2.2. Thực trạng hoạt động khai thác nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa xuất
2.2.1. Quy trình khai thác
Công tác khai thác là một khâu rất quan trọng trong các doanh nghiệp, khai thác được coi như hoạt động đầu vào cho hoạt động sản xuất tạo ra lợi thế thương mại cuối cùng cho doanh nghiệp. DNBH kinh doanh dịch vụ tài chính khơng có hoạt động sản xuất cho nên họ chủ yếu tập trung vào khai thác thị trường. Nếu công ty khai thác tốt tức là bán được nhiều hợp đồng bảo hiểm, mang lại doanh thu lớn sẽ là cơ sở để tăng lợi nhuận, chiếm lĩnh thị phần, nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường bảo hiểm. Chính vì tính chất quan trọng của khâu khai thác mà hầu hết các công ty bảo hiểm phải lập ra chiến lược khai thác
Hoạt động khai thác của PVI ln có kế hoạch và chiến lược cụ thể. Hàng năm công ty đều phân tích tình hình doanh thu, chi phí của các năm trước, khả năng cạnh tranh của công ty và khả năng triển khai của công ty trên thị trường bảo hiểm hàng hóa. Từ đó, PVI lập kế hoạch khai thác của tồn bộ cơng ty và giao chỉ tiêu kế hoạch khai thác cho từng đơn vị thành viên. Quy trình khai thác nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại PVI Đông Đơ căn bản được thực hiện trình tự sau:
2.2.1.1. Thu thập thơng tin và tìm hiểu nhu cầu bảo hiểm của khách hàng
Tìm kiếm khách hàng - đây là bước có tầm quan trọng chủ đạo trong toàn bộ khâu khai thác. Mục đích của bước này là đưa sản phẩm đến với khách hàng, giúp khách hàng biết và hiểu sản phẩm BHHH XNK mà Công ty
SV: Nguyễn Minh Ánh Lớp: CQ55/03.01 cung cấp. Việc tìm kiếm khách hàng dựa trên nguyên tắc cạnh tranh trung thực và đứng trên danh nghĩa Công ty chứ không phải là bất cứ cá nhân nào.
Muốn ký kết được HĐBH thì trước nhất chúng ta cần phải biết nhu cầu về loại bảo hiểm đó trên thị trường, do đó nhiệm vụ của cán bộ khai thác trong quá trình tìm hiểu nhu cầu này rất quan trọng. Khai thác viên bảo hiểm cần thu thập các thông tin bao gồm: thời gian phát sinh nhu cầu bảo hiểm, loại hàng hóa, những yêu cầu của người được bảo hiểm, những rủi ro có thể gặp phải, cách phòng tránh và giảm thiểu,..
Để thu thập được những thông tin này, khai thác viên của PVI Đơng Đơ có những cách tiếp cận khác nhau:
- Chủ động khai thác thông tin từ những khách hàng quen biết, thường xuyên tiếp xúc với khách hàng để kịp thời nắm bắt những thay đổi và biến động trong hoạt động kinh của khách hàng để có những tư vấn, giới thiệu sản phẩm bảo hiểm phù hợp. Ngồi ra, có thể thơng qua kênh ngân hàng, đại lý, cộng tác viên, môi giới,..để các khai thác viên có được thơng tin cũng như các thông báo về đối tượng bảo hiểm. Đây là cách tiếp cận thông tin truyền thống mà mỗi cán bộ khai thác ở PVI Đông Đô đều sử dụng và đem lại hiệu quả cao.
