Hình 2.6 : Lưu đồ nhập kho NVL
5. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN
2.1.4.4 Hình thức kế tốn
Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long là DN có hệ thống kế tốn độc lập, mơ hình tập trung. Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung. Căn cứ để ghi vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết là chứng từ gốc.
(Nguồn : Phịng kế tốn Cơng ty Cổ phần In nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long)
Hình 2.4: Ghi sổ kế tốn cơng ty Ghi chú: Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
SỔ CÁI Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán
chi tiết Chứng từ kế toán
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, khi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10,…ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long không sử dụng Sổ Nhật ký đặc biệt).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bẳng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính.
2.1.4.5 Ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn
Ngày nay xã hội ngày càng phát triển và tiến bộ, việc áp dụng phần mềm vi tính trong cơng tác kế tốn khơng cịn xa lạ đối với tất cả các DN.
Thực tế, Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long cũng không ngoại lệ. Công ty đã đưa cơng nghệ tin học vào trong cơng tác kế tốn để áp dụng kịp thời, nhanh chóng cho cơng tác quản lý, xử lý và báo cáo số liệu về bộ phận kế tốn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả cho hoạt động của Công ty.
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm LAC VIET ACCNET do Công ty Cổ phần Lạc Việt viết chương trình. Với ưu điểm nhanh chóng, thuận tiện và chính xác, phần mềm kế toán LAC VIET ACCNET đã giúp cho công tác kế tốn của Cơng ty được dễ dàng và hiệu quả hơn.
2.1.5 Tình hình kinh doanh những năm gần đây giai đoạn năm 2018 - 2020
Bảng 2.1: Bảng tình hình hoạt động kinh doanh những năm gần đây giai đoạn năm 2018 - 2020
Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Mã
số
Thuyết
minh Năm 2018 Năm 2019 Năm nay 2020 Chênh lệch 2019/2018 Chênh lệch 2020/2019 1 2 3 4 5 6 Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 VL01 23.979.148.469 24.066.195.418 17.050.784.030 87.046.949 0.36 (7.015.411.388) (29.15) 2. Các khoản giảm trừ doanh
thu 2 - -
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10=01-02) 10 23.979.148.469 24.066.195.418 17.050.784.030 87.046.949 0.36 (7.015.411.388) (29.15) 4. Giá vốn hàng bán 11 VL02 17.806.207.959 17.906.577.197 11.973.439.681 100.369.238 0.56 (5.933.137.516) (33.13) 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 20 6.172.940.510 6.159.618.221 5.077.344.349 (13.322.289) (0.22) (1.082.273.872) (17.57) 6. Doanh thu hoạt động tài
chính 21 VL03 1.617.764 634.754 576.541 (983.010) (60.76) (58.213) (9.17) 7. Chi phí tài chính 22 VL04 112.599.937 357.208.455 311.748.138 244.608.518 217.24 (45.460.317) (12.73) Trong đó: Chi phí lãi vay 23 112.599.937 357.208.455 311.748.138 244.608.518 217.24 (45.460.317) (12.73) 8. Chi phí bán hàng 24 VL05 1.526.884.783 1.459.888.360 1.196.116.530 (66.996.423) (4.39) (263.771.830) (18.07) 9. Chi phí quản lý doanh
nghiệp 25 VL06 3.535.298.950 3.561.938.330 3.047.969.079 26.639.380 0.75 (513.969.251) (14.43) 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt
động kinh doanh(30=20+21- 22-24)
30 999.774.604 781.217.830 522.087.323 (218.556.774) (21.86) (259.130.507) (33.17) 11 Thu nhập khác 31 VL07 13.636.364 (13.636.364) (100.00) -
13. Lợi nhuận khác (40=31-
32) 40 12.507.724 (8.714.192) 18.225.234) (21.221.916) (169.67) (9.511.042) 109.14 14. Tổng lợi nhuận kế toán
trước thuế (50=30+40) 50 1.012.282.328 772.503.638 503.862.089 (239.778.690) (23.69) (268.641.549) (34.78) 15. Chi phí thuế TNDN hiện
hàng 51 VL09 202.456.466 156.243.566 104.417.464 (46.212.900) (22.83) (51.826.102) (33.17) 16. Chi phí thuế TNDN hỗn
lại 52 - -
17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60=50- 51-52)
60 809.825.862 616.260.072 339.444.625 (193.565.790) (23.90) (276.815.447) (44.92) 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu
(*) 70 2.311 1.758 (553) (23.93) (1.758) (100.00) 19. Lãi suy giảm trên cổ
phiếu (*) 71
Qua bảng 2.1 ta có thể nhận xét, về tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long trong 3 năm vừa qua như sau:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp cung cấp dịch vụ năm 2019 tăng 87.046.949 đồng tương ứng tăng 0.36% so với năm 2018. Bước sang năm 2020 khoản doanh thu này tăng 7.015.411.388 đồng tương ứng giảm 29.15% so với năm 2019. Thông qua số liệu này cho thấy, tình hình bán hàng và cung cấp dịch vụ của cơng ty có bước phát triển khơng đều qua các năm (tăng mạnh ở năm 2019 nhưng đến năm 2020 thì giảm nhẹ). Doanh thu bán hàng và cung cấp tăng, giảm không đều qua các năm nguyên nhân là do năm 2019, công ty đã ký kết được nhiều hợp đồng, đơn đặt hàng của khách hàng nên số lượng sản phẩm tiêu thụ lờn hơn. Riêng năm 2020, nên kinh tế nước ta gặp nhiều khó khăn.
