1.5.2 Cơng việc của kế tốn
+ Lập chứng từ kế toán:
Lập chứng từ kế tốn là cơ sở đầu tiên của cơng việc kế toán. Lập chứng từ là một cơng việc của kế tốn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vào các tờ chứng từ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh các nghiệp vụ đó. Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, với nội dung quy định trong chứng từ, phương pháp lập chứng từ làm số liệu kế toán phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác mọi hoạt động của cơng ty.
+ Kiểm kê
Kiểm kê là cơng việc của kế tốn dùng cân, đong, đo, điếm,... để xác định số lượng và chất lượng các vật tư, tiền,... từ có đối chiếu với số liệu trong sổ kế tốn nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa thực tế và số trên sổ kế tốn mà có biện pháp xử lý kịp thời chính xác trách nhiệm vật chất của người quản lý và sử dụng tài khoản đó.
+ Tính giá các đối tượng kế tốn
Tính giá các đối tượng kế tốn là một cơng việc của kế tốn biểu hiện bằng giá trị tất cả những tài sản của công ty, nhờ việc đánh giá này mà mọi đối tượng của kế toán đều được biểu hiện cùng một thước đo tiền tệ, từ đó có thể tổng hợp được những chi tiêu cần thiết bằng tiền chẳng những trong cơng ty mà cịn theo từng ngành và cả nền kinh tế.
+ Mở tài khoản kế toán
Mở tài khoản kế tốn là một cơng việc của kế toán, dùng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống đối với từng đối tượng kế tốn riêng biệt trong q trình sản xuất, kinh doanh của cơng ty.
Mỗi đối tượng kế tốn có nội dung kinh tế khác nhau, tồn tại, vận động và yêu cầu quản lý khác nhau nên cần mở riêng biệt một tài khoản tương ứng.
+ Ghi sổ kép
Ghi sổ kép là một cơng việc của kế tốn dùng để ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tài khoản. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty có nội dung kinh tế nhất định được phản ánh vào
các tài khoản liên quan đã giúp cho việc Giám Đốc chặt chẽ các hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty.
+ Lập báo cáo kế tốn
Lập báo cáo kế tốn là một cơng việc của kế toán. Báo cáo kế toán được tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế và tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một thời kỳ nhất định. Số liệu trên báo cáo kế tốn giúp cho cơng ty đánh giá được tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đồng thời hữu ích cho việc phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Các cơng việc của kế tốn trên phải được thực hiện một cách đồng bộ, nhanh chóng, trong mối quan hệ hữu cơ của chúng. Lập chứng từ và kiểm kê sẽ cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, đánh giá, tính giá thành sản phẩm nhằm biểu hiện các đối tượng kế tốn bằng tiền để từ đó ghi sổ kép vào các tài khoản liên quan theo đúng mối quan hệ khách quan của các đối tượng kế toán.
1.6 CÁC LOẠI SỔ KẾ TOÁN SỬ DỤNG 1.6.1 Sổ chi tiết 1.6.1 Sổ chi tiết
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các NVKTTCPS liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý.
Số liệu trên sổ kế tốn chi tiết cung cấp các thơng tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký chung.
Sổ kế toán chi tiết mở cho các đối tượng cần theo dõi chi tiết. Số lượng sổ chi tiết nhiều hay ít tùy thuộc vào yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý của đơn vị.
1.6.2 Sổ tổng hợp
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung: Tất cả các NVKTTCPS đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo dõi nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của các nghiệp vụ đó. Sau đó ấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
1.7 BÁO CÁO KẾ TOÁN
+ Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu
Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu được lập tổng hợp các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã và đang sử dụng trên cùng một mẫu số để dễ dàng và thuận tiện trong công tác đánh giá, nghiên cứu, xem xét hoặc cắt giảm, thay thế những nguyên vật liệu khơng cần thiết nhằm giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp.
Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu được doanh nghiệp lập sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Báo cáo này thường gồm các khoảng mục: Số thứ tự, tên nguyên vật liệu, đơn vị tính, số lượng và thành tiền nguyên vật liệu tồn đầu kỳ, số lượng và thành tiền nguyên vật liệu nhập trong kỳ, số lượng và thành tiền nguyên vật liệu xuất trong kỳ, số lượng và thành tiền nguyên vật liệu tồn cuối kỳ,...
Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên liệu được bộ phận kho lập dựa trên chứng từ và các số chi tiết, sau khi lập xong cùng với chữ ký kèm theo, báo cáo này sẽ được chuyển đến cho kế toán trưởng và giám đốc xem xét, ký duyệt. Báo cáo được lưu giữ tại phịng kế tốn.
