b, Quan hệ theo hình thức bán bn
Song song với hình thức ký gửi, Cơng ty TNHH Du lịch truyền thống Đông Dương cũng thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp theo hình thức bán bn. Với cường độ cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các doanh nghiệp lữ hình như hiện nay, Cơng ty đã rất nhạy bén trong việc thiết lập các mối quan hệ thân thiết với các đối tác chiến lược, các nhà cung cấp dịch vụ để có thể có được số lượng hàng hóa nhất định, mức giá ưu đãi trong những khoảng thời gian khác nhau. Để từ đó, Cơng ty có thể bán được sản phẩm dịch vụ tới khách hàng với mức giá là thấp hơn so với nhà cung cấp, song vẫn đảm bảo bù đắp chi phí và mang lại lợi nhuận.
Tùy theo tình hình mùa vụ du lịch, thị hiếu của khách với những tuyến, điểm du lịch nóng và các dịch vụ đầu vào có tần suất khai thác cao mà Cơng ty sẽ có những chính sách
thiết lập mối quan hệ bán buôn với các nhà cung cấp.
Trong mùa thấp điểm, lượng khách hàng không đều và không thường xuyên nên công ty sẽ ký gửi với nhà cung cấp dịch vụ và hưởng hoa hồng trên mỗi lần hợp tác. Tuy nhiên, trước mỗi mùa cao điểm, dự đoán được lượng khách đông và đều đặn hơn, Công ty sẽ thực hiện các công tác chuẩn bị, tập chung và phân bổ nguồn lực để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất có thể. Việc liên hệ với nhà cung cấp thân thiết, đặt mối quan hệ bán bn chuẩn bị cho thời điểm chính vụ cũng là một trong những thao tác quan trọng giúp cho công ty lữ hành tăng hiệu quả hoạt động, mang về nguồn lợi nhuận lớn nhờ ưu đãi về giá cả từ nhà cung cấp. Hơn nữa, đối với doanh nghiệp cỡ vừa như Công ty TNHH Du lịch truyền thống Đơng Dương thì hình thức liên hết hợp tác là sự lựa chọn thông minh. Công ty ký hợp đồng liên kết hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ đầu vào có tần suất khai thác cao, trên tinh thần lấy giá ưu đãi vào các thời điểm chính vụ, tránh được những rủi ro khi dịch vụ khơng bán được vào các thời điểm khơng chính vụ.
Ngồi ra, doanh nghiệp thường xun cập nhật thơng tin về sức nóng của các điểm đến, thị hiếu khách hàng và những dịch vụ có tần suất khai thác cao trong các giai đoạn nhất định từ đó đặt mối quan hệ theo hình thức bán bn với các nhà cung ứng để có được mức chiết khấu cao, đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả ngay cả trong mùa thấp điểm, trái vụ.Việc đặt mối quan hệ theo hình thức bán bn với nhà cung cấp cịn tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, doanh nghiệp phải xem xét tập khách hàng của mình có nhu cầu cao hơn với những điểm đến nào, các thời điểm khác nhau khách hàng sẽ có những lựa chọn ưu tiên khác nhau.
Từ đó Cơng ty sẽ phải linh hoạt trong việc tạo mối quan hệ, ký kết hợp đồng bán buôn hay ký gửi sao cho việc kinh doanh đạt hiệu quả, mang về lợi nhuận cao.
2.2.2.3 Quyền mặc cả cao của nhà cung cấp
Dù đã có những chính sách phát triển dịch vụ khá tốt và Cơng ty cũng đã thiết lập cho mình nguồn cung và mối qua hệ với nhà cung cấp thân thiết, ổn định. Tuy nhiên vì cịn là doanh nghiệp với quy mơ vừa nên Công ty TNHH Du lịch truyền thống Đông Dương vẫn bị một số nhà cung cấp áp dụng quyền mặc cả cao trong hoạt động kinh doanh của mình.
Một trong số đó là hãng hàng khơng quốc gia Việt Nam-Vietnam Airlines. Bởi Vietnam Airlines là một nhà cung cấp có quy mơ lớn với nguồn lực và tiềm năng gấp nhiều lần so với Công ty. Nếu như trước kia để bán được các dịch vụ mình thì Vietnam Airlines sẽ phải thông qua trung gian là các đại lý du lịch và Cơng ty lữ hành thì hiện nay
với sự phát triển của Công nghệ-Thông tin và sự bùng nổ của các mạng xã hội thì khách hàng có thể tự liên hệ đặt vé trực tiếp qua cách kênh bán trực tuyến như: Agoda, Traveloka, Tripadvisor, Booking.com, Adayroi,... Cũng vì quy mơ hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Du lịch truyền thống Đông Dương là vừa nên sẽ không phải là đối tác chiến lược mà Vietnam Airlines hướng đến, vì vậy mà Cơng ty thường xun bị gây sức ép với kỳ vọng có thể mang lại nhiều lợi ích hơn cho Vietnam Airlines. Minh chứng cho điều này chính là việc Cơng ty dù đã có những thỏa thuận nhất định về giá với Vietnam Airline nhưng trong một số trường hợp Vietnam Airlines vẫn cố tình đưa ra những lý do khác nhau để tăng giá bán và giảm tỷ lệ hoa hồng của Công ty.