- Doanh thu tăng giảm dẫn đến giá vốn hàng bán cũng tăng giảm theo năm 2019 giá vốn hàng bán tăng mạnh so với năm 2018 là 100.369.238 đồng, tương ứng tăng 0,56%. Đến năm 2020, giá vốn hàng bán giảm so với năm 2019 giảm 5.933.137.516 đồng tương ứng giảm 33.13%. Cùng với sự tăng của doanh thu, ngoài nguyên nhân công ty mở rộng quy mô sản xuất cần lượng nguyên vật liệu nhiều, còn do sự biến động tăng vọt về giá nguyên vật liệu. Mặc dù theo ý kiến của Ban lãnh đạo công ty thì việc tăng giá ngun vật liệu khơng có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh vì Cơng ty có nguồn cung cấp lớn, uy tính, mặt khác Công ty sẽ tăng giá bán sản phẩm, nhưng việc tăng chi phí đầu vào cũng cần phải lưu tâm, vì nó ảnh hưởng đến tổng chi phí của cơng ty.
- Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2019 giảm 13.322.289 đồng tương ứng giảm 0.22%, so với năm 2018. Đến năm 2020 giảm 1.082.273.872 đồng tương ứng giảm 17.57%, so với năm 2019. Ta thấy rằng độ tăng giảm của lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ chậm hơn so với tốc độ tăng giảm của doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Qua đó cho thấy, việc quản lý chi phí giá thành sản xuất của công ty chưa tốt.
- Doanh thu hoạt động tài chính năm 2019 giảm 983.010 đồng tương ứng giảm 60.76%, so với năm 2018. Đến năm 2020 giảm 58.213 đồng tương ứng với 9.17%, so với năm 2019.
- Chi phí tài chính năm 2019 tăng 244.608.518 đồng tương ứng tăng 217.24%, so với năm 2018. Đến năm 2020 giảm 45.460.317 đồng tương ứng giảm 12.73%, so với năm 2019.
- Chi phí bán hàng năm 2019 giảm 66.996.423 đồng tương ứng giảm 4.39%, so với năm 2018. Đến năm 2020 giảm 263.771.830 đồng tương ứng giảm 18.07%, so với năm 2019.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2019 tăng 26.639.380 tướng ứng tăng 0.75%, so với năm 2018. Đến năm 2020 giảm 513.969.251 đồng tương ứng với 14.43%, so với năm 2019.
- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2019 giảm 218.556.774 đồng tương ứng giảm 21.86%, so với năm 2018. Đến năm 2020 giảm 259.130.507 đồng tương ứng giảm 33.17%, so với năm 2019.
- Chi phí khác năm 2019 tăng 7.585.552 đồng tương ứng tăng 672.10%, so với năm 2018. Đến năm 2020 tăng 9.511.042 đồng tương ứng tăng 109.14%, so với năm 2019.
- Lợi nhuận khác năm 2019 giảm 21.221.916 đồng tương ứng giảm 169.67%, so với năm 2018. Đến năm 2020 giảm 9.511.042 đồng tương ứng tăng 109.14%, so với năm 2019.
- Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2019 giảm 239.778.690 đồng tương ứng giảm 23.69%, so với năm 2018. Đến năm 2020 giảm 268.641.549 đồng tương ứng giảm 34.78%, so với năm 2019.
- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành năm 2019 giảm 46.212.900 đồng tương ứng giảm 22.83%, so với năm 2018. Đến năm 2020 giảm 51.826.102 đồng tương ứng giảm 33.17%, so với năm 2019.
- Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2019 giảm 193.565.790 đồng tương ứng giảm 23.90%, so với năm 2018. Đến năm 2020 giảm 276.815.447 đồng tương ứng giảm 44.92%, so với năm 2019.
2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển
2.1.6.1 Thuận lợi
- Ngành nghề kinh doanh của Công ty đáp ứng nhu cầu thực tế của nhiều khách hàng.
- Cơng ty ln có một lượng khách hàng truyền thống và tương đối ổn định. - Cơng ty có truyền thống nhiều năm trong ngành in nên đã khẳng định được uy tính trong lịng khách hàng. Bên cạnh đó Ban Giám đốc Cơng ty có mối quan hệ rộng rãi với các cơ quan tổ chức trong tỉnh Vĩnh Long, điều này góp phần thuận lợi trong việc tìm kiếm những đơn hàng lớn.
- Đội ngũ nhân viên của Công ty ln nhiệt tình và năng nổ trong cơng việc nên ln đem lại sự hài lịng cho đối tác. Chính điều này đã đem đến cho Công ty một lượng khách hàng ổn định.
- Vị trí của Cơng ty khá thuận lợi khi nằm gần trung tâm thành phố Vĩnh Long và ở khu đông dân cư, hơn nửa cơng việc khơng địi hỏi kỹ thuật cao hay tốn quá nhiều sức lực nên thu hút nhiều lao động nhàn rỗi tại địa phương.
2.1.6.2 Khó khăn
- Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì việc cạnh tranh giữa các cơ sở cùng lĩnh vực, cùng ngành nghề là không thể tránh khỏi. Sự cạnh tranh từ nhiều Công ty, nhà in cả trong và ngoài tỉnh làm cho thị trường bị chia sẻ, ngày càng khó khăn trong việc tìm kiếm những khách hàng mới.
- Giá cả thị trường của các loại nguyên vật liệu đầu vào biến động thất thường do ảnh hưởng và tác động của nền kinh tế.
- Hiện nay Công ty vẫn mua nguyên vật liệu qua trung gian của các Công ty ở thành phố Hồ Chí Minh và một số nhập khẩu từ nước ngoài, cộng thêm tiền vận chuyển về Vĩnh Long nên làm cho giá thành sản phẩm cao hơn.
2.1.6.3 Phương hướng phát triển
- Trong bối cảnh cịn nhiều khó khăn của nền kinh tế củng sự cạnh tranh của các Công ty trong ngành, Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long sẽ đưa ra các chiến lược kinh doanh một cách thích hợp cũng như chính sách hậu mãi tốt hơn nhằm giữ vững những khách hàng truyền thống, đồng thời tăng cường mở rộng thị trường thu hút ngày càng nhiều khách hàng mới cho Công ty.
- Duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp NVL để có nguồn hàng đảm bảo chất lượng và giá cả ổn định.
- Chú trọng đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ và đủ năng lực, kinh nghiệm đáp ứng nhu cầu sản xuất, nhất là khi có trang thiết bị hiện đại.
- Phương châm hoạt động của Công ty là luôn coi trọng chất lượng sản phẩm, phục vụ khách hàng tận tình chu đáo, ln lắng nghe và đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đa dạng sản phẩm, tận dụng và khai thác triệt để các nguồn lực sẵn có của Cơng ty.
2.2 THỰC TRẠNG KẾ TỐN CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG
2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty
Nguyên liệu vật liệu của cơng ty là những đối tượng lao động mua ngồi cho mục đích sản xuất kinh doanh của cơng ty. Do đó, có thể nói nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản cấu thành nên thực tế sản phẩm, là trung tâm của quá trình sản xuất.
Nguyên liệu sử dụng trong cơng ty: giấy gói gam, giấy F0, bìa cứng,...
2.2.2 Trình tự các bước trong chu trình mua, nhập kho và thanh toán cho nhà cung cấp
Trình tự mua
2.2.2.1 Phiếu yêu cầu mua hàng
Kế toán sẽ gọi điện thoại để xác định việc mua hàng cho nhà cung cấp, nên cơng ty khơng có lập phiếu yêu cầu mua hàng không cần thiết.
2.2.2.2 Bảng báo giá
Bước 1: Công ty xin nhiều báo giá từ các nhà cung cấp. Nhà cung cấp và doanh nghiệp thỏa thuận về giá cả cho hợp lý và ước tính số tiền cần thiết để chi.
