4.3 Một số đề xuất để hồn thiện cơng tác kế tốn phải thu khách hàng và phả
4.3.1.3 Cụ thể đề xuất như sau
Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ cơng nợ, soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích hạn chế tối đa những vấn đề phát sinh ngồi tầm kiểm sốt, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, yêu cầu về việc thanh toán. Cam kết phải thực hiện theo đúng thời hạn, quy định trong hợp đồng.
Bước 2: Thiết lập một quy trình quản lý cơng nợ phải thu chuẩn của công ty. Bám sát các mục tiêu: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng.
Kế toán bán hàng - Hồ Ngọc Tú: quản lý các khoản nợ từ 100,000,000 đồng trở xuống, bao gồm các khách hàng trong khu vực tỉnh Bình Phước.
Kế tốn cơng nợ - Nguyễn Thị Bích Ngọc: quản lý các khoản nợ từ 100.000.000 đồng trở lên, các khách hàng lớn trong tỉnh và các khu vực ngoài tỉnh.
Lịch gọi điện sáng bắt đầu từ 8h30, chiều từ 2h30, tập trung gọi điện nhắc nhở khách hàng sau 2 ngày mua hàng, riêng đối với các khách hàng thường xuyên giao dịch, gọi điện nhắc nhở thật khéo léo.
Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng bằng hình thức nhanh nhất ( như email, gửi xe giao hàng kèm theo) để rút ngắn được quá trình thu hồi. Trong hóa đơn cần
GVHD: ThS. Nguyễn Thị Đức Hạnh 45 phải thể hiện cụ thể thời gian tối đa khách hàng cần chi trả công nợ.(Cụm “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/12”).
Bước 4: Nhắc nhở, thúc giục khách hàng về việc thanh toán nếu chậm kỳ hạn. Có nhiều trường hợp khách hàng, có thể việc gửi email hoặc văn bản đề nghị thanh tốn là khơng có tác dụng. Chúng ta cần yêu cầu hẹn gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể. Cần phải có những yêu cầu cụ thể để khách hàng không thể chây ỳ.
▪ Lưu ý:
Cần làm việc trực trực tiếp với người có thẩm quyền quyết định và giải quyết vần đề công nợ. Mọi chứng từ, tài liệu trong các giao dịch cần phải luôn luôn được lưu trữ cẩn thận. Bạn có thể sẽ phải cần đến những tài liệu này cho việc tranh chấp sau này nếu có phát sinh. Theo dõi, bám sát mọi diễn biến tình hình chi trả cũng như khất nợ của khách hàng.
❖ Cụ thể việc thu nợ công ty Xuân Oánh
Ngày bán Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền
01-10-18 MCL 12R225 4 6,500,000 26,000,000 03-10-18 CASU 1220 BS631 2 6,300,000 12,600,000 15-11-18 BST 260/35R19 8 4,100,000 32,800,000 20-11-18 SAILUN 700R16 4 2,800,000 11,200,000 30-11-18 MCL FR 255/35R19 2 5,500,000 11,000,000 02-12-18 BST 205/55/R16 8 2,300,000 18,400,000 TỔNG 28 112,000,000
CƠNG NỢ KHÁCH HÀNG :CƠNG TY XN ỐNH_BÌNH DƯƠNG
+ Bước 1: Kế toán bán hàng (anh Hồ Ngọc Tú) và kế tốn cơng nợ (chị Nguyễn Thị Bích Ngọc), cùng kết hợp, hỗ trợ để quản lý công nợ. Lên kế hoạch gọi điện đôn đốc nhắc nhở khách hàng trả nợ.
+ Bước 2 : Thiết lập quy trình quản lý cơng nợ rõ ràng
+ Cơng ty Xn nh, thuộc tỉnh Bình Dương sẽ do chị Nguyễn Thị Bích Ngọc quản lý cơng nợ. Đến ngày 5/12/2018 kế tốn cơng nợ gọi điện nhắc nhở cho kế tốn của cơng ty Xn Oánh về khoản nợ
+ Bước 3 : Gửi bảng công nợ chi tiết đến cho kế tốn cơng ty Xn nh, u cầu dị cơng nợ và chốt nợ và gọi điện cho kế toán.
+ Bước 4: Gọi điện, nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng thời hạn