Nơi yêu cầu
Yêu cầu mua hàng
- Báo cáo hàng tồn kho - Kế hoạch sản xuất - Ngân sách phịng ban - Thơng tin người bán
- Xét duyệt, tổng hợp yêu cầu mua hàng
- Tìm hiểu người bán - Lập đặt hàng - ký duyệt
Yêu cầu mua hàng Đặt hàng 1 N Người bán Nhận hàng Kế toán phải trả Nơi yêu cầu
BỘ PHẬN NHẬN HÀNG KHO HÀNG 4\ N N N 4 Bộ phận mua hàng 2 Phiếu gửi hàng Đặt hàng 2 Nhà cung cấp Đếm, kiểm hàng, ký phiếu Phiếu 1 nhập kho Đối chiếu đặt hàng, đếm, kiểm hàng 3 Kế toán phải trả Lập phiếu nhập kho 4 Đặt hàng 2
(được kiểm tra) Phiếu gửi hàng
Kế toán vật tư Đặt hàng 2 2 3 4 Phiếu 1 nhập kho 4 3 2 Phiếu gửi hàng Phiếu 1 nhập kho được ký
Hình 1.3: Lưu đồ xử lý chấp thuận hóa đơn, theo dõi cơng nợ
Người bán Phiếu nhập kho Đặt hàng
Hóa đơn mua hàng
Kiểm tra, đối chiếu, ghi sổ
Bộ phận mua hàng
Sổ chi tiết phải trả Hóa đơn mua
hàng Đặt hàng Phiếu nhập kho Kho hàng N KẾ TỐN PHẢI TRẢ
1.4.2 Lưu đồ thanh tốn cho nhà cung cấp
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ KẾ TOÁN TIỀN THỦ QUỸ
Hình 1.4: Lưu đồ thanh tốn cho nhà cung cấp
4\ 4\ 4\ 4\ 4\ 3 4\ Xét duyệt thanh toán
Đặt hàng Phiếu PK Hóa đơn mua hàng 1 Từ kế tốn Đặt hàng Phiếu PK Hóa đơn mua hàng
Xét duyệt thanh toán
Phiếu chi 1 đã
2
Chi tiền ghi sổ Kiểm tra
lập phiếu Phiếu chi đã
duyệt
Đối chiếu Phiếu chi 1
2 3 Sổ quỹ Phiếu chi 1 3 2 2 3 D D A Chuyển duyệt thanh toán Đặt hàng Phiếu PK Hóa đơn mua hàng Sổ CT phải Đặt hàng Phiếu PK Hóa đơn mua hàng Phiếu chi 2 đã duyệt Phiếu chi 3 đã duyệt Đối chiếu số Phiếu chi Sổ nhật ký chi tiền 2 N
1.5 QUY TRÌNH GHI CHÉP VÀ PHẢN ÁNH NGHIỆP VỤ 1.5.1 Sơ đồ hạch toán 1.5.1 Sơ đồ hạch toán
- Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại để lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở dựa trên cơ sở số liệu của Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển đến kế toán trưởng (người phụ trách kế toán) duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số và ngày tháng vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ.
- Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu trùng khớp sẽ tiến hành lập bảng cân đối tài khoản.
- Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản đó. Các Bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính.
111, 112, 141, 331,151 152 Nguyên liệu, vật liệu 621, 623, 627, 641, 642, 241 Nhập kho 133 Nếu được khấu trừ GTGT Xuất dùng cho SXKD, XDCB 221,222 Xuất góp vốn vào Cty con, Cty liên doanh
Cty liên kết bằng NVL 154
NVL gia công, chế biến xong nhập kho 3333
Thuế nhập khẩu hàng nhập khẩu phải nộp 3332
Thuế tiêu thụ đặc biệt NVL nhập khẩu (nếu có) 3338
Thuế bảo vệ môi trường NVL sản xuất hoặc nhập khẩu (nếu có) 411 338 (3381) Nhận vốn góp bằng NVL 711 811 154 133 111, 112, 33 621, 627, 641, 642, 241 NVL đã xuất sử dụng không hết nhập kho 154 Phế liệu nhập kho
NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
Thuế GTGT
Chiếc khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua Xuất NVL thuế ngồi gia cơng, chế biến
C/lệch giá đánh giá lại lơn hơn giá
trị ghi sổ của NVL
CL giá đánh giá giá trị nhỏ hơn giá trị ghi
sổ của NVL
632
138 (1381) NVL, xuất bán, NVL dùng để mua lại
phần góp vốn
Gía trị NVL ứ đọng, khơng cần dùng khi thanh lý, nhượng bán
NVL hao hụt trong định mức
NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý
1.5.2 Cơng việc của kế tốn
+ Lập chứng từ kế toán:
Lập chứng từ kế tốn là cơ sở đầu tiên của cơng việc kế toán. Lập chứng từ là một cơng việc của kế tốn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vào các tờ chứng từ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh các nghiệp vụ đó. Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, với nội dung quy định trong chứng từ, phương pháp lập chứng từ làm số liệu kế toán phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác mọi hoạt động của công ty.