Bước 2: Phịng kế tốn lựa chọn được nhà cung cấp.
Bước 3: Phịng kế tốn lập đơn đề nghị hoặc điện thoại nhà cung cấp.
2.2.2.3 Đơn đặt hàng
Bước 1: Phịng kế tốn sau khi tìm kiếm nhà cung cấp và giá cả phù hợp. Bước 2: Lập đơn đặt hàng bằng giấy hoặc điện thoại cho nhà cung cấp, kế toán gủi đơn đặt hàng đến ban Giám Đốc ký duyệt.
Bước 3: Sau khi ban Giám Đốc ký duyệt đơn đặt hàng, phịng kế tốn gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.
Trình tự nhập kho
2.2.2.4 Biên bản kiểm nghiệm
Cơng ty không làm giấy kiểm nghiệm. Khi hàng về nhân viên kế toán và thủ kho sẽ kiểm tra số lượng, phẩm chất, quy cách,... của hàng hóa.
2.2.2.5 Biên bản giao nhận hàng
Bước 1: Nhà cung cấp gửi hàng hóa kèm theo phiếu xuất kho.
Bước 2: Thủ kho kiểm tra xem hàng hoặc có đúng với phiếu xuất kho không. Nếu đúng thủ kho sẽ ký nhận và gửi về nhà cung cấp.
2.2.2.6 Phiếu nhập kho
Bước 1: Kế tốn dựa vào hóa đơn do nhà cung cấp gửi mới nhập kho.
Bước 2: Sau khi kế tốn nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, bắt đầu nhập hàng về kho.
Bước 3: Ban kiểm nhận của cơng ty (thủ kho, kế tốn,...) kiểm tra hàng nhập kho.
Bước 4: Đưa NVL vào kho bảo quản.
2.2.2.7 Phiếu giao hàng
Bước 1: Nhà cung cấp lập phiếu giao hàng.
Bước 2: Khi hàng về công ty kèm theo phiếu giao hàng.
Bước 3: Thủ kho và kế tốn kiểm tra hàng hóa nếu phù hợp với đơn đặt hàng. Bước 4: Cơng ty sẽ ký duyệt nếu hàng hố đúng với đơn đặt hàng.
Bước 5: Nhà cung cấp xuất hóa đơn tài chính.
Bước 6:Từ hóa đơn tài chính nếu đúng cơng ty nhập kho hàng hóa.
2.2.2.8 Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GTGT
Bước 1: Nhà cung cấp gửi hóa đơn về phịng kế tốn. Bước 2: Kế tốn dựa vào hóa đơn để nhập kho.
Trình tự thanh tốn
2.2.2.9 Báo nợ (Giấy đề nghị xác nhận công nợ)
Bước 1: Công ty sẽ giao ước với nhà cung cấp để thanh toán.
Bước 2: Đến thời hạn thanh toán nhà cung cấp gửi giấy báo nợ, yêu cầu công ty thanh tốn tiền hàng.
Bước 3: Cơng ty nhân giấy báo nợ nếu hợp lệ công ty chuyển tiền cho nhà cung cấp. Nếu như cơng ty vẫn chưa thanh tốn tiền cho nhà cung cấp theo cam kết,
đồng thời nhà cung cấp yêu cầu công ty ký vào giấy báo nợ và xác nhận số nợ thực tế và chuyển trả tiền cho nhà cung cấp.
2.2.2.10 Phiếu chi
Phiếu chi Tiền Mặt
Bước 1: Nhân viên mua vật tư sẽ làm bảng đề nghị thanh tốn và trình cho kế toán trưởng và Giám Đốc ký duyệt.
Bước 2: Kế toán trưởng bắt đầu lập phiếu chi và ký vào chỗ người lập phiếu sau đó trình lên kế toán trưởng và Giám Đốc ký phiếu chi.
Bước 3: Sau khi phiếu chi được duyệt đầy đủ nhân viên làm bảng đề nghị thanh toán sẽ ký nhận tiền trả cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp trực tiếp ký nhận.
Phiếu chi Tiền Gửi Ngân Hàng
Bước 1: Nhân viên mua vật tư sẽ làm bảng đề nghị thanh tốn và trình cho kế toán trưởng và Giám Đốc ký duyệt.
Bước 2: Kế toán trưởng lập uỷ nhiệm chi và ký duyệt sau đó trình cho Giám Đốc ký duyệt.
Bước 3: Sau đó ủy nhiệm chi được chuyển đến Ngân hàng làm thủ tục chuyển