2.2.2.2 Hợp đồng giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp lữ hành
Hiện nay với mỗi nhà cung cấp, Công ty đều thiết lập các hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp để đảm bảo những lợi ích và thống nhất giữa các bên về các điều khoản trong q trình hợp tác. Mỗi hợp đồng đều có những điều khoản và các chính sách riêng, điều khoản thống nhất riêng. Nhưng đa số các hợp đồng mà Công ty ký kết với các nhà cung cấp là các hợp đồng kinh tế và thường thanh tốn bằng hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt và các mức hoa hồng cho mỗi bản hợp đồng với mỗi nhà cung cấp cung sẽ khác nhau (theo bảng 2.6).
Bảng 2.6 Các loại hợp đồng nổi bật với các nhà cung cấp của Công ty TNHH Du lịch truyền thống Đông Dương
STT Nhà cung cấp của Công ty Loại hợp đồng Tỷ lệ hoa hồng Phương thức thanh toán 1 Nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển Hợp đồng kinh tế 3-5% Chuyển khoản/Tiền mặt 2 Nhà cung cấp dịch vụ lưu trú Hợp đồng kinh tế 15-20% Chuyển khoản/Tiền mặt/Séc 3 Nhà cung cấp dịch vụ ăn uống Hợp đồng kinh tế 5-15% Chuyển khoản/Tiền mặt 4 Nhà cung cấp dịch vụ
tham quan, giải trí
Hợp đồng mua bán
3-5% Tiền mặt
Một trong số những nhà cung cấp mà Công ty thường hợp tác là nhà cung cấp dịch vụ lưu trú. Có thể kể tới nhà cung cấp dịch vụ lưu trú: khách sạn Silk Path Hà Nội. Thông thường nội dung chính của bản hợp đồng giữa Cơng ty với nhà cung cấp là khách sạn
Silk Path là sự thỏa thuận giữa hai đơn vị về dịch vụ lưu trú và ăn uống tại khách sạn. Hợp đồng này còn gọi là hợp đồng nguyên tắc để đảm bảo hai bên thực hiện đúng những điều khoản trong hợp đồng và chỉ cần ký hợp đồng một lần, sau đó, làm việc xác nhận đặt phòng của Cơng ty với khách sạn thơng qua email-hịm thư điện tử có giá trị pháp lý cao.
Bản hợp đồng do khách sạn Silk Path thiết kế nhằm giới thiệu sản phẩm, đưa ra những thông tin về khách sạn và những mức ưu đãi, điều khoản nhằm thương thảo với Công ty để hợp tác.
Trách nhiệm của hai bên khi đồng ý ký vào bản hợp đồng cũng được nêu cụ thể: Phía Cơng ty TNHH Du lịch truyền thống Dông Dương phải cung cấp cho khách sạn đầy đủ thơng tin của khách, đồn, tiêu chuẩn ăn, số lượng khách, và những trách nhiệm mà khách làm thiệt hại sẽ phải chịu đền bù. Và nhiệm vụ của Khách sạn Silk Path là tiếp nhận thông tin qua Fax hoặc Email từ bên Công ty, phục vụ khách theo như 2 bên đã thỏa thuận, đảm bảo dịch vụ như đã thỏa thuận và thời gian lưu trú của khách tại khách sạn,
Các điều khoản hủy và bồi phòng cũng rất chi tiết trong bản hợp đồng, hình thức phạt bồi thường cho khách sạn như thế nào trong thời gian trước ngày khởi hành, chi phí này Cơng ty hoặc khách sạn Silk Path nếu sai phạm sẽ phải chịu trách nhiệm bồi.
Thơng tin phương thức thanh tốn, mức bảo hiểm cũng được đề cập rất chi tiết, đảm bảo các bên thực hiện đúng, nếu sai sẽ chịu trách nhiệm như đã thỏa thuận. Và Còn các cách giải quyết tranh chấp khi xảy ra những trường hợp bất trắc và những quy định chung nếu cần sửa đổi. Có cụ thể phân kỷ tên của hai bên đảm bảo tính chất phá lý của bản hợp đồng hợp pháp.