Hình 2.6 : Lưu đồ nhập kho NVL
5. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
3.1 CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
3.1.3 Cơ sở đề xuất giải pháp về cơng tác kế tốn tại cơng ty
+ Ưu điểm
Về tổ chức bộ máy kế tốn
- Cơng ty đã chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung là hình thức tổ chức mà bộ cơng tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn từ khâu thu nhận, xử lý chứng từ, ghi sổ đến việc lập báo cáo tài chính. Bộ máy của Cơng ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long được tổ chức đơn giản nhưng chặt chẽ, đội ngũ cán bộ nhiều kinh nghiệm. Về cơng tác kế tốn, mỗi kế tốn viên đều nắm rõ phần hành kế toán của mình, có tinh thần trách nhiệm hỗ trợ nhau hồn thành tốt cơng việc.
- Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn là Nhật ký chung, hình thức này đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, kết hợp hình thức kế tốn trên máy vi tính giúp cơng tác kế tốn tại cơng ty được thực hiện một cách nhanh chóng và giảm được một khối lượng cơng việc đáng kể. Số liệu trên sổ sách kế toán được in ra từ máy vi tính nên rất rõ ràng, khơng tẩy xóa, thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu sổ sách kế toán.
- Thường xuyên cập nhật “Chế độ kế toán Việt Nam” theo quy định của Bộ Tài Chính. Tuân thủ nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”, có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các chức năng quan trọng, không làm ảnh hưởng nhiều đến tình hình chung.
- Chịu sự xét duyệt, theo dõi, kiểm tra, giám sát của Giám đốc.
Về chứng từ, sổ sách
- Công tác tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn của Cơng ty tn thủ theo biểu mẫu và phương pháp lập của chế độ kế toán mới và đã tuân theo những ngun tắc của hình thức kế tốn Nhật ký chung như:
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ đó theo nội dung kinh tế.
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết.
- Về cách lưu trữ hồ sơ chứng từ, các hồ sơ chứng từ được lưu trữ theo tuần năm và được cất vào trong các ngăn tủ riêng biệt vì vậy kế toán rất thuận tiện trong việc quản lý và truy tìm các hồ sơ khi có u cầu.
- Về lưu trữ hóa đơn: được bảo quản và phân loại hóa đơn khác nhau, ví dụ như hóa đơn GTGT được lượng dự trữ ở một hồ sơ riêng, các hợp đồng kinh tế cũng được lưu trữ một hồ sơ riêng biệt....
- Hệ thống sổ sách và chứng từ luân chuyển một cách khoa học, ngăn nắp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kịp thời đầy đủ và chính xác.
- Tóm lại bộ máy kế toán của công ty không ngừng cải tiến luôn hướng đến hồn thiện góp phần vào việc nâng cao chất lượng quản lý tài chính kế tốn của Công ty.
Về vận dụng phần mềm kế toán
phép cập nhật số liệu ngay từ các chương trình ban đầu, qua hệ thống chương trình xử lý thơng tin sẽ tự động luân chuyển vào hệ thống sổ chi tiết tài khoản, sổ Cái tài khoản, các báo cáo về tình hình cơng nợ... Đây là chương trình phần mềm kế tốn máy LAC VIET ACCET.
- Phần mềm này đã được doanh nghiệp kinh doanh Phần mềm cài đặt và sửa đổi phù hợp với tình hình kế tốn tại Cơng ty. Đối với các nhân viên kế toán, phần mềm kế toán này là một công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc tập hợp các hóa đơn chứng từ và trong cơng việc hoạch tốn kế tốn. Bên cạnh đó, kế tốn cịn sử dụng các phần mềm khác như như Microsoft Word, Microsoft Excel... để lập các báo cáo tổng hợp kế toán như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ...
- Hiện nay với nhiệm vụ và chứng từ chứng năng cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, đồng thời góp phần hiện đại hóa và nâng cao chất lượng cơng tác quản lý, cơng tác kế tốn của Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long đã được vi tính hóa với chu trình xử lý nghiệp vụ tương đối hồn thiện.
Đối với việc theo dõi công nợ
- Đối với khách hàng đã đến hiệu phẩy trả nợ, Công ty đã gửi thông báo trước để nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ.
- Định kỳ đã gửi bán đối chiếu công nợ đến từng khách hàng, đặc biệt với những khách hàng nợ quá hạn quá nhiều và khơng có khả năng thanh tốn, phải có biện pháp cứng rắn (như tỉ lệ lễ trả cho nợ quá hạn).
- Ngược lại, cơng ty cũng có chế độ khuyến khích khách hàng thanh tốn đúng hạn.
+ Nhược điểm
Về chứng từ sổ sách
Công ty không sử dụng nhật ký đặc biệt như nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền... nên tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch tốn vào sổ nhật ký chung. Do đó dẫn đến tình trạng là số liệu trên sổ nhật ký chung khá nhiều, khó theo dõi và kiểm sốt được tình hình tiêu thụ của Cơng ty.
Thời gian nghiệp vụ phát sinh không đồng nhất khi trong việc ghi nhận sổ sách thì hóa đơn về kế tốn cơng ty tiến hành nhập kho trên sổ sách.
Việc chứng từ và nguyên vật liệu không đồng thời với nhau khi nguyên vật liệu do nhà cung cấp gửi về trước hóa đơn, chứng từ cho cơng ty nhưng kế toán vẫn chưa nhập kho.
Về hệ thống tài khoản sử dụng
- Hệ thống tài khoản của Công ty sử dụng theo hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ Tài Chính ban hành, tài khoản có gắn nhiều tài khoản chi tiết điều này làm cho cơng việc hạch tốn thêm phức tạp, khó khăn.
Về phần mềm kế toán
Phần mềm công ty cài đặt đã lâu và chưa cập nhật theo thơng tư 200. Vẫn xảy ra một ít lỗi trong quá trình cập nhật dữ liệu.
Về cơng tác kiểm tốn
Theo quy định của nhà nước mỗi Công ty sau khi kết thúc niên độ tài chính một năm thìa khóa sổ tất cả hoạt động kinh doanh lại và bắt đầu kiểm soát. Việc kiểm tốn được Cơng ty th một cơng ty kiểm tốn vào để tiến hành kiểm sốt tình tính trung thực và tính chính xác của các báo cáo tài chính cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh, sự tuân thủ pháp luật của mỗi công ty... Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long đã th cơng ty kiểm tốn từ bên ngồi vào kiểm tốn tồn bộ q trình kinh doanh sau mỗi năm tài chính; đó là Cơng ty trách nhiệm hữu hạn Kiểm tốn Thái Bình Dương. Khi tiến hành vào kiểm tốn, q trình kiểm tốn diễn ra chậm, thiếu một vài số liệu làm cho kiểm tốn viên khơng thể ra quyết định được.