+ Kiểm kê
Kiểm kê là cơng việc của kế tốn dùng cân, đong, đo, điếm,... để xác định số lượng và chất lượng các vật tư, tiền,... từ có đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa thực tế và số trên sổ kế tốn mà có biện pháp xử lý kịp thời chính xác trách nhiệm vật chất của người quản lý và sử dụng tài khoản đó.
+ Tính giá các đối tượng kế tốn
Tính giá các đối tượng kế tốn là một cơng việc của kế tốn biểu hiện bằng giá trị tất cả những tài sản của công ty, nhờ việc đánh giá này mà mọi đối tượng của kế toán đều được biểu hiện cùng một thước đo tiền tệ, từ đó có thể tổng hợp được những chi tiêu cần thiết bằng tiền chẳng những trong cơng ty mà cịn theo từng ngành và cả nền kinh tế.
+ Mở tài khoản kế toán
Mở tài khoản kế toán là một cơng việc của kế tốn, dùng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống đối với từng đối tượng kế tốn riêng biệt trong q trình sản xuất, kinh doanh của cơng ty.
Mỗi đối tượng kế tốn có nội dung kinh tế khác nhau, tồn tại, vận động và yêu cầu quản lý khác nhau nên cần mở riêng biệt một tài khoản tương ứng.
+ Ghi sổ kép
Ghi sổ kép là một cơng việc của kế tốn dùng để ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tài khoản. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty có nội dung kinh tế nhất định được phản ánh vào
các tài khoản liên quan đã giúp cho việc Giám Đốc chặt chẽ các hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty.
+ Lập báo cáo kế toán
Lập báo cáo kế tốn là một cơng việc của kế toán. Báo cáo kế toán được tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế và tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một thời kỳ nhất định. Số liệu trên báo cáo kế tốn giúp cho cơng ty đánh giá được tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của cơng ty đồng thời hữu ích cho việc phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Các cơng việc của kế tốn trên phải được thực hiện một cách đồng bộ, nhanh chóng, trong mối quan hệ hữu cơ của chúng. Lập chứng từ và kiểm kê sẽ cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, đánh giá, tính giá thành sản phẩm nhằm biểu hiện các đối tượng kế tốn bằng tiền để từ đó ghi sổ kép vào các tài khoản liên quan theo đúng mối quan hệ khách quan của các đối tượng kế tốn.
1.6 CÁC LOẠI SỔ KẾ TỐN SỬ DỤNG 1.6.1 Sổ chi tiết 1.6.1 Sổ chi tiết
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các NVKTTCPS liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý.
Số liệu trên sổ kế tốn chi tiết cung cấp các thơng tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký chung.
Sổ kế toán chi tiết mở cho các đối tượng cần theo dõi chi tiết. Số lượng sổ chi tiết nhiều hay ít tùy thuộc vào u cầu cung cấp thơng tin phục vụ quản lý của đơn vị.
1.6.2 Sổ tổng hợp
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung: Tất cả các NVKTTCPS đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo dõi nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của các nghiệp vụ đó. Sau đó ấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
1.7 BÁO CÁO KẾ TOÁN
+ Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu
Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu được lập tổng hợp các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã và đang sử dụng trên cùng một mẫu số để dễ dàng và thuận tiện trong công tác đánh giá, nghiên cứu, xem xét hoặc cắt giảm, thay thế những nguyên vật liệu không cần thiết nhằm giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp.
Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu được doanh nghiệp lập sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Báo cáo này thường gồm các khoảng mục: Số thứ tự, tên nguyên vật liệu, đơn vị tính, số lượng và thành tiền nguyên vật liệu tồn đầu kỳ, số lượng và thành tiền nguyên vật liệu nhập trong kỳ, số lượng và thành tiền nguyên vật liệu xuất trong kỳ, số lượng và thành tiền nguyên vật liệu tồn cuối kỳ,...
Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên liệu được bộ phận kho lập dựa trên chứng từ và các số chi tiết, sau khi lập xong cùng với chữ ký kèm theo, báo cáo này sẽ được chuyển đến cho kế toán trưởng và giám đốc xem xét, ký duyệt. Báo cáo được lưu giữ tại phịng kế tốn.
