6. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
1.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp và các cách thức phát triển văn
1.2.2 Các cách thức phát triển
1.2.2.1. Xây dựng quy trình phát triển VHDN
VHDN đóng vai trị rất quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Phát triển VHDN luôn gắn liền với chiến lược phát triển của doanh nghiệp, tầm nhìn của người lãnh đạo doanh nghiệp. Cũng như quá trình phát triển chiến lược của doanh nghiệp, phát triển VHDN trước tiên là phụ thuộc vào nhận thức của người lãnh đạo. Chỉ khi người lãnh đạo nhận thức được những điểm cần điều chỉnh và chưa phù hợp của VHDN, những yêu cầu bức thiết của thực tế về VHDN, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, các quy tắc ứng xử,... thì khi đó q trình phát triển VHDN mới thực sự bắt đầu. Mỗi doanh nghiệp có một văn hóa khác nhau và cách phát triển VHDN khác nhau. Chính vì vậy khơng có một quy trình chung nào cho tất cả doanh nghiệp. Tuy nhiên, về cơ bản quy trình phát triển VHDN theo quy trình chung gồm các khâu cơ bản sau:
Thứ nhất, lập kế hoạch phát triển VHDN
Trước khi bước vào quá trình phát triển VHDN, doanh nghiệp cần phải lên được một kế hoạch cụ thể, chính xác để q trình thực hiện đạt được hiệu quả cao. Trong quá trình lên kế hoạch, doanh nghiệp cần chỉ ra được ưu và nhược điểm của VHDN ở thời điểm hiện tại, những yêu cầu cần phát triển trong tương lai và những kế hoạch chi tiết, những thay đổi về mặt nhân sự, các thông tin tiêu cực, khiếu nại của khách hàng tăng lên, lợi nhuận giảm sút, mâu thuẫn giữa các nhân viên,... Để xây dựng được VHDN mang tính đặc trưng, doanh nghiệp cần nhìn nhận thẳng thắn vào những điểm yếu kém, tồn tại của VHDN để cải thiện.
Khi lên kế hoạch phát triển VHDN, các doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố của VHDN hiện tại cần phát triển như các biểu tượng đặc trung hay các gí trị cốt lõi, triết ký kinh doanh,... Đồng thời doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu và khảo sát các mơ hình VHDN phù hợp với doanh nghiệp của mình. Việc khảo sát các mơ hình VHDN khơng chỉ trên lý thuyết mà cần có sự điều tra thực tế thông qua các doanh
nghiệp đã và đang áp dụng thành công cũng như các doanh nghiệp chưa thành công để từ đó đưa ra được những ưu và nhược điểm của mơ hình đó.
Thứ hai, tổ chức phát triển VHDN
Q trình tổ chức thực hiện phát triển VHDN là quá trình phát huy hiệu quả những đặc trưng của VHDN mà đã được xác định lựa chọn ở phần lập kế hoạch. Các yếu tố dặc trưng, điểm mạnh của VHDN được tạo cơ hội phát triển nhằm đem lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp. Để tổ chức thực hiện phát triển VHDN, cần thực hiện các công việc sau: xây dựng cơ cấu tổ chức, phát triển cấu trúc VHDN, lựa chọn phong cách quản lý phù hợp.
● Xây dựng cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức bao gồm hệ tầng các cấp trong 1 tổ chức doanh nghiệp. Để có thể tổ chức được phát triển VHDN, hoặc hoạt động đó có hiệu quả thì doanh nghiệp cần có 1 cơ cấu tổ chức hồn chỉnh, để nhìn nhận thấy rõ nhiệm vụ, chức năng của các phịng ban trong cơng cuộc xây dựng và phát triển này. Do đó để phát triển thành cơng doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình cơ cấu tổ chức hợp lý phù hợp với chiến lược mục tiêu phát triển cũng như tiêu chí phát triển của mình
● Phát triển cấu trúc VHDN
Đây chỉ là quá trình lựa chọn và phát triển các yếu tố cấu thành VHDN. Trong quá trình phát triển VHDN cần phải lựa chọn các yếu tố đặc trưng của văn hóa hiện tại và phát triển các yếu tố này cho phù hợp với VHDN mà mình đang hướng tới có thể là các biểu tượng đặc trưng cần thay đổi để tạo ra hiệu quả hơn trong việc truyền đạt VHDN tới khách hàng hoặc các giá trị điểm lý tưởng cần phải thay đổi để phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp và khơng có một ngun tắc chung nào cho việc phát triển các yếu tố đặc trưng này. Đây chỉ ghi là nghệ thuật của người lãnh đạo họ sẽ là người đưa ra các tiêu chí phát triển VHDN cách thức thực hiện ra sao phương pháp truyền đạt như thế nào tất cả phụ thuộc vào người lãnh đạo của doanh nghiệp
● Lựa chọn phong cách quản lý phù hợp
Phong cách lãnh đạo quản lý vừa là một đặc trưng của VHDN đồng thời là một yếu tố độc lập tác động tới sự phát triển của VHDN. Phong cách quản lý của người lãnh đạo góp phần tạo ra các giá trị hình thành các hành vi ứng xử hay các chuẩn mực đạo đức được chia sẻ và tôn trọng của các thành viên trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó phong cách quản lý cũng là một công cụ hữu hiệu của lãnh đạo trong quá trình điều hành và kiểm sốt VHDN thơng qua các kênh thông tin từ nhân viên khách hàng hay các đối tác để có điều chỉnh phù hợp.