- Thời đại công nghệ số, các khai thác viên có thể tiếp cận thơng tin qua các phương tiện truyền thông đại chúng. Đặc biệt các cán bộ khai thác của PVI Đông Đô sử dụng thành thạo internet để phục vụ cho việc tìm kiếm, trao đổi thơng tin, giới thiệu về hoạt động bảo hiểm, sản phẩm bảo hiểm của mình trên mạng. Cách tiếp cận này có lợi thế trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
2.2.1.2. Phân tích đánh giá rủi ro
Sau khi nhận được các thông tin từ khách hàng, các cán bộ khai thác của PVI Đông Đô phải căn cứ vào các thông tin được cung cấp, với đối tượng
SV: Nguyễn Minh Ánh Lớp: CQ55/03.01 bảo hiểm có được để tự đánh giá rủi ro. Trong những trường hợp đặc biệt, yêu cầu kỹ thuật chun mơn cao, giá trị bảo hiểm lớn thì khai thác viên sẽ xin ý kiến của phòng quản lý nghiệp vụ hoặc thuê các giám định viên đánh giá rủi ro từ các cơ quan có chun mơn. Khi đánh giá rủi ro, khai thác viên sẽ phải xem xét tất cả các thông tin về khách hàng, đối tượng bảo hiểm, các nhân tố xung quanh có liên quan.
Khai thác viên luôn phải theo dõi q trình thanh tốn phí của khách hàng để có thể phân loại được khách hàng theo tiêu chuẩn tốt hay xấu, từ đó có biện pháp xử lí kịp thời tránh tình trạng q hạn nộp phí về cơng ty. Ngồi ra, cán bộ khai thác còn cần nghiên cứu hành trình, cảng đi, cảng đến, đối tượng bảo hiểm để bằng khả năng chun mơn của mình đánh giá mức độ rủi ro có thể xảy ra, kết hợp với bộ phận bồi thường để tính tốn hiệu quả bảo hiểm, dự kiến đưa ra tỷ lệ phí bảo hiểm tạm thời.
2.2.1.3. Xem xét đề nghị bảo hiểm của khách hàng
Cán bộ khai thác PVI Đông Đô tiến hành xem xét, kiểm tra, đánh giá lại các thông tin khách hàng cung cấp đã đầy đủ và chính xác chưa. Nếu có thiếu sót phải yêu cầu khách hàng điền đầy đủ mới chấp nhận bảo hiểm. Trong trường hợp dịch vụ khai thác lớn, tính kỹ thuật phức tạp hoặc trên phân cấp thì cán bộ khai thác phải thơng báo với lãnh đạo phịng, lãnh đạo cơng ty xin ý kiến chỉ đạo.
Sau khi kiểm tra, nếu thấy giấy yêu cầu bảo hiểm và các giấy tờ khác không hợp lệ, khơng thể căn cứ vào đó để cấp đơn bảo hiểm được thì PVI sẽ từ chối ngay bằng cách lập công văn từ chối và gửi qua fax, qua đường bưu điện kèm theo lời giải thích đầy đủ và cặn kẽ.
SV: Nguyễn Minh Ánh Lớp: CQ55/03.01
2.2.1.4. Đàm phán và gửi bản chào phí tới khách hàng
Trên cơ sở thông tin do khách hàng cung cấp cùng với báo cáo đánh giá rủi ro và chính sách của khách hàng, cán bộ khai thác xem xét đề nghị bảo hiểm sau đó sẽ đưa ra tỷ lệ phí bảo hiểm dự kiến đối với đối tượng bảo hiểm và lập một bản chào phí gửi đến khách hàng. Đây là giai đoạn rất quan trọng vì nó sẽ xác định xem khách hàng có tham gia bảo hiểm hay khơng. Vì vậy, bản chào phí phải rõ ràng, đầy đủ các chi tiết mà khách hàng muốn biết. Thông thường khách hàng sẽ chú ý đến mức phí bảo hiểm cao hay thấp để có sự so sánh giữa các công ty trên thị trường hơn là chú ý đến phạm vi bảo hiểm và các loại trừ rủi ro mà nhà bảo hiểm chấp nhận đảm bảo cho họ. Do đó, cán bộ khai thác cần khéo léo dẫn ý để cho khách hàng thấy mức phí mà cơng ty đưa ra phù hợp với mức giá chung của thị trường, thậm chí thấp hơn so với một số công ty khác.
Nếu khách hàng chưa thấy ưng với mức phí được đưa ra trong bản chào phí thì cán bộ khai thác có thể xin ý kiến của lãnh đạo để điều chỉnh lại tỷ lệ phí và thơng báo lại cho khách hàng. Đối với những trường hợp mà giá trị bảo hiểm hàng hóa lớn, khách hàng tiềm năng thì cán bộ khai thác phải đề xuất lãnh đạo phương án đàm phán phí.