+ Bảng tổng hợp công nợ phải trả cho người bán
Bảng tổng hợp công nợ phải trả cho người bán được lập nhằm xem xét tình hình thanh tốn nợ đối với tất cả các nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang giao dịch. Thơng qua đó, giúp doanh nghiệp tính tốn và có biện pháp thanh tốn các khoản nợ một cách hợp lý, hiệu quả.
Bảng tổng hợp công nợ phải trả cho người bán thường gồm các khoảng mục: Mã khách hàng, tên khách hàng, số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Bảng tổng hợp công nợ phải trả cho người bán do bộ phận kế toán của doanh nghiệp lập sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Tương tự như Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu, sau khi lập xong và có chữ ký của người lập, bảng tổng hợp này sẽ được trình lên kế tốn trưởng, Giám Đốc ký duyệt và lưu trữ tại phịng kế tốn.
Kết luận Chương 1
Chương 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN CHU TRÌNH MUA,
NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN
NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG
Trong chương 2 sẽ trình bày khái quát về thực trạng kế tốn chu trình mua nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long. Chương này này sẽ được trình bày qua 3 phần:
Phần 1: Giới thiệu khái quát về công ty - Giới thiệu sơ lược về công ty.
- Quá trình hình thành và phát triển
- Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Công ty - Tổ chức cơng tác kế tốn
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty - Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển
Phần 2: Thực trạng công tác kế tốn chu trình mua, nhập kho nguyen vật liệu và thanh tốn cho nhà cung cấp
- Chu trình lập và luân chuyển chứng từ khi mua nguyên vật liệu - Chu trình lập và luân chuyển chứng từ khi nhập kho nguyên vật liệu - Chu trình lập và luân chuyển chứng từ khi thanh toán cho nhà cung cấp
2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG THẢNH VĨNH LONG
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Cơng ty
2.1.1.1 Tên Công ty, địa chỉ, tư cách pháp nhân
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long. Tên giao dịch: NPJC
Địa chỉ: Số 48 Nguyễn Huệ, phường 2, thành phố Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: 0703823126
Fax: 0703830653
Email: innvtvilong@gmail.com Mã số thuế: 1500172827
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long ngày nay tiền thân là nhà in thuộc Ban Tuyên huấn tỉnh Vĩnh Long, thành lập từ khi có tổ chức Đảng ở địa phương và vinh dự được mang tên liệt sĩ Nguyễn Văn Thảnh vào đầu năm 1961 đến nay đã được gần 60 năm.
Từ khi mới thành lập, đơn vị đã từng bước khắc phục những khó khăn, thiếu thốn ban đầu, đưa việc kinh doanh vào trạng thái ổn định. Ngày 1 tháng 1 năm 1993 nhà in Nguyễn Văn Thảnh được đổi tên thành Xí nghiệp in Nguyễn Văn Thảnh theo quyết định số 02/QĐ-UBT của UBND tỉnh Vĩnh Long cấp ngày 05/01/1993 và giấy phép hoạt động ngành in số 33/GP của Bộ Văn hóa Thơng tin cấp ngày 08 tháng 04 năm 1993.
Đơn vị nhanh chóng khẳng định được uy tín và chất lượng của mình trong các lĩnh vực: in, gia công in, mua bán nguyên liệu, vật tư ngành in,…đáp ứng mọi nhu cầu đa dạng của khách hàng. Năm 2000 xí nghiệp tiếp tục đầu tư bổ sung 01 máy in Offset tự động 02 màu cùng với một số máy móc thiết bị khác có giá trị 2 tỷ đồng. Song song với việc đầu tư, xí nghiệp cịn tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chun mơn và bồi dưỡng kiến thức bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động cho đội ngũ cơng nhân theo định kỳ, qua đó đảm bảo sự hài hịa giữa nghĩa vụ và quyền lợi, đảm bảo sự an toàn của cán bộ, cơng nhân viên trong xí nghiệp. Cuối năm 2001 đồng chí Dương Minh Tâm nghỉ hưu, đồng chí Nguyễn Minh Tiến được đề bạt làm Giám đốc và đồng chí Nguyễn Văn Hầu (Tư Hầu) Trưởng phịng tổ chức hành chính được bổ nhiệm Phó Giám đốc. Bộ máy tổ chức của xí nghiệp gồm có Ban Giám đốc, phòng Kinh tế - Tổng hợp và 3 phân xưởng với gần 60 cán bộ công nhân viên. Dưới sự điều hành quản lý của Gám đốc mới dựa trên cơ sở thành tựu đã đạt được cộng với kinh nghiệm đã tích lũy gần 20 năm giúp cho Giám đốc đã có những bước phát triển ban đầu phù hợp với tình hình mới. Với quyết tâm khai thác tối đa nguồn lực hiện có và với việc đầu tư bổ sung những mặt còn khiếm khuyết nhằm từng bước