Mỗi phong cách đều có ưu nhược điểm khác nhau do đó khơng một phong cách lãnh đạo quản lý nào hiệu quả tuyệt đối hoặc dành riêng cho một tình huống cụ thể nào cả một người lãnh đạo tài ba là người biết vận dụng linh hoạt các ưu điểm của các phong cách khác nhau và áp dụng một cách khéo léo theo từng hồn cảnh một doanh nghiệp có VHDN mạnh thì cần có một người lãnh đạo tài ba một phong cách lãnh đạo quản lý chuyên nghiệp và một người lãnh đạo giỏi có có phong cách lãnh đạo quản lý hiện đại hiệu quả sẽ có hình thành một VHDN phát triển
Thứ ba củng cố VHDN
Khi doanh nghiệp đã tạo ra được những thay đổi sự phát triển của các yếu tố của VHDN doanh nghiệp cần phải có củng cố ổn định lại các giá trị mới như hệ thống hành vi quan điểm chung hay các chuẩn mực đạo đức, đồng thời khi doanh nghiệp cần có hành động cụ thể để phổ biến truyền đạt những yếu tố giá trị văn hóa mới của doanh nghiệp tới toàn thể cán bộ nhân viên khách hàng đối tác và tồn xã hội thơng qua những hoạt động này doanh nghiệp cũng sẽ nhận được những phản hồi của các đối tượng trên. Từ đó giúp doanh nghiệp nhận biết được q trình phát triển các yếu tố văn hóa có đạt được hiệu quả hay khơng và những thơng tin tích cực hoặc tiêu cực mà doanh nghiệp nhận được để điều chỉnh cho phù hợp.
Thứ tư kiểm soát điều chỉnh VHDN
Kiểm sốt đóng vai trị quan trọng trong q trình phát triển VHDN kiểm sốt khơng chỉ là giai đoạn cuối cùng mà cịn phải tiến hành kiểm sốt ở từng giai đoạn trước đó. Q trình kiểm sốt về được diễn ra xuyên suốt và liên tục việc này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình phát triển doanh nghiệp của mình ln có sự đánh giá nhận xét và có những điều chỉnh kịp thời giúp cho VHDN có tính kế thừa và ngày càng phát triển.
1.2.2.2. Các hoạt động phát triển VHDN
VHDN không phải là của riêng nhà quản lý mà là sự nỗ lực của tất cả các thành viên trong tổ chức tạo nên và do người quản lý đóng vai trị chủ chốt. Chính vì vậy khơng thể đặt thành cơng trong VHDN khi khơng có sự ủng hộ và tham gia xây dựng của các của toàn thể cán bộ nhân viên trong cơng ty. Nhà quản lý cần phải tìm cách để thu hút mọi người trong tổ chức vào việc phát triển VHDN của công ty thông qua việc tập huấn, chia sẻ làm rõ giá trị phát triển của VHDN làm cho tất cả cán bộ nhân viên có nhận thức đúng đắn về việc phát triển VHDN.