+ Bảng tổng hợp công nợ phải trả cho người bán
Bảng tổng hợp công nợ phải trả cho người bán được lập nhằm xem xét tình hình thanh tốn nợ đối với tất cả các nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang giao dịch. Thơng qua đó, giúp doanh nghiệp tính tốn và có biện pháp thanh tốn các khoản nợ một cách hợp lý, hiệu quả.
Bảng tổng hợp công nợ phải trả cho người bán thường gồm các khoảng mục: Mã khách hàng, tên khách hàng, số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Bảng tổng hợp công nợ phải trả cho người bán do bộ phận kế toán của doanh nghiệp lập sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Tương tự như Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu, sau khi lập xong và có chữ ký của người lập, bảng tổng hợp này sẽ được trình lên kế tốn trưởng, Giám Đốc ký duyệt và lưu trữ tại phịng kế tốn.
Kết luận Chương 1
Chương 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN CHU TRÌNH MUA,
NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN
NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG
Trong chương 2 sẽ trình bày khái quát về thực trạng kế tốn chu trình mua nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long. Chương này này sẽ được trình bày qua 3 phần:
Phần 1: Giới thiệu khái quát về công ty - Giới thiệu sơ lược về công ty.
- Quá trình hình thành và phát triển
- Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Công ty - Tổ chức cơng tác kế tốn
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty - Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển
Phần 2: Thực trạng cơng tác kế tốn chu trình mua, nhập kho nguyen vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp
- Chu trình lập và luân chuyển chứng từ khi mua nguyên vật liệu - Chu trình lập và luân chuyển chứng từ khi nhập kho nguyên vật liệu - Chu trình lập và luân chuyển chứng từ khi thanh toán cho nhà cung cấp
2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG THẢNH VĨNH LONG
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
2.1.1.1 Tên Công ty, địa chỉ, tư cách pháp nhân
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long. Tên giao dịch: NPJC
Địa chỉ: Số 48 Nguyễn Huệ, phường 2, thành phố Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: 0703823126
Fax: 0703830653
Email: innvtvilong@gmail.com Mã số thuế: 1500172827
2.1.1.2 Q trình hình thành và phát triển của Cơng ty
Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long ngày nay tiền thân là nhà in thuộc Ban Tuyên huấn tỉnh Vĩnh Long, thành lập từ khi có tổ chức Đảng ở địa phương và vinh dự được mang tên liệt sĩ Nguyễn Văn Thảnh vào đầu năm 1961 đến nay đã được gần 60 năm.
Từ khi mới thành lập, đơn vị đã từng bước khắc phục những khó khăn, thiếu thốn ban đầu, đưa việc kinh doanh vào trạng thái ổn định. Ngày 1 tháng 1 năm 1993 nhà in Nguyễn Văn Thảnh được đổi tên thành Xí nghiệp in Nguyễn Văn Thảnh theo quyết định số 02/QĐ-UBT của UBND tỉnh Vĩnh Long cấp ngày 05/01/1993 và giấy phép hoạt động ngành in số 33/GP của Bộ Văn hóa Thơng tin cấp ngày 08 tháng 04 năm 1993.
Đơn vị nhanh chóng khẳng định được uy tín và chất lượng của mình trong các lĩnh vực: in, gia công in, mua bán nguyên liệu, vật tư ngành in,…đáp ứng mọi nhu cầu đa dạng của khách hàng. Năm 2000 xí nghiệp tiếp tục đầu tư bổ sung 01 máy in Offset tự động 02 màu cùng với một số máy móc thiết bị khác có giá trị 2 tỷ đồng. Song song với việc đầu tư, xí nghiệp cịn tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chun mơn và bồi dưỡng kiến thức bảo hộ lao động, an tồn vệ sinh lao động cho đội ngũ cơng nhân theo định kỳ, qua đó đảm bảo sự hài hịa giữa nghĩa vụ và quyền lợi, đảm bảo sự an toàn của cán bộ, cơng nhân viên trong xí nghiệp. Cuối năm 2001 đồng chí Dương Minh Tâm nghỉ hưu, đồng chí Nguyễn Minh Tiến được đề bạt làm Giám đốc và đồng chí Nguyễn Văn Hầu (Tư Hầu) Trưởng phịng tổ chức hành chính được bổ nhiệm Phó Giám đốc. Bộ máy tổ chức của xí nghiệp gồm có Ban Giám đốc, phòng Kinh tế - Tổng hợp và 3 phân xưởng với gần 60 cán bộ công nhân viên. Dưới sự điều hành quản lý của Gám đốc mới dựa trên cơ sở thành tựu đã đạt được cộng với kinh nghiệm đã tích lũy gần 20 năm giúp cho Giám đốc đã có những bước phát triển ban đầu phù hợp với tình hình mới. Với quyết tâm khai thác tối đa nguồn lực hiện có và với việc đầu tư bổ sung những mặt còn khiếm khuyết nhằm từng bước hoàn thiện dây chuyền hoạt động sản xuất. Mặt khác Doanh nghiệp chủ động liên kết chặt chẽ với các Doanh nghiệp in tỉnh bạn và tăng cường hợp tác đơi bên cùng có lợi với các cơ sở in cùng địa bàn với phương châm “Tăng thêm bạn bớt đối thủ” trong cạnh tranh và có thêm được nguồn hàng mới. Với những việc làm nêu trên
bước đầu đã mang lại kết quả như: Thu hút được nhiều nguồn hàng in ở trong và ngoài tỉnh, chất lượng sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng và uy tính của Doanh nghiệp không ngừng được lan rộng. Đặc biệt là đáp ứng nhanh và kịp thời in ấn phẩm phục vụ công tác phổ biến chỉ thị, nghị quyết của Đảng, công tác điều hành quản lý của cơ quan Nhà nước.