2.2.1.5. Chấp nhận bảo hiểm
Khách hàng nhận thấy các nội dung trong bản chào phí phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình thì quyết định chọn mua bảo hiểm tại PVI Đông Đô – đây là bước thành công đầu của giai đoạn khai thác khách hàng. Sau đó cán bộ khai thác có nhiệm vụ cung cấp cho khách hàng giấy yêu cầu bảo hiểm hồn chỉnh và chính thức mà PVI Đơng Đơ đã có mẫu chung in sẵn, giúp khách hàng kê khai rõ tất cả các mục trong giấy yêu cầu bảo hiểm.
SV: Nguyễn Minh Ánh Lớp: CQ55/03.01
2.2.1.6. Cấp đơn bảo hiểm và thu phí
Khi đã chấp nhận bảo hiểm thì quy trình cấp đơn bảo hiểm ở PVI Đơng Đơ diễn ra theo các bước sau:
• Kiểm tra giấy tờ
• Vào sổ cấp đơn và lấy số đơn
• Lập đơn trên phần mềm PIAS
• Gửi về phòng quản lý nghiệp vụ và bồi thường để duyệt đơn • Gửi hồ sơ về cho khách hàng (giấy chứng nhận, hợp đồng bảo
hiểm và các giấy tờ có liên quan khác)
• Sửa đổi bổ sung đơn bảo hiểm (nếu có thay đổi)
Nội dung cần lưu ý khi cấp đơn bảo hiểm hàng hóa XNK vận chuyển bằng đường biển tại PVI Đông Đô
- Với đơn bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu tại PVI Đơng Đơ sẽ bảo hiểm theo các điều khoản bảo hiểm sau:
+ Điều kiện bảo hiểm hàng hóa (A), (B), (C) – CL 252 (1/1/82) ban hành kèm theo QĐ số 795/QĐ-PVI ngày 14/7/2009 của Tổng giám đốc Tổng cơng ty CP Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam;
+ Điều khoản các Rủi ro Công nghệ Thông tin của Ủy ban Tái bảo hiểm vượt mức bồi thường ngày 16/11/2001 - XL2001/003;
+ Điều khoản bảo hiểm khác;
- Trên giấy yêu cầu bảo hiểm phải kê khai rõ ràng những thông tin cần thiết. Trường hợp khai thiếu những đề mục như: số B/L, số Commercial Invoice, hàng hóa được vận chuyển, giá trị hàng hóa của một chuyến hàng, số hàng, nơi đi nơi đến, phương tiện vận chuyển dự kiến được sử dụng, ngày khởi hành (do chưa được thông báo) thì vẫn chấp nhận cấp đơn bảo hiểm nhưng yêu cầu khách hàng phải bổ sung ngay sau khi nhận được thông báo
SV: Nguyễn Minh Ánh Lớp: CQ55/03.01 - Phải xem xét kỹ tính chất và phương thức xếp hàng của từng mặt hàng có phù hợp với điều kiện bảo hiểm mà khách hàng đưa ra hay không để yêu cầu. - Mỗi một mặt hàng có một tỷ lệ phí khác nhau. Do đó khi chào phí cho khách hàng phải xem xét kỹ tính chất của từng mặt hàng, điều kiện bảo hiểm mà hướng dẫn khách hàng lựa chọn cho phù hợp với quy định của công ty, trên cơ sở đó để xác được chính xác tỷ lệ phí.
- Phụ phí bảo hiểm được cộng thêm khi khách hàng mua thêm các điều kiện bảo hiểm phụ như chiến tranh, đình cơng hoặc các phụ phí bắt buộc như chuyền tải, tuyến đường, tàu già.
• Đối với tàu từ 15-20 tuổi: 0,1% • Đối với tàu từ trên 20-25 tuổi: 0,2%
• Đối với tàu trên 25 tuổi, phải thông báo trước cho bên bảo hiểm để xác nhận bảo hiểm.