Nhà quản lý cần phải lựa chọn những nhân viên có nỗ lực và ủng hộ nhiều nhất đối với việc phát triển VHDN của công ty thông qua họ sẽ lan tỏa tư tưởng và hành động đúng đắn trong quá trình phát triển VHDN. Đồng thời thu thập được những ý kiến về những thành tựu cũng như những hạn chế mà văn hóa doanh thay đổi trong tương lai việc lan tỏa nhận thức về phát triển VHDN với từng cán bộ nhân viên, sẽ giúp họ thấy được tầm quan trọng của việc phát triển VHDN trong công ty qua đó tạo dựng được sự ủng hộ lớn trong các lớp nhân viên đối với công cuộc phát triển VHDN của cơng ty
Hai là nâng cao hình ảnh thơng qua các biểu tượng trực quan
Những biểu trưng trực quan của VHDN là những giá trị những hành vi văn hóa của doanh nghiệp biểu hiện ra ngồi có thể nhìn thấy, sờ thấy và nghe thấy như là kiến trúc, hành vi ứng xử, giai thoại, ngôn ngữ, ấn phẩm mang bản sắc độc đáo riêng có của doanh nghiệp,...
Kiến trúc ở bất kỳ một doanh nghiệp nào thì giá trị văn hóa của họ cũng thể hiện
ở kiến trúc bên trong và bên ngoài của tổ chức. Đây là điều quan trọng để gây ấn tượng với mọi người nhất là công chúng và khách hàng về sự độc đáo khác biệt và sức mạnh của mình. Đặc biệt là các thiết kế nội thất đã được các doanh nghiệp thể hiện rất rõ tính chất nghề nghiệp, mục tiêu hoạt động và giá trị thương hiệu. Điều này được phản ánh rõ thông qua các tiêu chí như màu sắc, vật dụng phục vụ cho hoạt động: quầy, giá tủ, bàn ghế, thiết bị kỹ thuật, thiết kế các chi tiết trong phịng (hình dáng, kích thước, họa tiết) lối đi khu vệ sinh, bao bì, hàng hóa, và những hình ảnh với cơng
nghiệp trên trang phục của nhân viên, kiểu loại màu logo. Tất cả những điều này đều tạo ra ấn tượng thân thiện gần gũi lịch sự và văn hóa, đồng thời cũng thể hiện giá trị riêng biệt độc đáo hấp dẫn đối với khách hàng đối tác và và công chúng.
Nghi lễ là một trong những đặc trưng quan trọng của VHDN, có tác động mạnh
mẽ đến người lao động trong tổ chức. Các hoạt động này thường được biểu hiện dưới dạng các sự kiện lịch sử, văn hóa khoa học của doanh nghiệp hay những sự kiện mang tính khoa học chun mơn. Do yêu cầu giao lưu quảng bá và các mối quan hệ khác đặt ra hoạt động này nhằm tơn vinh cá nhân, đơn vị hay tồn bộ doanh nghiệp. Đồng thời nhằm phát triển củng cố mối quan hệ của doanh nghiệp với cá nhân, đối tác và cộng đồng. Thơng qua đó doanh nghiệp có thể gửi thơng điệp của mình đến khách hàng, cơng chúng về hàng hóa cũng như các giá trị khác. Ngoài ra đây cũng là cơ hội để mỗi thành viên trong doanh nghiệp hiểu sâu hơn và tự hào hơn về tổ chức của mình củng cố lịng u nghề, yêu tổ chức, đồng nghiệp và mỗi cá nhân sẽ tự nêu cao tinh thần trách nhiệm trong việc xây dựng và bảo vệ VHDN của mình.
Giai thoại là quá trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ phải trải qua các thời kỳ
khác nhau, với những nhà quản lý khác nhau trong quá trình nỗ lực để xây dựng và khẳng định doanh nghiệp. Nhiều cá nhân đã nổi lên như một tấm gương một hình ảnh đẹp để các thế hệ sau của doanh nghiệp không bao giờ quên họ đã tôn vinh những người thông qua sách báo, ảnh, lưu niệm. Các câu chuyện được lưu truyền qua thời gian nhiều câu chuyện đã trở thành giai thoại do chính lịch sử của nó và được doanh nghiệp phóng đại để truyền tải đến tồn bộ nhân sự trong doanh nghiệp. Trong những câu chuyện đó chứa đựng những giá trị là niềm vui, niềm tự hào hay là một bộ phận của thương hiệu doanh nghiệp nâng cao giá trị của các câu chuyện mang tính giai thoại trong doanh nghiệp cũng chính là cách để góp phần tích cực vào việc thống nhất về hình thức hành vi cho mọi thành viên trong doanh nghiệp hiện tại.