Từ đó hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng có hiệu quả khả quan hơn, đời sống người lao động được cải thiện hơn.
Qua 2 lần nhập, ngày 14 tháng 01 năm 2006 theo Quyết định số 142/QĐ-UBT của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long, xí nghiệp in Nguyễn Văn Thảnh được đổi tên thành Công ty In Nguyễn Văn Thảnh do ông Nguyễn Minh Tiến làm Giám đốc.
Ngày 26 tháng 02 năm 2008, theo Quyết định số 332/QĐ-UBT của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long, Công ty In Nguyễn Văn Thảnh chuyển thành Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh và tiến hành các bước cổ phần hóa cho đến tháng 01 năm 2009, Đại hội cổ đông lần thứ nhất Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh được tiến hành thành công và từ đây Công ty là doanh nghiệp Nhà nước chuyển đổi hình thức Cổ phần trong đó vốn Nhà nước chiếm 51%. Hội đồng quản trị (HĐQT) gồm 5 thành viên và Ban Giám đốc (BGĐ) gồm 3 thành viên do ông Nguyễn Minh Tiến làm Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Giám đốc Công ty.
Đến cuối tháng 09 năm 2016 đã thối hết vốn Nhà nước tại Cơng ty, bắt đầu từ tháng 10 năm 2016 Cơng ty hoạt động theo hình thức sở hữu 100% vốn tư nhân do ông Nguyễn Minh Tiến tiếp tục làm Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc đồng thời Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh đổi tên thành Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long.
Bên cạnh việc củng cố nhân sự, HĐQT và BGĐ mạnh dạn đầu tư thêm nhiều máy móc thiết bị trong đó có máy in 4 màu thứ 2 hiện đại thế hệ mới và các loại máy cho khâu sau in với tổng giá trị trên 7 tỷ đồng; đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ…đến nay, đội ngũ lao động Cơng ty có trình độ kỹ thuật cao chiếm 30%/TS CB.CNLĐ, trong đó có 10 kỹ sư in được đào tạo chuyên ngành.
Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long ngày nay là sự kế thừa truyền thống nhà in Nguyễn Văn Thảnh trong những năm kháng chiến đầy gian khổ, hy sinh của lớp người đi trước. Trong tình hình mới, nhiệm vụ mới, cán bộ và
công nhân Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long nguyện không ngừng vươn lên mãi mãi xứng đáng với truyền thống vẻ vang, khẳng định vị trí, thương hiệu của mình với khách hàng gần xa.
Công ty vinh dự được Nhà nước tặng 5 Huân chương Lao động (trong đó: 01 hạng Nhất, 01 hạng Nhì, 03 hạng Ba) và nhiều năm liền được tôn vinh là Doanh nghiệp tiêu biểu tỉnh Vĩnh Long, khu vực đồng bằng sông Cửu Long. Giám đốc Công ty vinh dự được nhà nước tặng Huân chương Lao động hạng Nhì và hạng Ba.
2.1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm chính
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là in các loại ấn phẩm:
- Phục vụ tuyên truyền chính trị, áp phích, tranh cổ động, tập sách,… - Sách báo, sách giáo khoa, tạp chí, kỷ yếu,…
- Các loại mẫu phục vụ quản lý.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Công ty
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Phòng kế tốn Cơng ty Cổ phần In nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long)