuỳ thuộc vào 3 yếu tố: thời gian lưu giữ trong kho, kớch thước và hỡnh khối của hàng húa. Những hàng hoỏ cú liờn quan trong tiờu dựng thường được phỏt trong cựng một lụ hàng, cho nờn để thuận tiện cho phỏt hàng, cần được bố trớ gần nhau.
Bảo quản, chăm súc hàng húa
Hàng hoỏ trong thời gian bảo quản tại kho, dưới ảnh hưởng của cỏc yếu tố bờn ngoài cú thể bị suy giảm số lượng và chất lượng. Để tạo nờn điều kiện thớch hợp bảo quản hàng hoỏ, phỏt hiện hàng hoỏ bị giảm sỳt chất lượng, đề phũng mất mỏt, phải sử dụng một hệ thống cỏc mặt cụng tỏc: Quản lý nhiệt độ, độ ẩm (thụng giú, hỳt ẩm); vệ sinh, sỏt trựng ở kho; phũng chỏy, chữa chỏy, phũng gian bảo mật; giỏm sỏt chất lượng hàng hoỏ. Bờn cạnh đú, phải đảm bảo sao cho hao hụt ở mức thấp nhất.
Tổng hợp lụ hàng
Tổng hợp lụ hàng là quỏ trỡnh biến đổi hỡnh thức hàng hoỏ và hỡnh thành lụ hàng theo yờu cầu đơn hàng. Việc biến đổi hàng hoỏ là cần thiết, vỡ hàng hoỏ nhập kho là theo yờu cầu của kho và doanh nghiệp đó được ghi trong hợp đồng mua bỏn, cũn hàng hoỏ giao từ kho là theo yờu cầu của khỏch hàng. Quỏ trỡnh bao gồm:
- kiểm tra thụng tin về đơn đặt hàng và dự trữ hiện cú trong kho - chọn và lấy hàng ra khỏi nơi bảo quản
- biến đổi mặt hàng theo yờu cầu
- tổng hợp lụ hàng theo địa chỉ khỏch hàng Chuẩn bị gửi hàng
Sau khi đó tập hợp cỏc đơn hàng theo đỳng yờu cầu của khỏch, tỏc nghiệp tiếp theo là chuẩn bị sẵn sàng cho việc vận chuyển, bao gồm cỏc thao tỏc:
- đúng gúi - dỏn nhón
- xếp theo thứ tự vào cửa phỏt hàng 112
5.2.3.2.3. Phỏt hàng
Phỏt hàng là cụng đoạn nghiệp vụ cuối cựng thể hiện chất lượng của toàn bộ quỏ trỡnh nghiệp vụ kho hàng hoỏ. Phỏt hàng bao gồm cỏc thao tỏc nghiệp vụ để chuyển giao hàng hoỏ cho cỏc đối tượng nhận hàng, đú là những thao tỏc sau:
- Xếp lịch chạy xe theo thứ tự ưu tiờn về mức độ cấp bỏch và thời hạn thực hiện đơn hàng
- Chất xếp hàng hoỏ lờn phương tiện vận tải;
- Kiểm tra chứng từ, hoỏ đơn thanh toỏn và lệnh xuất kho; làm chứng từ giao hàng; làm giấy phộp vận chuyển.
- Kiểm tra, theo dừi tỡnh hỡnh giao hàng và bỏn buụn hàng hoỏ từ kho, biến động của dự trữ, mở sổ theo dừi hàng xuất, khi xuất cỏc lụ hàng, phải ghi chộp cẩn thận vào thẻ kho để kiểm tra biến động của dự trữ hàng hoỏ nhằm bổ sung kịp thời.