Biểu tượng đối với VHDN đóng vai trị to lớn trong việc lan truyền hình ảnh, gửi
gắm thơng điệp, truyền đạt giá trị và các ghi dấu ấn trong tâm tưởng của mỗi người. Bởi lẽ biểu tượng có tác động mạnh tới giác quan của con người tạo nên những rung động về chúng trong tâm hồn được tiếp xúc và cảm nhận. Với lẽ đó, các doanh nghiệp
khi xây dựng văn hóa tổ chức cùng đồng thời xây dựng hệ thống giá trị biểu tượng của nó bao gồm logo, nhạc hiệu, cờ hiệu,...Biểu tượng này có sức mạnh rất lớn góp phần lan tỏa thương hiệu của tổ chức sâu rộng trong xã hội; nâng cao giá trị của các biểu tượng góp phần tạo nên ấn tượng mạnh mẽ trong tâm trí khách hàng.
Ngơn ngữ là một dạng biểu hiện quan trọng của VHDN hiện nay để cạnh tranh
trên thị trường. Các doanh nghiệp đã sử dụng đến dạng biểu hiện của ngôn ngữ như khẩu hiệu, hệ thống những câu chữ, sự ví von để truyền tải những ý nghĩa của chủ thể của doanh nghiệp. Bằng việc sử dụng các ngôn ngữ cô đọng, dễ nhớ gây ảnh hưởng sẽ góp phần nói lên triết lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời cũng làm lợi ích của sản phẩm dành riêng cho khách hàng và ghi dấu ấn trong tâm trí khách hàng một cách tự nhiên nhất về thương hiệu của doanh nghiệp.
Các hành vi ứng xử ở nơi có VHDN biểu hiện rõ nét nhất là từng hành vi, lời nói,
cử chỉ giữa người với người được đặt trên một nền văn hóa giá trị. Các giá trị này sẽ là căn cứ, cơ sở để tạo ra các vật chất, các yếu tố tinh thần cho doanh nghiệp. Chính vì sự đồng thuận về mọi hành vi, hoạt động trong doanh nghiệp sẽ là chất keo gắn kết mọi người với nhau tạo thành một sức mạnh tổng hợp nếu nền tảng văn hóa đó sẽ là động lực thúc đẩy sự quyết tâm của mọi người phấn đấu vì mục tiêu chung của tồn doanh nghiệp
Ấn phẩm có rất nhiều loại ấn bản tuyên bố sứ mệnh, chiến lược kinh doanh, các
tài liệu giới thiệu về doanh nghiệp, sổ vàng truyền thống, các ấn phẩm định kỳ tài liệu,...Những ấn phẩm này có ý nghĩa góp phần làm rõ hơn giá trị của tổ chức và quảng bá những giá trị ấy đến mỗi thành viên trong và ngoài tổ chức.
Tất cả những yếu tố đó giúp cho người lao động nhanh chóng hịa đồng nhận diện rõ văn hóa của tổ chức qua đó phát huy các giá trị đó trong hành vi của chính mình và lan tỏa đến những người xung quanh.
Bên cạnh các kiểu trực quan thì VHDN cịn các biểu trưng phi trực quan: đó là các giá trị văn hóa khơng biểu hiện rõ khơng nhìn thấy, sờ thấy nhưng có ảnh hưởng lớn tới tồn bộ các thành tố trong VHDN. Các biểu trưng phi trực quan trong VHDN bao gồm tinh thần, lý tưởng, niềm tin, thái độ và truyền thống.
Tinh thần một tổ chức có mơi trường văn hóa lành mạnh thì ở đó hình thành và
phát triển những yếu tố tinh thần cao cả. Do đó yếu tố tinh thần trong VHDN được nhiều doanh nghiệp chú ý và xây dựng đời sống tinh thần cho cá nhân một nền tảng vững chắc để có đời sống tinh thần của cả doanh nghiệp. Yếu tố tinh thần trong doanh nghiệp thường được tạo ra từ những hoạt động khác nhau, các hoạt động văn hóa văn nghệ, sinh hoạt chuyên môn, các sự kiện hay nghi lễ,.... Hoạt động chuyên môn lương thưởng cao sẽ là nhân tố cơ bản tạo ra bầu khơng khí tinh thần cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi tinh thần doanh nghiệp được nâng cao thì tất cả mọi người trong tổ chức sẽ có sự đồng lòng, đồng tâm cùng thực hiện những mục tiêu của tổ chức.
Lý tưởng được hình thành một cách tự nhiên trong mỗi con người hay tổ chức và
khó giải thích một cách rõ ràng. Lý tưởng sẽ dẫn dắt mọi người trong tổ chức đến những nhận thức đúng với những hành vi tích cực để thực hiện lý tưởng của mình và hướng tới mục tiêu của tồn tổ chức.